Reveja e aprove as inscrições recebidas

A caixa de entrada de inscrições reúne os pedidos enviados através dos formulários públicos. A aprovação de um pedido pode criar ou associar pessoas, atribuir uma equipa, aplicar uma quota e conservar as informações enviadas durante o processo.

Antes de começar

Configure primeiro a época, as equipas e os planos de quota que vai utilizar. Defina também os critérios de admissão e da lista de espera. Consulte apenas a documentação necessária e limite o acesso ao pessoal autorizado.

Passo a passo

1. Abra a caixa de entrada e escolha um estado

Entre em Inscrições. Utilize os separadores para consultar pedidos pendentes, aprovados, recusados, em lista de espera, por concluir ou todos. Os contadores são calculados para o clube inteiro e ajudam a definir prioridades. O número junto a Inscrições no menu lateral soma os pedidos por rever e os pedidos de cancelamento pendentes.

Para localizar um pedido específico, introduza na pesquisa da caixa de entrada o nome ou os apelidos do atleta ou do tutor, o email de contacto ou o nome do formulário. Pode escrever várias palavras em qualquer ordem e omitir os acentos. A pesquisa aplica-se a todas as inscrições do estado selecionado, incluindo as que ainda não foram carregadas no ecrã.

Combine a pesquisa com Todos os formulários para escolher o formulário de origem, como o da escola ou o da competição. O seletor inclui formulários arquivados com pedidos visíveis. Os filtros mantêm-se quando altera o estado ou toca em Carregar mais. Limpar filtros apaga o texto e o formulário selecionado, mantendo o estado. Os contadores dos separadores continuam a apresentar o total do clube.

Também pode utilizar a pesquisa na barra superior, a partir de dois caracteres: a secção Inscrições apresenta o nome, o formulário e o estado. Toque no resultado para abrir diretamente o pedido, mesmo que ainda não tenha sido aprovado nem exista uma ficha de atleta. Ambas as pesquisas só apresentam pedidos do clube atual e estão disponíveis sem restrições por país.

Se o formulário exigir o pagamento de uma matrícula, iniciar o pagamento ainda não deixa o pedido pronto para revisão. Enquanto o pagamento estiver pendente de confirmação, o rascunho não aparece nos separadores de revisão de Inscrições, na pesquisa global, em Atividade recente na página inicial nem no histórico de atividade. Quando o pagamento é confirmado, o pedido aparece com o respetivo estado de revisão. Os formulários sem matrícula aparecem assim que o pedido é enviado. Se passarem 30 minutos sem que o pagamento seja confirmado, o rascunho aparece no separador Por concluir (consulte o passo 2).

Se o cartão da família for recusado, o pedido aparece na caixa de entrada com o estado Pagamento recusado, para que possa contactar a família. A família não consegue concluir o envio: permanece no ecrã de pagamento com a opção de tentar novamente.

Um rascunho por concluir é marcado com o estado Abandonada automaticamente em dois casos: a família inicia o pagamento com cartão e não o conclui em 24 horas, ou o pagamento aparece como Pagamento recusado e não é repetido em 7 dias. Um pedido já enviado que aguarda a sua revisão nunca é marcado como abandonado, por mais tempo que passe.

Um pedido abandonado é eliminado definitivamente 7 dias depois de ser marcado: os documentos anexados são removidos, o cartão capturado é desassociado e o pedido desaparece da caixa de entrada, das exportações e da página de acompanhamento da família. Até lá, pode exportá-lo com o filtro de estado Abandonadas. Os pedidos com um pagamento cobrado ou reembolsado, com fatura ou já aprovados nunca são eliminados por esta regra. Se quiser conservar um pedido com Pagamento recusado, contacte a família durante essa semana ou resolva-o (aprove-o ou recuse-o) antes de ser marcado como abandonado.

2. Avise as famílias que não concluíram

O separador Por concluir mostra as famílias que começaram um formulário com matrícula e não concluíram o pagamento: as que têm o pagamento pendente há mais de 30 minutos (Em curso) e as já marcadas como Abandonada, incluindo as com Pagamento recusado. Cada linha mostra o formulário, o valor da matrícula, o nome, o email e o telefone de contacto, e quando a inscrição foi iniciada. Toque no email ou no telefone para escrever ou ligar a partir do seu dispositivo.

Toque em Avisar na linha, ou em Avisar a família dentro do pedido, para enviar um email ao contacto da inscrição. O assunto e a mensagem chegam preenchidos com os nomes e pode editá-los antes de tocar em Enviar aviso. O email é enviado com o nome do clube e inclui o botão Concluir a inscrição, que abre o formulário: a família tem de o preencher novamente, porque o rascunho não é recuperado. Só pode avisar enquanto o formulário continuar publicado e a inscrição tiver email de contacto. Depois de um aviso, a linha indica Avisada e quando; pode voltar a avisar ao fim de 24 horas. Esta ação está disponível para o perfil de administração do clube.

Se a mesma família (identificada pelo email de contacto) enviou depois outro pedido no mesmo formulário, a linha mostra Concluída depois e não oferece o aviso: reveja esse outro pedido no respetivo separador. Uma inscrição por concluir ainda não pode ser aprovada nem recusada. Desaparece do separador quando o pagamento é confirmado ou quando é eliminada, 7 dias depois de ser marcada como abandonada.

Para a eliminar antes, toque no ícone do caixote do lixo na linha, ou em Descartar dentro do pedido, e confirme com Descartar inscrição. É eliminada definitivamente, com os documentos anexados e o cartão que a família tenha guardado, e não pode ser anulada. Se a família tinha um pagamento de matrícula a meio, é cancelado antes de eliminar: se estava a pagar nesse momento, o pagamento não será concluído. Se a Stripe não permitir confirmar que o pagamento está fechado (porque já foi cobrado, está a ser processado ou não responde) ou não for possível retirar o cartão guardado, o ecrã avisa-o antes de eliminar. Pode cancelar ou tocar em Continuar mesmo assim: a inscrição é eliminada na mesma e o identificador do pagamento fica registado na atividade do clube para que o possa rever na Stripe. Se a matrícula já tinha sido cobrada, o dinheiro fica na conta do clube sem inscrição e terá de o devolver a partir da Stripe. O descarte fica registado na atividade do clube como Inscrição por concluir descartada, com o nome do formulário e sem dados da família. Utilize-o, por exemplo, para retirar as tentativas repetidas de uma família que aparece como Concluída depois.

3. Reveja os dados, os consentimentos e o pagamento

Abra um pedido e confirme os dados do atleta e do tutor, as respostas personalizadas, os documentos, os consentimentos e o estado do pagamento. Se faltar informação essencial, contacte a família antes de tomar uma decisão.

Em Documentos, toque em Ver para abrir o ficheiro enviado num novo separador. Precisa de ligação para o voltar a carregar depois de fechar esse separador. Guardá-lo em Ficheiros ou descarregá-lo conserva uma cópia no dispositivo, que não é eliminada quando termina sessão.

Se o formulário os solicitava, aparecem aqui o Número do cartão de saúde e o nome, a relação e o telefone do Contacto secundário. Estes dados são guardados cifrados e excluídos das exportações predefinidas; para os incluir, é necessário selecionar a opção de dados sensíveis.

Ao aprovar e criar fichas novas, o cartão de saúde fica na secção de saúde da ficha do atleta, depois de tocar em Mostrar. O contacto secundário pode ser consultado na ficha do tutor e na secção de tutores do atleta. Se forem reutilizadas fichas existentes, os respetivos dados não são substituídos: consulte os dados novos no pedido recebido. O contacto secundário não cria outro tutor, utilizador nem pagador.

Quando a matrícula aparece como Falhada, o pedido apresenta um aviso destacado na parte superior: esse valor não foi recebido na conta do clube.

4. Aprove e atribua a atividade

Selecione Aprovar inscrição, escolha uma equipa da época ativa e o respetivo plano de quota. Reveja a primeira cobrança, qualquer desconto e a mensagem para o tutor antes de confirmar. Se a equipa estiver completa, consulte o aviso e decida com conhecimento de causa se deve continuar ou utilizar a lista de espera. Numa renovação, o resumo pode informar sobre o fecho de inscrições anteriores antes de abrir a ficha.

Se a matrícula ainda não tiver sido cobrada, a aprovação fica bloqueada: aprovar não cobra esse valor. Peça à família que repita a inscrição com outro cartão ou cobre o valor por outra via. Se já tiver recebido o valor fora da plataforma (por transferência ou numerário), confirme o aviso para continuar; a decisão fica registada no histórico de atividade e nas notas internas da inscrição.

5. Recuse ou gira a lista de espera

Se não puder aceitar o pedido, abra Recusar e registe um motivo claro. Se aplicável, selecione Adicionar à lista de espera; sem esta opção, o pedido fica em Recusadas. Reveja a mensagem e a disponibilidade da notificação indicada no ecrã, sem presumir que foi enviado um email.

6. Trate de cancelamentos e reembolsos

As famílias podem pedir o cancelamento de uma inscrição. Em Pedidos de cancelamento, reveja o contexto e utilize Aprovar cancelamento ou Recusar. Confirme a data de efeito antes de resolver o pedido.

Ao aprovar o pedido, em Processar pedido de saída pode escrever a quem o enviou no campo opcional Mensagem para, seguido do respetivo nome. A mensagem abre uma conversa em Mensagens: a família recebe-a na app com um aviso por email e uma notificação, e pode responder mesmo depois da saída. O email apenas avisa; o texto lê-se na app. As Notas internas só são visíveis para o clube.

O cancelamento e o reembolso são analisados separadamente. Se o pedido incluir um pagamento cobrado, Reembolsar abre uma confirmação. Verifique primeiro se o reembolso é aplicável de acordo com as condições do clube; aprovar o cancelamento, por si só, não reembolsa esse pagamento.

Se algo não correr bem

• Não há uma equipa ou quota para escolher: crie-as ou ative-as antes de aprovar.
• A ficha parece duplicada: compare o documento e os dados de contacto antes de criar uma nova pessoa.
• Um documento não abre: verifique as permissões e volte a gerar o acesso a partir do pedido.
• O reembolso falha: reveja o método e o estado original do pagamento; algumas operações exigem um tratamento diferente.
• Não consegue aprovar por causa da matrícula: verifique o estado do pagamento no pedido. Se a família voltou a preencher o formulário e pagou, aprove esse segundo pedido e recuse o que corresponde ao pagamento falhado.
• Um pedido desapareceu da caixa de entrada: os pedidos abandonados são eliminados 7 dias depois de serem marcados; peça à família que volte a enviar o formulário.
• Ao descartar aparece um aviso da Stripe: o pagamento da matrícula já foi cobrado, está a ser processado ou não foi possível verificá-lo, ou não foi possível retirar o cartão. Se a família acabou de pagar, aguarde alguns minutos: o pedido passará para Pendentes. Se sabe que a inscrição não vai ser concluída, toque em Continuar mesmo assim.
• Não é possível descartar nem com Continuar mesmo assim: não foi possível eliminar os documentos anexados. Tente novamente dentro de alguns minutos.
• Não aparece o botão Avisar: a família já concluiu outro pedido, a inscrição não tem email de contacto ou já a avisou nas últimas 24 horas. Se o formulário estiver arquivado ou em pausa, o aviso não é enviado: publique-o novamente primeiro.

Próximo passo

Se ainda não tiver o formulário, consulte Crie e publique o seu primeiro formulário. Para atribuir quotas depois da admissão, continue com Atribua uma quota a vários atletas.