Emite e xestiona facturas ou recibos

Facturas reúne os documentos que o club emite aos seus clientes. Os recibos para operacións exentas e as facturas con tratamento fiscal non seguen exactamente o mesmo fluxo; a dispoñibilidade depende da configuración e dos servizos fiscais do club en España.

Antes de comezar

Completa os datos fiscais do club e revisa o tratamento da operación. Comproba o destinatario, o concepto, os impostos e as datas antes de emitir. Se necesitas servizos fiscais externos, confirma primeiro que están activos.

Paso a paso

1. Abre Facturas e escolle o período

Entra en Facturas, selecciona o mes e filtra por estado. Os indicadores resumen os documentos e as posibles incidencias. Cada fila mostra o número, o cliente a quen se emite o documento e, debaixo do concepto, a deportista á que corresponde o cargo cando procede dunha cota ou matrícula; os documentos manuais, da tenda ou dunha persoa adulta que se factura a si mesma non a mostran. O buscador admite o número de factura ou recibo, o nome ou NIF do cliente, o concepto e o nome da deportista, sen distinguir acentos nin a orde das palabras. Abre calquera fila para ver o detalle e a trazabilidade.

A carón do número aparece o método do pagamento rexistrado, tanto na táboa como nas tarxetas do móbil:

• € ou $ (segundo a moeda): efectivo.
• Tarxeta: pagamento con tarxeta.
• Banco: remesa bancaria ou transferencia. Pasa o cursor pola icona para distinguir o método concreto.
• Puntos: outro método anotado polo club.

O indicador utiliza o pagamento confirmado do cargo, a matrícula ou o pedido que orixinou o documento. Un método escollido pero aínda pendente de cobramento non aparece como pagado. Nas conversións e rectificativas pode mostrar o método do pagamento orixinal, aínda que despois se devolvese; a icona non certifica que se conserve ese diñeiro nin describe a forma da devolución. Se o documento é manual ou non hai ningún método rexistrado, non aparece ningún indicador.

2. Crea e revisa o documento

Selecciona Nova factura manual. Escribe o nome ou a razón social do destinatario, o seu NIF/CIF e o correo electrónico cando corresponda. Engade as liñas coa descrición, a cantidade e o prezo unitario; o total actualízase mentres editas. Revisa o Tipo de IVE e as notas internas. A acción final será Crear factura ou Emitir recibo, segundo o tratamento configurado. A data asígnase ao crear o documento; este diálogo non permite escollela.

3. Comproba a numeración e o estado

Unha vez emitido, o documento conserva o número e as instantáneas dos datos. Se utiliza un servizo fiscal, consulta o estado do procesamento e actualízao cando a interface o permita; non dupliques o documento por unha espera temporal. Nunha factura pendente pode aparecer Volver consultar AEAT: comproba o estado existente. Reintentar o envío a AEAT só aparece cando o sistema permite ese novo intento.

Nos recibos e facturas xerados ao pagar unha matrícula de inscrición, o domicilio do destinatario cópiase do enderezo de contacto recollido no formulario: enderezo, código postal, localidade e provincia. Se o formulario non recolle estes datos, o domicilio queda baleiro. Cambiar despois o enderezo na ficha do titor non actualiza automaticamente os documentos xa emitidos.

4. Consulta e descarga o PDF

Desde o detalle, preme Ver PDF. A vista previa ábrese dentro do panel ou da aplicación instalada e permite pasar de páxina, ampliar e reducir o documento. Necesitas conexión para abrir o ficheiro. Se non se pode mostrar, preme Reintentar; tamén podes utilizar Descargar para gardar o PDF ou Abrir nunha lapela nova para consultalo á parte.

Utiliza Descargar PDF desde o detalle ou Descargar desde a vista previa para entregarllo pola canle acordada. No iPhone, o sistema pode abrir opcións para compartir ou unha vista previa: escolle Gardar en Arquivos cando apareza. Comproba que o ficheiro se gardou e que o destinatario e os importes coinciden antes de compartilo. A vista previa dentro de Clybo’ non garda unha copia no dispositivo.

Un recibo ou unha factura só está emitido cando ten o seu PDF. Mentres non o teña, a lista márcao con SEN PDF e o detalle avisa de que aínda non se emitiu nin enviou. Preme Xerar PDF para completalo: se o documento procede dun cobramento, dun pedido da tenda ou dun formulario, Clybo’ xera o PDF e envíao ao destinatario. Se o creaches manualmente, só xera o PDF. Clybo’ tamén revisa cada poucos minutos os documentos que quedaron sen PDF e complétaos automaticamente, sen enviar dúas veces un documento xa enviado. As facturas pendentes da AEAT reciben o PDF ao seren aceptadas, así que non mostran este botón.

Os PDF xerados inclúen o logotipo gardado en Configuración → Identidade visual, sobre fondo branco e conservando as súas proporcións. Isto tamén se aplica ao PDF combinado e aos PDF da exportación contable en ZIP. Se non hai logotipo dispoñible, aparecen as iniciais do club. Os recibos identifícanse con Recibo e o seu número na cabeceira; a explicación da exención figura no pé do documento.

Podes utilizar un logotipo PNG con transparencia ou JPEG. Os SVG cargados desde Identidade visual convértense a PNG cando é posible; se un logotipo antigo non aparece, volve cargalo como PNG. Cambiar o logotipo non modifica os PDF que xa se xeraran.

5. Corrixe mediante rectificación

Nas facturas que admiten corrección directa, os botóns Editar destinatario e Editar liñas abren os campos permitidos. Unha factura aceptada é inmutable: preme Emitir rectificativa e escolle Anular e devolver, Corrixir o importe ou Corrixir os datos fiscais. Revisa o motivo, os datos e os totais antes de emitila; o documento novo queda vinculado ao orixinal. A devolución do diñeiro xestiónase por separado. Non sobrescribas o historial fiscal.

Nun recibo emitido podes corrixir o domicilio co lapis de Destinatario (Editar destinatario). Garda o enderezo e agarda a que se xere de novo o PDF antes de volver abrir Ver PDF. Esta edición modifica ese recibo; o enderezo da ficha do titor xestiónase en Persoas. Non se permite a edición directa de abonos nin de recibos que xa teñan un abono ou se convertesen en factura.

Se algo non vai ben

• Non podes emitir: revisa os datos fiscais, as liñas, o destinatario e a dispoñibilidade do servizo necesario.
• O estado fiscal segue pendente: actualízao e consulta o detalle antes de volver tentalo.
• O PDF aínda non está listo: agarda a que remate a xeración e volve abrir a vista previa. Se o documento segue marcado como SEN PDF, preme Xerar PDF no detalle.
• O PDF existe pero falla a vista previa: comproba a conexión e preme Reintentar no lector. Podes descargalo para consultalo co visor do dispositivo. Se tampouco se pode descargar, pecha a vista previa e volve abrir Ver PDF; se persiste, contacta co soporte e indica o número do documento.
• O destinatario é incorrecto: corrixe un borrador ou utiliza o procedemento de rectificación indicado para un documento emitido.
• O recibo non inclúe o domicilio aínda que a ficha do titor si: abre Editar destinatario, completa o enderezo e gárdao para xerar de novo o PDF. A ficha e o recibo conservan os datos por separado.

Seguinte paso

Configura primeiro Servizos fiscais para clubs de España. Para incidencias do movemento que orixinou o documento, consulta Xestiona cobros e incidencias de pagamento.