Configura y genera remesas bancarias

Las remesas bancarias permiten agrupar cuotas domiciliadas y preparar el fichero de trabajo que el club presentará por su propio canal bancario. Es un circuito manual e independiente de Stripe: Clybo’ organiza los cobros y genera un Excel, pero no envía la orden al banco, no mueve dinero y no concilia devoluciones automáticamente.

Antes de empezar

El club debe disponer de autorización para custodiar y utilizar los mandatos de domiciliación. Cada pagador incluido necesita un mandato activo con titular e IBAN. Puedes obtenerlo durante una inscripción, importar un mandato existente desde el CSV de deportistas o añadirlo desde la ficha del tutor.

Paso a paso

1. Activa BANK_SEPA

Abre Ajustes → Integraciones y activa la remesa bancaria. Lee y acepta la responsabilidad de custodia del club. Con esto ya puedes generar el Excel de Cajamar, que no necesita datos del acreedor: la cuenta acreedora se elige en el banco al importarlo.

Si el club presenta las remesas en BBVA, pulsa también Datos para BBVA y completa el Nombre del acreedor, el Identificador de acreedor (ICS) y el IBAN del club. El ICS te lo facilita tu oficina al contratar los adeudos y la cuenta debe ser de BBVA (entidad 0182 o 0057). Clybo’ comprueba los dígitos de control de ambos. Pulsa Guardar datos del acreedor. Para cambiar el nombre o el ICS más adelante no hace falta volver a escribir el IBAN: déjalo vacío y se conserva el guardado. La tarjeta muestra qué formatos tienes disponibles.

2. Reúne los mandatos de las familias

Permite que la familia autorice la domiciliación en el formulario de inscripción o importa un mandato ya existente con titular_cuenta, iban_remesa y, si procede, fecha_mandato_remesa. No incluyas datos bancarios por canales de comunicación abiertos.

Si la familia ya está dada de alta y el club conserva su mandato firmado, abre la ficha del tutor, entra en Mandatos y pulsa Añadir cuenta para remesa. Revisa el Titular de la cuenta, escribe el IBAN (Clybo’ comprueba el dígito de control), añade si la conoces la Fecha de firma del mandato y marca la declaración de que el club custodia el mandato. Pulsa Guardar cuenta. Si el tutor ya tenía otra cuenta activa, Clybo’ te avisa y debes marcar Sustituir la cuenta activa: la anterior se cancela, sus cuotas pasan a la nueva y los cargos puntuales ya creados con la anterior quedan fuera de la remesa. Si el tutor tenía cuotas con Remesa bancaria esperando cuenta, quedan listas para cobrarse. Solo los administradores ven esta opción, y únicamente con la remesa activada.

El mandato pertenece al tutor, no a una cuota: se conserva aunque la deportista cambie de equipo o de cuota. Para comprobarlo, abre la ficha del tutor y entra en Mandatos. En el apartado Remesa bancaria verás cada mandato con su estado, el país y los cuatro últimos dígitos de la cuenta, la referencia y si se importó o se aceptó en el formulario. La ficha del tutor nunca muestra el IBAN completo; solo la revisión de la remesa permite verlo bajo demanda, como se explica más abajo.

Para que una cuota se cobre por remesa, su pagador debe tener Remesa bancaria como método. Al crear una cuota desde la ficha de la deportista con Inscribir a un plan, puedes elegir Remesa bancaria si el tutor pagador ya tiene un mandato activo. En una cuota existente, cambia el método desde Cuotas asignadas → Editar reparto. Si el cobro de este mes ya se generó en otro método pero aún no se ha cobrado, elige Desde el mes en curso para que entre en la remesa del mes.

3. Inicia una remesa desde Cobros

En Cobros, selecciona Generar remesa bancaria. Elige el periodo y filtra por equipos o deportistas. Decide también si marcas Unificar cargos por titular (consulta el paso 4). Solo se proponen cobros compatibles con BANK_SEPA y un mandato activo; la vista previa muestra débitos, importe total y personas excluidas con su motivo.

Los apartados Grupos y Deportistas solo proponen a quien se cobra por remesa bancaria en ese periodo, y un equipo sin nadie en remesa no aparece. Cada grupo indica cuántos de sus deportistas entran en la remesa sobre el total del grupo, por ejemplo 3/4 deportistas. Si las dos cifras no coinciden, el número se resalta: alguien del grupo paga en efectivo, con tarjeta o con otra domiciliación, o no tiene cuota en ese periodo. Úsalo como comprobación rápida antes de generar el fichero. Para localizar a alguien en una lista larga, usa el desplegable a la derecha de Deportistas y elige un equipo: la lista muestra solo a sus deportistas, sin cambiar lo que ya has seleccionado. Vuelve a Todos los equipos para ver la lista completa.

Para una matrícula, camiseta u otro importe puntual, crea primero el cargo en Cobros → Crear cobro → Deportista → Remesa bancaria. Revisa el tutor principal y la cuenta enmascarada, introduce concepto, importe en euros y periodo, y pulsa Programar por remesa. Después selecciona ese mismo periodo y la deportista al generar la remesa. Aparecerá aunque no tenga una cuota recurrente. Los cargos directos a Tutor todavía no disponen de esta opción.

Para un gasto común, usa Crear cobro → Equipo desde Cobros o Crear cobro desde la ficha del equipo. Introduce el Precio por deportista (EUR), excluye a quien no participe y selecciona Remesa bancaria en las filas correspondientes. Revisa pagadores, fecha e importe antes de Programar N cobros. Todos quedan programados y el lote se puede consultar en Cobros.

Al generar la remesa, el selector incluye esos cargos puntuales del periodo, aunque la deportista no tenga una cuota recurrente. El Excel conserva el concepto del gasto. Si activas Unificar cargos por titular, varios cargos del mismo tutor y mandato se agrupan en un adeudo; en cualquier caso, cada cargo mantiene su relación con la deportista. Los métodos manuales o de tarjeta elegidos en otras filas del lote siguen su propio circuito y no entran en el fichero bancario. Consulta Cobros por equipo.

El cargo conserva el pagador y el mandato elegidos al crearlo. Si cambias posteriormente el tutor principal o sustituyes su mandato, no se redirige automáticamente a otra cuenta. Si el mandato original deja de estar activo, la vista previa lo excluye y muestra el motivo. Los cargos creados con Registro manual conservan su método.

4. Elige el formato del fichero

En la parte superior de Generar remesa bancaria, en Formato del fichero, elige el de tu banco. Clybo’ marca de inicio el último formato que usó el club.

• Cajamar: Excel con una fila por adeudo para importarlo en la banca electrónica asignando las columnas. No pide fecha de cobro.
• BBVA: la plantilla oficial «Remesa Adeudos» de BBVA net cash, con los datos del acreedor ya rellenos. Si falta algún dato del acreedor aparece deshabilitada y puedes ir a completarlos con Completar datos del acreedor. Con BBVA debes indicar la Fecha de cobro, el día en que el banco cargará los recibos; tiene que ser posterior a hoy y no hay ninguna propuesta por defecto. La plantilla admite como máximo 201 adeudos: si la selección tiene más, la revisión lo indica y no deja generar el fichero hasta que la dividas por grupos o unifiques los cargos.

En la plantilla de BBVA, cada fila lleva una referencia del adeudo única (por ejemplo 2610-7F3A9C-001) que también queda guardada en el historial: úsala para localizar el cobro si el banco te comunica una devolución. La referencia del mandato es el DNI, NIE o pasaporte guardado del tutor titular; si ese tutor tiene más de un mandato, el segundo lleva -2, el tercero -3, etc. Una vez que un mandato ha salido en una remesa su referencia ya no cambia, aunque después se corrija el documento. Si a algún tutor le falta el documento, la revisión te avisa y su mandato sale con el nombre y apellidos de la primera deportista vinculada a ese tutor (por ejemplo AITANA-PENA); como cualquier otra referencia, ya no cambiará después. Si prefieres que use el documento, complétalo en la ficha del tutor antes de generar la remesa. En el Excel de Cajamar, sin documento, se mantiene la referencia que asignó Clybo’.

5. Revisa agrupaciones y genera el fichero

Comprueba especialmente el pagador, el mandato y el importe. Cada adeudo muestra la cuenta enmascarada (primeros y últimos cuatro caracteres). Si necesitas cotejarla con el mandato en papel, pulsa Mostrar cuentas completas encima de la lista: los IBAN aparecen completos hasta que pulses Ocultar cuentas, cambies la selección o cierres la ventana. Es la misma información que lleva el fichero que vas a descargar y solo la ven los administradores. Por defecto, cada cobro se convierte en un adeudo independiente, aunque varios pertenezcan al mismo pagador y mandato: el Excel tiene una fila por cobro y, si el banco devuelve uno, puedes registrar el rechazo solo de ese cobro.

Si prefieres que la familia vea un único cargo en su cuenta, marca Unificar cargos por titular al seleccionar los cobros. Clybo’ reunirá en un único débito todos los cobros del mismo pagador y mandato, con la suma de sus importes. Ten en cuenta que un rechazo bancario afectará entonces a todos los cobros de ese débito. La vista previa muestra el número de Adeudos resultante con la opción elegida; si la cambias, vuelve a revisar la remesa antes de generarla.

Genera la remesa y descarga el fichero para tramitarlo en el canal de tu banco. En BBVA net cash, incorpóralo como fichero de adeudos: la propia banca valida la estructura y el importe total antes de que lo firmes.

Con los cargos unificados, el concepto reúne los conceptos de los cargos incluidos en cada débito, por ejemplo Matrícula; Camiseta (en la plantilla de BBVA se separan con comas y llevan los nombres de las deportistas). Las descargas de remesas antiguas mantienen el formato con el que se generaron.

6. Decide cuándo registrar los cobros como pagados

Puedes activar Marcar cobros como pagados al generar si tu procedimiento interno lo requiere, o registrarlos más adelante cuando tengas confirmación. Esta marca solo actualiza Clybo’; no acredita por sí sola que el banco haya completado el ingreso.

Al registrar los cobros como pagados, Clybo’ emite el recibo (o la factura, si el club factura) de cada cobro, genera su PDF y lo envía por correo al tutor pagador. Si un cobro ya tenía su recibo con PDF —por ejemplo, porque estaba en una remesa anterior que volviste a generar— no se envía de nuevo; si lo tenía sin PDF, se completa y se envía entonces. Si no se pudo emitir algún documento, el pago queda registrado igualmente y verás el aviso «algún documento fiscal necesita revisión».

Si un cargo requiere un servicio fiscal que el club aún no tiene habilitado, Clybo’ bloquea la marca como pagado tanto al generar como desde el historial. Resuelve el aviso fiscal antes de confirmar el pago.

7. Gestiona el historial

Desde el historial puedes volver a descargar una remesa, marcar sus cobros, cancelarla para liberar los cargos o registrar un rechazo bancario. Si vas a generar de nuevo cargos usados recientemente, Clybo’ pide confirmación durante los 25 días posteriores para reducir duplicidades. Un reembolso voluntario se registra desde el cobro como devolución fuera de línea.

Si cambias el precio de una cuota en Cuotas después de generar la remesa, basta con volver a generarla para el mismo periodo: la revisión toma el precio vigente, con sus descuentos y reparto actuales, y al generar Clybo’ actualiza ese mismo cobro en Cobros en lugar de crear otro. La remesa anterior sigue en el historial con el fichero y los importes con los que se exportó. Los cobros ya pagados o rechazados por el banco conservan su importe.

Cancela un cobro concreto

Como administrador del club, abre el cargo desde Cobros y pulsa Cancelar cobro. Puedes hacerlo mientras siga Programado y no tenga ningún pago registrado, aunque ya aparezca en una o varias remesas y con independencia del estado de esas remesas. Elige el motivo, revisa el aviso sobre el fichero bancario y confirma Cancelar cobro. El cargo pasa a Cancelado; no es necesario cancelar toda la remesa.

Cancelar el cargo conserva el historial de las remesas y sus ficheros originales. Clybo’ no modifica el Excel que descargaste ni envía una anulación al banco. Antes de presentar el fichero, retira el adeudo que no deba cobrarse; si usaste Unificar cargos por titular, ajusta el importe y el concepto del adeudo agrupado para retirar solo ese cargo. Si ya lo presentaste, tramita la anulación por tu canal bancario y confirma el resultado antes de registrar movimientos en Clybo’.

Los cargos puntuales cancelados quedan fuera de nuevas remesas. Volver a descargar una remesa anterior conserva su fichero original. Si vuelves a generar una cuota recurrente para ese periodo, se puede crear un cobro nuevo: revisa los cargos seleccionados antes de generar el fichero.

Si el cobro ya está Pagado o tiene un pago registrado, esta cancelación no está disponible. Comprueba el ingreso y registra una devolución desde el detalle del cobro cuando corresponda. Consulta Cancela o devuelve con contexto.

Si algo no sale bien

• No aparece una familia: revisa que BANK_SEPA esté activo, que exista mandato vigente y que el tutor sea el pagador configurado.
• Cambié el precio de la cuota después de generar la remesa: vuelve a Generar remesa bancaria para el mismo periodo; la revisión muestra ya el precio nuevo y el fichero nuevo lo lleva. Presenta al banco solo uno de los dos ficheros. Si el antiguo ya se presentó, registra la diferencia como un cargo puntual por remesa (Crear cobro → Deportista → Remesa bancaria) en lugar de volver a generar la cuota.
• No aparece Añadir cuenta para remesa: solo la ven los administradores, y la remesa bancaria debe estar activada en Ajustes → Integraciones con la custodia aceptada.
• No aparece un equipo o un grupo muestra menos deportistas que su total (por ejemplo 3/4): las cuotas de quien falta no tienen Remesa bancaria como método para ese periodo, o no tiene cuota activa. Comprueba el mandato del tutor en su ficha (Mandatos → Remesa bancaria); si no tiene, añádelo con Añadir cuenta para remesa. Después cambia el método en Cuotas asignadas → Editar reparto.
• Una deportista dejó de aparecer al cambiar de equipo: si se quitó del equipo y se volvió a añadir con Equipo y cuota, la nueva cuota se crea en efectivo. El mandato sigue activo: cambia el método de la cuota a Remesa bancaria. Para próximos cambios usa Cambiar de equipo → Trasladar la cuota, que conserva pagadores y método. Consulta Gestiona plantilla, horarios y entrenadores de un equipo.
• La opción BBVA aparece deshabilitada: faltan o no son válidos los datos del acreedor. Revísalos en Ajustes → Integraciones → Datos para BBVA; la cuenta debe ser de BBVA.
• No puedo revisar la remesa con BBVA: falta la Fecha de cobro o no es posterior a hoy.
• La plantilla de BBVA supera los 201 adeudos: genera varias remesas seleccionando grupos distintos, o marca Unificar cargos por titular.
• Un cobro queda excluido: abre el motivo de la vista previa y corrige método, periodo, estado o mandato.
• El banco devuelve un recibo: registra el rechazo en la remesa para que el historial refleje la incidencia.
• Has generado una remesa por error: cancélala antes de reutilizar los cargos y no presentes el Excel al banco.
• Solo quieres cancelar un cargo de una remesa: utiliza Cancelar cobro desde su detalle en Cobros mientras esté Programado y no tenga pagos registrados. Retíralo también del fichero que vayas a presentar o tramita la anulación en el banco si ya lo presentaste; cancelar en Clybo’ no hace esas gestiones.

Siguiente paso

Para preparar altas y mandatos en bloque consulta Importa deportistas desde un CSV. Para revisar incidencias posteriores, utiliza Gestiona cobros e incidencias de pago.