Configurer et générer des prélèvements bancaires

Les prélèvements bancaires permettent de regrouper les cotisations prélevées et de préparer le fichier de travail que le club transmettra par son propre canal bancaire. Il s’agit d’un circuit manuel, indépendant de Stripe : Clybo’ organise les paiements et génère un fichier Excel, mais n’envoie pas l’ordre à la banque, ne déplace pas d’argent et ne rapproche pas automatiquement les retours.

Avant de commencer

Le club doit être autorisé à conserver et utiliser les mandats de prélèvement. Chaque payeur inclus doit avoir un mandat actif avec son titulaire et son IBAN. Vous pouvez recueillir le mandat lors d’une inscription, importer un mandat existant depuis le CSV des sportifs ou l’ajouter depuis la fiche du tuteur.

Étape par étape

1. Activez BANK_SEPA

Ouvrez Paramètres → Intégrations et activez le prélèvement bancaire. Lisez et acceptez la responsabilité de conservation des mandats par le club. Vous pourrez alors générer l’Excel Cajamar, qui ne nécessite pas les données du créancier : le compte créancier est choisi dans la banque lors de l’importation.

Si le club transmet ses prélèvements via BBVA, appuyez également sur Données BBVA et renseignez le Nom du créancier, l’Identifiant créancier (ICS) et l’IBAN du club. Votre agence vous communique l’ICS lors de la souscription des prélèvements, et le compte doit être chez BBVA (établissement 0182 ou 0057). Clybo’ vérifie les chiffres de contrôle des deux éléments. Appuyez sur Enregistrer les données du créancier. Pour modifier le nom ou l’ICS plus tard, il n’est pas nécessaire de ressaisir l’IBAN : laissez le champ vide pour conserver la valeur enregistrée. La carte indique les formats disponibles.

2. Réunissez les mandats des familles

Demandez à la famille d’autoriser le prélèvement dans le formulaire d’inscription ou importez un mandat existant avec titular_cuenta, iban_remesa et, si nécessaire, fecha_mandato_remesa. Ne transmettez pas de données bancaires par des canaux de communication ouverts.

Si la famille est déjà inscrite et que le club conserve son mandat signé, ouvrez la fiche du tuteur, accédez à Mandats et appuyez sur Ajouter un compte pour prélèvement. Vérifiez le Titulaire du compte, saisissez l’IBAN (Clybo’ vérifie le chiffre de contrôle), ajoutez la Date de signature du mandat si vous la connaissez et cochez la déclaration attestant que le club conserve le mandat. Appuyez sur Enregistrer le compte. Si le tuteur avait déjà un autre compte actif, Clybo’ vous avertit et vous devez cocher Remplacer le compte actif : l’ancien compte est annulé, ses cotisations sont transférées vers le nouveau et les paiements ponctuels déjà créés avec l’ancien compte sont exclus du prélèvement. Si le tuteur avait des cotisations en Prélèvement bancaire en attente de compte, elles sont alors prêtes à être prélevées. Seuls les administrateurs voient cette option, et uniquement lorsque le prélèvement est activé.

Le mandat appartient au tuteur, pas à une cotisation : il est conservé même si la sportive change d’équipe ou de cotisation. Pour le vérifier, ouvrez la fiche du tuteur puis Mandats. Dans la section Prélèvement bancaire, chaque mandat indique son état, le pays, les quatre derniers chiffres du compte, la référence et s’il a été importé ou accepté dans le formulaire. La fiche du tuteur n’affiche jamais l’IBAN complet ; seul l’examen du prélèvement permet de l’afficher à la demande, comme expliqué plus bas.

Pour qu’une cotisation soit prélevée, son payeur doit avoir Prélèvement bancaire comme moyen de paiement. Lors de la création d’une cotisation depuis la fiche de la sportive avec Inscrire à un forfait, vous pouvez choisir Prélèvement bancaire si le tuteur payeur a déjà un mandat actif. Pour une cotisation existante, modifiez le moyen de paiement dans Cotisations attribuées → Modifier la répartition. Si le paiement du mois a déjà été généré avec un autre moyen mais n’a pas encore été encaissé, choisissez À partir du mois en cours afin qu’il soit inclus dans le prélèvement de ce mois.

3. Lancez un prélèvement depuis Paiements

Dans Paiements, sélectionnez Générer un prélèvement bancaire. Choisissez la période et filtrez par équipes ou sportifs. Décidez également si vous cochez Regrouper les paiements par titulaire (voir l’étape 4). Seuls les paiements compatibles avec BANK_SEPA et un mandat actif sont proposés ; l’aperçu indique les prélèvements, le montant total et les personnes exclues avec leur motif.

Les sections Groupes et Sportifs ne proposent que les personnes payant par prélèvement bancaire pendant cette période ; une équipe sans personne concernée n’apparaît pas. Chaque groupe indique le nombre de sportifs inclus dans le prélèvement par rapport à l’effectif total, par exemple 3/4 sportifs. Si les chiffres ne correspondent pas, le nombre est mis en évidence : une personne du groupe paie en espèces, par carte ou par un autre prélèvement, ou n’a pas de cotisation pour cette période. Utilisez cette indication pour effectuer une vérification rapide avant de générer le fichier. Pour retrouver quelqu’un dans une longue liste, ouvrez le menu déroulant à droite de Sportifs et choisissez une équipe : seuls ses sportifs sont alors affichés, sans modifier la sélection déjà effectuée. Revenez à Toutes les équipes pour afficher la liste complète.

Pour des frais ponctuels comme une inscription ou un maillot, créez d’abord le paiement dans Paiements → Créer un paiement → Sportif → Prélèvement bancaire. Vérifiez le tuteur principal et le compte masqué, indiquez le libellé, le montant en euros et la période, puis appuyez sur Programmer par prélèvement. Lors de la génération, choisissez ensuite la même période et la sportive. Le paiement apparaîtra même si elle n’a pas de cotisation récurrente. Cette option n’est pas encore disponible pour les paiements directement adressés à un Tuteur.

Pour une dépense commune, utilisez Créer un paiement → Équipe depuis Paiements ou Créer un paiement depuis la fiche de l’équipe. Indiquez le Prix par sportif (EUR), excluez les personnes qui ne participent pas et sélectionnez Prélèvement bancaire dans les lignes concernées. Vérifiez les payeurs, la date et le montant avant Programmer N paiements. Tous les paiements sont programmés et le lot peut être consulté dans Paiements.

Lors de la génération du prélèvement, le sélecteur inclut ces paiements ponctuels de la période, même si la sportive n’a pas de cotisation récurrente. L’Excel conserve le libellé de la dépense. Si vous activez Regrouper les paiements par titulaire, plusieurs paiements du même tuteur et mandat sont regroupés dans un seul prélèvement ; chaque paiement conserve néanmoins son lien avec la sportive. Les moyens manuels ou par carte choisis sur les autres lignes du lot suivent leur propre circuit et ne sont pas inclus dans le fichier bancaire. Consultez Paiements par équipe.

Le paiement conserve le payeur et le mandat choisis lors de sa création. Si vous changez ensuite de tuteur principal ou remplacez son mandat, le paiement n’est pas redirigé automatiquement vers un autre compte. Si le mandat d’origine cesse d’être actif, l’aperçu l’exclut et affiche le motif. Les paiements créés avec Enregistrement manuel conservent ce moyen.

4. Choisissez le format du fichier

En haut de Générer un prélèvement bancaire, dans Format du fichier, choisissez celui de votre banque. Clybo’ sélectionne par défaut le dernier format utilisé par le club.

• Cajamar : fichier Excel avec une ligne par prélèvement, à importer dans la banque en ligne en associant les colonnes. Aucune date de prélèvement n’est demandée.
• BBVA : modèle officiel « Remesa Adeudos » de BBVA net cash, avec les données du créancier déjà renseignées. Si des données du créancier manquent, l’option est désactivée ; utilisez Compléter les données du créancier pour les saisir. Avec BBVA, vous devez indiquer la Date de prélèvement, c’est-à-dire le jour où la banque débitera les reçus ; elle doit être postérieure à aujourd’hui et aucune date n’est proposée par défaut. Le modèle accepte au maximum 201 prélèvements : si la sélection en contient davantage, la vérification l’indique et la génération est bloquée jusqu’à ce que vous sépariez la sélection en groupes ou regroupiez les paiements.

Dans le modèle BBVA, chaque ligne contient une référence de prélèvement unique (par exemple 2610-7F3A9C-001), également conservée dans l’historique ; utilisez-la pour retrouver le paiement si la banque vous signale un rejet. La référence du mandat correspond au DNI, NIE ou passeport enregistré du tuteur titulaire ; si ce tuteur a plusieurs mandats, le deuxième reçoit le suffixe -2, le troisième -3, etc. Une fois qu’un mandat a été inclus dans un prélèvement, sa référence ne change plus, même si le document est ensuite corrigé. Si un tuteur n’a pas de pièce d’identité, la vérification vous avertit et le mandat utilise le nom et le prénom de la première sportive liée à ce tuteur (par exemple AITANA-PENA) ; comme toute autre référence, elle ne changera plus. Pour utiliser sa pièce d’identité, complétez la fiche du tuteur avant de générer le prélèvement. Dans l’Excel Cajamar, la référence attribuée par Clybo’ est conservée lorsqu’aucun document n’est renseigné.

5. Vérifiez les regroupements et générez le fichier

Vérifiez en particulier le payeur, le mandat et le montant. Chaque prélèvement affiche le compte masqué (ses quatre premiers et quatre derniers caractères). Pour le comparer au mandat papier, appuyez sur Afficher les comptes complets au-dessus de la liste : les IBAN complets restent visibles jusqu’à ce que vous appuyiez sur Masquer les comptes, changiez la sélection ou fermiez la fenêtre. Il s’agit des mêmes informations que celles contenues dans le fichier à télécharger ; seuls les administrateurs peuvent les consulter. Par défaut, chaque paiement devient un prélèvement distinct même si plusieurs appartiennent au même payeur et au même mandat : l’Excel contient une ligne par paiement et, si la banque rejette l’un d’eux, vous pouvez enregistrer le rejet uniquement pour ce paiement.

Si vous préférez que la famille voie un seul débit sur son compte, cochez Regrouper les paiements par titulaire lors de la sélection. Clybo’ rassemble dans un seul prélèvement tous les paiements du même payeur et du même mandat, en additionnant leurs montants. Notez qu’un rejet bancaire affectera alors tous les paiements de ce prélèvement. L’aperçu affiche le nombre de Prélèvements résultant de l’option choisie ; si vous la modifiez, vérifiez à nouveau le prélèvement avant de le générer.

Générez le prélèvement et téléchargez le fichier pour le traiter dans le canal de votre banque. Dans BBVA net cash, importez-le comme fichier de prélèvements : la banque vérifie elle-même sa structure et son montant total avant signature.

Lorsque les paiements sont regroupés, le libellé rassemble ceux des paiements inclus dans chaque débit, par exemple Inscription ; Maillot (dans le modèle BBVA, ils sont séparés par des virgules et accompagnés des noms des sportives). Les téléchargements d’anciens prélèvements conservent le format utilisé lors de leur génération.

6. Choisissez quand marquer les paiements comme payés

Vous pouvez activer Marquer les paiements comme payés lors de la génération si votre procédure interne l’exige, ou les enregistrer plus tard lorsque vous en avez la confirmation. Cette option ne met à jour que Clybo’ ; elle ne prouve pas à elle seule que la banque a effectué le versement.

Lorsque les paiements sont marqués comme payés, Clybo’ émet le reçu — ou la facture, si le club facture — de chaque paiement, génère son PDF et l’envoie par e-mail au tuteur payeur. Si un paiement avait déjà son reçu avec PDF, par exemple parce qu’il figurait dans un prélèvement antérieur généré à nouveau, il n’est pas envoyé une seconde fois ; s’il avait un reçu sans PDF, celui-ci est alors complété et envoyé. Si un document n’a pas pu être émis, le paiement reste enregistré et l’avis « certains documents fiscaux nécessitent une vérification » s’affiche.

Si un paiement nécessite un service fiscal que le club n’a pas encore activé, Clybo’ bloque l’action pour le marquer comme payé, aussi bien lors de la génération que depuis l’historique. Résolvez l’avertissement fiscal avant de confirmer le paiement.

7. Gérez l’historique

Depuis l’historique, vous pouvez télécharger à nouveau un prélèvement, marquer ses paiements, l’annuler pour libérer les paiements ou enregistrer un rejet bancaire. Si vous générez à nouveau des paiements récemment utilisés, Clybo’ demande une confirmation pendant les 25 jours suivants afin de limiter les doublons. Un remboursement volontaire s’enregistre depuis le détail du paiement comme un remboursement hors ligne.

Si vous modifiez le prix d’une cotisation dans Cotisations après avoir généré le prélèvement, il suffit de le générer à nouveau pour la même période : la vérification utilise alors le prix en vigueur, avec ses réductions et sa répartition actuelles, et Clybo’ met à jour ce même paiement dans Paiements au lieu d’en créer un autre. Le prélèvement précédent reste dans l’historique avec le fichier et les montants exportés. Les paiements déjà acquittés ou rejetés par la banque conservent leur montant.

Annuler un paiement précis

En tant qu’administrateur du club, ouvrez le paiement dans Paiements et appuyez sur Annuler le paiement. Cette action est possible tant qu’il est Programmé et qu’aucun paiement n’a été enregistré, même s’il figure déjà dans un ou plusieurs prélèvements et quel que soit leur état. Choisissez le motif, lisez l’avertissement concernant le fichier bancaire et confirmez avec Annuler le paiement. Le paiement passe à l’état Annulé ; il n’est pas nécessaire d’annuler tout le prélèvement.

L’annulation conserve l’historique des prélèvements et leurs fichiers d’origine. Clybo’ ne modifie pas l’Excel téléchargé et n’envoie aucune annulation à la banque. Avant de transmettre le fichier, retirez le prélèvement qui ne doit pas être encaissé ; si vous avez utilisé Regrouper les paiements par titulaire, ajustez le montant et le libellé du débit regroupé pour ne retirer que ce paiement. Si le fichier a déjà été transmis, traitez l’annulation par votre canal bancaire et confirmez le résultat avant d’enregistrer des opérations dans Clybo’.

Les paiements ponctuels annulés sont exclus des nouveaux prélèvements. Le téléchargement d’un ancien prélèvement conserve son fichier d’origine. Si vous générez à nouveau une cotisation récurrente pour cette période, un nouveau paiement peut être créé : vérifiez les paiements sélectionnés avant de générer le fichier.

Si le paiement est déjà Payé ou qu’un paiement a été enregistré, cette annulation n’est pas disponible. Vérifiez le versement et enregistrez un remboursement depuis le détail du paiement si nécessaire. Consultez Annuler ou rembourser avec le contexte.

Si quelque chose ne fonctionne pas

• Une famille n’apparaît pas : vérifiez que BANK_SEPA est activé, qu’un mandat valide existe et que le tuteur est le payeur configuré.
• J’ai modifié le prix après avoir généré le prélèvement : relancez Générer un prélèvement bancaire pour la même période ; la vérification affiche le nouveau prix et le nouveau fichier le reprend. Ne transmettez à la banque qu’un seul des deux fichiers. Si l’ancien a déjà été transmis, enregistrez la différence sous forme de paiement ponctuel par prélèvement (Créer un paiement → Sportif → Prélèvement bancaire) au lieu de générer à nouveau la cotisation.
• Ajouter un compte pour prélèvement n’apparaît pas : seuls les administrateurs voient cette option ; le prélèvement doit être activé dans Paramètres → Intégrations et la conservation des mandats acceptée.
• Une équipe n’apparaît pas ou le groupe affiche moins de sportifs que son effectif (par exemple 3/4) : pour la période concernée, les cotisations des personnes manquantes n’utilisent pas Prélèvement bancaire ou aucune cotisation n’est active. Vérifiez le mandat du tuteur dans sa fiche (Mandats → Prélèvement bancaire) ; s’il n’en a pas, ajoutez-le avec Ajouter un compte pour prélèvement. Modifiez ensuite le moyen de paiement dans Cotisations attribuées → Modifier la répartition.
• Une sportive n’apparaît plus après un changement d’équipe : si elle a été retirée puis ajoutée avec Équipe et cotisation, la nouvelle cotisation a été créée en espèces. Le mandat reste actif : changez le moyen de paiement de la cotisation pour Prélèvement bancaire. Pour les prochains changements, utilisez Changer d’équipe → Transférer la cotisation, qui conserve les payeurs et le moyen de paiement. Consultez Gérer l’effectif, les horaires et les entraîneurs d’une équipe.
• L’option BBVA est désactivée : les données du créancier manquent ou sont invalides. Vérifiez-les dans Paramètres → Intégrations → Données BBVA ; le compte doit être chez BBVA.
• Impossible de vérifier le prélèvement BBVA : la Date de prélèvement manque ou n’est pas postérieure à aujourd’hui.
• Le modèle BBVA dépasse 201 prélèvements : générez plusieurs prélèvements en sélectionnant des groupes différents ou cochez Regrouper les paiements par titulaire.
• Un paiement est exclu : ouvrez le motif dans l’aperçu et corrigez le moyen de paiement, la période, l’état ou le mandat.
• La banque rejette un reçu : enregistrez le rejet dans le prélèvement pour que l’historique reflète l’incident.
• Vous avez généré un prélèvement par erreur : annulez-le avant de réutiliser les paiements et ne transmettez pas l’Excel à la banque.
• Vous souhaitez annuler un seul paiement du prélèvement : utilisez Annuler le paiement dans son détail de Paiements, tant qu’il est Programmé et qu’aucun paiement n’a été enregistré. Retirez-le aussi du fichier à transmettre ou traitez l’annulation auprès de la banque s’il a déjà été envoyé ; l’annulation dans Clybo’ n’effectue pas ces démarches.

Étape suivante

Pour préparer les inscriptions et les mandats en lot, consultez Importer les sportifs depuis un CSV. Pour examiner les incidents ultérieurs, utilisez Gérer les paiements et les incidents de paiement.