Configura i genera remeses bancàries

Les remeses bancàries permeten agrupar quotes domiciliades i preparar el fitxer de treball que el club presentarà pel seu propi canal bancari. És un circuit manual i independent de Stripe: Clybo’ organitza els cobraments i genera un Excel, però no envia l’ordre al banc, no mou diners ni concilia automàticament les devolucions.

Abans de començar

El club ha de tenir autorització per custodiar i utilitzar els mandats de domiciliació. Cada pagador inclòs necessita un mandat actiu amb titular i IBAN. El pots obtenir durant una inscripció, importar un mandat existent des del CSV d’esportistes o afegir-lo des de la fitxa del tutor.

Pas a pas

1. Activa BANK_SEPA

Obre Configuració → Integracions i activa la remesa bancària. Llegeix i accepta la responsabilitat de custòdia del club. Així ja pots generar l’Excel de Cajamar, que no necessita les dades del creditor: el compte creditor es tria al banc quan s’importa.

Si el club presenta les remeses al BBVA, polsa també Dades per al BBVA i completa el Nom del creditor, l’Identificador de creditor (ICS) i l’IBAN del club. La teua oficina et facilita l’ICS quan contractes els càrrecs i el compte ha de ser del BBVA (entitat 0182 o 0057). Clybo’ comprova els dígits de control de tots dos. Polsa Guarda les dades del creditor. Més endavant, si vols canviar el nom o l’ICS, no cal que tornis a escriure l’IBAN: deixa’l buit i es conserva el que ja havies guardat. La targeta indica quins formats tens disponibles.

2. Reuneix els mandats de les famílies

Permet que la família autoritzi la domiciliació al formulari d’inscripció o importa un mandat existent amb titular_cuenta, iban_remesa i, si escau, fecha_mandato_remesa. No incloguis dades bancàries en canals de comunicació oberts.

Si la família ja està donada d’alta i el club conserva el mandat signat, obre la fitxa del tutor, entra a Mandats i polsa Afig un compte per a la remesa. Revisa el Titular del compte, escriu l’IBAN (Clybo’ en comprova el dígit de control), afig-hi la Data de signatura del mandat si la saps i marca la declaració que el club custodia el mandat. Polsa Guarda el compte. Si el tutor ja tenia un altre compte actiu, Clybo’ t’avisa i has de marcar Substitueix el compte actiu: l’anterior es cancel·la, les quotes passen al nou i els càrrecs puntuals ja creats amb l’anterior queden fora de la remesa. Si el tutor tenia quotes amb Remesa bancària pendents de compte, queden a punt per cobrar-se. Només els administradors veuen esta opció, i únicament quan la remesa està activada.

El mandat pertany al tutor, no a una quota: es conserva encara que l’esportista canviï d’equip o de quota. Per comprovar-ho, obre la fitxa del tutor i entra a Mandats. A l’apartat Remesa bancària veuràs cada mandat amb l’estat, el país, els quatre últims dígits del compte, la referència i si s’ha importat o s’ha acceptat al formulari. La fitxa del tutor no mostra mai l’IBAN complet; només es pot veure sota demanda en revisar la remesa, tal com s’explica més avall.

Per cobrar una quota mitjançant remesa, el seu pagador ha de tenir Remesa bancària com a mètode. En crear una quota des de la fitxa de l’esportista amb Inscriu en un pla, pots triar Remesa bancària si el tutor pagador ja té un mandat actiu. En una quota existent, canvia el mètode des de Quotes assignades → Edita el repartiment. Si el cobrament d’este mes ja s’ha generat amb un altre mètode però encara no s’ha cobrat, tria Des del mes en curs perquè entri a la remesa d’este mes.

3. Inicia una remesa des de Cobraments

A Cobraments, selecciona Genera una remesa bancària. Tria el període i filtra per equips o esportistes. Decideix també si marques Unifica els càrrecs per titular (consulta el pas 4). Només es proposen cobraments compatibles amb BANK_SEPA i amb un mandat actiu; la previsualització mostra els càrrecs, l’import total i les persones excloses amb el motiu.

Els apartats Grups i Esportistes només proposen qui es cobra per remesa bancària durant eixe període; no apareixen els equips sense ningú que pagui per remesa. Cada grup indica quants esportistes entren a la remesa del total del grup, per exemple 3/4 esportistes. Si les dues xifres no coincideixen, es ressalta el número: algú del grup paga en efectiu, amb targeta o amb una altra domiciliació, o no té cap quota durant eixe període. Fes-lo servir com a comprovació ràpida abans de generar el fitxer. Per trobar algú en una llista llarga, utilitza el desplegable a la dreta d’Esportistes i tria un equip: la llista només mostrarà els seus esportistes, sense canviar el que ja has seleccionat. Torna a Tots els equips per veure la llista completa.

Per a una matrícula, una samarreta o un altre import puntual, crea primer el càrrec a Cobraments → Crea un cobrament → Esportista → Remesa bancària. Revisa el tutor principal i el compte emmascarat, introdueix el concepte, l’import en euros i el període, i polsa Programa per remesa. Després, selecciona eixe mateix període i l’esportista en generar la remesa. Hi apareixerà encara que no tinga cap quota recurrent. Els càrrecs directes a Tutor encara no tenen esta opció.

Per a una despesa comuna, utilitza Crea un cobrament → Equip des de Cobraments o Crea un cobrament des de la fitxa de l’equip. Introdueix el Preu per esportista (EUR), exclou qui no hi participi i selecciona Remesa bancària a les files corresponents. Revisa els pagadors, la data i l’import abans de Programa N cobraments. Tots queden programats i el lot es pot consultar a Cobraments.

En generar la remesa, el selector inclou estos càrrecs puntuals del període encara que l’esportista no tinga cap quota recurrent. L’Excel conserva el concepte de la despesa. Si actives Unifica els càrrecs per titular, s’agrupen en un sol càrrec bancari els càrrecs del mateix tutor i mandat; en qualsevol cas, cada càrrec manté el vincle amb l’esportista. Els mètodes manuals o amb targeta triats a les altres files del lot segueixen el seu propi circuit i no entren al fitxer bancari. Consulta Cobraments per equip per a l’acció de crear una despesa per a tot un equip.

El càrrec conserva el pagador i el mandat triats quan es va crear. Si més endavant canvies el tutor principal o substitueixes el mandat, no es redirigeix automàticament a un altre compte. Si el mandat original deixa d’estar actiu, la previsualització l’exclou i mostra el motiu. Els càrrecs creats amb Registre manual conserven el seu mètode.

4. Tria el format del fitxer

A la part superior de Genera una remesa bancària, a Format del fitxer, tria el del teu banc. Clybo’ selecciona d’entrada l’últim format que ha fet servir el club.

• Cajamar: un Excel amb una fila per càrrec per importar-lo a la banca electrònica assignant les columnes. No demana la data de cobrament.
• BBVA: la plantilla oficial «Remesa Adeudos» del BBVA net cash, amb les dades del creditor ja emplenades. Si en falta alguna, l’opció apareix desactivada i pots completar-les amb Completa les dades del creditor. Amb el BBVA has d’indicar la Data de cobrament, el dia que el banc carregarà els rebuts; ha de ser posterior a hui i no hi ha cap proposta predeterminada. La plantilla admet com a màxim 201 càrrecs: si la selecció en té més, la revisió t’ho indica i no et deixa generar el fitxer fins que la divideixis per grups o unifiquis els càrrecs.

A la plantilla del BBVA, cada fila té una referència del càrrec única (per exemple, 2610-7F3A9C-001), que també es guarda a l’historial: fes-la servir per trobar el cobrament si el banc comunica una devolució. La referència del mandat és el DNI, NIE o passaport guardat del tutor titular; si eixe tutor té més d’un mandat, el segon porta -2, el tercer -3, etc. Un cop un mandat ha sortit en una remesa, la seua referència ja no canvia, encara que després es corregeixi el document. Si a algun tutor li falta el document, la revisió t’avisa i el mandat apareix amb el nom i els cognoms del primer esportista vinculat a eixe tutor (per exemple, AITANA-PENA); com qualsevol altra referència, ja no canviarà. Si prefereixes que es faça servir el document, completa’l a la fitxa del tutor abans de generar la remesa. A l’Excel de Cajamar, sense document, es manté la referència assignada per Clybo’.

5. Revisa les agrupacions i genera el fitxer

Comprova especialment el pagador, el mandat i l’import. Cada càrrec mostra el compte emmascarat (els quatre primers i els quatre últims caràcters). Si necessites comparar-lo amb el mandat en paper, polsa Mostra els comptes complets damunt de la llista: els IBAN es mostren complets fins que polsais Amaga els comptes, canviïs la selecció o tanquis la finestra. És la mateixa informació que conté el fitxer que baixaràs i només la veuen els administradors. Per defecte, cada cobrament es converteix en un càrrec independent, encara que diversos pertanyin al mateix pagador i mandat: l’Excel té una fila per cobrament i, si el banc en retorna un, pots registrar el rebuig només d’eixe cobrament.

Si prefereixes que la família vegi un únic càrrec al compte, marca Unifica els càrrecs per titular en seleccionar els cobraments. Clybo’ reunirà en un sol càrrec tots els cobraments del mateix pagador i mandat, sumant-ne els imports. Tingues en compte que un rebuig bancari afectarà tots els cobraments d’eixe càrrec. La previsualització mostra el nombre de Càrrecs resultant amb l’opció triada; si la canvies, torna a revisar la remesa abans de generar-la.

Genera la remesa i baixa el fitxer per tramitar-lo pel canal del teu banc. Al BBVA net cash, incorpora’l com a fitxer de càrrecs: la mateixa banca valida l’estructura i l’import total abans que el signis.

Amb els càrrecs unificats, el concepte agrupa els conceptes dels càrrecs inclosos en cada càrrec bancari; per exemple, Matrícula; Samarreta (a la plantilla del BBVA se separen amb comes i inclouen els noms de les esportistes). Les baixades de remeses antigues mantenen el format en què es van generar.

6. Decideix quan registrar els cobraments com a pagats

Pots activar Marca els cobraments com a pagats en generar si ho requereix el procediment intern, o registrar-los més endavant quan en tingas confirmació. Esta marca només actualitza Clybo’; per si sola no acredita que el banc haja completat l’ingrés.

En registrar els cobraments com a pagats, Clybo’ emet el rebut (o la factura, si el club factura) de cada cobrament, en genera el PDF i l’envia per correu electrònic al tutor pagador. Si un cobrament ja tenia el rebut amb PDF —per exemple, perquè era en una remesa anterior que has tornat a generar—, no es torna a enviar; si el tenia sense PDF, es completa i s’envia aleshores. Si no s’ha pogut emetre algun document, el pagament queda registrat igualment i veuràs l’avís «cal revisar algun document fiscal».

Si un càrrec necessita un servei fiscal que el club encara no té habilitat, Clybo’ bloqueja la marca de pagat tant en generar com des de l’historial. Resol l’avís fiscal abans de confirmar el pagament.

7. Gestiona l’historial

Des de l’historial pots tornar a baixar una remesa, marcar-ne els cobraments, cancel·lar-la per alliberar els càrrecs o registrar un rebuig bancari. Si tornaràs a generar càrrecs utilitzats recentment, Clybo’ demana confirmació durant els 25 dies següents per reduir duplicats. Una devolució voluntària es registra des del cobrament com a devolució fora de línia.

Si canvies el preu d’una quota a Quotes després de generar la remesa, només cal que la tornis a generar per al mateix període: la revisió agafa el preu vigent, amb els descomptes i el repartiment actuals, i en generar-la Clybo’ actualitza eixe mateix cobrament a Cobraments, en lloc de crear-ne un altre. La remesa anterior continua a l’historial amb el fitxer i els imports amb què es va exportar. Els cobraments ja pagats o rebutjats pel banc conserven l’import.

Cancel·la un cobrament concret

Com a administrador del club, obre el càrrec des de Cobraments i polsa Cancel·la el cobrament. Ho pots fer mentre continuï Programat i no tinga cap pagament registrat, encara que ja aparegui en una o diverses remeses i independentment de l’estat d’estes. Tria’n el motiu, revisa l’avís sobre el fitxer bancari i confirma Cancel·la el cobrament. El càrrec passa a Cancel·lat; no cal que cancel·lis tota la remesa.

Cancel·lar el càrrec conserva l’historial de les remeses i els fitxers originals. Clybo’ no modifica l’Excel que has baixat ni envia cap anul·lació al banc. Abans de presentar el fitxer, retira’n el càrrec que no s’haja de cobrar; si has fet servir Unifica els càrrecs per titular, ajusta l’import i el concepte del càrrec agrupat per retirar només eixe càrrec. Si ja l’has presentat, tramita’n l’anul·lació pel teu canal bancari i confirma’n el resultat abans de registrar moviments a Clybo’.

Els càrrecs puntuals cancel·lats queden fora de les remeses noves. Si tornes a baixar una remesa anterior, se’n conserva el fitxer original. Si tornes a generar una quota recurrent per eixe període, es pot crear un càrrec nou: revisa els càrrecs seleccionats abans de generar el fitxer.

Si el cobrament ja està Pagat o té un pagament registrat, esta cancel·lació no està disponible. Comprova l’ingrés i registra una devolució des del detall del cobrament quan correspongui. Consulta Cancel·la o retorna amb context.

Si alguna cosa no va bé

• No apareix una família: revisa que BANK_SEPA estigui actiu, que hi haja un mandat vigent i que el tutor siga el pagador configurat.
• He canviat el preu de la quota després de generar la remesa: torna a Genera una remesa bancària per al mateix període; la revisió ja mostra el preu nou i el fitxer nou el conté. Presenta al banc només un dels dos fitxers. Si ja has presentat l’antic, registra la diferència com a càrrec puntual per remesa (Crea un cobrament → Esportista → Remesa bancària) en lloc de tornar a generar la quota.
• No apareix Afig un compte per a la remesa: només ho veuen els administradors, i la remesa bancària ha d’estar activada a Configuració → Integracions, amb la custòdia acceptada.
• No apareix un equip o un grup mostra menys esportistes que el total (per exemple, 3/4): les quotes de qui falta no tenen Remesa bancària com a mètode d’eixe període, o no hi ha cap quota activa. Comprova el mandat del tutor a la seua fitxa (Mandats → Remesa bancària); si no en té, afig-lo amb Afig un compte per a la remesa. Després, canvia el mètode a Quotes assignades → Edita el repartiment.
• Una esportista ha deixat d’aparèixer després de canviar d’equip: si l’has tret de l’equip i l’hi has tornat a afegir amb Equip i quota, la quota nova s’ha creat en efectiu. El mandat continua actiu: canvia el mètode de la quota a Remesa bancària. Per als propers canvis, utilitza Canvia d’equip → Trasllada la quota, que conserva els pagadors i el mètode. Consulta Gestiona la plantilla, els horaris i els entrenadors d’un equip.
• L’opció del BBVA apareix desactivada: falten dades del creditor o no són vàlides. Revisa-les a Configuració → Integracions → Dades per al BBVA; el compte ha de ser del BBVA.
• No puc revisar la remesa del BBVA: falta la Data de cobrament o no és posterior a hui.
• La plantilla del BBVA supera els 201 càrrecs: genera diverses remeses seleccionant grups diferents o marca Unifica els càrrecs per titular.
• Un cobrament queda exclòs: obre el motiu de la previsualització i corregeix el mètode, el període, l’estat o el mandat.
• El banc retorna un rebut: registra el rebuig a la remesa perquè l’historial reflecteixi la incidència.
• Has generat una remesa per error: cancel·la-la abans de reutilitzar els càrrecs i no presentis l’Excel al banc.
• Només vols cancel·lar un càrrec d’una remesa: utilitza Cancel·la el cobrament des del detall a Cobraments mentre estigui Programat i no tinga pagaments registrats. Treu-lo també del fitxer que presentaràs o tramita’n l’anul·lació al banc si ja l’has presentat; cancel·lar-lo a Clybo’ no fa estes gestions.

Pas següent

Per preparar altes i mandats en bloc, consulta Importa esportistes des d’un CSV. Per revisar incidències posteriors, utilitza Gestiona cobraments i incidències de pagament.