Gestiona cobros e incidencias de pago

La pantalla de Cobros reúne los cargos generados por cuotas, inscripciones y operaciones manuales. El estado y la línea temporal de cada cargo explican qué ha ocurrido y qué acciones siguen disponibles. Los pasos y el vídeo siguientes corresponden al panel del club; si utilizas la app de staff, consulta la sección específica más abajo.

Antes de empezar

Comprueba que el club tiene configurados sus métodos de pago y que las personas afectadas están correctamente vinculadas. Antes de registrar un pago externo o una devolución, confirma el movimiento en la cuenta bancaria o proveedor correspondiente.

Paso a paso

Localiza incidencias desde Deportistas

En el panel del club, abre Deportistas (/athletes). Las personas con cobros fallidos o pendientes de reintento tienen un pequeño aviso ámbar en la esquina de su foto o iniciales. El nombre y el estado mantienen su espacio habitual, tanto en la tabla de escritorio como en las tarjetas de móvil. El indicador está disponible para quienes tienen acceso al listado del panel.

Pulsa la foto o las iniciales con aviso para consultar 1 incidencia de cobro, 2 incidencias de cobro, etc., y su significado. También puedes llegar al indicador con Tab y abrirlo con Enter o Espacio. Para cerrar el detalle, pulsa de nuevo, toca fuera o utiliza Escape. Consultar el aviso no abre la ficha; pulsa el nombre o el resto de la fila para entrar en ella.

El número cuenta cargos afectados, no intentos: un mismo cargo rechazado varias veces sigue contando como una incidencia. Incluye los cobros asociados a cuotas y los cargos puntuales asignados directamente al deportista, aunque correspondan a meses anteriores. Un cobro que se ha vuelto a programar después de un fallo sigue mostrándose como incidencia mientras espera el siguiente intento.

Abre la ficha del deportista y selecciona Cobros para revisar sus cuotas e historial. Para gestionar un cargo concreto, pulsa su fila en Historial de cobros o el icono Abrir el cobro en Cobros: se abre la pantalla de Cobros en el mes de ese cargo con su detalle ya desplegado, listo para cobrar, registrar un pago, cancelar o devolver. Al cerrar el detalle sigues en ese mes de Cobros. Los cargos puntuales se consultan en esa misma pantalla.

Los cargos pagados, cancelados o reembolsados y los programados que todavía no han fallado no generan este aviso. El listado vuelve a consultar las incidencias cuando regresas a Deportistas después de resolver un cobro. Si no quedan cargos afectados, el badge desaparece.

El indicador se refiere exclusivamente a incidencias de cobro; no resume documentación pendiente ni otros problemas de la ficha. Está disponible en todos los países, sin una activación adicional, y refleja los métodos de pago configurados en cada club.

1. Filtra el periodo, el estado, el método y el concepto

Entra en Cobros, selecciona el mes y utiliza las pestañas para localizar pendientes, pagados, fallidos o cancelados. La búsqueda ayuda a encontrar un deportista, tutor o concepto concreto. Admite nombre y apellidos juntos, incluso en orden inverso, sin distinguir mayúsculas ni tildes: fernandez encuentra a Aitana Fernández. El filtro Concepto también permite escribir sin tildes.

Utiliza Método de pago para filtrar por Tarjeta, Remesa bancaria, Efectivo / manual u Otro. El filtro sigue el método que aparece en la tabla: si un cargo previsto por tarjeta se registró después como pagado en efectivo, lo encontrarás en Efectivo / manual. Efectivo / manual incluye además los cargos manuales pendientes cuyo medio concreto todavía no se ha registrado; Otro agrupa el resto de medios externos registrados a mano.

En Concepto, escribe todo o parte del nombre de la cuota o del concepto de un cargo manual. Puedes combinar ambos filtros con el mes, el estado y la búsqueda. Se aplican a todos los resultados antes de paginar; Cargar más continúa el mismo filtro. Limpiar filtros restablece método y concepto. Al cambiar los filtros, el mes o el estado se limpia la selección para evitar actuar sobre cargos ocultos. Los indicadores superiores y los contadores de las pestañas siguen resumiendo el mes completo, salvo cuando consultas un lote recién creado: entonces resumen ese lote.

2. Abre el detalle del cargo

Revisa importe, persona, método, concepto y tratamiento aplicable. El nombre de la persona a la que se cobra, en la cabecera del detalle, es un enlace: púlsalo para abrir su ficha de Deportistas (o de Tutores, si el cargo se emitió a un tutor) sin salir del flujo. La línea temporal muestra intentos, cambios de estado y operaciones posteriores. No ejecutes una acción hasta entender el último evento registrado.

En un cobro Programado, la fecha indica a partir de cuándo puede intentarse el cargo. Con el cobro automático habilitado, se revisan los cargos vencidos cada cinco minutos. La hora no garantiza que el dinero esté confirmado en ese instante: la cola y la respuesta del proveedor pueden tardar más. Los cobros en efectivo o mediante remesa bancaria siguen su circuito manual.

Si el club está suspendido, su prueba ha vencido o la conexión de Stripe está deshabilitada, los cobros afectados quedan en pausa. También deben estar resueltos los bloqueos de configuración fiscal o del método de pago.

3. Limpia métodos de pago que quedaron sin firmar

Si una familia inició varias veces el alta de una tarjeta o mandato y dejó intentos sin completar, abre Tutores, entra en su ficha y selecciona Mandatos. La papelera aparece únicamente junto a los métodos con estado Pendiente firma. Revisa la confirmación y retira el intento abandonado: desaparecerá de la ficha y del contador, y la familia podrá iniciar otro cuando lo necesite.

Un método Activo no se elimina con esta acción. Su revocación conserva el historial y se gestiona mediante el flujo de cancelación correspondiente.

4. Resuelve un cobro fallido

En un cargo fallido que admita reintentos, utiliza Reintentar ahora. En un cargo programado compatible, Cobrar ahora permite adelantar su ejecución. Si la tarjeta debe actualizarse, solicita a la familia que complete el cambio antes de repetir el cargo para evitar fallos consecutivos.

Los cargos de la tienda del club (su concepto empieza por el número de pedido, por ejemplo PED-2026-ABCDEF) no admiten Cobrar ahora, Editar cobro ni Cancelar cobro desde Cobros: la ficha indica a qué pedido pertenecen y el botón Ver pedidos abre Tienda → Pedidos, donde se confirma el pago en efectivo o por transferencia, se devuelve o se cancela el pedido. Un pedido con tarjeta lo paga la familia en su app al confirmarlo; mientras no complete el pago, el cargo figura como Programado y, si no paga en 30 minutos, el pedido se cancela solo.

Un triángulo de aviso junto a Tarjeta indica que el pagador de un cargo programado, fallido o en reintento no tiene una tarjeta activa asociada. Pasa el cursor o enfoca el icono para leer la explicación. Solicita que añada una tarjeta antes de cobrar. El aviso comprueba al pagador asignado al cargo; en cargos antiguos sin pagador fijado, utiliza el tutor que resolvería el motor de cobro. No considera disponibles las tarjetas pendientes de firma ni las revocadas, y no muestra este aviso en cargos ya cobrados o cerrados.

Para ejecutar varios cobros como administrador del club:

1. Marca las casillas de los cargos o la casilla de cabecera para seleccionar los cargos visibles que admiten acciones. Para incluir más resultados, cárgalos primero.
2. Pulsa Cobrar ahora en la barra de selección. El número del botón corresponde a los cargos programados compatibles con métodos automáticos previamente habilitados en el club; los de tarjeta requieren una tarjeta activa.
3. Revisa las personas, conceptos y el importe total por moneda. La confirmación indica cuántos cargos se omiten: manuales, sin tarjeta activa o con otro estado. Las remesas bancarias se gestionan desde su propio circuito.
4. Pulsa Ejecutar cobros. Se intentan ahora, aunque estuvieran programados para una fecha posterior. Mantén la ventana abierta hasta que termine; durante la ejecución no se puede volver a enviar la selección ni cerrar el diálogo desde sus controles.
5. Comprueba el resultado de cada cargo: Cobrado, Enviado a procesar o No se pudo ejecutar. Los cobros domiciliados previamente configurados pueden quedar en procesamiento hasta que el proveedor confirme su liquidación. Los cargos con resultado satisfactorio salen de la selección; ante un error, revisa su estado antes de repetir la acción.

Se mantienen los requisitos de conexión del proveedor, permisos y fiscalidad de cada cobro individual. La acción está disponible en los países donde el club tenga habilitado el método correspondiente; no activa por sí misma un proveedor ni un servicio fiscal.

Envía recordatorios a las familias de los cobros seleccionados

Como administrador del club, puedes enviar recordatorios desde Cobros en todos los países, sin una activación adicional, siempre que el envío de emails esté disponible. Sirve también para los pagos Programados en efectivo o manuales que todavía no has recibido; no hace falta que la familia tenga una tarjeta asociada.

1. Filtra por Programados y, si procede, Efectivo / manual. Marca los cargos que quieres recordar. También puedes seleccionar cargos fallidos o pendientes de reintento; los pagos ya cobrados, cancelados, reembolsados, en procesamiento y los pedidos de tienda quedan fuera del recordatorio agrupado. Las remesas conservan su propio circuito de selección.
2. Pulsa Enviar recordatorio en la barra de selección. Comprueba el número de cobros incluidos y los omitidos, si los hay.
3. Elige Recordatorio amable, Pago en efectivo o Pago vencido, o selecciona Escribir mi propio mensaje. Revisa y edita el Asunto y el Mensaje. Las plantillas son textos iniciales: elige la adecuada según el método y la fecha de los cargos seleccionados.
4. En Cobro de la vista previa, revisa cómo quedará el email de cada cargo. Al final del mensaje se añade automáticamente la persona, el concepto, el importe y la fecha programada que has revisado.
5. Pulsa Enviar recordatorios y mantén la ventana abierta hasta que termine. Se envía un email por cargo al pagador asignado o, en los cargos sin pagador fijado, al tutor principal. Una familia con varios cargos seleccionados recibe varios emails. Un email con resultado Enviado ha sido aceptado para envío; no garantiza que la familia ya lo haya recibido o leído.
6. Revisa el resultado de cada cargo y la dirección utilizada. Los envíos confirmados salen de la selección. Si falta un tutor con email, el cobro ya se ha cerrado o el envío falla, el cargo queda señalado y seleccionado para que revises la incidencia. Ante un error de conexión, comprueba el historial de emails antes de crear otro recordatorio: la respuesta puede haberse perdido aunque el proveedor haya aceptado el correo.

Enviar un recordatorio no cobra ni registra un pago, ni cambia el estado o la programación del cargo. Cuando recibas el efectivo, utiliza el registro de pago manual descrito más abajo.

En la misma barra, Cancelar pagos cancela los cargos seleccionados tras su confirmación; Limpiar selección únicamente desmarca las casillas.

En los cobros con tarjeta, un mismo rechazo cuenta una sola vez en el historial, aunque el proveedor lo notifique de nuevo. El contador distingue fallos de reintentos máximos: la configuración habitual permite tres reintentos después del intento inicial. Pulsar Reintentar ahora prepara la siguiente ejecución; no cuenta como otro fallo.

Un cargo de tarjeta que ya ha fallado y tiene un nuevo intento automático pendiente se muestra como Fallido, con la fecha del siguiente intento debajo del estado, y se cuenta en la pestaña Fallidos, no en Programados. Lo mismo ocurre en el historial de cobros de la ficha de la deportista y del tutor. En su detalle, Reintento programado muestra esa misma fecha prevista. En el cobro automático con tarjeta, los fallos recuperables se vuelven a programar con esperas de 3, 7 y 15 días, respectivamente. La ejecución depende de que el club y su configuración de cobros sigan habilitados. Un cargo Fallido que muestra Revisión necesaria no tiene un reintento automático confirmado: revisa el motivo antes de actuar. Si el banco exige autenticación, la familia debe completar el pago desde su app; repetir el cargo automáticamente no resuelve esa solicitud.

Los rechazos anteriores a esta corrección pueden conservar registros duplicados sin una referencia que permita distinguir los intentos. No interpretes dos filas con la misma hora como prueba de dos solicitudes al banco: solicita su comprobación con los registros del proveedor antes de repetir el cobro.

Los cobros Stripe se presentan directamente en la cuenta conectada del club, tanto desde estos botones como en su ejecución automática. Las tarjetas guardadas se reutilizan sin pedir a la familia que las introduzca otra vez por este cambio. Si Stripe está desconectado, el cobro no se envía a otra cuenta.

Si una petición al proveedor pierde la conexión y no se conoce el resultado, el cargo permanece En procesamiento. No se vuelve a presentar automáticamente ni se registra como un rechazo de tarjeta. El sistema intenta recuperar el pago existente; si no puede identificarlo con certeza, necesita revisión. No generes otro cargo para sustituirlo sin comprobar antes el resultado en Stripe.

Cuando una familia ha iniciado Pagar ahora, se conserva el mismo pago aunque vuelva a abrir la pantalla o cambie de tarjeta. Puede continuar desde su app. Mientras ese pago esté en procesamiento no se puede cancelar solo en Clybo’, reintentarlo desde el panel ni registrarlo como pagado fuera de la plataforma: podría seguir confirmándose en Stripe.

Las consultas y devoluciones de pagos anteriores conservan su cuenta Stripe original aunque el club reconecte otra cuenta. Los datos de otro club nunca son una alternativa para resolver un cobro.

GoCardless no permite nuevas autorizaciones ni cobros mientras no se pueda verificar el acreedor propio de cada club. Los registros históricos se conservan para consulta.

5. Edita un cobro programado antes de que se ejecute

Un cargo Programado se genera hasta un día antes de su fecha con el importe que tenía la cuota en ese momento. Si actualizaste la cuota o el descuento después, el cargo conserva el importe antiguo: cambiar el plan de cuota no reescribe los cargos ya generados. Para corregirlo sin cancelarlo, abre el cargo en Cobros y pulsa Editar cobro. Desde la ficha de la deportista, el icono de cada fila del Historial de cobros abre ese mismo detalle.

En el diálogo puedes cambiar el Importe y la Fecha programada. La fecha no puede ser anterior a hoy; para cobrar en el momento utiliza Cobrar ahora. El bloque Cuota vigente muestra el importe que se generaría hoy con el precio actual del plan, el descuento de la matrícula y el reparto entre pagadores; Usar cuota vigente lo copia al campo y puedes ajustarlo a mano. Añade un motivo si quieres dejarlo explicado y pulsa Guardar cambios.

Ten en cuenta:

• Solo se editan cargos Programados o Fallidos con un reintento automático pendiente (hasta que se ejecute el siguiente intento). Un cargo fallido sin reintento, en procesamiento, cobrado o cancelado no admite esta acción.
• El Período del cargo no cambia aunque muevas la fecha a otro mes: sigue representando la misma cuota, así que no se duplica en la siguiente pasada automática.
• Si una familia había iniciado Pagar ahora con el importe anterior, ese intento se invalida al cambiar el importe y deberá abrirlo de nuevo con el importe correcto.
• El cambio queda en la línea temporal del cargo, con el importe o la fecha anteriores y posteriores, quién lo hizo y el motivo.
• Con método Remesa bancaria, el cargo se edita igual aunque ya figure en una remesa generada del período. Al guardar verás el aviso Regenera la remesa: vuelve a generarla desde Remesas para que el fichero que presentes al banco lleve el importe nuevo. Si presentas el fichero antiguo, el banco cobrará el importe anterior y las cuentas no cuadrarán.
• Los cargos de pedidos de la tienda se gestionan desde la tienda.

6. Registra pagos fuera de plataforma

Cuando hayas comprobado un ingreso en efectivo, transferencia u otro canal habilitado, utiliza Marcar como pagado o Pagado offline, según el estado del cargo, e indica el método, la fecha y una referencia útil. Este registro no mueve dinero: documenta un cobro ya realizado.

Para crear un cargo puntual, abre Crear cobro en Cobros. Si eliges Deportista, escribe su nombre o apellidos y selecciona la coincidencia. El buscador muestra únicamente deportistas activas del club: las dadas de baja o archivadas no aparecen. Si no encuentras a una persona, comprueba su estado en Deportistas. Completa el concepto y el importe para programar el cobro o registrar un pago ya recibido. Los cobros anteriores se conservan en el historial aunque la deportista deje de estar activa.

Como administrador, también puedes elegir Remesa bancaria al crear un cargo para una deportista. El club debe tener las remesas activas y la custodia de mandatos aceptada; su tutor principal necesita un mandato activo. La opción muestra el pagador y los últimos cuatro dígitos de la cuenta. Completa concepto, importe en euros y periodo, y pulsa Programar por remesa. El cargo queda Programado, con método Remesa bancaria, listo para incluirlo en Generar remesa bancaria para ese periodo. No se envía al banco ni se marca como pagado al crearlo.

Esta opción utiliza el mandato de remesas del tutor principal y está disponible para cargos a Deportista; los cargos directos a Tutor conservan las otras formas de cobro. Cargar al método guardado utiliza el circuito de cobro automático y no activa una remesa. Un cargo creado anteriormente con Registro manual conserva ese método: comprueba que no duplicas la deuda al preparar uno nuevo.

7. Gestiona remesas y rechazos bancarios

Para BANK_SEPA, abre el historial de remesas. Allí puedes marcar cobros después de recibir confirmación, cancelar una generación, registrar un rechazo o descargar de nuevo el Excel. Estas acciones documentan el circuito: la presentación y el movimiento de dinero siguen realizándose en el banco.

8. Cancela o devuelve con contexto

Utiliza Cancelar cobro para cargos que no deban cobrarse. Para devolver un pago, selecciona Reembolsar si está disponible para su método original, revisa el importe restante y registra el motivo. Evita duplicar una devolución realizada previamente fuera de Clybo’.

Como administrador del club, puedes cancelar un cobro de Remesa bancaria que siga Programado y no tenga ningún pago registrado, tanto si todavía no has generado la remesa como si ya figura en una o varias remesas. El estado de esas remesas no bloquea la cancelación del cargo.

1. Abre el cargo en Cobros y comprueba su estado y su historial de pagos.
2. Pulsa Cancelar cobro, elige el motivo y revisa el aviso sobre el fichero bancario.
3. Confirma Cancelar cobro. El cargo pasa a Cancelado y la cancelación queda en su historial.

La acción cancela el cargo en Clybo’; conserva las remesas anteriores y no modifica sus ficheros descargados ni anula una orden en el banco. Si aún no has presentado la remesa, retira el adeudo del fichero que vayas a presentar; si unificaste varios cargos por titular, ajusta también el importe y el concepto de ese adeudo. Si ya la presentaste, gestiona la anulación con el banco y comprueba su resultado. No hace falta cancelar toda la remesa para cancelar un cargo concreto. Consulta Configura y genera remesas bancarias.

Los cargos puntuales cancelados quedan fuera de nuevas remesas. Volver a descargar una remesa anterior conserva su fichero original. Si vuelves a generar una cuota recurrente para ese periodo, se puede crear un cobro nuevo: revisa los cargos seleccionados antes de generar el fichero.

Un cobro de remesa ya marcado como Pagado, o con un pago registrado aunque su estado sea Programado, no admite esta cancelación: revisa el ingreso y utiliza el flujo de devolución cuando corresponda.

Un cobro En procesamiento ya puede haberse presentado al proveedor y no admite esta cancelación local. Espera a conocer su resultado; si se confirma el pago, utiliza la devolución correspondiente.

Si otra operación cambia el estado mientras confirmas una acción, actualiza el detalle y revisa el resultado antes de repetirla. En las acciones masivas, los cobros que cambiaron de estado se omiten y se incluyen en el resumen.

Cobros pendientes en la app de staff

En la app de staff, selecciona el club correcto y abre Inicio → Cobros en móvil o Herramientas → Cobros en tablet. Necesitas el permiso Registrar cobros en efectivo: sin él no aparecen el acceso ni el contador de pendientes, y abrir la dirección de Cobros directamente muestra Sin acceso a cobros. Este permiso también protege la consulta en el servidor. Administración puede concederlo o retirarlo por persona; tener acceso al panel no lo sustituye.

Si administración te retira el permiso, el acceso y el contador desaparecen cuando la app recibe los permisos actualizados del club, aunque sigas teniendo acceso al panel o hubiera un contador guardado de una consulta anterior. Si estás sin conexión, la app necesita recuperar la conexión para recibir ese cambio.

La pantalla se abre en Efectivo / manual. Utiliza las pestañas para cambiar el método:

• Efectivo / manual: cargos cuyo cobro se gestiona fuera de los proveedores automáticos. Antes de cobrarlos, confirma con el club si espera efectivo, transferencia u otro medio manual: un cargo manual pendiente no distingue todavía esos medios.
• Tarjeta: cargos de tarjeta cuyo primer intento ya ha fallado. Los cargos programados que todavía no se han intentado cobrar no aparecen como pendientes. Sí aparecen los fallidos y los reintentos, incluidos los que el sistema ha vuelto a programar después de un fallo.
• Domiciliación: cargos de remesa bancaria y de otros métodos de domiciliación previamente configurados. Cada tarjeta indica el circuito concreto; esta consulta no activa nuevos métodos de pago.
• Todos: todos los métodos anteriores, con la misma exclusión de tarjetas aún no intentadas. El contador de pendientes de Inicio sigue esta misma regla.

Cada tarjeta muestra el método previsto junto al concepto y al importe. Importe pendiente y el número de cargos corresponden a todos los resultados del filtro. La lista muestra como máximo los primeros 100, ordenados por fecha; si hay más, un aviso indica cuántos se muestran. Un filtro vacío no significa que estén al día los demás métodos: pulsa Todos para comprobarlo.

Pulsa el nombre de la deportista en una tarjeta para abrir su ficha. También funciona con cargos manuales asociados a una deportista. Puedes consultar el tutor principal y, si tienes permiso para ver sus datos de contacto, llamar, abrir WhatsApp, copiar el teléfono o abrir su correo electrónico. La flecha superior permite volver a Cobros. Los cargos de Familia sin una deportista asociada no abren ninguna ficha.

No necesitas pertenecer al equipo de la deportista para consultar sus datos básicos desde un cargo de tu club. La información médica, las respuestas de inscripción, las fotos, las etiquetas y las notas de entrenamiento siguen reservadas al personal asignado a sus equipos. Si administración ha desactivado tu permiso de contacto, no verás teléfono ni correo; si retira el permiso de cobros, dejarás de poder abrir la ficha por esta vía. Si la ficha o el cargo ya no están disponibles, usa la flecha superior para volver al listado.

Puedes Enviar recordatorio por email o Marcar cobrado en efectivo con confirmación. Esta última acción registra un pago recibido en efectivo, aunque el método previsto fuera otro; no la uses para anotar una transferencia o confirmar un cargo de tarjeta. El registro queda asociado a tu usuario. Si la emisión fiscal requiere un servicio adicional no contratado, la app lo indica y bloquea el registro hasta que el club lo habilite. En la tabla de tablet, el botón se abrevia como Cobrado en efectivo.

Esta consulta está disponible para el personal autorizado de cualquier país; los métodos que tengan cargos dependen de la configuración del club. Para configurar el acceso, consulta Invita al personal del club.

Crear un gasto para todo un equipo

Esta acción requiere el rol de administrador del club. Está disponible en el panel web, tanto en Cobros → Crear cobro → Equipo como en la ficha de Equipos → Crear cobro, donde el equipo ya aparece seleccionado. Se utiliza el mismo formulario en ambas rutas.

1. Selecciona un equipo activo y escribe el concepto, por ejemplo Hotel torneo Nacional.
2. Introduce el Precio por deportista (EUR), el periodo, la fecha programada y el tratamiento fiscal que corresponda. El precio se aplica a cada persona incluida: 60 € × 12 deportistas = 12 cobros de 60 €, total 720 €. No se reparte una cantidad global.
3. Revisa la plantilla activa. Puedes buscar por deportista o tutor, seleccionar todos, quitar todos y desmarcar personas concretas. El máximo es 200 deportistas por lote; las personas dadas de baja o que ya han salido del equipo no se incluyen.
4. Comprueba el tutor principal responsable y el método de cada fila. El método habitual se sugiere solo si es inequívoco para ese tutor y periodo. Si hay cuotas con pagadores o métodos distintos, debes elegir expresamente una opción disponible. Este gasto puntual no hereda el reparto entre varios pagadores de una cuota recurrente.
5. Pulsa Revisar cobros. Comprueba las personas, pagadores, métodos, precio por deportista, fecha y total. Puedes Volver a editar.
6. Pulsa Programar N cobros. Se crea un cobro por deportista y Cobros muestra el lote creado. El listado y sus resúmenes incluyen todo el lote, aunque la fecha programada caiga en otro mes; el periodo elegido se conserva para generar la remesa. Ver todos los cobros retira ese filtro; cambiar de mes también lo retira.

Todos los cargos del lote quedan Programados, incluidos los manuales. Crear el lote no los registra como pagados. Según el método:

• Registro manual: anota el pago cuando recibas el efectivo o la transferencia.
• Remesa bancaria: exige las remesas habilitadas y un mandato activo del tutor principal. Después abre Generar remesa bancaria para el periodo correspondiente e incluye los cargos. Generar el lote no presenta ningún fichero al banco.
• Tarjeta guardada: exige una tarjeta activa en la cuenta Stripe conectada del club, cobros habilitados y al menos 0,50 € por deportista. La tarjeta revisada podrá cargarse automáticamente a partir de la fecha programada, que se propone para el día siguiente. La fecha del cargo bancario final depende del proveedor.

El tutor y el método bancario revisados quedan vinculados a cada cobro. Cambiar posteriormente el tutor principal o añadir otra tarjeta no redirige esos cargos. Si se revoca la tarjeta elegida o cambia la cuenta del club, revisa la incidencia: no se sustituye por otra tarjeta automáticamente.

Si la plantilla, el pagador o el método cambian entre la revisión y la confirmación, vuelve a revisar. El lote se guarda completo o no se guarda; reintentar la misma confirmación tras un error de conexión no lo duplica. Si la respuesta es incierta, el formulario conserva la revisión y bloquea su edición para que puedas reintentar con los mismos datos. Cerrar el formulario y crear otro lote es una operación nueva: comprueba primero Cobros si desconoces el resultado anterior.

Los métodos disponibles dependen de la configuración y disponibilidad en el país del club. El formulario no activa proveedores ni servicios fiscales. Si la operación requiere factura, conserva los requisitos fiscales del club; los pagos se destinan a su propia cuenta y no a la facturación de Clybo’.

Si algo no sale bien

• El reintento vuelve a fallar: pide actualizar el método y revisa la respuesta del proveedor.
• No puedes borrar un método desde la ficha: comprueba que su estado sea Pendiente firma; los métodos activos siguen el flujo de revocación.
• No aparece una acción: puede no ser compatible con el estado o método del cargo.
• El importe pagado fuera no coincide: verifica primero el movimiento y registra solo la cantidad confirmada.
• Hay muchos fallos: utiliza los filtros y las acciones agrupadas con cautela; revisa el alcance antes de confirmar.
• Un recibo domiciliado ha sido devuelto: registra el rechazo en la remesa correspondiente, no como un nuevo cobro manual.

Cuando una familia deja un pago sin completar

Si la familia abre Pagar ahora pero todavía debe introducir la tarjeta, confirmar o completar la verificación bancaria, el cobro aparece como Pendiente de completar. La línea de tiempo indica Pago iniciado en la app: abrir el formulario no significa que el proveedor haya aceptado el cobro.

La familia puede volver a Cuotas y pulsar Continuar pago. Se conserva el mismo intento y los reintentos automáticos esperan; no se habilita otro cobro, cancelación local ni registro offline mientras siga reservado. Los fallos anteriores permanecen en el historial y no describen necesariamente el intento abierto.

Cuando el intento de la familia se ha rechazado y el cargo queda Fallido, Reintentar ahora devuelve la cuota a su método y a su fecha originales y, antes de hacerlo, anula el pago que la familia tenía abierto, de modo que no pueda confirmarse después mientras el cobro automático sigue su curso. Si ese pago continúa en curso, ya consta cobrado, está pendiente de conciliar o no se puede anular en ese momento, el reintento no se realiza y el panel indica el motivo: espera a conocer el resultado o compruébalo en el proveedor antes de repetirlo. En Reintentar todos, los cargos en esa situación se omiten y el aviso del resumen indica cuántos han quedado fuera y por qué: cuando todos comparten motivo se muestra la misma explicación que verías en el cargo, y cuando son varios se enumeran con su recuento.

Registrar el pago en efectivo y Cancelar siguen la misma regla sobre un cargo con un pago abierto de la familia: antes de aplicarse, anulan ese pago. Si no se puede anular, la acción no se realiza y el panel explica el motivo. Así se evita cobrar dos veces —en efectivo y con la tarjeta— o que un pago confirmado después quede sin registrar en un cargo ya cancelado.

En proceso se mantiene cuando el proveedor está procesando el pago. Si no se puede comprobar el resultado o falta registrarlo, verás Verificando pago; actualiza la vista antes de realizar otra gestión. El método del pago abierto se elige o confirma en la app de familias: no se atribuye automáticamente a la tarjeta guardada que utilizó un intento anterior.

Siguiente paso

Para tarjeta consulta Configura los cobros online con Stripe; para domiciliaciones sigue Configura y genera remesas bancarias.