Examinez et approuvez les inscriptions reçues

La boîte de réception des inscriptions regroupe les demandes envoyées depuis les formulaires publics. L’approbation d’une demande peut créer ou associer des personnes, attribuer une équipe, appliquer une cotisation et conserver les informations fournies pendant la procédure.

Avant de commencer

Configurez d’abord la saison, les équipes et les forfaits de cotisation à utiliser. Définissez également les critères d’admission et de liste d’attente. Consultez uniquement les documents nécessaires et limitez leur accès au personnel autorisé.

Étapes à suivre

1. Ouvrez la boîte de réception et choisissez un état

Ouvrez Inscriptions. Utilisez les onglets pour consulter les demandes en attente, approuvées, refusées, sur liste d’attente, inachevées ou toutes les demandes. Les compteurs sont calculés pour l’ensemble du club et vous aident à définir les priorités. Le nombre affiché à côté d’Inscriptions dans le menu latéral additionne les demandes à examiner et les demandes de désinscription en attente.

Pour trouver une demande, saisissez dans la recherche le prénom ou le nom de l’athlète ou du tuteur, l’adresse e-mail de contact ou le nom du formulaire. Vous pouvez saisir plusieurs mots dans n’importe quel ordre et omettre les accents. La recherche s’applique à toutes les inscriptions correspondant à l’état choisi, y compris celles qui ne sont pas encore chargées à l’écran.

Combinez la recherche avec Tous les formulaires pour sélectionner le formulaire d’origine, par exemple celui de l’école ou de la compétition. Le sélecteur inclut les formulaires archivés dont les demandes sont visibles. Les filtres sont conservés lorsque vous changez d’état ou cliquez sur Charger plus. Effacer les filtres supprime le texte et le formulaire sélectionné, mais conserve l’état. Les compteurs des onglets continuent d’indiquer le total du club.

Vous pouvez également utiliser la recherche de la barre supérieure à partir de deux caractères : la section Inscriptions affiche le nom, le formulaire et l’état. Cliquez sur un résultat pour ouvrir directement la demande, même si elle n’a pas été approuvée ou qu’aucune fiche d’athlète n’existe encore. Les deux moteurs de recherche n’affichent que les demandes du club actif et sont disponibles sans restriction par pays.

Si le formulaire exige le paiement de frais d’inscription, le lancement du paiement ne rend pas encore la demande consultable. Tant que le paiement n’est pas confirmé, le brouillon n’apparaît ni dans les onglets de révision d’Inscriptions, ni dans la recherche générale, ni dans Activité récente de l’accueil, ni dans l’historique d’activité. Après confirmation, la demande apparaît avec son état de révision. Les formulaires sans frais sont visibles dès l’envoi de la demande. Si le paiement n’est toujours pas confirmé au bout de 30 minutes, le brouillon apparaît dans l’onglet Inachevées (voir l’étape 2).

Si la carte de la famille est refusée, la demande apparaît dans la boîte de réception avec l’état Paiement refusé, afin que vous puissiez contacter la famille. Celle-ci ne termine pas l’envoi : elle reste sur l’écran de paiement, où elle peut réessayer.

Un brouillon inachevé est marqué Abandonnée automatiquement dans deux cas : la famille lance un paiement par carte et ne le termine pas dans les 24 heures, ou le paiement apparaît comme Paiement refusé et n’est pas retenté dans les 7 jours. Une demande déjà envoyée qui attend votre examen n’est jamais marquée comme abandonnée, quel que soit le temps écoulé.

Une demande abandonnée est supprimée définitivement 7 jours après avoir été marquée : ses documents joints sont effacés, la carte enregistrée est détachée et la demande disparaît de la boîte de réception, des exportations et de la page de suivi de la famille. Jusque-là, vous pouvez l’exporter avec le filtre d’état Abandonnées. Les demandes avec un paiement encaissé ou remboursé, avec une facture ou déjà approuvées ne sont jamais supprimées par cette règle. Si vous souhaitez conserver une demande avec Paiement refusé, contactez la famille pendant cette semaine ou traitez-la (approuvez-la ou refusez-la) avant qu’elle ne soit marquée comme abandonnée.

2. Relancez les familles qui n’ont pas terminé

L’onglet Inachevées affiche les familles qui ont commencé un formulaire avec frais d’inscription sans terminer le paiement : celles dont le paiement est en attente depuis plus de 30 minutes (En cours) et celles déjà marquées Abandonnée, y compris celles avec Paiement refusé. Chaque ligne indique le formulaire, le montant des frais d’inscription, le nom, l’e-mail et le téléphone du contact, ainsi que le moment où l’inscription a commencé. Cliquez sur l’e-mail ou le téléphone pour écrire ou appeler depuis votre appareil.

Cliquez sur Relancer dans la ligne, ou sur Relancer la famille dans la demande, pour envoyer un e-mail au contact de l’inscription. L’objet et le message sont préremplis avec les noms et vous pouvez les modifier avant de cliquer sur Envoyer la relance. L’e-mail part au nom du club et ajoute le bouton Terminer l’inscription, qui ouvre le formulaire : la famille doit le remplir à nouveau, car le brouillon n’est pas récupéré. Vous ne pouvez relancer que tant que le formulaire reste publié et que l’inscription a un e-mail de contact. Après une relance, la ligne indique Relancée et quand ; vous pouvez relancer à nouveau au bout de 24 heures. Cette action est réservée au profil d’administration du club.

Si la même famille (identifiée par l’e-mail de contact) a ensuite envoyé une autre demande dans le même formulaire, la ligne indique Terminée plus tard et ne propose pas la relance : examinez cette autre demande dans son onglet. Une inscription inachevée ne peut pas encore être approuvée ni refusée. Elle disparaît de l’onglet lorsque le paiement est confirmé ou lorsqu’elle est supprimée, 7 jours après avoir été marquée comme abandonnée.

Pour la supprimer plus tôt, cliquez sur l’icône de corbeille de la ligne, ou sur Écarter dans la demande, puis confirmez avec Écarter l’inscription. Elle est supprimée définitivement, avec ses documents joints et la carte que la famille aurait enregistrée, et l’opération est irréversible. Si la famille avait un paiement des frais d’inscription en cours, il est annulé avant la suppression : si elle était en train de payer à ce moment-là, le paiement n’aboutira pas. Si Stripe ne permet pas de confirmer que le paiement est clos (parce qu’il a déjà été encaissé, qu’il est en cours de traitement ou que Stripe ne répond pas) ou si la carte enregistrée ne peut pas être retirée, l’écran vous prévient avant la suppression. Vous pouvez annuler ou cliquer sur Continuer quand même : l’inscription est quand même supprimée et l’identifiant du paiement est noté dans l’activité du club pour que vous puissiez le vérifier dans Stripe. Si les frais d’inscription avaient été encaissés, l’argent reste sur le compte du club sans inscription et vous devrez le rembourser depuis Stripe. L’opération est enregistrée dans l’activité du club sous Inscription inachevée écartée, avec le nom du formulaire et sans données de la famille. Utilisez-la, par exemple, pour retirer les tentatives répétées d’une famille marquée Terminée plus tard.

3. Vérifiez les données, consentements et paiements

Ouvrez une demande et vérifiez les données de l’athlète et du tuteur, les réponses personnalisées, les documents, les consentements et l’état du paiement. S’il manque des informations essentielles, contactez la famille avant de prendre une décision.

Dans Documents, cliquez sur Voir pour ouvrir le fichier transmis dans un nouvel onglet. Une connexion est nécessaire pour le charger de nouveau après avoir fermé cet onglet. Si vous l’enregistrez explicitement dans Fichiers ou le téléchargez, une copie reste sur votre appareil et n’est pas supprimée à la déconnexion.

Si le formulaire les demandait, vous trouverez ici le Numéro de carte de santé ainsi que le nom, le lien familial et le téléphone du Contact secondaire. Ces données sont enregistrées sous forme chiffrée et exclues des exports par défaut ; leur inclusion nécessite de sélectionner l’option de données sensibles.

Lorsque vous approuvez la demande et créez de nouvelles fiches, la carte de santé figure dans la section santé de la fiche de l’athlète après avoir cliqué sur Afficher. Le contact secondaire est consultable dans la fiche du tuteur et dans la section des tuteurs de l’athlète. Si des fiches existantes sont réutilisées, leurs données ne sont pas écrasées : consultez les nouvelles données dans la demande reçue. Le contact secondaire ne crée pas de tuteur, d’utilisateur ou de payeur supplémentaire.

Lorsque les frais d’inscription sont indiqués comme Échec, un avis bien visible apparaît en haut de la demande : ce montant n’a pas été reçu sur le compte du club.

4. Approuvez la demande et attribuez l’activité

Sélectionnez Approuver l’inscription, puis choisissez une équipe de la saison active et son forfait de cotisation. Vérifiez le premier paiement, les éventuelles réductions et le message destiné au tuteur avant de confirmer. Si l’équipe est complète, lisez l’avertissement et décidez en connaissance de cause s’il faut continuer ou utiliser la liste d’attente. Lors d’un renouvellement, le récapitulatif peut signaler la clôture d’inscriptions antérieures avant l’accès à la fiche.

Si les frais d’inscription ne sont pas payés, l’approbation est bloquée : approuver ne permet pas de les facturer. Demandez à la famille de renouveler l’inscription avec une autre carte ou de payer par un autre moyen. Si vous avez déjà encaissé le montant en dehors de la plateforme (virement ou espèces), confirmez l’avis pour continuer ; la décision est consignée dans l’historique d’activité et dans les notes internes de l’inscription.

5. Refusez ou gérez la liste d’attente

Si vous ne pouvez pas accepter la demande, ouvrez Refuser et indiquez un motif clair. Cochez Ajouter à la liste d’attente si nécessaire ; sinon, la demande passe dans Refusées. Vérifiez le message et la disponibilité de la notification indiquée à l’écran, sans supposer qu’un e-mail a été envoyé.

6. Traitez les annulations et les remboursements

Les familles peuvent demander l’annulation d’une inscription. Dans Demandes d’annulation, vérifiez le contexte et choisissez Approuver l’annulation ou Refuser. Vérifiez la date de prise d’effet avant de traiter la demande.

Lorsque vous l’approuvez, Traiter la demande de départ vous permet d’écrire à la personne qui l’a envoyée dans le champ facultatif Message pour, suivi de son nom. Le message ouvre une conversation dans Messages : la famille le reçoit dans son app avec une alerte par e-mail et une notification, et peut vous répondre même après le départ. L’e-mail se contente de prévenir ; le texte se lit dans l’app. Seul le club voit les Notes internes.

L’annulation et le remboursement sont traités séparément. Si la demande comprend un paiement encaissé, Rembourser ouvre une confirmation. Vérifiez d’abord si un remboursement est dû selon les conditions du club ; l’approbation d’une annulation ne signifie pas à elle seule que le paiement sera remboursé.

En cas de problème

• Aucune équipe ou cotisation n’est proposée : créez-les ou activez-les avant l’approbation.
• La fiche semble être un doublon : comparez le document et les coordonnées avant de créer une nouvelle personne.
• Un document ne s’ouvre pas : vérifiez les autorisations et régénérez l’accès depuis la demande.
• Le remboursement échoue : vérifiez le moyen et l’état du paiement d’origine ; certains mouvements nécessitent un traitement différent.
• Vous ne pouvez pas approuver à cause des frais d’inscription : vérifiez l’état du paiement dans la demande. Si la famille a renvoyé le formulaire et payé, approuvez cette seconde demande et refusez celle dont le paiement a échoué.
• Une demande a disparu de la boîte de réception : les demandes abandonnées sont supprimées 7 jours après avoir été marquées ; demandez à la famille de renvoyer le formulaire.
• Un avertissement de Stripe s’affiche quand vous écartez une inscription : les frais d’inscription ont déjà été encaissés, le paiement est en cours de traitement ou n’a pas pu être vérifié, ou la carte n’a pas pu être retirée. Si la famille vient de payer, attendez quelques minutes : la demande passera dans En attente. Si vous savez que l’inscription ne sera pas finalisée, cliquez sur Continuer quand même.
• Impossible d’écarter l’inscription, même avec Continuer quand même : les documents joints n’ont pas pu être supprimés. Réessayez dans quelques minutes.
• Le bouton Relancer n’apparaît pas : la famille a déjà terminé une autre demande, l’inscription n’a pas d’e-mail de contact ou vous l’avez déjà relancée au cours des dernières 24 heures. Si le formulaire est archivé ou en pause, la relance n’est pas envoyée : publiez-le d’abord à nouveau.

Étape suivante

Si vous n’avez pas encore de formulaire, consultez Créez et publiez votre premier formulaire. Pour attribuer des cotisations après l’admission, poursuivez avec Attribuez une cotisation à plusieurs athlètes.