Revisa i aprova les inscripcions rebudes

La safata d’inscripcions reuneix les sol·licituds enviades des dels formularis públics. Aprovar una sol·licitud pot crear o vincular persones, assignar un equip, aplicar una quota i conservar la informació aportada durant el procés.

Abans de començar

Configura primer la temporada, els equips i els plans de quota que faràs servir. Decideix també els criteris d’admissió i de llista d’espera. Revisa només la documentació necessària i limita’n l’accés al personal autoritzat.

Pas a pas

1. Obre la safata i tria un estat

Entra a Inscripcions. Fes servir les pestanyes per revisar les sol·licituds pendents, aprovades, rebutjades, en llista d’espera, sense finalitzar o totes. Els comptadors es calculen per a tot el club i ajuden a establir prioritats. El número al costat d’Inscripcions al menú lateral suma les sol·licituds pendents de revisar i les sol·licituds de baixa pendents.

Per localitzar una sol·licitud concreta, escriu al cercador de la safata el nom o els cognoms de l’esportista o del tutor, el correu de contacte o el nom del formulari. Pots escriure diverses paraules en qualsevol ordre i ometre els accents. La cerca s’aplica a totes les inscripcions de l’estat triat, també a les que encara no s’han carregat a la pantalla.

Combina la cerca amb Tots els formularis per triar el formulari d’origen, per exemple, una escola o una competició. El selector inclou els formularis arxivats que tinguin sol·licituds visibles. Els filtres es mantenen quan canvies d’estat o prems Carrega’n més. Esborra els filtres elimina el text i el formulari seleccionat, però manté l’estat. Els comptadors de les pestanyes continuen mostrant el total del club.

També pots fer servir el cercador de la barra superior, a partir de dos caràcters: la secció Inscripcions mostra el nom, el formulari i l’estat. Prem un resultat per obrir directament la sol·licitud, encara que no s’hagi aprovat o encara no hi hagi una fitxa d’esportista. Tots dos cercadors només mostren sol·licituds del club actual i són disponibles sense restriccions per país.

Si el formulari obliga a pagar una matrícula, iniciar el pagament encara no deixa la sol·licitud a punt per revisar. Mentre el pagament estigui pendent de confirmació, l’esborrany no apareix a les pestanyes de revisió d’Inscripcions, a la cerca global, a Activitat recent de la pàgina d’inici ni a l’historial d’activitat. Quan es confirma el pagament, la sol·licitud apareix amb l’estat de revisió. Els formularis sense matrícula apareixen en enviar la sol·licitud. Si passen 30 minuts sense que es confirmi el pagament, l’esborrany apareix a la pestanya Sense finalitzar (consulta el pas 2).

Si es rebutja la targeta de la família, la sol·licitud sí que apareix a la safata amb l’etiqueta Pagament fallit, perquè puguis contactar amb la família. La família no acaba d’enviar-la: es queda a la pantalla de pagament amb l’opció de tornar-ho a provar.

Un esborrany sense acabar es marca com a Abandonada automàticament en dos casos: la família inicia el pagament amb targeta i no el completa en 24 hores, o el pagament apareix com a Pagament fallit i no es torna a intentar en 7 dies. Una sol·licitud ja enviada que espera la teva revisió no es marca mai com a abandonada, per molt de temps que passi.

Una sol·licitud abandonada s’esborra definitivament 7 dies després de marcar-se així: s’eliminen els documents adjunts, es desvincula la targeta capturada i desapareix de la safata, de les exportacions i de la pàgina de seguiment de la família. Fins llavors pots exportar-la amb el filtre d’estat Abandonades. Les sol·licituds amb un pagament cobrat o retornat, amb factura o ja aprovades no s’esborren mai per aquesta regla. Si vols conservar una sol·licitud amb Pagament fallit, contacta amb la família durant aquesta setmana o resol-la (aprova-la o rebutja-la) abans que es marqui com a abandonada.

2. Avisa les famílies que no han acabat

La pestanya Sense finalitzar mostra les famílies que van començar un formulari amb matrícula i no van completar el pagament: les que porten més de 30 minuts amb el pagament pendent (En curs) i les ja marcades com a Abandonada, incloses les de Pagament fallit. Cada fila mostra el formulari, l’import de la matrícula, el nom, el correu electrònic i el telèfon de contacte, i quan va començar la inscripció. Prem el correu o el telèfon per escriure o trucar des del teu dispositiu.

Prem Avisar a la fila, o Avisar la família dins de la sol·licitud, per enviar un correu electrònic al contacte de la inscripció. L’assumpte i el missatge arriben emplenats amb els noms i pots editar-los abans de prémer Enviar avís. El correu surt amb el nom del club i afegeix el botó Completar la inscripció, que obre el formulari: la família l’ha d’emplenar de nou, perquè l’esborrany no es recupera. Només pots avisar mentre el formulari continuï publicat i la inscripció tingui correu electrònic de contacte. Després d’un avís, la fila indica Avisada i quan; pots tornar a avisar passades 24 hores. Aquesta acció la té el perfil d’administració del club.

Si la mateixa família (identificada pel correu electrònic de contacte) va enviar després una altra sol·licitud al mateix formulari, la fila mostra Va completar després i no ofereix l’avís: revisa aquesta altra sol·licitud a la seva pestanya. Una inscripció sense finalitzar encara no es pot aprovar ni rebutjar. Desapareix de la pestanya quan es confirma el pagament o quan s’esborra, 7 dies després de marcar-se com a abandonada.

Per esborrar-la abans, prem la icona de la paperera de la fila, o Descartar dins de la sol·licitud, i confirma amb Descartar inscripció. S’elimina definitivament, amb els documents adjunts i la targeta que la família hagués desat, i no es pot desfer. Si la família tenia un pagament de matrícula a mitges, es cancel·la abans d’esborrar: si estava pagant en aquell moment, el pagament no es completarà. Si Stripe no permet confirmar que el pagament està tancat (perquè ja s’ha cobrat, s’està processant o no respon) o no es pot retirar la targeta desada, la pantalla t’avisa abans d’esborrar. Pots cancel·lar o prémer Continuar de totes maneres: la inscripció s’esborra igualment i l’identificador del pagament queda anotat a l’activitat del club perquè el revisis a Stripe. Si la matrícula estava cobrada, els diners queden al compte del club sense inscripció i els hauràs de retornar des de Stripe. El descart queda a l’activitat del club com a Inscripció sense finalitzar descartada, amb el nom del formulari i sense dades de la família. Fes-lo servir, per exemple, per retirar els intents repetits d’una família que Va completar després.

3. Revisa les dades, els consentiments i el pagament

Obre una sol·licitud i comprova les dades de l’esportista i del tutor, les respostes personalitzades, els documents, els consentiments i l’estat del pagament. Si falta informació essencial, contacta amb la família abans de prendre una decisió.

A Documents, prem Mostra per obrir el fitxer aportat en una pestanya nova. Necessites connexió per tornar-lo a carregar després de tancar-la. Si el deses expressament a Arxius o el descarregues, en conservaràs una còpia al dispositiu, que no s’elimina en tancar la sessió.

Si el formulari ho demanava, aquí apareixen el Número de targeta sanitària i el nom, la relació i el telèfon del Contacte secundari. Aquestes dades es desen xifrades i s’exclouen de les exportacions predeterminades; per incloure-les, cal seleccionar l’opció de dades sensibles.

En aprovar la sol·licitud i crear fitxes noves, la targeta sanitària queda a la secció de salut de la fitxa de l’esportista, després de prémer Mostra. El contacte secundari es pot consultar a la fitxa del tutor i a l’apartat de tutors de l’esportista. Si es reutilitzen fitxes existents, les dades no se sobreescriuen: consulta les dades noves a la sol·licitud rebuda. El contacte secundari no crea cap altre tutor, usuari ni pagador.

Quan la matrícula apareix com a Fallida, la sol·licitud mostra un avís destacat a la part superior: aquest import no ha entrat al compte del club.

4. Aprova i assigna l’activitat

Selecciona Aprova la inscripció, tria un equip de la temporada activa i el seu pla de quota. Revisa el primer cobrament, qualsevol descompte i el missatge per al tutor abans de confirmar-ho. Si l’equip és ple, revisa l’advertiment i decideix conscientment si convé continuar o fer servir la llista d’espera. En una renovació, el resum pot informar del tancament d’inscripcions anteriors abans d’anar a la fitxa.

Si la matrícula no s’ha cobrat, l’aprovació queda bloquejada: aprovar-la no cobra aquell import. Demana a la família que torni a fer la inscripció amb una altra targeta o cobra-la per una altra via. Si ja l’has cobrat fora de la plataforma (per transferència o en efectiu), confirma l’avís per continuar; la decisió queda registrada a l’historial d’activitat i a les notes internes de la inscripció.

5. Rebutja la sol·licitud o gestiona la llista d’espera

Si no pots admetre la sol·licitud, obre Rebutja i indica’n un motiu clar. Marca Afegeix a la llista d’espera si correspon; si no, la sol·licitud queda a Rebutjades. Revisa el missatge i la disponibilitat de la notificació que indica la pantalla, sense donar per fet que s’ha enviat un correu.

6. Resol cancel·lacions i devolucions

Les famílies poden sol·licitar la baixa d’una inscripció. A Sol·licituds de baixa, revisa’n el context i fes servir Aprova la baixa o Rebutja. Comprova la data d’efecte abans de resoldre-la.

En aprovar-la, a Tramita la sol·licitud de baixa pots escriure a qui la va demanar al camp opcional Missatge per a, seguit del seu nom. El missatge obre una conversa a Missatges: la família el rep a la seva app amb un avís per correu electrònic i una notificació, i et pot respondre encara que ja estigui de baixa. El correu només avisa; el text es llegeix a l’app. Les Notes internes només les veu el club.

La baixa i la devolució es revisen per separat. Si la sol·licitud té un pagament cobrat, Reemborsa obre una confirmació. Abans, comprova si correspon retornar-lo d’acord amb les condicions del club; aprovar una baixa no vol dir, per si sol, reemborsar aquell pagament.

Si alguna cosa no funciona

• No hi ha cap equip o quota per triar: crea’ls o activa’ls abans d’aprovar la sol·licitud.
• La fitxa sembla duplicada: compara el document i les dades de contacte abans de crear una persona nova.
• No s’obre un document: comprova els permisos i torna a generar l’accés des de la sol·licitud.
• La devolució falla: revisa el mètode i l’estat original del pagament; alguns moviments requereixen un tractament diferent.
• No pots aprovar la matrícula: comprova l’estat del pagament a la sol·licitud. Si la família ha tornat a emplenar el formulari i ha pagat, aprova aquesta segona sol·licitud i rebutja la que té el pagament fallit.
• Una inscripció ha desaparegut de la safata: les sol·licituds abandonades s’esborren 7 dies després de marcar-se així; demana a la família que torni a enviar el formulari.
• En descartar apareix un avís de Stripe: el pagament de la matrícula ja s’ha cobrat, s’està processant o no s’ha pogut comprovar, o no s’ha pogut retirar la targeta. Si la família acaba de pagar, espera uns minuts: la sol·licitud passarà a Pendents. Si saps que la inscripció ja no es completarà, prem Continuar de totes maneres.
• No es pot descartar ni amb Continuar de totes maneres: no s’han pogut esborrar els documents adjunts. Torna-ho a provar d’aquí a uns minuts.
• No apareix el botó Avisar: la família ja ha completat una altra sol·licitud, la inscripció no té correu electrònic de contacte o ja l’has avisada en les últimes 24 hores. Si el formulari està arxivat o en pausa, l’avís no s’envia: torna’l a publicar primer.

Pas següent

Si encara no tens el formulari, consulta Crea i publica el primer formulari. Per assignar quotes després de l’admissió, continua amb Assigna una quota a diversos esportistes.