Organisez le calendrier des entraînements

Le calendrier du club est établi à partir de la saison et des horaires définis pour chaque équipe. Les modifications apportées à une date précise sont des exceptions : elles ne modifient pas automatiquement les autres séances récurrentes.

Avant de commencer

Vérifiez qu’une saison est active et que chaque équipe dispose d’au moins un horaire. Pour modifier toutes les semaines, modifiez l’horaire de l’équipe ; utilisez le calendrier pour les changements ponctuels, les jours fériés ou les séances supplémentaires.

Ce qui se passe lorsque vous appuyez sur un jour ou une séance dépend de l’espace d’entraînement, disponible dans tous les clubs sauf si Clybo’ le désactive temporairement ou pour un club précis. Sans lui, tout fonctionne comme d’habitude : appuyer sur une séance ouvre sa gestion. Avec lui, appuyer sur un jour ou une séance ouvre Préparer l’entraînement, et l’horaire de chaque séance se gère depuis son bouton ⋯.

La vidéo de ce guide montre le calendrier sans l’espace d’entraînement activé : c’est pourquoi, en appuyant sur une séance, sa gestion s’ouvre directement.

Étapes à suivre

1. Sélectionnez la saison et l’affichage

Ouvrez Calendrier, choisissez la saison et passez de Mois à Semaine ou Agenda. Sur mobile, vous trouverez un mini-calendrier et l’agenda du jour afin d’éviter une grille trop étroite.

2. Repérez une séance

Cherchez la séance le jour concerné. Vérifiez l’équipe, la date et l’heure avant d’agir. La couleur de l’équipe et la légende permettent de distinguer les calendriers comportant de nombreuses activités. Sans l’espace d’entraînement, appuyez sur la séance pour ouvrir Gérer l’entraînement.

Avec l’espace d’entraînement activé :

• Appuyez sur la carte d’une séance pour ouvrir Préparer l’entraînement de ce jour, avec la séance mise en évidence. Pour une séance déplacée, appuyer sur sa date d’origine ouvre la préparation du jour de destination.
• Appuyez sur le jour pour préparer toutes ses séances : dans Mois, le numéro du jour ou l’espace libre de la case ; dans Semaine, l’en-tête du jour ; dans Agenda, la date. Sur mobile, utilisez le bouton Préparer à côté du jour sélectionné.
• Revenez avec le fil d’Ariane Calendrier pour retrouver le mois, l’affichage et la saison dans lesquels vous étiez.

Les étapes de la préparation sont expliquées dans Préparez l’entraînement du jour et utilisez les modèles.

3. Gérez une exception

Sans l’espace d’entraînement, faites-le depuis le détail de la séance. Lorsqu’il est activé, appuyez sur le bouton ⋯ à côté de la séance et choisissez Déplacer à une autre date, Changer l’horaire ou Annuler la séance : Gérer l’entraînement s’ouvre directement sur cette action. Si la séance est passée, annulée, supplémentaire ou a déjà fait l’objet d’une modification, le menu ne propose que Voir le détail, d’où vous pouvez la consulter et, le cas échéant, annuler la modification.

Indiquez un motif clair et choisissez si une notification doit être envoyée. La modification concerne uniquement l’occurrence sélectionnée. Les séances passées ne sont pas modifiées et les fermetures se gèrent dans Jours fériés.

4. Changez qui assure une séance

Utilisez Personnel de la séance pour un remplacement ponctuel, ou pour retirer ou ajouter quelqu’un sur une seule séance. L’horaire de chaque entraîneuse dans l’équipe ne change pas : une fois cette date passée, tout redevient comme avant.

Sans l’espace d’entraînement, appuyez sur la séance puis, dans Gérer l’entraînement, appuyez sur Personnel de la séance. Lorsqu’il est activé, appuyez sur le bouton ⋯ de la séance et choisissez Personnel de la séance. Cette option est disponible pour les séances programmées et supplémentaires, y compris les séances passées.

La fenêtre indique qui assure la séance selon son horaire, avec sa partie si la personne ne la couvre pas en entier. Depuis chaque ligne, vous pouvez :

• Remplacer : choisissez une autre personne du club. Par défaut, elle couvre la même partie que la personne qu’elle remplace ; vous pouvez aussi choisir Toute la séance ou Une partie et indiquer De et À dans l’horaire de la séance. La personne remplacée apparaît barrée avec Remplacée par et le nom.
• Retirer de cette séance : lorsque personne ne la remplace. Remettre annule la modification.
• Ajouter quelqu’un : ajoute une autre personne uniquement pour cette séance, en entier ou pour une partie.

Si vous choisissez quelqu’un qui ne fait pas partie de l’équipe, vous verrez Ne fait pas partie de l’équipe : pourra ouvrir uniquement cette séance, jusqu’à 7 jours après. Cette personne voit la séance dans son application staff, fait l’appel et écrit des notes de séance, mais ne voit ni le reste de l’équipe, ni leurs fiches, ni leurs messages. L’accès se termine tout seul, ou plus tôt si vous annulez la modification ou la séance.

Appuyez sur Enregistrer. Pour les séances à venir, les personnes qui entrent ou sortent reçoivent un avis dans l’application staff et vous pouvez cocher Prévenir les familles avec un message. Pour les séances passées, aucun avis n’est envoyé : cela sert à corriger qui l’a assurée et à faire concorder ses heures prévues dans le registre horaire. Les séances modifiées affichent une icône de personnel dans le calendrier.

5. Ajoutez une séance supplémentaire

Ouvrez Ajouter → Ajouter une séance lorsque l’entraînement ne fait pas partie de l’horaire habituel. Sélectionnez l’équipe, la date, l’heure et le motif. Sous Qui l’assure ?, vous verrez qui l’assure toujours parce qu’il a tout l’horaire, et vous pourrez cocher d’autres personnes du club. La séance supplémentaire apparaîtra avec les autres activités du club.

Pour retirer une séance supplémentaire, ouvrez son détail et appuyez sur Supprimer cette séance. Si elle avait déjà un plan d’entraînement, l’avertissement Plans d’entraînement concernés s’affiche d’abord. Lorsqu’il reste ce jour-là une seule séance du même groupe sans plan, l’option Le déplacer vers la séance de cette heure est proposée, cochée par défaut. Appuyez sur Retirer la séance supplémentaire pour confirmer ou sur Retour pour ne rien faire. Si vous ne le déplacez pas, le plan reste Sans séance dans la préparation de ce jour. Il n’est jamais supprimé. Si la séance supplémentaire avait des changements de personnel, l’avertissement indique aussi combien cesseront de s’appliquer, par exemple « 1 changement de personnel d’une séance précise cessera de s’appliquer. » Si elle n’avait pas de plan, seule cette ligne apparaît, sous le titre Changements de personnel concernés. Cela n’empêche pas de la retirer.

Le même avertissement apparaît lorsque vous enregistrez dans Équipes une modification de l’horaire habituel qui laisse des plans sans leur séance. Il indique combien de plans sont concernés et se confirme avec Enregistrer l’horaire. Il signale aussi, sans bloquer la modification, les changements de personnel de séances précises qui cesseront de s’appliquer parce que leur séance disparaît de l’horaire.

6. Configurez les fermetures et les jours fériés

Dans Plus d’actions, ouvrez Jours fériés pour accéder à Jours fériés et fermetures. Ajoutez les dates sans activité du club et vérifiez leur effet sur les séances prévues de toutes les équipes.

En cas de problème

• Le calendrier est vide : vérifiez la saison sélectionnée et les horaires de l’équipe.
• Vous devez modifier toutes les semaines : modifiez l’équipe ; une exception du calendrier ne change qu’une seule date.
• Une personne ne peut pas modifier : le personnel sans autorisations administratives peut disposer d’un accès en consultation.
• La modification n’apparaît pas : actualisez l’affichage et vérifiez que vous consultez toujours la bonne saison et le bon mois.
• Appuyer sur une séance ouvre la préparation : votre club a activé l’espace d’entraînement. Pour déplacer une séance, changer son heure ou l’annuler, utilisez son bouton ⋯.
• Le menu ⋯ ne propose que Voir le détail : la séance est passée, annulée, supplémentaire ou a déjà fait l’objet d’une modification. Personnel de la séance reste disponible, sauf pour les séances annulées ou déplacées.
• Personne n’assure cette séance apparaît : vous avez retiré toutes les personnes. Vous pouvez enregistrer quand même ou ajouter quelqu’un.
• Sans effet apparaît : une partie attribuée ne tombe plus dans la séance, par exemple après un changement d’heure. Elle est supprimée à l’enregistrement ; ajoutez de nouveau la personne si elle doit rester.

Étape suivante

Pour définir des horaires récurrents, consultez Gérez la composition, les horaires et les entraîneurs d’une équipe. Pour planifier les blocs de chaque séance, suivez Préparez l’entraînement du jour et utilisez les modèles. Les compétitions et les convocations sont expliquées dans Créez un événement et gérez les convocations.