Revisa e aproba as inscricións recibidas

A bandexa de inscricións reúne as solicitudes enviadas desde os formularios públicos. Aprobar unha solicitude pode crear ou vincular persoas, asignar un equipo, aplicar unha cota e conservar a información achegada durante o proceso.

Antes de comezar

Configura primeiro a tempada, os equipos e os plans de cotas que utilizarás. Decide tamén os criterios de admisión e da lista de espera. Revisa só a documentación necesaria e limita o acceso ao persoal autorizado.

Paso a paso

1. Abre a bandexa e escolle un estado

Entra en Inscricións. Utiliza as lapelas para revisar as pendentes, aprobadas, rexeitadas, na lista de espera, sen finalizar ou todas. Os contadores calcúlanse para todo o club e axudan a priorizar. O número xunto a Inscricións no menú lateral suma as solicitudes pendentes de revisar e as solicitudes de baixa pendentes.

Para localizar unha solicitude concreta, escribe no buscador da bandexa o nome ou os apelidos da persoa deportista ou titora, o correo de contacto ou o nome do formulario. Podes escribir varias palabras en calquera orde e omitir os acentos. A busca aplícase a todas as inscricións do estado escollido, tamén ás que aínda non se cargaron na pantalla.

Combina a busca con Todos los formularios para escoller o formulario de orixe, por exemplo escola ou competición. O selector inclúe formularios arquivados que teñan solicitudes visibles. Os filtros mantéñense ao cambiar de estado ou premer Cargar más. Limpiar filtros borra o texto e o formulario seleccionado, pero mantén o estado. Os contadores das lapelas seguen amosando o total do club.

Tamén podes utilizar o buscador da barra superior, desde dous caracteres: a sección Inscripciones amosa o nome, o formulario e o estado. Preme o resultado para abrir directamente a solicitude, aínda que non se aprobase e non exista unha ficha de persoa deportista. Ambos os buscadores só amosan solicitudes do club actual e están dispoñibles sen restricións por país.

Se o formulario esixe pagar unha matrícula, iniciar o pagamento aínda non deixa lista a solicitude para revisar. Mentres o pagamento siga pendente de confirmación, o borrador non aparece nas lapelas de revisión de Inscricións, na busca global, en Actividade recente de Inicio nin no historial de actividade. Cando se confirma o pagamento, a solicitude amósase co seu estado de revisión. Os formularios sen matrícula aparecen ao enviar a solicitude. Se pasan 30 minutos sen que se confirme o pagamento, o borrador aparece na lapela Sen finalizar (consulta o paso 2).

Se se rexeita a tarxeta da familia, a solicitude si aparece na bandexa marcada como Pagamento fallido, para que poidas contactar coa familia. A familia non chega a completar o envío: queda na pantalla de pagamento coa opción de volver intentalo.

Un borrador sen rematar márcase como Abandonada automaticamente en dous casos: a familia inicia o pagamento con tarxeta e non o completa en 24 horas, ou o pagamento figura como Pagamento fallido e non se volve intentar en 7 días. Unha solicitude xa enviada que agarda a túa revisión nunca se marca como abandonada, por moito tempo que pase.

Unha solicitude abandonada bórrase definitivamente 7 días despois de marcarse así: elimínanse os documentos achegados, desvincúlase a tarxeta capturada e desaparece da bandexa, das exportacións e da páxina de seguimento da familia. Ata entón podes exportala co filtro de estado Abandonadas. As solicitudes cun pagamento cobrado ou devolto, con factura ou xa aprobadas nunca se borran por esta regra. Se queres conservar unha solicitude con Pagamento fallido, contacta coa familia durante esa semana ou resólvea (apróbaa ou rexéitaa) antes de que se marque como abandonada.

2. Avisa as familias que non remataron

A lapela Sen finalizar amosa as familias que comezaron un formulario con matrícula e non completaron o pagamento: as que levan máis de 30 minutos co pagamento pendente (En curso) e as xa marcadas como Abandonada, incluídas as de Pagamento fallido. Cada fila amosa o formulario, o importe da matrícula, o nome, o correo electrónico e o teléfono de contacto, e cando comezou a inscrición. Preme o correo ou o teléfono para escribir ou chamar desde o teu dispositivo.

Preme Avisar na fila, ou Avisar á familia dentro da solicitude, para enviar un correo electrónico ao contacto da inscrición. O asunto e a mensaxe chegan cubertos cos nomes e podes editalos antes de premer Enviar aviso. O correo sae co nome do club e engade o botón Completar a inscrición, que abre o formulario: a familia ten que enchelo de novo, porque o borrador non se recupera. Só podes avisar mentres o formulario siga publicado e a inscrición teña correo electrónico de contacto. Despois dun aviso, a fila indica Avisada e cando; podes volver avisar pasadas 24 horas. Esta acción tena o perfil de administración do club.

Se a mesma familia (identificada polo correo electrónico de contacto) enviou despois outra solicitude no mesmo formulario, a fila amosa Completou despois e non ofrece o aviso: revisa esa outra solicitude na súa lapela. Unha inscrición sen finalizar aínda non se pode aprobar nin rexeitar. Desaparece da lapela cando se confirma o pagamento ou cando se borra, 7 días despois de marcarse como abandonada.

Para borrala antes, preme a icona da papeleira da fila, ou Descartar dentro da solicitude, e confirma con Descartar inscrición. Elimínase definitivamente, cos documentos achegados e a tarxeta que a familia gardase, e non se pode desfacer. Se a familia tiña un pagamento de matrícula a medias, cancélase antes de borrar: se estaba a pagar nese momento, o pagamento non se completará. Se Stripe non permite confirmar que o pagamento está pechado (porque xa se cobrou, se está a procesar ou non responde) ou non se pode retirar a tarxeta gardada, a pantalla avísate antes de borrar. Podes cancelar ou premer Continuar de todos os xeitos: a inscrición bórrase igualmente e o identificador do pagamento queda anotado na actividade do club para que o revises en Stripe. Se a matrícula estaba cobrada, os cartos quedan na conta do club sen inscrición e terás que devolvelos desde Stripe. O descarte queda na actividade do club como Inscrición sen finalizar descartada, co nome do formulario e sen datos da familia. Úsao, por exemplo, para retirar os intentos repetidos dunha familia que Completou despois.

3. Revisa os datos, consentimentos e pagamento

Abre unha solicitude e comproba os datos da persoa deportista e titora, as respostas personalizadas, os documentos, os consentimentos e o estado do pagamento. Se falta información esencial, contacta coa familia antes de decidir.

En Documentos, preme Ver para abrir o ficheiro achegado nunha lapela nova. Necesitas conexión para cargalo de novo despois de pechar esa lapela. Gardalo expresamente en Arquivos ou descargalo conserva unha copia no teu dispositivo, que non se elimina ao pechar sesión.

Se o formulario os solicitaba, aquí aparecen Número de tarjeta sanitaria e o nome, a relación e o teléfono do Contacto secundario. Estes datos gárdanse cifrados e exclúense das exportacións predeterminadas; para incluílos tes que seleccionar a opción de datos sensibles.

Ao aprobar e crear fichas novas, a tarxeta sanitaria queda na sección de saúde da ficha da persoa deportista, despois de premer Mostrar. O contacto secundario pódese consultar na ficha da persoa titora e no apartado de titores da persoa deportista. Se se reutilizan fichas existentes, os seus datos non se sobrescriben: consulta os datos novos na solicitude recibida. O contacto secundario non crea outra persoa titora, usuaria nin pagadora.

Se a matrícula figura como Fallido, a solicitude amosa un aviso destacado na parte superior: ese importe non se recibiu na conta do club.

4. Aproba e asigna a actividade

Selecciona Aprobar inscripción, escolle un equipo da tempada activa e o seu plan de cotas. Revisa o primeiro cobro, calquera desconto e a mensaxe para a persoa titora antes de confirmar. Se o equipo está completo, revisa a advertencia e decide conscientemente se corresponde continuar ou utilizar a lista de espera. Nunha renovación, o resumo pode informar do peche de inscricións anteriores antes de ir á ficha.

Se a matrícula non está cobrada, bloquease a aprobación: aprobar non cobra ese importe. Pide á familia que repita a inscrición con outra tarxeta ou cobra por outra vía. Se xa a cobraches fóra da plataforma (transferencia ou efectivo), confirma o aviso para continuar; a decisión queda rexistrada no historial de actividade e nas notas internas da inscrición.

5. Rexeita ou xestiona a espera

Se non podes admitir a solicitude, abre Rexeitar e rexistra un motivo claro. Marca Engadir á lista de espera se corresponde; sen esa opción, a solicitude queda en Rexeitadas. Revisa a mensaxe e a dispoñibilidade da notificación indicada na pantalla, sen dar por feito que se enviou un correo.

6. Resolve cancelacións e devolucións

As familias poden solicitar a baixa dunha inscrición. En Solicitudes de baixa, revisa o contexto e utiliza Aprobar baixa ou Rexeitar. Comproba a data de efecto antes de resolvela.

Ao aprobala, en Tramitar solicitude de baixa podes escribirlle a quen a pediu no campo opcional Mensaxe para, seguido do seu nome. A mensaxe abre unha conversa en Mensaxes: a familia recíbea na súa app cun aviso por correo electrónico e unha notificación, e pode responderche aínda que xa estea de baixa. O correo só avisa; o texto lese na app. As Notas internas só as ve o club.

A baixa e a devolución revísanse por separado. Se a solicitude ten un pagamento cobrado, Reembolsar abre unha confirmación. Comproba primeiro se corresponde devolvelo segundo as condicións do club; aprobar unha baixa non equivale por si só a reembolsar ese pagamento.

Se algo non sae ben

• Non hai equipo ou cota para escoller: créaos ou actívaos antes de aprobar.
• A ficha parece duplicada: compara o documento e os datos de contacto antes de crear unha persoa nova.
• Non se abre un documento: comproba os permisos e volve xerar o acceso desde a solicitude.
• Falla a devolución: revisa o método e o estado orixinal do pagamento; algúns movementos requiren un tratamento diferente.
• Non podes aprobar pola matrícula: comproba o estado do pagamento na solicitude. Se a familia repetiu o formulario e pagou, aproba esa segunda solicitude e rexeita a do pagamento fallido.
• Unha inscrición desapareceu da bandexa: as solicitudes abandonadas bórranse 7 días despois de marcarse así; pídelle á familia que volva enviar o formulario.
• Ao descartar aparece un aviso de Stripe: o pagamento da matrícula xa se cobrou, está a procesarse ou non se puido comprobar, ou non se puido retirar a tarxeta. Se a familia acaba de pagar, agarda uns minutos: a solicitude pasará a Pendentes. Se sabes que a inscrición xa non se completará, preme Continuar de todos os xeitos.
• Non se pode descartar nin con Continuar de todos os xeitos: non se puideron borrar os documentos achegados. Téntao de novo nuns minutos.
• Non aparece o botón Avisar: a familia xa completou outra solicitude, a inscrición non ten correo electrónico de contacto ou xa a avisaches nas últimas 24 horas. Se o formulario está arquivado ou en pausa, o aviso non se envía: publícao de novo primeiro.

Seguinte paso

Se aínda non tes o formulario, consulta Crea e publica o teu primeiro formulario. Para asignar cotas despois da admisión, continúa con Asigna unha cota a varias persoas deportistas.