Émettre et gérer des factures ou des reçus

Factures rassemble les documents émis par le club à ses clients. Les reçus pour les opérations exonérées et les factures soumises à un traitement fiscal ne suivent pas exactement le même parcours ; leur disponibilité dépend de la configuration et des services fiscaux du club en Espagne.

Avant de commencer

Complétez les données fiscales du club et vérifiez le traitement de l’opération. Vérifiez le destinataire, le libellé, les taxes et les dates avant l’émission. Si des services fiscaux externes sont nécessaires, assurez-vous d’abord qu’ils sont actifs.

Étape par étape

1. Ouvrez Factures et choisissez la période

Ouvrez Factures, sélectionnez le mois et filtrez par état. Les indicateurs résument les documents et les éventuels incidents. Chaque ligne affiche le numéro, le client auquel le document est émis et, sous le libellé, le sportif auquel correspond le débit lorsqu’il provient d’une cotisation ou d’une inscription ; les documents manuels, ceux de la boutique et ceux d’une personne adulte qui se facture elle-même ne l’indiquent pas. La recherche accepte le numéro de facture ou de reçu, le nom ou le NIF du client, le libellé et le nom du sportif ; elle ignore les accents et l’ordre des mots. Ouvrez une ligne pour voir le détail et la traçabilité.

À côté du numéro apparaît le moyen de paiement enregistré, dans le tableau comme dans les cartes mobiles :

• € ou $ (selon la devise) : espèces.
• Carte : paiement par carte.
• Banque : prélèvement bancaire ou virement. Survolez l’icône pour distinguer le moyen précis.
• Points : autre moyen consigné par le club.

L’indicateur utilise le paiement confirmé du débit, de l’inscription ou de la commande à l’origine du document. Un moyen choisi mais dont le paiement est encore en attente n’est pas indiqué comme payé. Lors de conversions et de rectificatifs, le moyen du paiement initial peut apparaître même si celui-ci a ensuite été remboursé ; l’icône ne certifie pas que l’argent a été conservé et ne décrit pas la méthode de remboursement. Pour un document manuel ou sans moyen de paiement enregistré, aucun indicateur n’apparaît.

2. Créez et vérifiez le document

Sélectionnez Nouvelle facture manuelle. Saisissez le nom ou la raison sociale du destinataire, son NIF/CIF et son e-mail si nécessaire. Ajoutez les lignes avec une description, une quantité et un prix unitaire ; le total se met à jour pendant la modification. Vérifiez le Type de TVA et les notes internes. L’action finale sera Créer une facture ou Émettre un reçu, selon le traitement configuré. La date est attribuée à la création ; cette fenêtre ne permet pas de la choisir.

3. Vérifiez la numérotation et l’état

Une fois émis, le document conserve son numéro et ses instantanés de données. S’il utilise un service fiscal, consultez l’état du traitement et actualisez-le lorsque l’interface le permet ; ne créez pas un doublon en raison d’une attente temporaire. Une facture en attente peut proposer Reconsulter l’AEAT : vérifiez l’état existant. Réessayer l’envoi à l’AEAT n’apparaît que lorsque le système autorise cette nouvelle tentative.

Pour les reçus et factures générés lors du paiement d’une inscription, l’adresse du destinataire est copiée de l’adresse de contact recueillie dans le formulaire : rue, code postal, localité et province. Si le formulaire ne recueille pas ces données, l’adresse reste vide. Modifier ensuite l’adresse dans la fiche du tuteur ne met pas automatiquement à jour les documents déjà émis.

4. Consultez et téléchargez le PDF

Dans le détail, appuyez sur Voir le PDF. L’aperçu s’ouvre dans le panneau ou l’application installée et permet de passer d’une page à l’autre, d’agrandir et de réduire le document. Une connexion est nécessaire pour ouvrir le fichier. S’il ne s’affiche pas, appuyez sur Réessayer ; vous pouvez également utiliser Télécharger pour enregistrer le PDF ou Ouvrir dans un nouvel onglet pour le consulter séparément.

Utilisez Télécharger le PDF dans le détail ou Télécharger dans l’aperçu pour le transmettre par le canal convenu. Sur iPhone, le système peut afficher des options de partage ou un aperçu : choisissez Enregistrer dans Fichiers lorsque cette option apparaît. Vérifiez que le fichier a été enregistré et que le destinataire et les montants sont corrects avant de le partager. L’aperçu dans Clybo’ n’enregistre pas de copie sur l’appareil.

Un reçu ou une facture n’est émis que lorsqu’il possède son PDF. Tant qu’il ne l’a pas, la liste affiche SANS PDF et le détail indique qu’il n’a pas encore été émis ni envoyé. Appuyez sur Générer le PDF pour terminer : si le document provient d’un débit, d’une commande de la boutique ou d’un formulaire, Clybo’ génère le PDF et l’envoie au destinataire. S’il a été créé manuellement, le PDF est simplement généré. Clybo’ vérifie aussi toutes les quelques minutes les documents sans PDF et les complète automatiquement, sans envoyer une seconde fois un document déjà transmis. Les factures en attente de l’AEAT reçoivent leur PDF après acceptation ; ce bouton ne s’affiche donc pas.

Les PDF générés incluent le logo enregistré dans Paramètres → Identité visuelle, sur fond blanc et en conservant ses proportions. Cela s’applique également au PDF combiné et aux PDF de l’export comptable ZIP. Si aucun logo n’est disponible, les initiales du club apparaissent. Les reçus portent la mention Reçu et leur numéro dans l’en-tête ; l’explication de l’exonération figure en pied de page.

Vous pouvez utiliser un logo PNG avec transparence ou JPEG. Les SVG téléversés depuis Identité visuelle sont convertis en PNG lorsque cela est possible ; si un ancien logo ne s’affiche pas, téléversez-le à nouveau en PNG. Le changement de logo ne modifie pas les PDF déjà générés.

5. Corrigez au moyen d’un rectificatif

Pour les factures qui autorisent une correction directe, les boutons Modifier le destinataire et Modifier les lignes ouvrent les champs modifiables. Une facture acceptée est immuable : appuyez sur Émettre un rectificatif et choisissez Annuler et rembourser, Corriger le montant ou Corriger les données fiscales. Vérifiez le motif, les données et les totaux avant l’émission ; le nouveau document est lié à l’original. Le remboursement de l’argent est géré séparément. Ne remplacez pas l’historique fiscal.

Pour un reçu émis, vous pouvez corriger l’adresse avec le crayon de Destinataire (Modifier le destinataire). Enregistrez l’adresse et attendez la régénération du PDF avant de rouvrir Voir le PDF. Cette modification porte sur le reçu ; l’adresse de la fiche du tuteur se gère dans Personnes. La modification directe des avoirs et des reçus ayant déjà un avoir ou convertis en facture n’est pas autorisée.

Si quelque chose ne fonctionne pas

• Vous ne pouvez pas émettre : vérifiez les données fiscales, les lignes, le destinataire et la disponibilité du service requis.
• L’état fiscal reste en attente : actualisez l’état et consultez le détail avant de réessayer.
• Le PDF n’est pas prêt : attendez la fin de la génération puis rouvrez l’aperçu. Si le document reste marqué SANS PDF, appuyez sur Générer le PDF dans son détail.
• Le PDF existe, mais l’aperçu échoue : vérifiez la connexion et appuyez sur Réessayer dans le lecteur. Vous pouvez le télécharger pour le consulter avec le lecteur de l’appareil. Si le téléchargement échoue aussi, fermez l’aperçu et rouvrez Voir le PDF ; si le problème persiste, contactez l’assistance en indiquant le numéro du document.
• Le destinataire est incorrect : corrigez un brouillon ou utilisez la procédure de rectification prévue pour un document émis.
• Le reçu n’inclut pas l’adresse alors que la fiche du tuteur la contient : ouvrez Modifier le destinataire, complétez l’adresse et enregistrez pour régénérer le PDF. La fiche et le reçu conservent leurs données séparément.

Étape suivante

Configurez d’abord les services fiscaux pour les clubs en Espagne. Pour les incidents concernant l’opération à l’origine du document, consultez Gérer les paiements et les incidents de paiement.