Gérer l’effectif, les horaires et les entraîneurs d’une équipe

Chaque équipe appartient à une saison et regroupe son activité, son effectif, son équipe technique et ses horaires. Les horaires alimentent le calendrier ; la cotisation suggérée facilite les inscriptions ultérieures, mais ne remplace pas une attribution de cotisation confirmée.

Avant de commencer

Créez la saison et vérifiez que les sportifs et les entraîneurs sont actifs. Déterminez la capacité réelle, les horaires hebdomadaires et la personne qui doit être désignée comme entraîneur principal.

Étape par étape

1. Ouvrez ou modifiez l’équipe

Dans Équipes, sélectionnez la saison et ouvrez la fiche concernée. Vérifiez le nom, la catégorie, l’état, la couleur et la capacité. Vous pouvez utiliser l’une des couleurs proposées ou choisir une couleur personnalisée avec +. Les équipes archivées conservent leur historique, mais limitent les nouvelles opérations.

2. Gérez l’effectif

L’onglet Effectif rassemble les sportifs. Ouvrez Autres actions → Ajouter un sportif, recherchez la personne par son nom et son prénom et vérifiez les places disponibles avant de confirmer. Les sélecteurs de sportifs et d’entraîneurs acceptent le nom complet, le nom avant le prénom et une recherche sans accents ; fernandez trouve Fernández. Triez le tableau depuis ses en-têtes — ou depuis le menu de tri sur mobile — pour vérifier les noms, l’âge, l’année de naissance et les licences sportives. Les photos n’apparaissent que lorsqu’une autorisation interne en vigueur existe.

Changer une sportive d’équipe

Ouvrez la fiche de la sportive, accédez à Équipes et appuyez sur Changer d’équipe à côté de l’équipe actuelle. Choisissez l’Équipe de destination et décidez quoi faire de la Cotisation :

• Transférer la cotisation vers… (option par défaut si l’équipe de destination a une cotisation suggérée) : clôture la cotisation de l’équipe actuelle et crée celle de la nouvelle équipe en conservant les payeurs, le moyen de paiement (y compris le prélèvement bancaire), le jour de paiement et la réduction. Le mois en cours est facturé selon la cotisation actuelle et la nouvelle commence le mois suivant, sans paiement en double.
• Clôturer la cotisation de l’équipe actuelle : cette option apparaît si l’équipe de destination n’a pas de cotisation suggérée. La cotisation actuelle cesse d’être facturée à partir du mois suivant.
• Changer uniquement d’équipe : déplace la sportive sans modifier sa cotisation.

Si l’un des payeurs n’est plus tuteur de la sportive, la nouvelle cotisation est créée en espèces avec le tuteur principal ; Clybo’ vous avertit afin que vous vérifiiez les payeurs dans Paiements. Si la sportive n’a aucun tuteur pouvant payer, le changement est bloqué jusqu’à ce que vous en associiez un ou choisissiez Changer uniquement d’équipe.

N’utilisez pas Retirer de l’équipe puis Ajouter à une équipe → Équipe et cotisation pour changer une sportive d’équipe : la nouvelle cotisation serait toujours créée en espèces et la sportive cesserait d’apparaître dans le prélèvement bancaire. La vidéo de ce guide ne présente pas encore Changer d’équipe ni l’horaire de chaque entraîneur.

3. Attribuez l’équipe technique

Dans Équipe technique, appuyez sur Associer un entraîneur, recherchez un membre du personnel actif, indiquez sa fonction et ajoutez les entraîneurs nécessaires. Désignez une personne comme responsable principale afin que la coordination de l’activité soit claire.

Horaire de chaque entraîneur

Lorsque vous associez une personne, choisissez son Horaire :

• Tout l’horaire : elle couvre tous les créneaux de l’équipe, y compris ceux que vous ajouterez plus tard et les séances supplémentaires. C’est l’option par défaut.
• Seulement certains créneaux : cochez les créneaux qu’elle assure et, si elle n’en couvre qu’une partie, ajustez l’heure de début et de fin à l’intérieur du créneau. Par exemple, l’équipe s’entraîne le lundi de 17:00 à 19:00 et l’entraîneuse de ballet seulement de 17:00 à 18:00. Chaque créneau affiche une barre avec sa partie, que vous pouvez faire glisser par les extrémités ou régler avec les heures à côté (toujours au format 24 h), ce que couvrent d’autres personnes et, hachuré, ce qui reste sans entraîneur ; Créneau entier le couvre de nouveau entièrement.

Chaque ligne de Équipe technique affiche son horaire et ses heures hebdomadaires, par exemple Lun 17:00–18:00 · 1 h/sem. Pour le modifier, appuyez sur Modifier l’horaire (icône d’horloge) sur la ligne ; vous pouvez aussi le faire depuis Personnel → fiche de la personne → Équipes, où vous verrez également ses Heures/semaine dans toutes ses équipes.

Pour voir la semaine d’un coup d’œil, appuyez sur Semaine à côté du titre ; Liste revient aux lignes et le choix est mémorisé dans ce navigateur. Dans Équipe technique, chaque créneau affiche une colonne par personne et, hachurées, les plages Sans entraîneur, à côté des heures couvertes de l’équipe. Appuyez sur une personne pour ouvrir son horaire avec ce créneau en surbrillance, ou sur une plage sans entraîneur pour choisir dans Qui l’assure ? à qui l’attribuer : son horaire s’ouvre avec cette plage déjà cochée, il ne reste qu’à appuyer sur Enregistrer. Sur la fiche de la personne, Semaine affiche l’horaire complet de chaque équipe : plein pour ce qu’elle assure et en pointillés pour le reste, combien d’heures elle couvre de chaque équipe (par exemple 6 h sur 8 h de l’équipe) et Chevauchement quand elle a deux équipes en même temps. Appuyez sur un bloc pour le modifier, ou sur un créneau qu’elle n’assure pas pour l’ajouter à son horaire.

Pour affiner, agrandissez la semaine avec le pincement du pavé tactile, ⌘ ou Ctrl + molette, ou les boutons − et +. À la souris, faites glisser le bord haut ou bas d’un bloc pour changer son début ou sa fin, ou le bloc entier pour le déplacer dans son créneau : il s’aligne sur les quarts d’heure (5 minutes en zoom), ne sort jamais du créneau de l’équipe, s’enregistre au relâchement et la notification propose Annuler. Si la personne avait Tout l’horaire, elle passe à Seulement certains créneaux, les autres créneaux restant entiers. Sur écran tactile, touchez le bloc pour ouvrir son horaire.

Cet horaire détermine ses heures prévues dans Registre horaire, ses rappels de pointage et les séances qu’elle voit dans Accueil et Calendrier de l’application Staff. Il ne limite pas son accès à l’équipe : elle peut toujours consulter l’effectif et faire l’appel dans n’importe quelle séance. Les séances supplémentaires comptent pour les personnes ayant Tout l’horaire et pour celle que vous cochez dans Qui l’assure ? lors de leur création ; avec Seulement certains créneaux et aucun créneau coché, la personne reste associée mais sans heures prévues.

Pour un remplacement ponctuel, ou pour que quelqu’un assure une seule séance, ne modifiez pas cet horaire : utilisez Personnel de la séance dans le Calendrier, comme l’explique Organiser le calendrier des entraînements.

4. Définissez les horaires et le lieu

Ajoutez chaque créneau hebdomadaire en indiquant le jour, l’heure de début et de fin ainsi que le lieu. Vérifiez qu’il n’y a ni doublon ni horaire inversé. Ces horaires créent les séances récurrentes affichées dans Calendrier.

Lorsque vous modifiez un créneau, les entraîneurs qui y sont affectés le conservent. Si la modification supprime un créneau ou laisse de côté la partie que couvre quelqu’un, vous verrez, avant d’enregistrer, L’horaire des entraîneurs change avec chaque personne concernée : Perd le créneau ou Sa partie est ajustée. Appuyez sur Continuer pour enregistrer ou sur Retour pour revoir l’horaire.

Si votre club a activé l’espace d’entraînement et que le nouvel horaire laisse sans séance un plan déjà préparé, vous verrez, avant d’enregistrer, Plans d’entraînement concernés avec le nombre de plans qui changent. Aucun plan n’est supprimé : lorsqu’il ne reste ce jour-là qu’une seule séance de l’équipe sans plan, vous pouvez cocher Le déplacer vers la séance de cette heure ; sinon, il est conservé « sans séance » dans la préparation de ce jour. Appuyez sur Enregistrer l’horaire pour confirmer ou sur Retour pour revoir l’horaire. Si le nouvel horaire supprime des séances avec des remplacements ou d’autres changements de personnel, l’avertissement indique combien cesseront de s’appliquer ; si aucun plan n’est concerné, seule cette ligne apparaît, sous le titre Changements de personnel concernés. Cela ne vous empêche pas d’enregistrer. Nous l’expliquons dans Préparez l’entraînement du jour et entraînez-vous en piste.

Avec l’espace d’entraînement, l’onglet Programme enregistre la semaine type des blocs de chaque créneau de l’horaire, comme expliqué dans Programmez la semaine d’entraînement d’une équipe. Si vous retirez de l’horaire un créneau qui avait des blocs dans le programme, un avertissement l’indique avant d’enregistrer.

5. Téléchargez les photos uniquement si cela est autorisé

L’administration du club peut télécharger une photo individuelle depuis une fiche ou un ZIP contenant les photos de l’effectif qui sont actives et autorisées. Traitez le fichier comme une information privée, limitez-en l’accès et supprimez la copie locale lorsqu’elle n’est plus nécessaire.

6. Vérifiez la cotisation et les résultats

Sélectionnez une cotisation suggérée si elle facilite les inscriptions. Dans la fiche, vous pouvez également consulter les résultats et l’historique de l’équipe lorsque le sport et les événements les utilisent.

7. Créez un paiement ponctuel pour l’effectif

En tant qu’administrateur du club, appuyez sur Créer un paiement dans l’en-tête d’une équipe active. Le même formulaire Paiements s’ouvre avec Équipe et l’effectif déjà sélectionnés. Indiquez le libellé — par exemple, un hôtel —, le Prix par sportif (EUR), la période et la date programmée.

Décochez les personnes qui ne participent pas et vérifiez le tuteur principal ainsi que le moyen de paiement de chaque personne. Le montant est individuel : 60 € pour 12 sportifs génèrent 12 débits, pour un total de 720 €. Deux frères ou sœurs ayant le même tuteur conservent un débit par sportif. Le montant total n’est pas réparti et la répartition des payeurs des cotisations récurrentes ne s’applique pas automatiquement.

Appuyez sur Vérifier les paiements, examinez le récapitulatif et confirmez avec Programmer N paiements. Vous accédez à Paiements, filtré sur le lot, pour suivre les états. Les paiements manuels sont enregistrés à leur réception, les paiements par carte sont exécutés à partir de la date programmée et les paiements par prélèvement sont ensuite inclus dans Générer le prélèvement bancaire. Si un tuteur ou un moyen de paiement manque, résolvez le problème ou excluez la personne avant de poursuivre. Maximum : 200 sportifs par lot.

Consultez Créer une dépense pour toute une équipe pour connaître les exigences de chaque moyen de paiement, la vérification et les nouvelles tentatives sans doublons.

8. Suivez les absences

Dans Équipes → fiche de l’équipe → Présences, examinez d’abord les sportifs qui cumulent 2 absences consécutives non justifiées à la fin de la période ou 3 pendant la période sélectionnée. La vue commence par 4 dernières semaines ; vous pouvez l’étendre aux 8 dernières semaines. Elle est disponible dans le panneau pour les personnes qui ont déjà accès aux équipes du club, dans tous les pays et sans activation supplémentaire.

Chaque ligne affiche le pourcentage, les séances suivies par rapport aux séances enregistrées, les huit dernières séances et le motif de l’avertissement. Appuyez sur le nom pour ouvrir la fiche du sportif ; appuyez sur le reste de la ligne ou sur la flèche pour consulter son calendrier ; Voir les séances affiche la date, l’heure effective et l’état. Si plusieurs créneaux ont eu lieu le même jour, ils sont tous conservés. Voir tout l’effectif inclut aussi les personnes sans avertissement ou sans enregistrement.

Présent et En retard comptent comme présence. Justifiée compte comme une séance enregistrée non suivie, mais ne déclenche pas d’avertissement d’absence. Une présence, un retard, une absence justifiée ou une séance Sans enregistrement interrompent la série. Sans enregistrement, la mention Sans enregistrement s’affiche, jamais 0 % de présence.

Seules les séances déjà commencées depuis l’inscription actuelle dans l’équipe sont prises en compte. Les séances annulées, les jours de fermeture et l’origine d’une séance déplacée sont exclus, même si des marques historiques sont conservées. Les exceptions explicites du calendrier peuvent autoriser une séance pendant une fermeture. Les enregistrements des séances dont l’horaire a été supprimé sont conservés si la séance n’a pas été annulée.

Les lacunes sont calculées à partir de l’horaire actuel : s’il a été modifié pendant la période, une séance sans enregistrement peut interrompre une série antérieure. Un avertissement sert donc à vérifier l’historique et ne constitue pas une conclusion automatique sur l’assiduité. Les marques enregistrées hors connexion apparaissent après la synchronisation.

Cette vue est en lecture seule. Pour corriger un état, utilisez la séance correspondante dans l’application Staff ; consultez Faire l’appel, même hors connexion. Sur mobile, le calendrier apparaît sous le récapitulatif. Si le chargement échoue, appuyez sur Réessayer. La vidéo de ce guide montre les opérations précédentes ; cette section décrit le nouveau suivi des présences.

Si quelque chose ne fonctionne pas

• Vous ne pouvez pas ajouter une personne : vérifiez qu’elle est active et qu’elle ne figure pas déjà dans l’équipe.
• Vous ne pouvez pas changer une sportive d’équipe : l’équipe de destination ne doit pas être archivée et la sportive doit toujours appartenir à l’équipe d’origine. Pour transférer la cotisation, elle doit avoir au moins un tuteur associé.
• Un entraîneur n’apparaît pas : il doit être membre du personnel actif et disposer d’un accès compatible.
• Vous ne pouvez pas enregistrer l’horaire d’un entraîneur : la partie choisie doit rester à l’intérieur du créneau ; l’avertissement indique entre quelles heures.
• Le calendrier n’affiche pas les séances : vérifiez la saison, les horaires et l’état de l’équipe.
• L’équipe est complète : vérifiez sa capacité avant d’augmenter le nombre de places ou d’accepter de nouvelles inscriptions.
• Une photo manque dans le ZIP : seules les photos des sportifs actifs ayant une autorisation interne en vigueur sont incluses.

Étape suivante

Consultez Organiser le calendrier des entraînements pour gérer les exceptions. Pour déplacer plusieurs personnes ou appliquer la cotisation par défaut, utilisez Appliquer des actions groupées aux sportifs et aux tuteurs.