Configura e genera distinte bancarie

Le distinte bancarie consentono di raggruppare le quote con addebito diretto e preparare il file di lavoro che il club presenterà tramite il proprio canale bancario. È una procedura manuale e indipendente da Stripe: Clybo’ organizza gli addebiti e genera un file Excel, ma non invia l’ordine alla banca, non trasferisce denaro e non riconcilia automaticamente i rimborsi.

Prima di iniziare

Il club deve essere autorizzato a custodire e utilizzare i mandati di addebito diretto. Ogni pagatore incluso deve avere un mandato attivo con intestatario e IBAN. Puoi raccoglierlo durante un’iscrizione, importare un mandato esistente dal CSV degli atleti oppure aggiungerlo dalla scheda del tutore.

Procedura

1. Attiva BANK_SEPA

Apri Impostazioni → Integrazioni e attiva la distinta bancaria. Leggi e accetta la responsabilità di custodia del club. A questo punto puoi generare il file Excel per Cajamar, che non richiede i dati del creditore: il conto del creditore viene scelto nella banca al momento dell’importazione.

Se il club presenta le distinte tramite BBVA, fai clic anche su Dati per BBVA e inserisci il Nome del creditore, l’Identificativo del creditore (ICS) e l’IBAN del club. La tua filiale ti fornisce l’ICS quando stipuli il contratto per gli addebiti e il conto deve appartenere a BBVA (istituto 0182 o 0057). Clybo’ verifica le cifre di controllo di entrambi. Fai clic su Salva dati del creditore. Per cambiare in seguito il nome o l’ICS non serve inserire di nuovo l’IBAN: lascialo vuoto e quello salvato viene mantenuto. La scheda indica quali formati sono disponibili.

2. Raccogli i mandati delle famiglie

Consenti alla famiglia di autorizzare l’addebito diretto nel modulo d’iscrizione oppure importa un mandato esistente con titular_cuenta, iban_remesa e, se disponibile, fecha_mandato_remesa. Non inviare dati bancari tramite canali di comunicazione aperti.

Se la famiglia è già registrata e il club custodisce il mandato firmato, apri la scheda del tutore, vai su Mandati e fai clic su Aggiungi conto per distinta. Controlla l’Intestatario del conto, inserisci l’IBAN (Clybo’ verifica la cifra di controllo), aggiungi la Data di firma del mandato se la conosci e seleziona la dichiarazione che conferma la custodia del mandato da parte del club. Fai clic su Salva conto. Se il tutore aveva già un altro conto attivo, Clybo’ ti avvisa e devi selezionare Sostituisci il conto attivo: il precedente viene annullato, le relative quote passano al nuovo conto e gli addebiti singoli già creati con il precedente restano esclusi dalla distinta. Se il tutore aveva quote con metodo Distinta bancaria in attesa di un conto, saranno pronte per l’addebito. Questa opzione è visibile solo agli amministratori e solo quando la distinta è attiva.

Il mandato appartiene al tutore, non a una quota: resta valido anche se l’atleta cambia squadra o quota. Per verificarlo, apri la scheda del tutore e vai su Mandati. Nella sezione Distinta bancaria vedrai ciascun mandato con stato, paese e ultime quattro cifre del conto, riferimento e indicazione se è stato importato o accettato nel modulo. La scheda del tutore non mostra mai l’IBAN completo; puoi visualizzarlo su richiesta solo durante la revisione della distinta, come spiegato più avanti.

Per addebitare una quota tramite distinta, il pagatore deve avere Distinta bancaria come metodo di pagamento. Quando crei una quota dalla scheda dell’atleta con Iscrivi a un piano, puoi selezionare Distinta bancaria se il tutore pagatore ha già un mandato attivo. Per una quota esistente, cambia il metodo da Quote assegnate → Modifica ripartizione. Se l’addebito del mese è già stato generato con un altro metodo ma non è ancora stato riscosso, scegli Dal mese in corso per includerlo nella distinta del mese.

3. Avvia una distinta da Addebiti

In Addebiti, seleziona Genera distinta bancaria. Scegli il periodo e filtra per squadre o atleti. Decidi anche se selezionare Raggruppa gli addebiti per intestatario (vedi il passaggio 4). Vengono proposti solo gli addebiti compatibili con BANK_SEPA e con un mandato attivo; l’anteprima mostra gli addebiti, l’importo totale e le persone escluse con la relativa motivazione.

Le sezioni Gruppi e Atleti propongono solo le persone il cui metodo di pagamento per quel periodo è la distinta bancaria; una squadra senza atleti inclusi non compare. Ogni gruppo indica quanti atleti sono inclusi nella distinta rispetto al totale del gruppo, per esempio 3/4 atleti. Se i due numeri non coincidono, il dato viene evidenziato: qualcuno nel gruppo paga in contanti, con carta o con un altro addebito diretto, oppure non ha una quota per quel periodo. Usalo come controllo rapido prima di generare il file. Per trovare una persona in un elenco lungo, usa il menu a discesa a destra di Atleti e scegli una squadra: l’elenco mostra solo i suoi atleti, senza cambiare le selezioni già effettuate. Torna a Tutte le squadre per vedere l’elenco completo.

Per una quota d’iscrizione, una maglietta o un altro importo una tantum, crea prima l’addebito in Addebiti → Crea addebito → Atleta → Distinta bancaria. Controlla il tutore principale e il conto mascherato, inserisci causale, importo in euro e periodo, quindi fai clic su Programma tramite distinta. Poi seleziona lo stesso periodo e l’atleta durante la generazione della distinta. L’addebito comparirà anche se non ha una quota ricorrente. Gli addebiti diretti a Tutore non sono ancora disponibili con questa opzione.

Per una spesa comune, usa Crea addebito → Squadra da Addebiti oppure Crea addebito dalla scheda della squadra. Inserisci il Prezzo per atleta (EUR), escludi chi non partecipa e seleziona Distinta bancaria nelle righe corrispondenti. Controlla pagatori, data e importo prima di Programma N addebiti. Tutti gli addebiti vengono programmati e il gruppo è consultabile in Addebiti.

Quando generi la distinta, il selettore include gli addebiti una tantum del periodo anche se l’atleta non ha una quota ricorrente. Il file Excel mantiene la causale della spesa. Se selezioni Raggruppa gli addebiti per intestatario, più addebiti dello stesso tutore e mandato vengono riuniti in un unico addebito; in ogni caso ciascun addebito resta associato al proprio atleta. I metodi manuali o con carta scelti nelle altre righe del gruppo seguono la propria procedura e non vengono inclusi nel file bancario. Consulta Addebiti per squadra.

L’addebito conserva il pagatore e il mandato scelti al momento della creazione. Se in seguito cambi il tutore principale o sostituisci il mandato, non viene reindirizzato automaticamente a un altro conto. Se il mandato originale non è più attivo, l’anteprima lo esclude e indica il motivo. Gli addebiti creati con Registrazione manuale mantengono il proprio metodo.

4. Scegli il formato del file

Nella parte superiore di Genera distinta bancaria, in Formato file, seleziona quello della tua banca. Clybo’ seleziona inizialmente l’ultimo formato usato dal club.

• Cajamar: file Excel con una riga per ogni addebito, da importare nell’home banking assegnando le colonne. Non richiede una data di addebito.
• BBVA: modello ufficiale «Remesa Adeudos» di BBVA net cash, con i dati del creditore già compilati. Se manca un dato del creditore, l’opzione è disabilitata e puoi inserirlo con Completa i dati del creditore. Con BBVA devi indicare la Data di addebito, cioè il giorno in cui la banca addebiterà le ricevute; deve essere successiva a oggi e non viene proposta alcuna data predefinita. Il modello ammette al massimo 201 addebiti: se la selezione ne contiene di più, la revisione lo segnala e non consente di generare il file finché non dividi la selezione per gruppi o raggruppi gli addebiti.

Nel modello BBVA, ogni riga contiene un riferimento dell’addebito univoco (per esempio 2610-7F3A9C-001), che viene conservato anche nello storico: usalo per trovare l’addebito se la banca comunica un rimborso. Il riferimento del mandato è il DNI, NIE o passaporto salvato del tutore intestatario; se quel tutore ha più di un mandato, il secondo termina con -2, il terzo con -3 e così via. Una volta inserito in una distinta, il riferimento del mandato non cambia più, anche se in seguito viene corretto il documento. Se a un tutore manca il documento, la revisione ti avvisa e il mandato viene indicato con nome e cognome del primo atleta collegato a quel tutore (per esempio AITANA-PENA); come gli altri riferimenti, non cambierà in seguito. Se vuoi usare il documento, completalo nella scheda del tutore prima di generare la distinta. Nel file Cajamar, se manca il documento, viene mantenuto il riferimento assegnato da Clybo’.

5. Controlla i raggruppamenti e genera il file

Controlla in particolare il pagatore, il mandato e l’importo. Ogni addebito mostra il conto mascherato (primi e ultimi quattro caratteri). Se devi confrontarlo con il mandato cartaceo, fai clic su Mostra conti completi sopra l’elenco: gli IBAN saranno visibili per intero finché non fai clic su Nascondi conti, modifichi la selezione o chiudi la finestra. Sono gli stessi dati inclusi nel file che stai per scaricare e sono visibili solo agli amministratori. Per impostazione predefinita, ogni addebito genera un addebito bancario separato, anche quando più voci appartengono allo stesso pagatore e mandato: il file Excel contiene una riga per ogni addebito e, se la banca ne rifiuta uno, puoi registrare il rifiuto solo per quello.

Se preferisci che la famiglia veda un unico addebito sul proprio conto, seleziona Raggruppa gli addebiti per intestatario mentre scegli gli addebiti. Clybo’ riunisce in un unico addebito bancario tutti gli addebiti dello stesso pagatore e mandato e ne somma gli importi. Tieni presente che un rifiuto bancario interesserà tutti gli addebiti inclusi in quella distinta. L’anteprima mostra il numero di Addebiti risultante con l’opzione scelta; se la modifichi, ricontrolla la distinta prima di generarla.

Genera la distinta e scarica il file per elaborarlo tramite il canale della tua banca. In BBVA net cash, importalo come file di addebiti: il sistema bancario verifica la struttura e l’importo totale prima che tu lo firmi.

Con gli addebiti raggruppati, la causale riunisce quelle degli addebiti inclusi in ciascun addebito bancario, per esempio Quota d’iscrizione; Maglietta (nel modello BBVA sono separate da virgole e riportano i nomi delle atlete). I download delle distinte precedenti mantengono il formato con cui erano state generate.

6. Decidi quando registrare gli addebiti come pagati

Puoi attivare Segna gli addebiti come pagati al momento della generazione se la procedura interna del club lo richiede, oppure registrarli più tardi dopo aver ricevuto conferma. Questa opzione aggiorna solo Clybo’ e non dimostra da sola che la banca abbia completato l’accredito.

Quando registri gli addebiti come pagati, Clybo’ emette la ricevuta (o la fattura, se il club fattura) per ogni addebito, genera il relativo PDF e lo invia per email al tutore pagatore. Se un addebito aveva già una ricevuta con PDF, per esempio perché faceva parte di una distinta precedente che hai generato di nuovo, non viene inviata un’altra email; se aveva una ricevuta senza PDF, viene completata e inviata in quel momento. Se non è stato possibile emettere un documento, il pagamento viene comunque registrato e vedrai l’avviso «alcuni documenti fiscali richiedono una verifica».

Se un addebito richiede un servizio fiscale che il club non ha ancora attivato, Clybo’ blocca la registrazione come pagato sia durante la generazione sia dallo storico. Risolvi l’avviso fiscale prima di confermare il pagamento.

7. Gestisci lo storico

Dallo storico puoi scaricare di nuovo una distinta, segnare i relativi addebiti, annullarla per liberare gli addebiti o registrare un rifiuto bancario. Se provi a generare di nuovo addebiti usati di recente, Clybo’ chiede conferma nei 25 giorni successivi per ridurre i duplicati. Un rimborso volontario viene registrato dall’addebito come restituzione offline.

Se cambi il prezzo di una quota in Quote dopo aver generato la distinta, basta generarla di nuovo per lo stesso periodo: la revisione usa il prezzo aggiornato, con gli sconti e la ripartizione attuali, e Clybo’ aggiorna lo stesso addebito in Addebiti invece di crearne un altro. La distinta precedente resta nello storico con il file e gli importi esportati. Gli addebiti già pagati o rifiutati dalla banca mantengono il proprio importo.

Annulla un singolo addebito

Come amministratore del club, apri l’addebito in Addebiti e fai clic su Annulla addebito. Puoi farlo finché è Programmato e non ha pagamenti registrati, anche se è già presente in una o più distinte e qualunque sia lo stato delle distinte. Scegli il motivo, leggi l’avviso relativo al file bancario e conferma Annulla addebito. L’addebito passa allo stato Annullato; non è necessario annullare l’intera distinta.

L’annullamento conserva lo storico delle distinte e i file originali. Clybo’ non modifica il file Excel scaricato né invia un annullamento alla banca. Prima di presentare il file, rimuovi l’addebito che non deve essere riscosso; se hai usato Raggruppa gli addebiti per intestatario, modifica l’importo e la causale dell’addebito raggruppato per rimuovere solo quella voce. Se hai già presentato il file, richiedi l’annullamento tramite il canale bancario e conferma l’esito prima di registrare movimenti in Clybo’.

Gli addebiti una tantum annullati restano esclusi dalle nuove distinte. Scaricare di nuovo una distinta precedente conserva il file originale. Se generi nuovamente una quota ricorrente per quel periodo, potrebbe essere creato un nuovo addebito: controlla quelli selezionati prima di generare il file.

Se l’addebito è già Pagato o ha un pagamento registrato, questa opzione di annullamento non è disponibile. Verifica l’accredito e registra un rimborso dal dettaglio dell’addebito quando necessario. Consulta Annulla o rimborsa con tutte le informazioni.

Se qualcosa non funziona

• Una famiglia non compare: verifica che BANK_SEPA sia attivo, che esista un mandato valido e che il tutore sia il pagatore configurato.
• Ho cambiato il prezzo della quota dopo aver generato la distinta: torna a Genera distinta bancaria per lo stesso periodo; la revisione mostra il nuovo prezzo e il nuovo file lo include. Presenta alla banca solo uno dei due file. Se hai già presentato quello vecchio, registra la differenza come addebito una tantum per distinta (Crea addebito → Atleta → Distinta bancaria) invece di generare di nuovo la quota.
• Non compare Aggiungi conto per distinta: l’opzione è visibile solo agli amministratori e la distinta bancaria deve essere attiva in Impostazioni → Integrazioni, con l’accettazione della responsabilità di custodia.
• Una squadra non compare oppure un gruppo mostra meno atleti del totale (per esempio 3/4): per quel periodo le quote degli atleti mancanti non hanno Distinta bancaria come metodo oppure non hanno una quota attiva. Controlla il mandato del tutore nella sua scheda (Mandati → Distinta bancaria); se non ne ha uno, aggiungilo con Aggiungi conto per distinta. Poi cambia il metodo da Quote assegnate → Modifica ripartizione.
• Un’atleta non compare più dopo aver cambiato squadra: se è stata rimossa dalla squadra e aggiunta di nuovo con Squadra e quota, la nuova quota viene creata con il metodo contanti. Il mandato è ancora attivo: cambia il metodo della quota in Distinta bancaria. Per i prossimi cambi, usa Cambia squadra → Trasferisci quota, che mantiene pagatori e metodo. Consulta Gestisci la rosa, gli orari e gli allenatori di una squadra.
• L’opzione BBVA è disabilitata: i dati del creditore mancano o non sono validi. Controllali in Impostazioni → Integrazioni → Dati per BBVA; il conto deve appartenere a BBVA.
• Non posso esaminare la distinta BBVA: manca la Data di addebito oppure non è successiva a oggi.
• Il modello BBVA supera 201 addebiti: genera più distinte scegliendo gruppi diversi oppure seleziona Raggruppa gli addebiti per intestatario.
• Un addebito è escluso: apri la motivazione nell’anteprima e correggi metodo, periodo, stato o mandato.
• La banca rifiuta una ricevuta: registra il rifiuto nella distinta affinché lo storico riporti il problema.
• Hai generato una distinta per errore: annullala prima di riutilizzare gli addebiti e non presentare il file alla banca.
• Vuoi annullare un solo addebito della distinta: usa Annulla addebito dal relativo dettaglio in Addebiti finché lo stato è Programmato e non ci sono pagamenti registrati. Rimuovilo anche dal file che stai per presentare oppure richiedi l’annullamento alla banca se lo hai già presentato; annullarlo in Clybo’ non esegue queste operazioni.

Passaggio successivo

Per preparare iscrizioni e mandati in blocco, consulta Importa atleti da un CSV. Per gestire problemi successivi, usa Gestisci addebiti e problemi di pagamento.