Configure e gere remessas bancárias

As remessas bancárias permitem agrupar quotas domiciliadas e preparar o ficheiro de trabalho que o clube apresentará através do próprio canal bancário. É um processo manual e independente do Stripe: a Clybo’ organiza as cobranças e gera um Excel, mas não envia a ordem ao banco, não movimenta dinheiro nem reconcilia devoluções automaticamente.

Antes de começar

O clube tem de estar autorizado a guardar e utilizar os mandatos de débito direto. Cada pagador incluído precisa de um mandato ativo com titular e IBAN. Pode obtê-lo durante uma inscrição, importar um mandato existente a partir do CSV de atletas ou adicioná-lo na ficha do tutor.

Passo a passo

1. Ative BANK_SEPA

Abra Definições → Integrações e ative a remessa bancária. Leia e aceite a responsabilidade do clube pela guarda dos mandatos. Assim, poderá gerar o Excel do Cajamar, que não precisa dos dados do credor: a conta credora é escolhida no banco ao importar o ficheiro.

Se o clube apresentar remessas no BBVA, toque também em Dados para BBVA e preencha o Nome do credor, o Identificador do credor (ICS) e o IBAN do clube. O seu balcão fornece o ICS quando contrata os débitos e a conta tem de ser do BBVA (entidade 0182 ou 0057). A Clybo’ verifica os dígitos de controlo de ambos. Toque em Guardar dados do credor. Para alterar posteriormente o nome ou o ICS, não precisa de voltar a escrever o IBAN: deixe o campo vazio para manter o valor guardado. O cartão mostra os formatos disponíveis.

2. Reúna os mandatos das famílias

Permita que a família autorize o débito direto no formulário de inscrição ou importe um mandato existente com titular_cuenta, iban_remesa e, se aplicável, fecha_mandato_remesa. Não partilhe dados bancários em canais de comunicação abertos.

Se a família já estiver registada e o clube guardar o mandato assinado, abra a ficha do tutor, aceda a Mandatos e toque em Adicionar conta para remessa. Confirme o Titular da conta, introduza o IBAN (a Clybo’ verifica o dígito de controlo), acrescente a Data de assinatura do mandato, se a souber, e assinale a declaração de que o clube guarda o mandato. Toque em Guardar conta. Se o tutor já tiver outra conta ativa, a Clybo’ avisa-o e tem de assinalar Substituir a conta ativa: a anterior é cancelada, as quotas passam para a nova e as cobranças pontuais já criadas com a conta anterior ficam fora da remessa. Se o tutor tinha quotas com Remessa bancária à espera de conta, ficam prontas para cobrança. Apenas os administradores veem esta opção, e só quando a remessa está ativa.

O mandato pertence ao tutor, não a uma quota: mantém-se mesmo que a atleta mude de equipa ou de quota. Para o consultar, abra a ficha do tutor e aceda a Mandatos. Na secção Remessa bancária, verá cada mandato com o respetivo estado, país, últimos quatro algarismos da conta, referência e indicação se foi importado ou aceite no formulário. A ficha do tutor nunca mostra o IBAN completo; só é possível consultá-lo a pedido durante a revisão da remessa, como se explica abaixo.

Para uma quota ser cobrada por remessa, o método de pagamento do respetivo pagador tem de ser Remessa bancária. Ao criar uma quota na ficha da atleta com Inscrever num plano, pode escolher Remessa bancária se o tutor pagador já tiver um mandato ativo. Numa quota existente, altere o método em Quotas atribuídas → Editar repartição. Se a cobrança deste mês já tiver sido criada com outro método, mas ainda não tiver sido cobrada, escolha A partir do mês atual para a incluir na remessa do mês.

3. Inicie uma remessa em Cobranças

Em Cobranças, selecione Gerar remessa bancária. Escolha o período e filtre por equipas ou atletas. Decida também se assinala Unificar cobranças por titular (consulte o passo 4). Só são propostas cobranças compatíveis com BANK_SEPA e um mandato ativo; a pré-visualização mostra os débitos, o montante total e as pessoas excluídas com o motivo.

As secções Grupos e Atletas só propõem pessoas que pagam por remessa bancária nesse período; uma equipa sem ninguém em remessa não aparece. Cada grupo indica quantos dos seus atletas são incluídos na remessa em relação ao total do grupo, por exemplo 3/4 atletas. Se os valores forem diferentes, o número é realçado: alguém do grupo paga em numerário, com cartão ou outro débito direto, ou não tem quota nesse período. Utilize essa indicação como verificação rápida antes de gerar o ficheiro. Para encontrar alguém numa lista longa, utilize o seletor à direita de Atletas e escolha uma equipa: a lista mostra apenas os respetivos atletas, sem alterar as seleções já feitas. Volte a Todas as equipas para ver a lista completa.

Para uma inscrição, camisola ou outro montante pontual, crie primeiro a cobrança em Cobranças → Criar cobrança → Atleta → Remessa bancária. Confirme o tutor principal e a conta mascarada, introduza o conceito, o montante em euros e o período e toque em Agendar por remessa. Depois, selecione o mesmo período e a atleta ao gerar a remessa. A cobrança aparecerá mesmo que não exista uma quota recorrente. As cobranças diretas ao Tutor ainda não têm esta opção.

Para uma despesa comum, utilize Criar cobrança → Equipa em Cobranças ou Criar cobrança na ficha da equipa. Introduza o Preço por atleta (EUR), exclua quem não participa e selecione Remessa bancária nas respetivas linhas. Reveja os pagadores, a data e o montante antes de tocar em Agendar N cobranças. Todas ficam agendadas e o lote pode ser consultado em Cobranças.

Ao gerar a remessa, o seletor inclui essas cobranças pontuais do período, mesmo que a atleta não tenha uma quota recorrente. O Excel mantém o conceito da despesa. Se ativar Unificar cobranças por titular, várias cobranças do mesmo tutor e mandato são agrupadas num único débito; em qualquer caso, cada cobrança continua associada à atleta. Os métodos manuais ou de cartão escolhidos nas outras linhas do lote seguem o seu próprio processo e não entram no ficheiro bancário. Consulte Cobranças para uma equipa.

A cobrança mantém o pagador e o mandato escolhidos ao criá-la. Se alterar posteriormente o tutor principal ou substituir o mandato, não é redirecionada automaticamente para outra conta. Se o mandato original deixar de estar ativo, a pré-visualização exclui a cobrança e indica o motivo. As cobranças criadas com Registo manual mantêm o respetivo método.

4. Escolha o formato do ficheiro

No topo de Gerar remessa bancária, em Formato do ficheiro, escolha o formato do seu banco. A Clybo’ seleciona inicialmente o último formato utilizado pelo clube.

• Cajamar: Excel com uma linha por débito para importar na banca eletrónica, atribuindo as colunas. Não pede uma data de cobrança.
• BBVA: modelo oficial «Remesa Adeudos» do BBVA net cash, com os dados do credor já preenchidos. Se faltar algum dado do credor, a opção aparece desativada e pode completá-lo através de Completar dados do credor. Com o BBVA, tem de indicar a Data de cobrança, o dia em que o banco debitará os recibos; tem de ser posterior a hoje e não há uma sugestão predefinida. O modelo admite no máximo 201 débitos: se a seleção incluir mais, a revisão indica-o e não permite gerar o ficheiro até os dividir por grupos ou unificar as cobranças.

No modelo do BBVA, cada linha tem uma referência de débito única (por exemplo, 2610-7F3A9C-001), que também fica guardada no histórico; utilize-a para encontrar a cobrança se o banco comunicar uma devolução. A referência do mandato é o DNI, NIE ou passaporte guardado do tutor titular; se esse tutor tiver mais do que um mandato, o segundo termina em -2, o terceiro em -3, e assim sucessivamente. Depois de um mandato constar de uma remessa, a respetiva referência não muda, mesmo que o documento seja corrigido. Se faltar o documento de algum tutor, a revisão avisa-o e o mandato é exportado com o nome e apelido da primeira atleta associada a esse tutor (por exemplo, AITANA-PENA); tal como qualquer outra referência, não mudará posteriormente. Se preferir utilizar o documento, preencha-o na ficha do tutor antes de gerar a remessa. No Excel do Cajamar, sem documento, é mantida a referência atribuída pela Clybo’.

5. Reveja os agrupamentos e gere o ficheiro

Confirme sobretudo o pagador, o mandato e o montante. Cada débito mostra a conta mascarada (os primeiros e os últimos quatro caracteres). Se precisar de a comparar com o mandato em papel, toque em Mostrar contas completas por cima da lista: os IBAN aparecem completos até tocar em Ocultar contas, alterar a seleção ou fechar a janela. É a mesma informação incluída no ficheiro que vai transferir e só os administradores a podem consultar. Por predefinição, cada cobrança transforma-se num débito independente, mesmo que várias pertençam ao mesmo pagador e mandato: o Excel tem uma linha por cobrança e, se o banco devolver uma, pode registar a rejeição apenas dessa cobrança.

Se preferir que a família veja um único débito na conta, assinale Unificar cobranças por titular ao selecionar as cobranças. A Clybo’ reúne num único débito todas as cobranças do mesmo pagador e mandato e soma os respetivos montantes. Tenha em conta que uma rejeição bancária afeta todas as cobranças desse débito. A pré-visualização mostra o número de Débitos resultante da opção escolhida; se a alterar, volte a rever a remessa antes de a gerar.

Gere a remessa e transfira o ficheiro para o processar através do canal do seu banco. No BBVA net cash, importe-o como ficheiro de débitos: a própria banca valida a estrutura e o montante total antes de o assinar.

Com as cobranças unificadas, o conceito reúne os conceitos das cobranças incluídas em cada débito, por exemplo, Inscrição; Camisola (no modelo do BBVA, são separados por vírgulas e incluem os nomes das atletas). As transferências de remessas antigas mantêm o formato com que foram geradas.

6. Decida quando registar as cobranças como pagas

Pode ativar Marcar cobranças como pagas ao gerar, se o procedimento interno do clube assim o exigir, ou registá-las mais tarde quando tiver confirmação. Esta opção só atualiza a Clybo’; por si só, não comprova que o banco tenha concluído o depósito.

Ao registar as cobranças como pagas, a Clybo’ emite o recibo (ou a fatura, se o clube faturar) de cada cobrança, gera o PDF e envia-o por email ao tutor pagador. Se uma cobrança já tiver um recibo com PDF — por exemplo, porque constava de uma remessa anterior que voltou a gerar —, não é enviado novamente; se não tinha PDF, este é criado e enviado nessa altura. Se não for possível emitir algum documento, o pagamento fica registado na mesma e verá o aviso «Algum documento fiscal precisa de revisão».

Se uma cobrança exigir um serviço fiscal que o clube ainda não ativou, a Clybo’ impede que seja marcada como paga, tanto durante a geração como no histórico. Resolva o aviso fiscal antes de confirmar o pagamento.

7. Gira o histórico

No histórico, pode voltar a transferir uma remessa, marcar as respetivas cobranças, cancelá-la para libertar as cobranças ou registar uma rejeição bancária. Se for gerar novamente cobranças utilizadas recentemente, a Clybo’ pede confirmação durante os 25 dias seguintes para reduzir duplicações. Um reembolso voluntário é registado a partir da cobrança como devolução offline.

Se alterar o preço de uma quota em Quotas depois de gerar a remessa, basta gerá-la novamente para o mesmo período: a revisão utiliza o preço atual, com os descontos e a repartição atuais, e a Clybo’ atualiza essa mesma cobrança em Cobranças em vez de criar outra. A remessa anterior continua no histórico com o ficheiro e os montantes exportados. As cobranças já pagas ou rejeitadas pelo banco mantêm o montante.

Cancele uma cobrança específica

Como administrador do clube, abra a cobrança em Cobranças e toque em Cancelar cobrança. Pode fazê-lo enquanto estiver Agendada e não tiver nenhum pagamento registado, mesmo que já apareça numa ou mais remessas e qualquer que seja o estado destas. Escolha o motivo, reveja o aviso sobre o ficheiro bancário e confirme em Cancelar cobrança. A cobrança passa a Cancelada; não é necessário cancelar a remessa inteira.

O cancelamento mantém o histórico das remessas e os ficheiros originais. A Clybo’ não modifica o Excel transferido nem envia um pedido de anulação ao banco. Antes de apresentar o ficheiro, retire o débito que não deve ser cobrado; se tiver utilizado Unificar cobranças por titular, ajuste o montante e o conceito do débito agrupado para remover apenas essa cobrança. Se já o tiver apresentado, trate a anulação pelo canal bancário e confirme o resultado antes de registar movimentos na Clybo’.

As cobranças pontuais canceladas ficam fora das novas remessas. Voltar a transferir uma remessa anterior mantém o ficheiro original. Se gerar novamente uma quota recorrente para esse período, pode ser criada uma nova cobrança: reveja as cobranças selecionadas antes de gerar o ficheiro.

Se a cobrança já estiver Paga ou tiver um pagamento registado, este cancelamento não está disponível. Confirme o depósito e registe uma devolução nos detalhes da cobrança, se for aplicável. Consulte Cancele ou devolva com contexto.

Se algo não correr como esperado

• Uma família não aparece: confirme que BANK_SEPA está ativo, que existe um mandato válido e que o tutor é o pagador definido.
• Alterei o preço da quota depois de gerar a remessa: volte a Gerar remessa bancária para o mesmo período; a revisão já mostra o novo preço e o novo ficheiro inclui-o. Apresente ao banco apenas um dos ficheiros. Se o antigo já tiver sido apresentado, registe a diferença como cobrança pontual por remessa (Criar cobrança → Atleta → Remessa bancária) em vez de gerar novamente a quota.
• Não aparece Adicionar conta para remessa: a opção só é visível para administradores e a remessa bancária tem de estar ativa em Definições → Integrações, com a responsabilidade de guarda aceite.
• Uma equipa não aparece ou um grupo apresenta menos atletas do que o total (por exemplo, 3/4): as quotas dos atletas em falta não têm Remessa bancária como método nesse período ou não estão ativas. Verifique o mandato do tutor na respetiva ficha (Mandatos → Remessa bancária); se não tiver nenhum, adicione-o com Adicionar conta para remessa. Depois, altere o método em Quotas atribuídas → Editar repartição.
• Uma atleta deixou de aparecer depois de mudar de equipa: se foi removida da equipa e novamente adicionada com Equipa e quota, a nova quota é criada em numerário. O mandato continua ativo: altere o método da quota para Remessa bancária. Para mudanças futuras, utilize Mudar de equipa → Transferir a quota, que mantém os pagadores e o método. Consulte Gire o plantel, horários e treinadores de uma equipa.
• A opção BBVA aparece desativada: os dados do credor estão em falta ou são inválidos. Reveja-os em Definições → Integrações → Dados para BBVA; a conta tem de ser do BBVA.
• Não consigo rever a remessa do BBVA: falta a Data de cobrança ou esta não é posterior a hoje.
• O modelo do BBVA ultrapassa 201 débitos: gere várias remessas selecionando grupos diferentes ou assinale Unificar cobranças por titular.
• Uma cobrança é excluída: abra o motivo na pré-visualização e corrija o método, o período, o estado ou o mandato.
• O banco devolveu um recibo: registe a rejeição na remessa para que o histórico reflita a ocorrência.
• Gerei uma remessa por engano: cancele-a antes de reutilizar as cobranças e não apresente o Excel ao banco.
• Só quero cancelar uma cobrança de uma remessa: utilize Cancelar cobrança nos respetivos detalhes em Cobranças, enquanto estiver Agendada e não tiver pagamentos registados. Retire-a também do ficheiro que vai apresentar ou trate a anulação no banco se já o tiver apresentado; cancelar na Clybo’ não realiza essas operações.

Próximo passo

Para preparar inscrições e mandatos em lote, consulte Importe atletas a partir de um CSV. Para rever ocorrências posteriores, utilize Gira cobranças e ocorrências de pagamento.