Réponse rapide
Pour créer une cotisation, définissez son nom, son montant, sa fréquence, sa saison et son régime fiscal. Enregistrez le forfait pour le réutiliser dans les équipes, les fiches d'athlètes et les inscriptions, sans reconfigurer chaque paiement.
Une cotisation définit le montant à payer, sa fréquence et les personnes concernées. Elle peut ensuite être attribuée à des athlètes ou proposée par une équipe.
Avant de commencer
Confirmez avec le trésorier ou le cabinet comptable :
- Le nom et le montant de la cotisation.
- Sa fréquence : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle.
- Si elle s’applique par athlète ou à une autre entité disponible.
- Le régime fiscal adéquat.
- La saison et le jour habituel du prélèvement, le cas échéant.
Le profil fiscal du club doit être à jour, car Clybo’ l’utilise pour proposer les options fiscales et le type de document.
Étapes à suivre
1. Ouvrez le catalogue des cotisations
Dans le menu du club, ouvrez Cotisations et cliquez sur Nouvelle cotisation.
2. Identifiez la cotisation
Saisissez un nom explicite pour l’équipe, par exemple « Cotisation mensuelle de l’école », et ajoutez une description si vous devez la distinguer d’autres variantes.
3. Indiquez le montant et le régime fiscal
Saisissez le montant par période et sélectionnez l’option fiscale applicable. L’aperçu affiche le total et le document généré par la configuration actuelle.
Ne choisissez pas une exonération au seul motif que le club est une association sportive : utilisez la situation fiscale confirmée pour cette activité.
4. Choisissez la fréquence
Indiquez si le montant est récurrent chaque mois, trimestre, semestre ou année. Le montant saisi correspond à chaque cycle, et non à une estimation mensuelle.
5. Associez la saison et le jour de prélèvement
Si la cotisation concerne une saison précise, sélectionnez-la. Vérifiez que la durée de la saison correspond à la fréquence afin d’éviter un dernier cycle inattendu.
Indiquez le jour de prélèvement lorsque le mode le permet. Cette valeur est une proposition et peut être modifiée lors de l’inscription d’une personne.
6. Enregistrez et attribuez
Enregistrez la cotisation. Vous pouvez ensuite utiliser Attribuer pour la lier aux athlètes éligibles ou la sélectionner comme cotisation par défaut d’une équipe.
La création de la cotisation ne déclenche pas de paiement à elle seule : une inscription ou une attribution active et un moyen de paiement configuré sont nécessaires.
En cas de problème
- Le type fiscal attendu n’apparaît pas : vérifiez Paramètres → Fiscalité et confirmez le profil du club.
- Un avis concernant les dates s’affiche : la saison ne contient pas un nombre entier de cycles ; vérifiez la fréquence et le prix par période.
- Vous ne pouvez pas l’attribuer à une personne : vérifiez qu’elle est active et répond aux critères d’inscription.
- La cotisation n’apparaît pas dans une équipe : vérifiez qu’elle est toujours active et rouvrez le formulaire de l’équipe.
- Elle n’est plus utilisée : archivez-la pour conserver l’historique. Ne supprimez pas les informations nécessaires à la compréhension des paiements passés.
Étape suivante
Préparez le moyen de paiement avec Configurez les paiements en ligne avec Stripe ou sélectionnez la cotisation en suivant Créez une saison et votre première équipe.