Gérer les paiements et les incidents de paiement

L’écran Paiements rassemble les débits générés par les cotisations, les inscriptions et les opérations manuelles. L’état et la chronologie de chaque débit expliquent ce qui s’est passé et quelles actions restent disponibles. Les étapes suivantes concernent le panneau du club ; si vous utilisez l’application Staff, consultez la section spécifique plus bas.

Avant de commencer

Vérifiez que le club a configuré ses moyens de paiement et que les personnes concernées sont correctement associées. Avant d’enregistrer un paiement externe ou un remboursement, confirmez l’opération sur le compte bancaire ou auprès du prestataire concerné.

Étape par étape

Repérez les incidents depuis Sportifs

Dans le panneau du club, ouvrez Sportifs (/athletes). Les personnes ayant des paiements échoués ou en attente d’une nouvelle tentative portent un petit indicateur orange dans le coin de leur photo ou de leurs initiales. Le nom et l’état conservent leur emplacement habituel, dans le tableau sur ordinateur comme dans les cartes mobiles. L’indicateur est disponible aux personnes ayant accès à la liste du panneau.

Appuyez sur la photo ou les initiales signalées pour consulter 1 incident de paiement, 2 incidents de paiement, etc., et leur signification. Vous pouvez aussi accéder à l’indicateur avec Tab et l’ouvrir avec Entrée ou Espace. Pour fermer le détail, appuyez à nouveau, touchez l’extérieur ou utilisez Échap. La consultation de l’avertissement n’ouvre pas la fiche ; appuyez sur le nom ou le reste de la ligne pour y accéder.

Le nombre correspond aux débits concernés, et non aux tentatives : un même débit rejeté plusieurs fois compte toujours comme un seul incident. Il inclut les paiements liés aux cotisations et les débits ponctuels attribués directement au sportif, même s’ils concernent des mois précédents. Un paiement reprogrammé après un échec reste signalé comme incident pendant l’attente de la prochaine tentative.

Ouvrez la fiche du sportif et sélectionnez Paiements pour consulter ses cotisations et son historique. Pour gérer un débit précis, appuyez sur sa ligne dans Historique des paiements ou sur l’icône Ouvrir le paiement dans Paiements : l’écran Paiements s’ouvre sur le mois du débit avec son détail développé, prêt à encaisser, enregistrer un paiement, annuler ou rembourser. En fermant le détail, vous restez dans le même mois. Les débits ponctuels se consultent sur ce même écran.

Les débits payés, annulés ou remboursés, ainsi que les débits programmés qui n’ont pas encore échoué, ne déclenchent pas cet avertissement. À votre retour dans Sportifs après la résolution d’un paiement, la liste consulte à nouveau les incidents. Le badge disparaît lorsqu’il ne reste aucun débit concerné.

L’indicateur concerne uniquement les incidents de paiement ; il ne résume pas les documents en attente ni les autres problèmes de la fiche. Il est disponible dans tous les pays, sans activation supplémentaire, et reflète les moyens de paiement configurés par chaque club.

1. Filtrez par période, état, moyen et libellé

Ouvrez Paiements, sélectionnez le mois et utilisez les onglets pour trouver les paiements en attente, payés, échoués ou annulés. La recherche permet de trouver un sportif, un tuteur ou un libellé. Elle accepte le nom et le prénom ensemble, même dans l’ordre inverse, sans distinguer majuscules et accents : fernandez trouve Aitana Fernández. Le filtre Libellé accepte aussi les recherches sans accents.

Utilisez Moyen de paiement pour filtrer par Carte, Prélèvement bancaire, Espèces / manuel ou Autre. Le filtre suit le moyen indiqué dans le tableau : si un débit prévu par carte est ensuite enregistré comme payé en espèces, vous le trouverez dans Espèces / manuel. Espèces / manuel inclut également les débits manuels en attente dont le moyen précis n’est pas encore enregistré ; Autre regroupe les autres moyens externes saisis manuellement.

Dans Libellé, saisissez tout ou partie du nom de la cotisation ou du libellé d’un débit manuel. Vous pouvez combiner ce filtre avec le mois, l’état et la recherche. Ils s’appliquent à tous les résultats avant la pagination ; Charger plus continue d’utiliser le même filtre. Effacer les filtres réinitialise le moyen et le libellé. Lorsque vous modifiez les filtres, le mois ou l’état, la sélection est effacée afin d’éviter d’agir sur des débits masqués. Les indicateurs en haut et les compteurs des onglets résument toujours le mois entier, sauf lorsque vous consultez un lot qui vient d’être créé : ils résument alors ce lot.

2. Ouvrez le détail du débit

Vérifiez le montant, la personne, le moyen, le libellé et le traitement applicable. Le nom de la personne facturée, dans l’en-tête du détail, est un lien : appuyez dessus pour ouvrir sa fiche dans Sportifs ou Tuteurs si le débit a été adressé à un tuteur, sans quitter le parcours. La chronologie affiche les tentatives, les changements d’état et les opérations ultérieures. N’effectuez aucune action sans avoir compris le dernier événement enregistré.

Pour un paiement Programmé, la date indique à partir de quand le débit peut être tenté. Lorsque le paiement automatique est activé, les débits échus sont vérifiés toutes les cinq minutes. Cette heure ne garantit pas que l’argent sera confirmé à ce moment-là : la file d’attente et la réponse du prestataire peuvent prendre plus de temps. Les paiements en espèces ou par prélèvement bancaire suivent leur parcours manuel.

Si le club est suspendu, si sa période d’essai a expiré ou si sa connexion Stripe est désactivée, les paiements concernés sont mis en pause. Les blocages liés à la configuration fiscale ou au moyen de paiement doivent également être résolus.

3. Supprimez les moyens de paiement dont la signature est en attente

Si une famille a tenté plusieurs fois d’ajouter une carte ou un mandat sans terminer le processus, ouvrez Tuteurs, accédez à sa fiche puis à Mandats. La corbeille n’apparaît qu’à côté des moyens dont l’état est Signature en attente. Vérifiez la confirmation et supprimez la tentative abandonnée : elle disparaît de la fiche et du compteur, et la famille pourra en démarrer une nouvelle si nécessaire.

Un moyen Actif ne peut pas être supprimé ainsi. Sa révocation conserve l’historique et suit le parcours d’annulation correspondant.

4. Résolvez un paiement échoué

Pour un débit échoué qui accepte une nouvelle tentative, utilisez Réessayer maintenant. Pour un débit programmé compatible, Encaisser maintenant permet d’avancer son exécution. Si la carte doit être mise à jour, demandez à la famille de terminer le changement avant de relancer le débit afin d’éviter des échecs consécutifs.

Les débits de la boutique du club (leur libellé commence par le numéro de commande, par exemple PED-2026-ABCDEF) ne permettent pas Encaisser maintenant, Modifier le paiement ni Annuler le paiement depuis Paiements. La fiche précise la commande concernée et le bouton Voir les commandes ouvre Boutique → Commandes, où le paiement en espèces ou par virement peut être confirmé, remboursé ou la commande annulée. Pour une commande par carte, la famille paie depuis son application au moment de la confirmation ; tant qu’elle n’a pas terminé, le débit est Programmé et, si elle ne paie pas sous 30 minutes, la commande est automatiquement annulée.

Un triangle d’avertissement à côté de Carte indique que le payeur d’un débit programmé, échoué ou en nouvelle tentative n’a pas de carte active associée. Survolez l’icône ou placez-y le focus pour lire l’explication. Demandez au payeur d’ajouter une carte avant l’encaissement. L’avertissement vérifie le payeur attribué au débit ; pour les anciens débits sans payeur enregistré, il utilise le tuteur que sélectionnerait le moteur de paiement. Les cartes en attente de signature ou révoquées ne sont pas considérées comme disponibles ; aucun avertissement n’apparaît pour les débits déjà encaissés ou clôturés.

Pour exécuter plusieurs paiements en tant qu’administrateur du club :

1. Cochez les débits ou la case d’en-tête pour sélectionner les débits visibles qui acceptent les actions. Pour inclure davantage de résultats, chargez-les au préalable.
2. Appuyez sur Encaisser maintenant dans la barre de sélection. Le nombre affiché correspond aux débits programmés compatibles avec les moyens automatiques déjà activés par le club ; les paiements par carte nécessitent une carte active.
3. Vérifiez les personnes, les libellés et le montant total par devise. La confirmation indique le nombre de débits ignorés : paiements manuels, sans carte active ou dans un autre état. Les prélèvements bancaires suivent leur propre parcours.
4. Appuyez sur Exécuter les paiements. Les paiements sont tentés immédiatement, même s’ils étaient programmés pour une date ultérieure. Gardez la fenêtre ouverte jusqu’à la fin ; pendant l’exécution, vous ne pouvez ni renvoyer la sélection ni fermer la boîte de dialogue à l’aide de ses commandes.
5. Vérifiez le résultat de chaque débit : Payé, Envoyé pour traitement ou Échec de l’exécution. Les prélèvements préalablement configurés peuvent rester en cours jusqu’à ce que le prestataire confirme le règlement. Les débits traités avec succès sont retirés de la sélection ; en cas d’erreur, vérifiez leur état avant de réessayer.

Les exigences de connexion du prestataire, d’autorisations et de fiscalité restent propres à chaque paiement. Cette action est disponible dans les pays où le moyen concerné est activé pour le club ; elle n’active pas à elle seule un prestataire ni un service fiscal.

Envoyez des rappels aux familles pour les paiements sélectionnés

En tant qu’administrateur du club, vous pouvez envoyer des rappels depuis Paiements dans tous les pays, sans activation supplémentaire, si l’envoi d’e-mails est disponible. Cela concerne aussi les paiements Programmés en espèces ou manuels que vous n’avez pas encore reçus ; la famille n’a pas besoin d’avoir une carte associée.

1. Filtrez par Programmés et, si nécessaire, Espèces / manuel. Cochez les débits à rappeler. Vous pouvez également sélectionner des débits échoués ou en attente d’une nouvelle tentative ; les paiements déjà encaissés, annulés, remboursés ou en cours, ainsi que les commandes de la boutique, sont exclus du rappel groupé. Les prélèvements conservent leur propre circuit de sélection.
2. Appuyez sur Envoyer un rappel dans la barre de sélection. Vérifiez le nombre de paiements inclus et, le cas échéant, exclus.
3. Choisissez Rappel amical, Paiement en espèces ou Paiement en retard, ou sélectionnez Rédiger mon propre message. Vérifiez et modifiez l’Objet et le Message. Les modèles sont des textes de départ : choisissez celui qui correspond au moyen et à la date des débits sélectionnés.
4. Dans Paiement de l’aperçu, vérifiez l’apparence de l’e-mail pour chaque débit. À la fin du message sont ajoutés automatiquement la personne, le libellé, le montant et la date programmée que vous avez vérifiés.
5. Appuyez sur Envoyer les rappels et laissez la fenêtre ouverte jusqu’à la fin. Un e-mail par débit est envoyé au payeur associé ou, pour les débits sans payeur enregistré, au tuteur principal. Une famille ayant plusieurs débits sélectionnés reçoit plusieurs e-mails. Le résultat Envoyé signifie que l’e-mail a été accepté pour distribution ; il ne garantit pas que la famille l’a déjà reçu ou lu.
6. Vérifiez le résultat de chaque débit et l’adresse utilisée. Les envois confirmés sont retirés de la sélection. Si aucun tuteur avec e-mail n’est associé, si le paiement a été clôturé ou si l’envoi échoue, le débit reste signalé et sélectionné afin que vous puissiez examiner l’incident. En cas d’erreur de connexion, vérifiez l’historique des e-mails avant d’en créer un autre : la réponse peut avoir été perdue même si le prestataire a accepté le message.

L’envoi d’un rappel n’encaisse ni n’enregistre un paiement et ne modifie ni l’état ni la programmation du débit. Lorsque vous recevez de l’argent liquide, utilisez l’enregistrement manuel décrit plus bas.

Dans la même barre, Annuler les paiements annule les débits sélectionnés après confirmation ; Effacer la sélection décoche simplement les cases.

Pour les paiements par carte, un même rejet n’est compté qu’une fois dans l’historique, même si le prestataire le signale à nouveau. Le compteur distingue les échecs des nouvelles tentatives maximales : la configuration habituelle permet trois nouvelles tentatives après l’essai initial. Appuyer sur Réessayer maintenant prépare l’exécution suivante ; cela ne compte pas comme un nouvel échec.

Un paiement par carte déjà échoué, avec une nouvelle tentative automatique en attente, apparaît comme Échoué, avec la date de la tentative suivante sous l’état ; il est compté dans l’onglet Échoués, et non Programmés. C’est également le cas dans l’historique des paiements des fiches du sportif et du tuteur. Dans le détail, Nouvelle tentative programmée indique cette même date prévue. Avec le paiement automatique par carte, les échecs récupérables sont reprogrammés avec des délais respectifs de 3, 7 et 15 jours. L’exécution dépend du maintien de l’activation du club et de sa configuration de paiement. Un débit Échoué indiquant Vérification nécessaire n’a pas de nouvelle tentative automatique confirmée : examinez le motif avant d’agir. Si la banque exige une authentification, la famille doit terminer le paiement dans son application ; répéter automatiquement le débit ne répond pas à cette demande.

Les rejets antérieurs à cette correction peuvent conserver des enregistrements en double sans référence permettant de distinguer les tentatives. Ne considérez pas deux lignes portant la même heure comme preuve de deux demandes à la banque : demandez une vérification dans les journaux du prestataire avant de répéter le paiement.

Les paiements Stripe sont présentés directement sur le compte connecté du club, depuis ces boutons comme lors de leur exécution automatique. Les cartes enregistrées sont réutilisées sans demander à la famille de les saisir à nouveau à cause de cette modification. Si Stripe est déconnecté, le paiement n’est transmis à aucun autre compte.

Si la connexion est perdue lors d’une demande au prestataire et que le résultat est inconnu, le débit reste En cours de traitement. Il n’est pas présenté automatiquement à nouveau et n’est pas enregistré comme un rejet de carte. Le système tente de récupérer le paiement existant ; s’il ne peut pas l’identifier avec certitude, une vérification est nécessaire. Ne créez pas un autre débit de remplacement sans vérifier d’abord le résultat dans Stripe.

Lorsqu’une famille a lancé Payer maintenant, le même paiement est conservé même si elle rouvre l’écran ou change de carte. Elle peut poursuivre depuis son application. Tant que ce paiement est en cours, il ne peut pas être annulé uniquement dans Clybo’, relancé depuis le panneau ni enregistré comme payé hors plateforme : il pourrait encore être confirmé dans Stripe.

Les consultations et remboursements de paiements antérieurs conservent leur compte Stripe d’origine même si le club en connecte un autre. Les données d’un autre club ne sont jamais une solution de remplacement pour traiter un paiement.

GoCardless n’autorise pas de nouveaux mandats ni de nouveaux paiements tant que le créancier propre à chaque club ne peut pas être vérifié. Les enregistrements historiques restent consultables.

5. Modifiez un paiement programmé avant son exécution

Un débit Programmé est généré jusqu’à un jour avant sa date, avec le montant de la cotisation à ce moment-là. Si vous avez modifié la cotisation ou la réduction depuis, le débit conserve l’ancien montant : la modification du forfait ne réécrit pas les débits déjà générés. Pour le corriger sans l’annuler, ouvrez le débit dans Paiements et appuyez sur Modifier le paiement. Depuis la fiche du sportif, l’icône de chaque ligne de l’Historique des paiements ouvre le même détail.

La fenêtre permet de modifier le Montant et la Date programmée. La date ne peut pas être antérieure à aujourd’hui ; pour encaisser immédiatement, utilisez Encaisser maintenant. Le bloc Cotisation actuelle indique le montant qui serait généré aujourd’hui selon le prix actuel du forfait, la réduction d’inscription et la répartition entre payeurs ; Utiliser la cotisation actuelle le copie dans le champ, où vous pouvez le modifier manuellement. Ajoutez un motif si vous souhaitez expliquer la modification, puis appuyez sur Enregistrer les modifications.

À noter :

• Seuls les débits Programmés ou Échoués avec une nouvelle tentative automatique en attente peuvent être modifiés, jusqu’à son exécution. Un débit échoué sans nouvelle tentative, en cours de traitement, payé ou annulé ne permet pas cette action.
• La Période du débit ne change pas même si vous déplacez sa date à un autre mois : il représente toujours la même cotisation et ne sera donc pas dupliqué lors du prochain passage automatique.
• Si une famille avait lancé Payer maintenant avec l’ancien montant, cette tentative est invalidée lorsque le montant change ; elle devra la rouvrir avec le montant correct.
• La chronologie du débit indique le montant ou la date avant et après le changement, son auteur et le motif.
• Avec le moyen Prélèvement bancaire, le débit peut être modifié même s’il figure déjà dans un prélèvement généré pour la période. À l’enregistrement, l’avis Générez à nouveau le prélèvement s’affiche : faites-le depuis Prélèvements pour que le fichier transmis à la banque utilise le nouveau montant. Si vous transmettez l’ancien fichier, la banque débitera l’ancien montant et les comptes ne correspondront pas.
• Les débits de commandes de la boutique se gèrent depuis la boutique.

6. Enregistrez des paiements hors plateforme

Après avoir vérifié un versement en espèces, par virement ou par un autre canal activé, utilisez Marquer comme payé ou Payé hors ligne, selon l’état du débit, et indiquez le moyen, la date et une référence utile. Cet enregistrement ne déplace pas d’argent : il documente un paiement déjà effectué.

Pour créer un débit ponctuel, ouvrez Créer un paiement dans Paiements. Si vous choisissez Sportif, saisissez son nom ou son prénom et sélectionnez la personne correspondante. La recherche n’affiche que les sportifs actifs du club : les personnes désinscrites ou archivées n’apparaissent pas. Si vous ne trouvez pas une personne, vérifiez son état dans Sportifs. Renseignez le libellé et le montant pour programmer le paiement ou enregistrer un paiement déjà reçu. Les paiements précédents restent dans l’historique même si la sportive n’est plus active.

En tant qu’administrateur, vous pouvez aussi choisir Prélèvement bancaire lors de la création d’un débit pour une sportive. Les prélèvements doivent être activés et la conservation des mandats acceptée par le club ; le tuteur principal doit disposer d’un mandat actif. L’option affiche le payeur et les quatre derniers chiffres du compte. Complétez le libellé, le montant en euros et la période puis appuyez sur Programmer par prélèvement. Le débit passe à l’état Programmé, avec le moyen Prélèvement bancaire, prêt à être inclus dans Générer un prélèvement bancaire pour cette période. Il n’est pas transmis à la banque et n’est pas marqué comme payé à sa création.

Cette option utilise le mandat de prélèvement du tuteur principal et s’applique aux débits adressés à un Sportif ; les débits adressés directement à un Tuteur conservent les autres moyens d’encaissement. Facturer au moyen enregistré utilise le parcours de paiement automatique et n’active pas de prélèvement. Un débit créé auparavant avec Enregistrement manuel conserve ce moyen : vérifiez que vous ne créez pas un doublon de dette.

7. Gérez les prélèvements et les rejets bancaires

Pour BANK_SEPA, ouvrez l’historique des prélèvements. Vous pouvez y marquer les paiements après confirmation de la banque, annuler une génération, enregistrer un rejet ou télécharger à nouveau l’Excel. Ces actions documentent le parcours : la transmission et le mouvement d’argent restent effectués dans la banque.

8. Annulez ou remboursez avec le contexte

Utilisez Annuler le paiement pour les débits qui ne doivent pas être encaissés. Pour rembourser un paiement, choisissez Rembourser si cette option est disponible pour son moyen d’origine, vérifiez le montant restant et indiquez le motif. Évitez de créer un doublon de remboursement déjà effectué en dehors de Clybo’.

En tant qu’administrateur du club, vous pouvez annuler un paiement par Prélèvement bancaire encore Programmé et sans paiement enregistré, qu’un prélèvement ait déjà été généré ou non, et même s’il apparaît dans un ou plusieurs prélèvements. L’état de ces prélèvements n’empêche pas l’annulation du débit.

1. Ouvrez le débit dans Paiements et vérifiez son état ainsi que l’historique des paiements.
2. Appuyez sur Annuler le paiement, choisissez le motif et lisez l’avertissement relatif au fichier bancaire.
3. Confirmez avec Annuler le paiement. Le débit passe à l’état Annulé et l’annulation est conservée dans son historique.

Cette action annule le débit dans Clybo’ ; elle conserve les anciens prélèvements et ne modifie pas les fichiers téléchargés ni n’annule un ordre auprès de la banque. Si le fichier n’a pas encore été transmis, retirez le prélèvement du fichier que vous allez envoyer ; si plusieurs débits ont été regroupés par titulaire, ajustez aussi le montant et le libellé de ce prélèvement. S’il a déjà été transmis, traitez l’annulation avec la banque et vérifiez le résultat. Il n’est pas nécessaire d’annuler le prélèvement entier pour annuler un débit précis. Consultez Configurer et générer des prélèvements bancaires.

Les débits ponctuels annulés sont exclus des prochains prélèvements. Le téléchargement d’un ancien prélèvement conserve son fichier d’origine. Si vous générez à nouveau une cotisation récurrente pour cette période, un nouveau paiement peut être créé : vérifiez les débits sélectionnés avant de générer le fichier.

Un paiement par prélèvement déjà marqué Payé, ou pour lequel un paiement a été enregistré même si l’état reste Programmé, ne peut pas être annulé ainsi : vérifiez le versement et utilisez le parcours de remboursement si nécessaire.

Un paiement En cours de traitement a peut-être déjà été transmis au prestataire et ne peut pas être annulé localement. Attendez d’en connaître le résultat ; si le paiement est confirmé, utilisez le parcours de remboursement approprié.

Si une autre opération modifie l’état pendant la confirmation d’une action, actualisez le détail et vérifiez le résultat avant de recommencer. Dans les actions groupées, les paiements dont l’état a changé sont ignorés et indiqués dans le récapitulatif.

Paiements en attente dans l’application Staff

Dans l’application Staff, sélectionnez le bon club et ouvrez Accueil → Paiements sur mobile ou Outils → Paiements sur tablette. L’autorisation Enregistrer les paiements en espèces est nécessaire : sans elle, l’accès et le compteur des paiements en attente n’apparaissent pas, et l’ouverture directe de l’adresse Paiements affiche Accès aux paiements refusé. Cette autorisation protège également la consultation sur le serveur. L’administration peut l’accorder ou la retirer à chaque personne ; l’accès au panneau ne la remplace pas.

Si l’administration retire votre autorisation, l’accès et le compteur disparaissent dès que l’application reçoit les autorisations mises à jour du club, même si vous avez toujours accès au panneau ou si un compteur était conservé d’une consultation précédente. Hors connexion, l’application doit retrouver la connexion pour recevoir cette modification.

L’écran s’ouvre sur Espèces / manuel. Utilisez les onglets pour changer de moyen :

• Espèces / manuel : débits dont l’encaissement est géré en dehors des prestataires automatiques. Avant de les encaisser, confirmez avec le club s’il attend des espèces, un virement ou un autre moyen manuel : un débit manuel en attente ne distingue pas encore ces moyens.
• Carte : débits par carte dont la première tentative a échoué. Les débits programmés qui n’ont pas encore été tentés n’apparaissent pas parmi les paiements en attente. Les paiements échoués et les nouvelles tentatives apparaissent, y compris ceux que le système a reprogrammés après un échec.
• Prélèvement : débits par prélèvement bancaire et autres moyens de prélèvement préalablement configurés. Chaque carte indique le parcours concerné ; cette consultation n’active pas de nouveaux moyens de paiement.
• Tous : tous les moyens précédents, avec la même exclusion des paiements par carte jamais tentés. Le compteur des paiements en attente sur Accueil suit la même règle.

Chaque carte affiche le moyen prévu à côté du libellé et du montant. Montant en attente et nombre de débits correspondent à tous les résultats du filtre. La liste affiche au maximum les 100 premiers, triés par date ; s’il y en a davantage, un avis précise le nombre affiché. Un filtre vide ne signifie pas que les autres moyens sont à jour : appuyez sur Tous pour les vérifier.

Appuyez sur le nom de la sportive dans une carte pour ouvrir sa fiche. Cela fonctionne également pour les débits manuels associés à une sportive. Vous pouvez consulter son tuteur principal et, si vous avez l’autorisation de voir ses coordonnées, appeler, ouvrir WhatsApp, copier le numéro de téléphone ou ouvrir son e-mail. La flèche supérieure permet de revenir à Paiements. Les débits Famille sans sportive associée n’ouvrent aucune fiche.

Vous n’avez pas besoin d’appartenir à l’équipe de la sportive pour consulter ses données de base depuis un débit de votre club. Les données médicales, réponses d’inscription, photos, étiquettes et notes d’entraînement restent réservées au personnel attribué à ses équipes. Si l’administration a désactivé votre autorisation de contact, vous ne verrez ni téléphone ni e-mail ; si elle retire l’autorisation de paiement, vous ne pourrez plus ouvrir la fiche par ce moyen. Si la fiche ou le débit n’est plus disponible, utilisez la flèche supérieure pour revenir à la liste.

Vous pouvez Envoyer un rappel par e-mail ou Marquer comme payé en espèces après confirmation. Cette dernière action enregistre un paiement reçu en espèces, même si le moyen prévu était différent ; ne l’utilisez pas pour noter un virement ou confirmer un paiement par carte. L’enregistrement est associé à votre utilisateur. Si l’émission fiscale exige un service supplémentaire auquel le club n’a pas souscrit, l’application l’indique et bloque l’enregistrement jusqu’à son activation. Dans le tableau sur tablette, le bouton est abrégé en Encaissé en espèces.

Cette consultation est disponible au personnel autorisé dans tous les pays ; les moyens comportant des paiements dépendent de la configuration du club. Pour configurer l’accès, consultez Inviter le personnel du club.

Créer une dépense pour toute une équipe

Cette action nécessite le rôle d’administrateur du club. Elle est disponible dans le panneau web, dans Paiements → Créer un paiement → Équipe comme dans la fiche Équipes → Créer un paiement, où l’équipe est déjà sélectionnée. Le même formulaire est utilisé depuis les deux parcours.

1. Sélectionnez une équipe active et saisissez le libellé, par exemple Hôtel tournoi National.
2. Saisissez le Prix par sportif (EUR), la période, la date programmée et le traitement fiscal applicable. Le prix s’applique à chaque personne incluse : 60 € × 12 sportifs = 12 paiements de 60 €, soit 720 € au total. Un montant global n’est pas réparti.
3. Vérifiez l’effectif actif. Vous pouvez rechercher un sportif ou un tuteur, tout sélectionner, tout désélectionner et décocher certaines personnes. Le maximum est de 200 sportifs par lot ; les personnes désinscrites ou ayant déjà quitté l’équipe ne sont pas incluses.
4. Vérifiez le tuteur principal responsable et le moyen de paiement de chaque ligne. Le moyen habituel n’est proposé que s’il est sans ambiguïté pour ce tuteur et cette période. Si plusieurs cotisations utilisent différents payeurs ou moyens, vous devez choisir explicitement une option disponible. Cette dépense ponctuelle ne reprend pas automatiquement la répartition entre plusieurs payeurs d’une cotisation récurrente.
5. Appuyez sur Vérifier les paiements. Examinez les personnes, payeurs, moyens, prix par sportif, date et total. Vous pouvez Revenir à la modification.
6. Appuyez sur Programmer N paiements. Un paiement est créé par sportif et Paiements affiche le lot créé. La liste et ses récapitulatifs comprennent tout le lot, même si la date programmée tombe dans un autre mois ; la période sélectionnée est conservée pour générer le prélèvement. Voir tous les paiements supprime ce filtre ; changer de mois le supprime également.

Tous les débits du lot passent à l’état Programmé, y compris les paiements manuels. La création du lot ne les marque pas comme payés. Selon le moyen choisi :

• Enregistrement manuel : enregistrez le paiement lorsque vous recevez les espèces ou le virement.
• Prélèvement bancaire : nécessite des prélèvements activés et un mandat actif du tuteur principal. Ouvrez ensuite Générer un prélèvement bancaire pour la période concernée et incluez les débits. La création du lot ne transmet aucun fichier à la banque.
• Carte enregistrée : nécessite une carte active sur le compte Stripe connecté du club, des paiements activés et au moins 0,50 € par sportif. La carte vérifiée peut être débitée automatiquement à partir de la date programmée, proposée pour le lendemain. La date définitive du débit bancaire dépend du prestataire.

Le tuteur et le moyen bancaire vérifiés restent associés à chaque débit. Modifier ensuite le tuteur principal ou ajouter une autre carte ne redirige pas ces débits. Si la carte choisie est révoquée ou si le compte du club change, examinez l’incident : aucune autre carte n’est substituée automatiquement.

Si l’effectif, le payeur ou le moyen change entre la vérification et la confirmation, vérifiez à nouveau. Le lot est enregistré entièrement ou pas du tout ; réessayer la même confirmation après une erreur de connexion ne le duplique pas. Si la réponse est incertaine, le formulaire conserve la vérification et bloque sa modification afin de permettre une nouvelle tentative avec les mêmes données. Fermer le formulaire et créer un autre lot constitue une nouvelle opération : vérifiez d’abord Paiements si vous ne connaissez pas le résultat précédent.

Les moyens disponibles dépendent de la configuration et de la disponibilité dans le pays du club. Le formulaire n’active aucun prestataire ni service fiscal. Si l’opération nécessite une facture, les exigences fiscales du club restent applicables ; les paiements sont destinés au compte du club concerné et non à la facturation de Clybo’.

Si quelque chose ne fonctionne pas

• La nouvelle tentative échoue encore : demandez la mise à jour du moyen de paiement et vérifiez la réponse du prestataire.
• Vous ne pouvez pas supprimer un moyen depuis la fiche : vérifiez que son état est Signature en attente ; les moyens actifs suivent le parcours de révocation.
• Une action n’apparaît pas : elle n’est peut-être pas compatible avec l’état ou le moyen du débit.
• Le montant payé hors plateforme ne correspond pas : vérifiez d’abord l’opération et n’enregistrez que le montant confirmé.
• Les échecs sont nombreux : utilisez les filtres et les actions groupées avec prudence ; vérifiez la portée avant de confirmer.
• Un reçu par prélèvement a été rejeté : enregistrez le rejet dans le prélèvement concerné, et non comme un nouveau paiement manuel.

Lorsqu’une famille ne termine pas un paiement

Si la famille ouvre Payer maintenant, mais doit encore saisir sa carte, confirmer ou terminer la vérification bancaire, le paiement apparaît À terminer. La chronologie indique Paiement lancé dans l’application : ouvrir le formulaire ne signifie pas que le prestataire a accepté le paiement.

La famille peut revenir à Cotisations et appuyer sur Continuer le paiement. La même tentative est conservée et les nouvelles tentatives automatiques sont suspendues ; aucun autre paiement, aucune annulation locale ni aucun enregistrement hors ligne n’est autorisé tant que la tentative reste réservée. Les échecs précédents restent dans l’historique et ne décrivent pas nécessairement la tentative en cours.

Lorsque la tentative de la famille est rejetée et que le débit passe à Échoué, Réessayer maintenant rétablit le moyen et la date d’origine de la cotisation et annule au préalable le paiement ouvert par la famille afin qu’il ne puisse pas être confirmé après le lancement du paiement automatique. Si ce paiement est encore en cours, déjà enregistré comme payé, en attente de rapprochement ou ne peut pas être annulé à cet instant, la nouvelle tentative n’est pas lancée et le panneau en indique le motif : attendez d’en connaître le résultat ou vérifiez auprès du prestataire avant de recommencer. Avec Tout réessayer, les débits dans cette situation sont ignorés et le récapitulatif indique combien ont été exclus et pourquoi : si le motif est identique, la même explication que celle du débit apparaît ; s’il y en a plusieurs, elles sont énumérées avec leur nombre.

Enregistrer le paiement en espèces et Annuler suivent la même règle pour un débit ayant un paiement ouvert par la famille : ce paiement est annulé avant l’action. S’il ne peut pas l’être, l’action n’est pas exécutée et le panneau explique le motif. Cela évite un double encaissement — en espèces et par carte — ou qu’un paiement confirmé plus tard reste absent d’un débit déjà annulé.

L’état En cours est conservé pendant le traitement du paiement par le prestataire. Si le résultat ne peut pas être vérifié ou si son enregistrement manque, Vérification du paiement apparaît ; actualisez la vue avant toute autre opération. Le moyen du paiement ouvert est choisi ou confirmé dans l’application Familles : il n’est pas automatiquement attribué à la carte enregistrée d’une tentative précédente.

Étape suivante

Pour la carte, consultez Configurer les paiements en ligne avec Stripe ; pour les prélèvements, suivez Configurer et générer des prélèvements bancaires.