Emite y gestiona facturas o recibos

Facturas reúne documentos emitidos por el club a sus clientes. Los recibos para operaciones exentas y las facturas con tratamiento fiscal no siguen exactamente el mismo flujo; la disponibilidad depende de la configuración y servicios fiscales del club en España.

Antes de empezar

Completa los datos fiscales del club y revisa el tratamiento de la operación. Comprueba destinatario, concepto, impuestos y fechas antes de emitir. Si necesitas servicios fiscales externos, confirma primero que están activos.

Paso a paso

1. Abre Facturas y elige el periodo

Entra en Facturas, selecciona el mes y filtra por estado. Los indicadores resumen documentos y posibles incidencias. Cada fila muestra el número, el cliente al que se emite el documento y, bajo el concepto, la deportista a la que corresponde el cargo cuando procede de una cuota o matrícula; los documentos manuales, de tienda o de una persona adulta que se factura a sí misma no la muestran. El buscador acepta número de factura o recibo, nombre o NIF del cliente, concepto y nombre de la deportista, sin distinguir acentos ni el orden de las palabras. Abre cualquier fila para ver detalle y trazabilidad.

Junto al número aparece el método del pago registrado, tanto en la tabla como en las tarjetas del móvil:

• € o $ (según la moneda): efectivo.
• Tarjeta: pago con tarjeta.
• Banco: remesa bancaria o transferencia. Pasa el cursor sobre el icono para distinguir el método concreto.
• Puntos: otro método anotado por el club.

El indicativo utiliza el pago confirmado del cobro, la matrícula o el pedido que originó el documento. Un método elegido pero todavía pendiente de cobro no aparece como pagado. En conversiones y rectificativas puede mostrar el método del pago original, aunque después se haya devuelto; el icono no certifica que se conserve ese dinero ni describe la forma de la devolución. Si el documento es manual o no hay un método registrado, no aparece ningún indicativo.

2. Crea y revisa el documento

Selecciona Nueva factura manual. Escribe el nombre o razón social del destinatario, su NIF/CIF y email cuando correspondan. Añade las líneas con descripción, cantidad y precio unitario; el total se actualiza mientras editas. Revisa el Tipo de IVA y las notas internas. La acción final será Crear factura o Emitir recibo, según el tratamiento configurado. La fecha se asigna al crear el documento; este modal no permite elegirla.

3. Comprueba numeración y estado

Una vez emitido, el documento conserva su número y snapshots. Si utiliza un servicio fiscal, consulta el estado de procesamiento y actualízalo cuando la interfaz lo permita; no dupliques el documento por una espera temporal. En una factura pendiente puede aparecer Re-consultar AEAT: comprueba el estado existente. Reintentar envío a AEAT solo aparece cuando el sistema permite ese reintento.

En los recibos y facturas generados al pagar una matrícula de inscripción, el domicilio del destinatario se copia de la dirección de contacto recogida en el formulario: dirección, código postal, localidad y provincia. Si el formulario no recoge esos datos, el domicilio queda vacío. Cambiar después la dirección en la ficha del tutor no actualiza automáticamente los documentos ya emitidos.

4. Consulta y descarga el PDF

Desde el detalle pulsa Ver PDF. La vista previa se abre dentro del panel o de la app instalada y permite pasar de página, ampliar y reducir el documento. Necesitas conexión para abrir el archivo. Si no se puede mostrar, pulsa Reintentar; también puedes usar Descargar para guardar el PDF o Abrir en pestaña nueva para consultarlo aparte.

Utiliza Descargar PDF desde el detalle o Descargar desde la vista previa para entregarlo por el canal acordado. En iPhone, el sistema puede abrir opciones de compartir o una vista previa: elige Guardar en Archivos cuando aparezca. Comprueba que el archivo se ha guardado y que el destinatario y los importes coinciden antes de compartirlo. La vista previa dentro de Clybo’ no guarda una copia en el dispositivo.

Un recibo o una factura solo está emitido cuando tiene su PDF. Mientras no lo tenga, la lista lo marca con SIN PDF y el detalle avisa de que todavía no se ha emitido ni enviado. Pulsa Generar PDF para completarlo: si el documento procede de un cobro, un pedido de la tienda o un formulario, Clybo’ genera el PDF y lo envía al destinatario. Si lo creaste a mano, solo genera el PDF. Clybo’ también revisa cada pocos minutos los documentos que se han quedado sin PDF y los completa automáticamente, sin enviar dos veces un documento ya enviado. Las facturas pendientes de la AEAT reciben su PDF cuando se aceptan, así que no muestran este botón.

Los PDF generados incluyen el logo guardado en Ajustes → Identidad visual, sobre fondo blanco y conservando sus proporciones. Esto también se aplica al PDF combinado y a los PDF de la exportación contable en ZIP. Si no hay logo disponible, aparecen las iniciales del club. Los recibos se identifican con Recibo y su número en la cabecera; la explicación de la exención figura en el pie del documento.

Puedes usar un logo PNG con transparencia o JPEG. Los SVG subidos desde Identidad visual se convierten a PNG cuando es posible; si un logo antiguo no aparece, vuelve a subirlo como PNG. Cambiar el logo no modifica los PDF que ya estaban generados.

5. Corrige mediante rectificación

En las facturas que admiten corrección directa, los botones Editar destinatario y Editar líneas abren los campos permitidos. Una factura aceptada es inmutable: pulsa Emitir rectificativa y elige Anular y devolver, Corregir el importe o Corregir datos fiscales. Revisa el motivo, los datos y los totales antes de emitir; el nuevo documento queda vinculado al original. La devolución del dinero se gestiona por separado. No sobrescribas el historial fiscal.

En un recibo emitido puedes corregir el domicilio con el lápiz de Destinatario (Editar destinatario). Guarda la dirección y espera a que se regenere el PDF antes de volver a abrir Ver PDF. Esta edición cambia ese recibo; la dirección de la ficha del tutor se gestiona en Personas. No se permite la edición directa de abonos ni de recibos que ya tengan un abono o se hayan convertido en factura.

Si algo no sale bien

• No puedes emitir: revisa datos fiscales, líneas, destinatario y disponibilidad del servicio necesario.
• El estado fiscal sigue pendiente: actualiza el estado y consulta el detalle antes de reintentar.
• El PDF no está listo: espera a que termine la generación y vuelve a abrir la vista previa. Si el documento sigue marcado como SIN PDF, pulsa Generar PDF en su detalle.
• El PDF existe pero la vista previa falla: comprueba la conexión y pulsa Reintentar en el lector. Puedes descargarlo para consultarlo con el visor de tu dispositivo. Si tampoco se puede descargar, cierra la vista previa y vuelve a abrir Ver PDF; si persiste, contacta con soporte indicando el número del documento.
• El destinatario es incorrecto: corrige un borrador o utiliza el procedimiento de rectificación indicado para un documento emitido.
• El recibo no incluye el domicilio aunque la ficha del tutor sí: abre Editar destinatario, completa la dirección y guarda para regenerar el PDF. La ficha y el recibo conservan sus datos por separado.

Siguiente paso

Configura primero Servicios fiscales para clubes de España. Para incidencias del movimiento que originó el documento consulta Gestiona cobros e incidencias de pago.