Controlla e approva le iscrizioni ricevute

La casella Iscrizioni raccoglie le richieste inviate tramite i moduli pubblici. L’approvazione può creare o collegare persone, assegnare una squadra, applicare una quota e conservare le informazioni fornite durante la procedura.

Prima di iniziare

Configura prima la stagione, le squadre e i piani delle quote da usare. Definisci anche i criteri d’ammissione e per la lista d’attesa. Controlla solo i documenti necessari e limita l’accesso al personale autorizzato.

Procedura

1. Apri la casella e scegli uno stato

Apri Iscrizioni. Usa le schede per consultare quelle in sospeso, approvate, rifiutate, in lista d’attesa, non completate o tutte. I contatori comprendono l’intero club e aiutano a stabilire le priorità. Il numero accanto a Iscrizioni nel menu laterale somma le richieste da esaminare e le richieste di ritiro in sospeso.

Per trovare una richiesta, digita nella ricerca della casella nome o cognome dell’atleta o del tutore, email di contatto o nome del modulo. Puoi inserire più parole in qualsiasi ordine e omettere gli accenti. La ricerca viene applicata a tutte le iscrizioni dello stato selezionato, comprese quelle non ancora caricate sullo schermo.

Combina la ricerca con Tutti i moduli per scegliere quello di provenienza, per esempio scuola o competizione. Il selettore include i moduli archiviati con richieste visibili. I filtri restano attivi quando cambi stato o tocchi Carica altro. Cancella filtri elimina il testo e il modulo selezionato, ma mantiene lo stato. I contatori delle schede mostrano sempre il totale del club.

Puoi anche usare la ricerca nella barra superiore, a partire da due caratteri: la sezione Iscrizioni mostra nome, modulo e stato. Tocca un risultato per aprire direttamente la richiesta, anche se non è ancora stata approvata o non esiste una scheda dell’atleta. Entrambe le ricerche mostrano solo le richieste del club attivo e sono disponibili senza restrizioni per paese.

Se il modulo richiede il pagamento di una quota d’iscrizione, avviare il pagamento non rende subito la richiesta disponibile per la revisione. Finché il pagamento non è confermato, la bozza non compare nelle schede di revisione di Iscrizioni, nella ricerca globale, in Attività recente della Home né nello storico delle attività. Quando il pagamento è confermato, la richiesta compare nello stato di revisione. I moduli senza quota d’iscrizione compaiono appena vengono inviati. Se il pagamento non viene confermato entro 30 minuti, la bozza compare nella scheda Non completate (vedi il passaggio 2).

Se la carta della famiglia viene rifiutata, la richiesta compare nella casella contrassegnata con Pagamento rifiutato, affinché tu possa contattare la famiglia. La famiglia non completa l’invio: resta nella schermata di pagamento, con la possibilità di riprovare.

Una bozza non completata viene contrassegnata come Abbandonata automaticamente in due casi: la famiglia avvia il pagamento con carta e non lo completa entro 24 ore, oppure il pagamento risulta Pagamento rifiutato e non viene ritentato entro 7 giorni. Una richiesta già inviata che attende la tua revisione non viene mai contrassegnata come abbandonata, per quanto tempo passi.

Una richiesta abbandonata viene eliminata definitivamente 7 giorni dopo essere stata contrassegnata: i documenti allegati vengono rimossi, la carta acquisita viene scollegata e la richiesta scompare dalla casella, dalle esportazioni e dalla pagina di monitoraggio della famiglia. Fino ad allora puoi esportarla con il filtro di stato Abbandonate. Le richieste con un pagamento incassato o rimborsato, con fattura o già approvate non vengono mai eliminate da questa regola. Se vuoi conservare una richiesta con Pagamento rifiutato, contatta la famiglia entro quella settimana oppure risolvila (approvala o rifiutala) prima che venga contrassegnata come abbandonata.

2. Avvisa le famiglie che non hanno finito

La scheda Non completate mostra le famiglie che hanno iniziato un modulo con quota d’iscrizione e non hanno completato il pagamento: quelle con il pagamento in sospeso da più di 30 minuti (In corso) e quelle già contrassegnate come Abbandonata, comprese quelle con Pagamento rifiutato. Ogni riga mostra il modulo, l’importo della quota d’iscrizione, nome, email e telefono del contatto e quando è iniziata l’iscrizione. Tocca l’email o il telefono per scrivere o chiamare dal tuo dispositivo.

Tocca Avvisa nella riga, oppure Avvisa la famiglia dentro la richiesta, per inviare un’email al contatto dell’iscrizione. Oggetto e messaggio arrivano già compilati con i nomi e puoi modificarli prima di toccare Invia avviso. L’email parte con il nome del club e aggiunge il pulsante Completa l’iscrizione, che apre il modulo: la famiglia deve compilarlo di nuovo, perché la bozza non viene recuperata. Puoi avvisare solo finché il modulo resta pubblicato e l’iscrizione ha un’email di contatto. Dopo un avviso, la riga indica Avvisata e quando; puoi avvisare di nuovo dopo 24 ore. Questa azione è disponibile per il profilo di amministrazione del club.

Se la stessa famiglia (identificata dall’email di contatto) ha poi inviato un’altra richiesta nello stesso modulo, la riga mostra Completata dopo e non offre l’avviso: controlla quell’altra richiesta nella sua scheda. Un’iscrizione non completata non può ancora essere approvata né rifiutata. Scompare dalla scheda quando il pagamento viene confermato o quando viene eliminata, 7 giorni dopo essere stata contrassegnata come abbandonata.

Per eliminarla prima, tocca l’icona del cestino nella riga, oppure Scarta dentro la richiesta, e conferma con Scarta iscrizione. Viene eliminata definitivamente, insieme ai documenti allegati e alla carta che la famiglia avesse salvato, e non si può annullare. Se la famiglia aveva un pagamento della quota d’iscrizione a metà, viene annullato prima dell’eliminazione: se stava pagando in quel momento, il pagamento non andrà a buon fine. Se Stripe non permette di confermare che il pagamento è chiuso (perché è già stato riscosso, è in elaborazione o non risponde) oppure non è possibile rimuovere la carta salvata, la schermata ti avvisa prima dell’eliminazione. Puoi annullare oppure toccare Continua comunque: l’iscrizione viene eliminata comunque e l’identificativo del pagamento resta annotato nell’attività del club, così puoi verificarlo su Stripe. Se la quota d’iscrizione era già stata riscossa, il denaro resta sul conto del club senza iscrizione e dovrai rimborsarlo da Stripe. L’operazione resta nell’attività del club come Iscrizione non completata scartata, con il nome del modulo e senza dati della famiglia. Usala, per esempio, per togliere i tentativi ripetuti di una famiglia che risulta Completata dopo.

3. Controlla dati, consensi e pagamento

Apri una richiesta e controlla i dati dell’atleta e del tutore, le risposte personalizzate, i documenti, i consensi e lo stato del pagamento. Se mancano informazioni essenziali, contatta la famiglia prima di decidere.

In Documenti, tocca Vedi per aprire il file inviato in una nuova scheda. Per caricarlo di nuovo dopo aver chiuso la scheda serve una connessione. Salvarlo esplicitamente in File o scaricarlo conserva una copia sul dispositivo, che non viene eliminata quando esci dall’account.

Se il modulo li richiedeva, qui compaiono il Numero della tessera sanitaria e nome, relazione e telefono del Contatto secondario. Questi dati sono conservati in forma cifrata ed esclusi dalle esportazioni predefinite; per includerli devi selezionare l’opzione dei dati sensibili.

Dopo l’approvazione e la creazione di nuove schede, la tessera sanitaria compare nella sezione salute della scheda dell’atleta dopo aver toccato Mostra. Il contatto secondario si può consultare nella scheda del tutore e nella sezione tutori dell’atleta. Se vengono riutilizzate schede esistenti, i relativi dati non vengono sovrascritti: controlla i nuovi dati nella richiesta ricevuta. Il contatto secondario non crea un altro tutore, utente o pagatore.

Quando la quota d’iscrizione risulta Non riuscito, nella parte superiore della richiesta compare un avviso evidenziato: quell’importo non è stato ricevuto dal conto del club.

4. Approva e assegna l’attività

Seleziona Approva iscrizione, scegli una squadra della stagione attiva e il relativo piano quota. Controlla il primo addebito, gli eventuali sconti e il messaggio per il tutore prima di confermare. Se la squadra è al completo, leggi l’avviso e decidi se continuare o usare la lista d’attesa. Per un rinnovo, il riepilogo potrebbe indicare la chiusura delle iscrizioni precedenti prima di aprire la scheda.

Se la quota d’iscrizione non è stata pagata, l’approvazione viene bloccata: approvare non riscuote quell’importo. Chiedi alla famiglia di ripetere l’iscrizione con un’altra carta oppure riscuoti tramite un altro canale. Se l’hai già incassata fuori dalla piattaforma (bonifico o contanti), conferma l’avviso per continuare; la decisione viene registrata nello storico delle attività e nelle note interne dell’iscrizione.

5. Rifiuta o gestisci la lista d’attesa

Se non puoi accettare la richiesta, apri Rifiuta e registra una motivazione chiara. Seleziona Aggiungi alla lista d’attesa quando pertinente; senza quest’opzione, la richiesta risulta Rifiutata. Controlla il messaggio e la disponibilità della notifica indicata nella schermata, senza presumere che sia stata inviata un’email.

6. Gestisci annullamenti e rimborsi

Le famiglie possono richiedere l’annullamento di un’iscrizione. In Richieste di annullamento, esamina il contesto e seleziona Approva annullamento o Rifiuta. Prima di completare la richiesta, controlla la data di efficacia.

Quando la approvi, in Gestisci richiesta di ritiro puoi scrivere a chi l’ha inviata nel campo facoltativo Messaggio per, seguito dal suo nome. Il messaggio apre una conversazione in Messaggi: la famiglia lo riceve nella sua app con un avviso via email e una notifica, e può risponderti anche dopo il ritiro. L’email si limita ad avvisare; il testo si legge nell’app. Le Note interne le vede solo il club.

L’annullamento e il rimborso vengono valutati separatamente. Se la richiesta ha un pagamento riscosso, Rimborsa apre una schermata di conferma. Prima, verifica se il rimborso è previsto dalle condizioni del club; approvare l’annullamento non equivale da solo a rimborsare il pagamento.

Se qualcosa non funziona

• Non c’è una squadra o una quota da scegliere: creale o attivale prima di approvare.
• La scheda sembra duplicata: confronta documento e recapiti prima di creare una nuova persona.
• Un documento non si apre: controlla i permessi e genera di nuovo l’accesso dalla richiesta.
• Il rimborso non riesce: controlla metodo e stato originali del pagamento; alcuni movimenti richiedono un trattamento diverso.
• Non puoi approvare per via della quota d’iscrizione: controlla lo stato del pagamento nella richiesta. Se la famiglia ha ripetuto il modulo e pagato, approva la seconda richiesta e rifiuta quella con il pagamento non riuscito.
• Una richiesta è scomparsa dalla casella: le richieste abbandonate vengono eliminate 7 giorni dopo essere state contrassegnate; chiedi alla famiglia di inviare di nuovo il modulo.
• Quando scarti compare un avviso di Stripe: la quota d’iscrizione è già stata riscossa, il pagamento è in elaborazione o non è stato possibile verificarlo, oppure non è stato possibile rimuovere la carta. Se la famiglia ha appena pagato, attendi qualche minuto: la richiesta passerà nella scheda In attesa. Se sai che l’iscrizione non verrà completata, tocca Continua comunque.
• Non riesci a scartare l’iscrizione nemmeno con Continua comunque: non è stato possibile eliminare i documenti allegati. Riprova tra qualche minuto.
• Il pulsante Avvisa non compare: la famiglia ha già completato un’altra richiesta, l’iscrizione non ha un’email di contatto oppure l’hai già avvisata nelle ultime 24 ore. Se il modulo è archiviato o in pausa, l’avviso non viene inviato: pubblicalo prima di nuovo.

Passaggio successivo

Se non hai ancora un modulo, consulta Crea e pubblica il tuo primo modulo. Per assegnare quote dopo l’ammissione, continua con Assegna una quota a più atleti.