Revisa y aprueba las inscripciones recibidas

La bandeja de inscripciones reúne las solicitudes enviadas desde los formularios públicos. Aprobar una solicitud puede crear o vincular personas, asignar equipo, aplicar una cuota y conservar la información aportada durante el proceso.

Antes de empezar

Configura primero la temporada, los equipos y los planes de cuota que utilizarás. Decide también los criterios de admisión y lista de espera. Revisa únicamente la documentación necesaria y limita su acceso al personal autorizado.

Paso a paso

1. Abre la bandeja y elige un estado

Entra en Inscripciones. Utiliza las pestañas para revisar pendientes, aprobadas, rechazadas, lista de espera, sin finalizar o todas. Los contadores se calculan para el club completo y ayudan a priorizar. El número junto a Inscripciones en el menú lateral suma las solicitudes pendientes de revisar y las solicitudes de baja pendientes.

Para localizar una solicitud concreta, escribe en el buscador de la bandeja el nombre o apellidos del deportista o tutor, el email de contacto o el nombre del formulario. Puedes escribir varias palabras en cualquier orden y omitir las tildes. La búsqueda se aplica a todas las inscripciones del estado elegido, también a las que todavía no has cargado en pantalla.

Combina la búsqueda con Todos los formularios para elegir el formulario de origen, por ejemplo escuela o competición. El selector incluye formularios archivados que tengan solicitudes visibles. Los filtros se mantienen al cambiar de estado o pulsar Cargar más. Limpiar filtros borra el texto y el formulario seleccionado, y mantiene el estado. Los contadores de las pestañas siguen mostrando el total del club.

También puedes usar el buscador de la barra superior, desde dos caracteres: la sección Inscripciones muestra el nombre, el formulario y el estado. Pulsa el resultado para abrir directamente la solicitud, incluso si aún no se ha aprobado ni existe una ficha de deportista. Ambos buscadores solo muestran solicitudes del club actual y están disponibles sin restricciones por país.

Si el formulario exige pagar una matrícula, iniciar el pago todavía no deja la solicitud lista para revisar. Mientras el pago siga pendiente de confirmación, el borrador no aparece en las pestañas de revisión de Inscripciones, en la búsqueda global, en Actividad reciente del inicio ni en el historial de actividad. Cuando se confirma el pago, la solicitud se muestra con su estado de revisión. Los formularios sin matrícula aparecen al enviar la solicitud. Si pasan 30 minutos sin que se confirme el pago, el borrador aparece en la pestaña Sin finalizar (consulta el paso 2).

Si la tarjeta de la familia se rechaza, la solicitud sí aparece en la bandeja marcada con Pago fallido, para que puedas contactar con la familia. La familia no llega a completar el envío: se queda en la pantalla de pago con la opción de reintentar.

Un borrador sin terminar se marca como Abandonada automáticamente en dos casos: la familia inicia el pago con tarjeta y no lo completa en 24 horas, o el pago figura como Pago fallido y no se reintenta en 7 días. Una solicitud ya enviada que espera tu revisión nunca se marca como abandonada, por mucho tiempo que pase.

Una solicitud abandonada se borra definitivamente 7 días después de marcarse así: se eliminan sus documentos adjuntos, se desvincula la tarjeta capturada y desaparece de la bandeja, de las exportaciones y de la página de seguimiento de la familia. Hasta entonces puedes exportarla con el filtro de estado Abandonadas. Las solicitudes con un pago cobrado o devuelto, con factura o ya aprobadas nunca se borran por esta regla. Si quieres conservar una solicitud con Pago fallido, contacta con la familia durante esa semana o resuélvela (apruébala o recházala) antes de que se marque como abandonada.

2. Avisa a las familias que no terminaron

La pestaña Sin finalizar muestra a las familias que empezaron un formulario con matrícula y no completaron el pago: las que llevan más de 30 minutos con el pago pendiente (En curso) y las ya marcadas como Abandonada, incluidas las de Pago fallido. Cada fila muestra el formulario, el importe de la matrícula, el nombre, email y teléfono de contacto, y cuándo empezó la inscripción. Pulsa el email o el teléfono para escribir o llamar desde tu dispositivo.

Pulsa Avisar en la fila, o Avisar a la familia dentro de la solicitud, para enviar un email al contacto de la inscripción. El asunto y el mensaje llegan rellenados con los nombres y puedes editarlos antes de pulsar Enviar aviso. El email sale con el nombre del club y añade el botón Completar la inscripción, que abre el formulario: la familia tiene que rellenarlo de nuevo, porque el borrador no se recupera. Solo puedes avisar mientras el formulario siga publicado y la inscripción tenga email de contacto. Después de un aviso, la fila indica Avisada y cuándo; puedes volver a avisar pasadas 24 horas. Esta acción la tiene el perfil de administración del club.

Si la misma familia (identificada por el email de contacto) envió después otra solicitud en el mismo formulario, la fila muestra Completó después y no ofrece el aviso: revisa esa otra solicitud en su pestaña. Una inscripción sin finalizar todavía no se puede aprobar ni rechazar. Desaparece de la pestaña cuando se confirma el pago o cuando se borra, 7 días después de marcarse como abandonada.

Para borrarla antes, pulsa el icono de papelera de la fila, o Descartar dentro de la solicitud, y confirma con Descartar inscripción. Se elimina definitivamente, con sus documentos adjuntos y la tarjeta que la familia hubiera guardado, y no se puede deshacer. Si la familia tenía un pago de matrícula a medias, se cancela antes de borrar: si estaba pagando en ese momento, el pago no se completará. Si Stripe no permite confirmar que el pago está cerrado (porque ya se ha cobrado, se está procesando o no responde) o no se puede retirar la tarjeta guardada, la pantalla te avisa antes de borrar. Puedes cancelar o pulsar Continuar de todas formas: la inscripción se borra igualmente y el identificador del pago queda anotado en la actividad del club para que lo revises en Stripe. Si la matrícula estaba cobrada, el dinero queda en la cuenta del club sin inscripción y tendrás que devolverlo desde Stripe. El descarte queda en la actividad del club como Inscripción sin finalizar descartada, con el nombre del formulario y sin datos de la familia. Úsalo, por ejemplo, para retirar los intentos repetidos de una familia que Completó después.

3. Revisa datos, consentimientos y pago

Abre una solicitud y comprueba los datos del deportista y tutor, las respuestas personalizadas, documentos, consentimientos y estado del pago. Si falta información esencial, contacta con la familia antes de decidir.

En Documentos, pulsa Ver para abrir el archivo aportado en una pestaña nueva. Necesitas conexión para cargarlo de nuevo después de cerrar esa pestaña. Guardarlo expresamente en Archivos o descargarlo conserva una copia en tu dispositivo, que no se elimina al cerrar sesión.

Si el formulario los solicitaba, aquí aparecen Número de tarjeta sanitaria y el nombre, relación y teléfono del Contacto secundario. Estos datos se guardan cifrados y se excluyen de las exportaciones predeterminadas; incluirlos exige seleccionar la opción de datos sensibles.

Al aprobar y crear fichas nuevas, la tarjeta sanitaria queda en la sección de salud de la ficha del deportista, tras pulsar Mostrar. El contacto secundario se puede consultar en la ficha del tutor y en el apartado de tutores del deportista. Si se reutilizan fichas existentes, sus datos no se sobrescriben: consulta los datos nuevos en la solicitud recibida. El contacto secundario no crea otro tutor, usuario ni pagador.

Cuando la matrícula figura como Fallido, la solicitud muestra un aviso destacado en la parte superior: ese importe no ha entrado en la cuenta del club.

4. Aprueba y asigna la actividad

Selecciona Aprobar inscripción, elige un equipo de la temporada activa y su plan de cuota. Revisa el primer cobro, cualquier descuento y el mensaje para el tutor antes de confirmar. Si el equipo está completo, revisa la advertencia y decide conscientemente si corresponde continuar o utilizar la lista de espera. En una renovación, el resumen puede informar del cierre de inscripciones anteriores antes de ir a la ficha.

Con la matrícula sin cobrar, la aprobación queda bloqueada: aprobar no cobra ese importe. Pide a la familia que repita la inscripción con otra tarjeta o cóbrala por otra vía. Si ya la has cobrado fuera de la plataforma (transferencia o efectivo), confirma el aviso para continuar; la decisión queda registrada en el historial de actividad y en las notas internas de la inscripción.

5. Rechaza o gestiona la espera

Si no puedes admitir la solicitud, abre Rechazar y registra un motivo claro. Marca Añadir a lista de espera si corresponde; sin esa opción, la solicitud queda en Rechazadas. Revisa el mensaje y la disponibilidad de la notificación que indica la pantalla, sin dar por supuesto que se ha enviado un correo.

6. Resuelve cancelaciones y devoluciones

Las familias pueden solicitar la baja de una inscripción. En Solicitudes de baja, revisa el contexto y usa Aprobar baja o Rechazar. Comprueba la fecha de efecto antes de resolverla.

Al aprobarla, en Tramitar solicitud de baja puedes escribir a quien la pidió en el campo opcional Mensaje para, seguido de su nombre. El mensaje abre una conversación en Mensajes: la familia lo recibe en su app con un aviso por email y una notificación, y puede responderte aunque ya esté de baja. El email solo avisa; el texto se lee en la app. Las Notas internas solo las ve el club.

La baja y la devolución se revisan por separado. Si la solicitud tiene un pago cobrado, Reembolsar abre una confirmación. Comprueba primero si corresponde devolverlo según las condiciones del club; aprobar una baja no equivale por sí solo a reembolsar ese pago.

Si algo no sale bien

• No hay equipo o cuota para elegir: créalos o actívalos antes de aprobar.
• La ficha parece duplicada: compara documento y datos de contacto antes de crear una persona nueva.
• Un documento no se abre: comprueba permisos y vuelve a generar el acceso desde la solicitud.
• La devolución falla: revisa el método y estado original del pago; algunos movimientos requieren un tratamiento diferente.
• No puedes aprobar por la matrícula: comprueba el estado del pago en la solicitud. Si la familia repitió el formulario y pagó, aprueba esa segunda solicitud y rechaza la del pago fallido.
• Una inscripción ha desaparecido de la bandeja: las solicitudes abandonadas se borran 7 días después de marcarse así; pide a la familia que vuelva a enviar el formulario.
• Al descartar aparece un aviso de Stripe: el pago de la matrícula ya se ha cobrado, se está procesando o no se pudo comprobar, o no se pudo retirar la tarjeta. Si la familia acaba de pagar, espera unos minutos: la solicitud pasará a Pendientes. Si sabes que la inscripción está muerta, pulsa Continuar de todas formas.
• No se puede descartar ni con Continuar de todas formas: no se pudieron borrar los documentos adjuntos. Vuelve a intentarlo en unos minutos.
• No aparece el botón Avisar: la familia ya completó otra solicitud, la inscripción no tiene email de contacto o ya la avisaste en las últimas 24 horas. Si el formulario está archivado o en pausa, el aviso no se envía: publícalo de nuevo primero.

Siguiente paso

Si aún no tienes el formulario, consulta Crea y publica tu primer formulario. Para aplicar cuotas después de la admisión, continúa con Asigna una cuota a varios deportistas.