Configura e xera remesas bancarias

As remesas bancarias permiten agrupar cotas domiciliadas e preparar o ficheiro de traballo que o club presentará pola súa propia canle bancaria. É un proceso manual e independente de Stripe: Clybo’ organiza os cobros e xera un Excel, pero non envía a orde ao banco, non move diñeiro nin concilia automaticamente as devolucións.

Antes de comezar

O club debe ter autorización para custodiar e utilizar os mandatos de domiciliación. Cada pagador incluído necesita un mandato activo co titular e o IBAN. Podes obtelo durante unha inscrición, importar un mandato existente desde o CSV de deportistas ou engadilo desde a ficha do titor.

Paso a paso

1. Activa BANK_SEPA

Abre Axustes → Integracións e activa a remesa bancaria. Le e acepta a responsabilidade de custodia do club. Con isto xa podes xerar o Excel de Cajamar, que non precisa datos do acredor: a conta acredora escóllese no banco ao importalo.

Se o club presenta as remesas en BBVA, preme tamén Datos para BBVA e completa o Nome do acredor, o Identificador do acredor (ICS) e o IBAN do club. A túa oficina facilitarache o ICS ao contratar os recibos e a conta debe ser de BBVA (entidade 0182 ou 0057). Clybo’ comproba os díxitos de control de ambos os datos. Preme Gardar datos do acredor. Para cambiar o nome ou o ICS máis adiante non fai falta volver escribir o IBAN: déixao baleiro e conservarase o que xa gardaras. A tarxeta mostra que formatos tes dispoñibles.

2. Reúne os mandatos das familias

Permite que a familia autorice a domiciliación no formulario de inscrición ou importa un mandato xa existente con titular_cuenta, iban_remesa e, se procede, fecha_mandato_remesa. Non inclúas datos bancarios en canles de comunicación abertas.

Se a familia xa está dada de alta e o club conserva o mandato asinado, abre a ficha do titor, entra en Mandatos e preme Engadir conta para remesa. Revisa o Titular da conta, escribe o IBAN (Clybo’ comproba o díxito de control), engade a Data de sinatura do mandato se a coñeces e marca a declaración de que o club custodia o mandato. Preme Gardar conta. Se o titor xa tiña outra conta activa, Clybo’ avísate e debes marcar Substituír a conta activa: a anterior cancélase, as súas cotas pasan á nova e os cargos puntuais xa creados coa anterior quedan fóra da remesa. Se o titor tiña cotas con Remesa bancaria á espera dunha conta, quedarán listas para cobrar. Só os administradores ven esta opción e unicamente coa remesa activada.

O mandato pertence ao titor, non a unha cota: consérvase aínda que a deportista cambie de equipo ou de cota. Para comprobalo, abre a ficha do titor e entra en Mandatos. No apartado Remesa bancaria verás cada mandato co seu estado, o país e os catro últimos díxitos da conta, a referencia e se se importou ou se aceptou no formulario. A ficha do titor nunca mostra o IBAN completo; só se pode ver baixo demanda ao revisar a remesa, como se explica máis abaixo.

Para cobrar unha cota por remesa, o pagador debe ter Remesa bancaria como método. Ao crear unha cota desde a ficha da deportista con Inscribir nun plan, podes escoller Remesa bancaria se o titor pagador xa ten un mandato activo. Nunha cota existente, cambia o método desde Cotas asignadas → Editar reparto. Se o cobro deste mes xa se xerou con outro método pero aínda non se cobrou, escolle Desde o mes actual para que entre na remesa do mes.

3. Inicia unha remesa desde Cobros

En Cobros, selecciona Xerar remesa bancaria. Escolle o período e filtra por equipos ou deportistas. Decide tamén se marcas Unificar cargos por titular (consulta o paso 4). Só se propoñen cobros compatibles con BANK_SEPA e cun mandato activo; a vista previa mostra os recibos, o importe total e as persoas excluídas co motivo.

Os apartados Grupos e Deportistas só propoñen a quen se cobra por remesa bancaria nese período; non aparece un equipo sen ninguén en remesa. Cada grupo indica cantos dos seus deportistas entran na remesa sobre o total do grupo, por exemplo 3/4 deportistas. Se as dúas cifras non coinciden, resáltase o número: alguén do grupo paga en efectivo, con tarxeta ou con outra domiciliación, ou non ten cota nese período. Úsao como comprobación rápida antes de xerar o ficheiro. Para localizar alguén nunha lista longa, utiliza o despregable á dereita de Deportistas e escolle un equipo: a lista mostra só os seus deportistas, sen cambiar o que xa seleccionaches. Volve a Todos os equipos para ver a lista completa.

Para unha matrícula, unha camiseta ou outro importe puntual, crea primeiro o cargo en Cobros → Crear cobro → Deportista → Remesa bancaria. Revisa o titor principal e a conta enmascarada, introduce o concepto, o importe en euros e o período, e preme Programar por remesa. Despois selecciona ese mesmo período e a deportista ao xerar a remesa. Aparecerá aínda que non teña unha cota recorrente. Os cargos directos a Titor aínda non dispoñen desta opción.

Para un gasto común, utiliza Crear cobro → Equipo desde Cobros ou Crear cobro desde a ficha do equipo. Introduce o Prezo por deportista (EUR), exclúe quen non participe e selecciona Remesa bancaria nas filas correspondentes. Revisa os pagadores, a data e o importe antes de Programar N cobros. Todos quedan programados e o lote pódese consultar en Cobros.

Ao xerar a remesa, o selector inclúe eses cargos puntuais do período, aínda que a deportista non teña unha cota recorrente. O Excel conserva o concepto do gasto. Se activas Unificar cargos por titular, agrúpanse nun recibo varios cargos do mesmo titor e mandato; en todo caso, cada cargo mantén a súa relación coa deportista. Os métodos manuais ou de tarxeta escollidos noutras filas do lote seguen o seu propio proceso e non entran no ficheiro bancario. Consulta Cobros por equipo.

O cargo conserva o pagador e o mandato escollidos ao crealo. Se despois cambias o titor principal ou substitúes o seu mandato, non se redirixe automaticamente a outra conta. Se o mandato orixinal deixa de estar activo, a vista previa exclúeo e mostra o motivo. Os cargos creados con Rexistro manual conservan ese método.

4. Escolle o formato do ficheiro

Na parte superior de Xerar remesa bancaria, en Formato do ficheiro, escolle o do teu banco. Clybo’ marca inicialmente o último formato que utilizou o club.

• Cajamar: Excel cunha fila por recibo para importalo na banca electrónica asignando as columnas. Non solicita data de cobro.
• BBVA: o modelo oficial «Remesa Adeudos» de BBVA net cash, cos datos do acredor xa cubertos. Se falta algún dato do acredor aparece desactivado e podes ir completalo con Completar datos do acredor. Con BBVA debes indicar a Data de cobro, o día no que o banco cargará os recibos; ten que ser posterior a hoxe e non hai ningunha proposta por defecto. O modelo admite como máximo 201 recibos: se a selección ten máis, a revisión indícao e non permite xerar o ficheiro ata que a dividas por grupos ou unifiques os cargos.

No modelo de BBVA, cada fila leva unha referencia do recibo única (por exemplo 2610-7F3A9C-001), que tamén queda gardada no historial: utilízaa para localizar o cobro se o banco che comunica unha devolución. A referencia do mandato é o DNI, NIE ou pasaporte gardado do titor titular; se ese titor ten máis dun mandato, o segundo leva -2, o terceiro -3, etc. Unha vez que un mandato saíu nunha remesa, a súa referencia xa non cambia, aínda que despois se corrixa o documento. Se a algún titor lle falta o documento, a revisión avísate e o seu mandato sae co nome e apelidos da primeira deportista vinculada a ese titor (por exemplo AITANA-PENA); como calquera outra referencia, xa non cambiará despois. Se prefires que utilice o documento, complétao na ficha do titor antes de xerar a remesa. No Excel de Cajamar, se non hai documento, consérvase a referencia asignada por Clybo’.

5. Revisa as agrupacións e xera o ficheiro

Comproba especialmente o pagador, o mandato e o importe. Cada recibo mostra a conta enmascarada (os catro primeiros e os catro últimos caracteres). Se necesitas comparala co mandato en papel, preme Mostrar contas completas enriba da lista: os IBAN aparecen completos ata que premas Ocultar contas, cambies a selección ou peches a xanela. É a mesma información que leva o ficheiro que vas descargar e só a ven os administradores. Por defecto, cada cobro convértese nun recibo independente aínda que varios pertenzan ao mesmo pagador e mandato: o Excel ten unha fila por cobro e, se o banco devolve un, podes rexistrar o rexeitamento só dese cobro.

Se prefires que a familia vexa un único cargo na súa conta, marca Unificar cargos por titular ao seleccionar os cobros. Clybo’ reunirá nun único débito todos os cobros do mesmo pagador e mandato, coa suma dos seus importes. Ten en conta que un rexeitamento bancario afectará todos os cobros dese débito. A vista previa mostra o número de Recibos resultante coa opción escollida; se a cambias, revisa de novo a remesa antes de xerala.

Xera a remesa e descarga o ficheiro para tramitalo na canle do teu banco. En BBVA net cash, incorpórao como ficheiro de adeudos: a propia banca valida a estrutura e o importe total antes de asinalo.

Cos cargos unificados, o concepto reúne os conceptos dos cargos incluídos en cada débito, por exemplo Matrícula; Camiseta (no modelo de BBVA sepáranse con comas e levan os nomes das deportistas). As descargas de remesas antigas manteñen o formato co que se xeraron.

6. Decide cando rexistrar os cobros como pagados

Podes activar Marcar cobros como pagados ao xerar se o require o teu procedemento interno, ou rexistralos máis adiante cando teñas confirmación. Esta marca só actualiza Clybo’; por si soa non acredita que o banco completase o ingreso.

Ao rexistrar os cobros como pagados, Clybo’ emite o recibo (ou a factura, se o club factura) de cada cobro, xera o PDF e envíallo por correo ao titor pagador. Se un cobro xa tiña o recibo co PDF —por exemplo, porque estaba nunha remesa anterior que xeraches de novo— non se envía outra vez; se o tiña sen PDF, complétase e envíase nese momento. Se non se puido emitir algún documento, o pagamento queda rexistrado igualmente e verás o aviso «algún documento fiscal necesita revisión».

Se un cargo require un servizo fiscal que o club aínda non ten habilitado, Clybo’ bloquea a marca como pagado, tanto ao xerar como desde o historial. Resolve o aviso fiscal antes de confirmar o pagamento.

7. Xestiona o historial

Desde o historial podes volver descargar unha remesa, marcar os seus cobros, cancelar unha xeración para liberar os cargos ou rexistrar un rexeitamento bancario. Se vas xerar de novo cargos utilizados hai pouco, Clybo’ pide confirmación durante os 25 días posteriores para reducir duplicidades. Un reembolso voluntario rexístrase desde o cobro como devolución fóra de liña.

Se cambias o prezo dunha cota en Cotas despois de xerar a remesa, abonda con xerala outra vez para o mesmo período: a revisión utiliza o prezo vixente, cos descontos e o reparto actuais, e ao xerar Clybo’ actualiza ese mesmo cobro en Cobros en vez de crear outro. A remesa anterior segue no historial co ficheiro e os importes cos que se exportou. Os cobros xa pagados ou rexeitados polo banco conservan o seu importe.

Cancela un cobro concreto

Como administrador do club, abre o cargo desde Cobros e preme Cancelar cobro. Podes facelo mentres siga Programado e non teña ningún pagamento rexistrado, aínda que xa apareza nunha ou varias remesas e independentemente do estado destas. Escolle o motivo, revisa o aviso sobre o ficheiro bancario e confirma Cancelar cobro. O cargo pasa a Cancelado; non é necesario cancelar toda a remesa.

Cancelar o cargo conserva o historial das remesas e os seus ficheiros orixinais. Clybo’ non modifica o Excel que descargaches nin envía unha anulación ao banco. Antes de presentar o ficheiro, retira o recibo que non se deba cobrar; se utilizaches Unificar cargos por titular, axusta o importe e o concepto do recibo agrupado para retirar só ese cargo. Se xa o presentaches, tramita a anulación pola túa canle bancaria e confirma o resultado antes de rexistrar movementos en Clybo’.

Os cargos puntuais cancelados quedan fóra das remesas novas. Volver descargar unha remesa anterior conserva o seu ficheiro orixinal. Se volves xerar unha cota recorrente para ese período, pódese crear un cobro novo: revisa os cargos seleccionados antes de xerar o ficheiro.

Se o cobro xa está Pagado ou ten un pagamento rexistrado, esta cancelación non está dispoñible. Comproba o ingreso e rexistra unha devolución desde o detalle do cobro cando corresponda. Consulta Cancela ou devolve con contexto.

Se algo non funciona

• Non aparece unha familia: revisa que BANK_SEPA estea activo, que exista un mandato vixente e que o titor sexa o pagador configurado.
• Cambiei o prezo da cota despois de xerar a remesa: volve a Xerar remesa bancaria para o mesmo período; a revisión xa mostra o novo prezo e o novo ficheiro inclúeo. Presenta ao banco só un dos dous ficheiros. Se o antigo xa se presentou, rexistra a diferenza como un cargo puntual por remesa (Crear cobro → Deportista → Remesa bancaria) en vez de volver xerar a cota.
• Non aparece Engadir conta para remesa: só a ven os administradores e a remesa bancaria debe estar activada en Axustes → Integracións, coa custodia aceptada.
• Non aparece un equipo ou un grupo mostra menos deportistas que o total (por exemplo, 3/4): as cotas de quen falta non teñen Remesa bancaria como método para ese período ou non teñen cota activa. Comproba o mandato do titor na súa ficha (Mandatos → Remesa bancaria); se non ten, engádeo con Engadir conta para remesa. Despois cambia o método en Cotas asignadas → Editar reparto.
• Unha deportista deixou de aparecer ao cambiar de equipo: se se retirou do equipo e se volveu engadir con Equipo e cota, a nova cota créase en efectivo. O mandato segue activo: cambia o método da cota a Remesa bancaria. Para os próximos cambios, utiliza Cambiar de equipo → Trasladar a cota, que conserva os pagadores e o método. Consulta Xestiona o cadro, os horarios e os adestradores dun equipo.
• A opción BBVA aparece desactivada: faltan datos do acredor ou non son válidos. Revís aos en Axustes → Integracións → Datos para BBVA; a conta debe ser de BBVA.
• Non podo revisar a remesa con BBVA: falta a Data de cobro ou non é posterior a hoxe.
• O modelo de BBVA supera os 201 recibos: xera varias remesas seleccionando grupos distintos ou marca Unificar cargos por titular.
• Un cobro queda excluído: abre o motivo da vista previa e corrixe o método, o período, o estado ou o mandato.
• O banco devolve un recibo: rexistra o rexeitamento na remesa para que o historial reflicta a incidencia.
• Xeraches unha remesa por erro: cancélaa antes de reutilizar os cargos e non presentes o Excel ao banco.
• Só queres cancelar un cargo dunha remesa: utiliza Cancelar cobro desde o seu detalle en Cobros mentres estea Programado e non teña pagamentos rexistrados. Retírao tamén do ficheiro que vaias presentar ou tramita a anulación no banco se xa o presentaches; cancelar en Clybo’ non realiza esas xestións.

Seguinte paso

Para preparar altas e mandatos en bloque, consulta Importa deportistas desde un CSV. Para revisar incidencias posteriores, utiliza Xestiona cobros e incidencias de pagamento.