Ajoutez un athlète et associez sa famille

La création manuelle est utile pour les inscriptions ponctuelles qui ne proviennent ni d’un formulaire ni d’un CSV. La fiche de l’athlète et celle du tuteur sont deux enregistrements liés mais distincts : une même personne peut être le tuteur de plusieurs mineurs.

Avant de commencer

Rassemblez uniquement les données nécessaires et vérifiez si l’athlète ou le tuteur existe déjà. N’utilisez le document d’identité qu’en cas de nécessité, afin d’éviter les doublons et de protéger les données personnelles.

Étapes à suivre

1. Créez la fiche de l’athlète

Dans Athlètes, sélectionnez Ajouter un athlète. Saisissez le prénom, le nom, la date de naissance et les autres données demandées. Si Clybo’ affiche une correspondance possible, vérifiez-la avant de continuer.

2. Ajoutez ou sélectionnez le tuteur

Recherchez par prénom, nom, nom complet ou e-mail pour retrouver une famille existante. Vous pouvez également la retrouver avec le nom de l’un de ses athlètes. Il n’est pas nécessaire de saisir les accents ni de respecter les majuscules : fernandez trouve Fernández, et vous pouvez inverser l’ordre du prénom et du nom. Dans Tuteurs, le moteur de recherche de la liste accepte le nom complet et l’e-mail, tout en conservant les états sélectionnés. Réutilisez la bonne fiche lorsqu’elle apparaît ; utilisez Inviter un nouveau tuteur par e-mail uniquement en l’absence de correspondance valide.

3. Définissez le lien familial et le contact principal

Indiquez le lien avec l’athlète et vérifiez qui sera le contact principal. Le tuteur principal est utilisé lorsqu’une décision ou une communication nécessite l’identification claire d’une personne responsable.

4. Envoyez l’invitation

Si vous avez choisi d’inviter un nouveau tuteur, vérifiez son e-mail, son prénom, son nom et son lien avec l’athlète avant de cliquer sur Ajouter un athlète. L’invitation est préparée lors de l’enregistrement. La famille recevra un lien pour activer son accès. Ne partagez pas ce lien avec d’autres personnes.

5. Vérifiez la fiche complète

Ouvrez la fiche de l’athlète et consultez l’onglet des tuteurs. Avant d’attribuer une équipe ou une cotisation, vérifiez le lien familial, les coordonnées et l’état de l’invitation.

Modifiez les données d’un tuteur

Ouvrez Tuteurs, accédez à la fiche de la personne, appuyez sur le menu ⋯ et choisissez Modifier. Seuls le Prénom, le Nom et l’E-mail sont obligatoires ; le document d’identité est facultatif, car le club ne le connaît pas toujours.

Dans Type de document, choisissez DNI, NIE, Passeport ou Sans document, puis saisissez le Numéro du document si vous l’avez. Le numéro est enregistré de manière chiffrée et la fiche affiche le type dans Identification. Si vous choisissez Sans document et cliquez sur Enregistrer les modifications, le type et le numéro précédemment enregistrés sont supprimés. Il n’est pas possible d’enregistrer un numéro déjà utilisé par un autre tuteur du club : vérifiez qu’il s’agit de la même personne avant de créer une nouvelle fiche.

Recherchez par téléphone

Dans le moteur de recherche général du gestionnaire, les listes Athlètes et Tuteurs ainsi que les sélecteurs de personnes acceptent au moins quatre chiffres consécutifs d’un numéro de téléphone. Par exemple, 63912 trouve +24639123123. Il n’est pas nécessaire de saisir le numéro complet ; les espaces, tirets et parenthèses sont ignorés, et vous pouvez utiliser + ou 00 pour l’indicatif international.

Le téléphone d’un tuteur ou de son contact supplémentaire permet de retrouver le tuteur et ses athlètes liés. Le numéro personnel d’un athlète permet de trouver sa fiche. Les résultats respectent vos autorisations, le club actif et les filtres ; un numéro partagé peut faire apparaître plusieurs fiches.

Cette fonction est activée par club après la préparation de ses données, pour les utilisateurs ayant accès au gestionnaire. Si « La recherche par téléphone n’est pas encore disponible. Essayez avec le nom » apparaît, recherchez par nom ou document. Dans la recherche générale, cet avis remplace « Aucun résultat » tant que le téléphone n’est pas consultable ; les correspondances des autres champs restent visibles. Si le fragment contient moins de quatre chiffres, une indication vous invite à le compléter. Un ancien numéro au format ambigu ou incomplet doit être vérifié ; sa donnée d’origine n’est pas modifiée automatiquement. En dehors de l’Espagne, utilisez un numéro avec l’indicatif international pour éviter toute ambiguïté. Le sélecteur d’indicatif des champs de téléphone des tuteurs et des athlètes inclut tous les pays du monde ; recherchez par nom, code ou indicatif, ou collez le numéro complet avec +. Cette recherche n’est pas disponible dans l’application des familles ni dans celle des entraîneurs.

En cas de problème

Les athlètes ne se chargent pas

Si le chargement de la liste échoue, un avis propose Réessayer. Vérifiez la connexion et cliquez sur le bouton pour recharger la liste. Un échec de chargement ne signifie pas que le club n’a pas d’athlètes : ne créez pas de nouvelles fiches pour retrouver celles qui existent déjà.

Si l’actualisation échoue, les fiches déjà chargées restent visibles et un avis indique qu’elles peuvent être obsolètes. Si Charger plus échoue, conservez les données déjà visibles et utilisez Réessayer pour charger la page suivante. Le bouton est désactivé pendant la requête. Si le problème persiste, contactez l’assistance et indiquez l’heure approximative ainsi que le résultat avec une autre connexion, le cas échéant.

Autres problèmes

• Une correspondance inattendue apparaît : comparez le document et les coordonnées ; ne fusionnez pas des enregistrements uniquement parce que les noms se ressemblent.
• L’adresse e-mail est déjà enregistrée : associez la fiche existante au lieu d’en créer un doublon.
• L’invitation n’arrive pas : vérifiez l’adresse et le dossier de courriers indésirables avant de la renvoyer.
• Le mauvais tuteur apparaît comme principal : changez le tuteur principal et vérifiez les conséquences indiquées.

Étape suivante

Poursuivez avec Complétez et tenez à jour la fiche d’un athlète ou, pour les inscriptions groupées, utilisez Importez des athlètes depuis un CSV.