Importez des athlètes depuis un CSV

L’import est le moyen le plus rapide de transférer dans Clybo’ une liste tenue à jour dans Excel, Numbers ou Google Sheets. L’assistant valide chaque ligne avant l’enregistrement et permet d’ajouter en une seule opération l’appartenance à une équipe, la cotisation par défaut et, le cas échéant, un mandat bancaire déjà détenu par le club.

Avant de commencer

Préparez un fichier CSV de 2 Mo et 2 000 lignes maximum. Téléchargez toujours le modèle actuel depuis Clybo’ et ne modifiez pas ses en-têtes. Les champs de base sont le prénom, le nom et la date de naissance ; les informations d’identité, de contact, de licence et de tuteur sont également acceptées.

Conservez une copie de l’original et limitez les données à celles dont le club a besoin. Si vous importez des IBAN, vérifiez d’abord la légitimité du mandat et activez BANK_SEPA dans Paramètres → Intégrations.

Étapes à suivre

1. Téléchargez le modèle et le catalogue des équipes

Ouvrez Athlètes → Importer un CSV. Téléchargez le modèle et, si vous souhaitez attribuer des équipes, le catalogue. Copiez dans equipo_id l’identifiant exact du catalogue ; chaque ligne accepte une seule équipe.

2. Complétez et exportez le CSV

Conservez une personne par ligne. Utilisez les dates DD/MM/AAAA ou AAAA-MM-DD et préservez les zéros dans les documents et les codes. Exportez au format .csv en UTF-8, séparé par une virgule ou un point-virgule ; ne téléversez pas directement le fichier .xlsx.

3. Ajoutez les tuteurs et les mandats uniquement si nécessaire

Renseignez les données du tuteur pour créer ou associer la famille. Pour un mandat bancaire existant, utilisez titular_cuenta, iban_remesa et, si nécessaire, fecha_mandato_remesa. Ces données sont protégées lors de l’import et ne sont plus affichées intégralement dans l’aperçu.

4. Importez le fichier et vérifiez l’aperçu

Faites glisser le fichier ou cliquez sur Sélectionner un fichier. L’aperçu regroupe les lignes par équipe et signale les équipes ou saisons inactives, une capacité insuffisante et les données invalides. Utilisez le filtre d’erreurs ou téléchargez le rapport pour corriger le fichier d’origine.

5. Traitez les doublons et les lignes invalides

Clybo’ compare le document ainsi que le prénom et le nom normalisés. Si une correspondance exacte existe déjà dans le club, la ligne est rejetée au lieu d’ajouter la personne à l’équipe. Vous pouvez corriger le fichier et le téléverser de nouveau, ou exclure les lignes invalides et importer uniquement celles qui sont valides.

6. Configurez la cotisation initiale

Pour les lignes associées à une équipe, sélectionnez celles auxquelles attribuer la cotisation par défaut. Choisissez le moyen de paiement et le traitement de la première période : cycle suivant, période complète ou calcul au prorata. Vérifiez l’estimation des montants ; vous pouvez également ne conserver que l’équipe sur la ligne et attribuer la cotisation ultérieurement.

7. Choisissez si vous invitez les tuteurs

Indiquez si Clybo’ doit envoyer des invitations aux nouveaux tuteurs à la fin de l’import. Si l’option reste désactivée, les fiches sont enregistrées et vous pourrez renvoyer les invitations plus tard depuis la liste.

8. Confirmez et vérifiez le récapitulatif

Cliquez sur Importer. Le résultat distingue les athlètes et tuteurs créés, les équipes et cotisations attribuées, les mandats importés et les lignes ignorées. Conservez le rapport d’erreurs jusqu’à la fin des corrections.

En cas de problème

• Toutes les données apparaissent dans une seule colonne : exportez de nouveau le fichier avec la virgule ou le point-virgule comme séparateur et l’encodage UTF-8.
• equipo_id n’est pas reconnu : copiez la valeur du catalogue actuel, pas le nom visible de l’équipe.
• La capacité est dépassée : réduisez la sélection, augmentez la capacité si cela se justifie ou répartissez les lignes entre d’autres équipes.
• Une personne apparaît en double : vérifiez le document et la correspondance exacte du prénom et du nom ; une fiche existante n’est pas attribuée automatiquement.
• iban_remesa n’est pas accepté : activez BANK_SEPA et vérifiez le titulaire, l’IBAN, le tuteur payeur et le mandat.
• La cotisation ne peut pas être attribuée : vérifiez que l’équipe dispose d’une cotisation par défaut active et contrôlez le moyen de paiement et le premier prélèvement.

Étape suivante

Pour les modifications groupées ultérieures, consultez Appliquez des actions groupées aux athlètes et aux tuteurs. Si vous avez importé des mandats, poursuivez avec Configurez et générez des remises bancaires.