Перевіряйте й схвалюйте отримані заявки

У черзі заявок зібрано запити, надіслані через публічні форми. Схвалення заявки може створити або пов’язати профілі людей, призначити команду, застосувати внесок і зберегти інформацію, надану під час процесу.

Перш ніж почати

Спершу налаштуйте сезон, команди й плани внесків, якими користуватиметеся. Також визначте критерії прийняття й черги очікування. Переглядайте лише необхідні документи та обмежуйте доступ до них уповноваженим працівникам.

Покрокова інструкція

1. Відкрийте чергу й виберіть статус

Перейдіть до розділу Заявки. За допомогою вкладок переглядайте заявки зі статусами очікування, схвалені, відхилені, у списку очікування, незавершені або всі. Лічильники охоплюють увесь клуб і допомагають визначити пріоритети. Число біля Заявки в бічному меню підсумовує заявки, що очікують на розгляд, і запити на вибуття, що очікують на рішення.

Щоб знайти певну заявку, введіть у пошук черги ім’я чи прізвище спортсмена або опікуна, контактну електронну адресу чи назву форми. Можна вводити кілька слів у будь-якому порядку й не вводити діакритичні знаки. Пошук застосовується до всіх заявок вибраного статусу, зокрема ще не завантажених на екран.

Поєднайте пошук із фільтром Усі форми, щоб вибрати початкову форму, наприклад школу чи змагання. Список містить архівні форми, за якими є видимі заявки. Фільтри зберігаються під час переходу між статусами й натискання Завантажити ще. Очистити фільтри видаляє текст і вибрану форму, але залишає статус. Лічильники вкладок і далі показують загальну кількість для клубу.

Також можна почати пошук із верхньої панелі, ввівши щонайменше два символи: у розділі Заявки відображаються ім’я, форма та статус. Натисніть результат, щоб відразу відкрити заявку, навіть якщо її ще не схвалено й профіль спортсмена ще не створено. Обидва пошуки показують лише заявки поточного клубу та доступні без обмежень за країною.

Якщо форма вимагає сплатити реєстраційний внесок, початок оплати ще не робить заявку доступною для перевірки. Поки підтвердження оплати очікується, чернетка не відображається на вкладках перевірки в розділі Заявки, глобальному пошуку, Останній активності на головній сторінці чи історії активності. Після підтвердження платежу заявка з’явиться зі статусом перевірки. Форми без реєстраційного внеску з’являються після надсилання заявки. Якщо оплату не підтверджено протягом 30 хвилин, чернетка з’являється на вкладці Незавершені (див. крок 2).

Якщо картку сім’ї відхилено, заявка все ж з’явиться в черзі зі статусом Помилка оплати, щоб ви могли зв’язатися із сім’єю. Сім’я не завершує надсилання: вона залишається на екрані оплати з можливістю повторити спробу.

Незавершена чернетка автоматично отримує статус Покинуто у двох випадках: сім’я розпочала оплату карткою й не завершила її протягом 24 годин, або оплата має статус Помилка оплати і спробу не повторено протягом 7 днів. Надіслана заявка, що очікує на вашу перевірку, ніколи не позначається як покинута, скільки б часу не минуло.

Покинута заявка остаточно видаляється через 7 днів після позначення: її вкладені документи видаляються, збережена картка від’єднується, а заявка зникає з черги, з експортів і зі сторінки відстеження сім’ї. До того часу ви можете експортувати її з фільтром статусу Покинуті. Заявки з отриманою або повернутою оплатою, з рахунком-фактурою або вже схвалені ніколи не видаляються за цим правилом. Якщо ви хочете зберегти заявку зі статусом Помилка оплати, зв’яжіться із сім’єю протягом цього тижня або вирішіть її (схваліть чи відхиліть), перш ніж її буде позначено як покинуту.

2. Нагадайте сім’ям, які не завершили реєстрацію

На вкладці Незавершені відображаються сім’ї, які почали заповнювати форму з реєстраційним внеском, але не завершили оплату: ті, чия оплата очікує понад 30 хвилин (Триває), і ті, що вже мають статус Покинуто, зокрема зі статусом Помилка оплати. У кожному рядку показано форму, суму реєстраційного внеску, ім’я, електронну адресу й телефон контактної особи, а також час початку реєстрації. Натисніть електронну адресу або телефон, щоб написати чи зателефонувати зі свого пристрою.

Натисніть Нагадати в рядку або Нагадати родині в заявці, щоб надіслати лист контактній особі реєстрації. Тема й повідомлення вже заповнені іменами, і ви можете відредагувати їх, перш ніж натиснути Надіслати нагадування. Лист надсилається від імені клубу й містить кнопку Завершити реєстрацію, яка відкриває форму: сім’ї доведеться заповнити її знову, бо чернетка не відновлюється. Нагадати можна, лише поки форма опублікована, а в реєстрації є контактна електронна адреса. Після нагадування в рядку відображається Нагадано і коли саме; повторно нагадати можна через 24 години. Ця дія доступна профілю адміністратора клубу.

Якщо та сама сім’я (визначається за контактною електронною адресою) пізніше надіслала іншу заявку в тій самій формі, у рядку відображається Завершено пізніше і нагадування недоступне: перегляньте ту іншу заявку на її вкладці. Незавершену реєстрацію ще не можна схвалити чи відхилити. Вона зникає з вкладки, коли оплату підтверджено або коли її видалено, через 7 днів після позначення як покинутої.

Щоб видалити її раніше, натисніть значок кошика в рядку або Видалити в заявці й підтвердьте кнопкою Видалити запис. Реєстрацію буде остаточно видалено разом із прикріпленими документами та карткою, яку сім’я могла зберегти, і цю дію не можна скасувати. Якщо сім’я не завершила оплату реєстраційного внеску, перед видаленням оплату буде скасовано: якщо сім’я саме в цей момент оплачувала, платіж не буде завершено. Якщо Stripe не дає змоги підтвердити, що платіж закрито (бо його вже стягнуто, він обробляється або Stripe не відповідає), чи збережену картку не вдається видалити, екран попередить вас перед видаленням. Ви можете скасувати дію або натиснути Однаково продовжити: реєстрацію буде видалено в будь-якому разі, а ідентифікатор платежу буде зазначено в журналі активності клубу, щоб ви могли перевірити його в Stripe. Якщо реєстраційний внесок уже стягнуто, кошти залишаться на рахунку клубу без реєстрації, і їх доведеться повернути через Stripe. Видалення фіксується в журналі активності клубу як Незавершений запис видалено з назвою форми й без даних сім’ї. Скористайтеся цим, наприклад, щоб прибрати повторні спроби сім’ї з позначкою Завершено пізніше.

3. Перевірте дані, згоди й оплату

Відкрийте заявку й перевірте дані спортсмена й опікуна, індивідуальні відповіді, документи, згоди та статус оплати. Якщо бракує важливої інформації, зв’яжіться із сім’єю, перш ніж ухвалювати рішення.

У розділі Документи натисніть Переглянути, щоб відкрити наданий файл у новій вкладці. Після закриття цієї вкладки для повторного завантаження документа потрібен інтернет. Якщо явно зберегти документ у Файлах або завантажити його, копія залишиться на пристрої й не буде видалена після виходу з облікового запису.

Якщо форма запитувала ці дані, тут відображатимуться Номер медичної картки та ім’я, зв’язок і телефон Додаткового контакту. Ці дані зберігаються в зашифрованому вигляді й не включаються до стандартних експортів; для їх додавання потрібно вибрати параметр конфіденційних даних.

Після схвалення та створення нових профілів номер медичної картки з’явиться в розділі здоров’я профілю спортсмена, якщо натиснути Показати. Додатковий контакт можна переглянути в профілі опікуна й розділі опікунів спортсмена. Якщо використовуються наявні профілі, їхні дані не перезаписуються: нові дані можна переглянути в отриманій заявці. Додатковий контакт не створює іншого опікуна, користувача чи платника.

Якщо реєстраційний внесок має статус Не вдалося сплатити, угорі заявки з’явиться помітне попередження: кошти не надійшли на рахунок клубу.

4. Схваліть заявку й призначте заняття

Виберіть Схвалити заявку, призначте команду активного сезону та план внеску. Перш ніж підтвердити, перевірте перший платіж, будь-яку знижку й повідомлення для опікуна. Якщо команду заповнено, перегляньте попередження та свідомо вирішіть, чи продовжувати, чи додати заявку до списку очікування. Під час поновлення зведення може повідомити про закриття попередніх заявок, перш ніж перейти до профілю.

Якщо реєстраційний внесок не сплачено, схвалення буде заблоковано: схвалення не стягує цю суму. Попросіть сім’ю повторити реєстрацію з іншою карткою або сплатити іншим способом. Якщо ви вже отримали оплату поза платформою (переказом або готівкою), підтвердьте попередження, щоб продовжити; рішення буде записано в історії активності та внутрішніх примітках заявки.

5. Відхиліть заявку або опрацюйте чергу

Якщо ви не можете прийняти заявку, відкрийте Відхилити й укажіть зрозумілу причину. Якщо це доречно, позначте Додати до списку очікування; без цього параметра заявка матиме статус Відхилено. Перегляньте текст і доступність сповіщення, указану на екрані, не вважаючи, що електронного листа обов’язково надіслано.

6. Опрацюйте скасування та повернення коштів

Сім’ї можуть запитати про скасування реєстрації. У розділі Запити на скасування перевірте обставини й натисніть Схвалити скасування або Відхилити. Перш ніж вирішити, перевірте дату набрання чинності.

Під час схвалення у вікні Оформити запит на припинення запису можна написати особі, яка подала запит, у необов’язковому полі Повідомлення для з її ім’ям. Повідомлення відкриває розмову в розділі Повідомлення: родина отримує його в застосунку разом зі сповіщенням електронною поштою та push-сповіщенням і може відповісти навіть після припинення запису. Лист лише повідомляє про нове повідомлення; текст можна прочитати в застосунку. Внутрішні примітки бачить лише клуб.

Скасування реєстрації та повернення коштів розглядаються окремо. Якщо платіж за заявкою вже стягнуто, кнопка Повернути кошти відкриє підтвердження. Спочатку перевірте, чи потрібно повертати суму згідно з умовами клубу: саме схвалення скасування не повертає цей платіж автоматично.

Якщо щось не працює

• Немає команди або внеску для вибору: створіть або активуйте їх, перш ніж схвалювати заявку.
• Здається, профіль дублюється: перш ніж створювати профіль нової людини, порівняйте документ і контактні дані.
• Документ не відкривається: перевірте дозволи й повторно створіть доступ до документа із заявки.
• Повернення коштів не вдається: перевірте спосіб і початковий статус платежу; для деяких операцій потрібна інша процедура.
• Не вдається схвалити заявку через реєстраційний внесок: перевірте статус оплати в заявці. Якщо сім’я повторно заповнила форму й сплатила внесок, схваліть другу заявку, а ту, де сталася помилка оплати, відхиліть.
• Заявка зникла з черги: покинуті заявки видаляються через 7 днів після позначення; попросіть сім’ю надіслати форму ще раз.
• Під час видалення з’являється попередження Stripe: реєстраційний внесок уже стягнуто, оплата обробляється або її не вдалося перевірити, чи картку не вдалося видалити. Якщо сім’я щойно оплатила, зачекайте кілька хвилин: заявка перейде на вкладку Очікують. Якщо ви знаєте, що реєстрацію не буде завершено, натисніть Однаково продовжити.
• Не вдається видалити навіть через «Однаково продовжити»: не вдалося видалити прикріплені документи. Спробуйте ще раз за кілька хвилин.
• Кнопка Нагадати не відображається: сім’я вже завершила іншу заявку, у реєстрації немає контактної електронної адреси або ви вже надсилали нагадування протягом останніх 24 годин. Якщо форму архівовано чи призупинено, нагадування не надсилається: спершу опублікуйте її знову.

Наступний крок

Якщо форми ще немає, перегляньте інструкцію Створіть і опублікуйте першу форму. Щоб призначити внески після прийняття, перейдіть до інструкції Призначте внесок кільком спортсменам.