Налаштуйте й створюйте банківські платіжні доручення

Банківські платіжні доручення дають змогу об’єднати внески, що сплачуються прямим списанням, і підготувати робочий файл, який клуб самостійно надішле через свій банк. Це ручний процес, незалежний від Stripe: Clybo’ організовує платежі й створює Excel, але не надсилає доручення банку, не переміщує кошти та автоматично не звіряє повернення.

Перш ніж почати

Клуб має бути уповноважений зберігати й використовувати доручення на пряме списання. Для кожного платника потрібне чинне доручення з іменем власника та IBAN. Його можна отримати під час реєстрації, імпортувати з наявного CSV спортсменів або додати з профілю опікуна.

Покрокова інструкція

1. Увімкніть BANK_SEPA

Відкрийте Налаштування → Інтеграції й увімкніть банківське платіжне доручення. Прочитайте й підтвердьте відповідальність клубу за зберігання доручень. Після цього вже можна створювати Excel для Cajamar; дані кредитора для нього не потрібні, оскільки рахунок кредитора вибирають у банку під час імпорту.

Якщо клуб надсилає доручення через BBVA, також натисніть Дані для BBVA та заповніть Ім’я кредитора, Ідентифікатор кредитора (ICS) і IBAN клубу. ICS надає відділення під час підключення прямих списань; рахунок має бути в BBVA (код установи 0182 або 0057). Clybo’ перевіряє контрольні цифри обох номерів. Натисніть Зберегти дані кредитора. Щоб пізніше змінити ім’я чи ICS, не потрібно повторно вводити IBAN: залиште поле порожнім, і збережений IBAN залишиться. На картці показано доступні формати.

2. Зберіть доручення сімей

Дайте сім’ї змогу дозволити пряме списання у формі реєстрації або імпортуйте наявне доручення з полями titular_cuenta, iban_remesa і, за наявності, fecha_mandato_remesa. Не надсилайте банківські дані відкритими каналами зв’язку.

Якщо сім’ю вже зареєстровано й клуб зберігає підписане доручення, відкрийте профіль опікуна, перейдіть до Доручення й натисніть Додати рахунок для доручення. Перевірте Власника рахунку, введіть IBAN (Clybo’ перевірить контрольну цифру), за наявності вкажіть Дату підписання доручення та позначте заяву, що клуб зберігає доручення. Натисніть Зберегти рахунок. Якщо в опікуна вже є інший активний рахунок, Clybo’ повідомить про це, і потрібно позначити Замінити активний рахунок: попередній буде скасовано, його внески перейдуть на новий, а разові платежі, уже створені для попереднього, не ввійдуть до доручення. Внески опікуна зі способом Банківське доручення, що очікували на рахунок, будуть готові до стягнення. Цей параметр бачать лише адміністратори та лише за ввімкнених доручень.

Доручення належить опікуну, а не внеску: воно зберігається, навіть якщо спортсменка змінить команду чи внесок. Щоб перевірити його, відкрийте профіль опікуна й перейдіть до Доручення. У розділі Банківське доручення буде показано кожне доручення, його статус, країну й останні чотири цифри рахунку, посилання та спосіб отримання — імпортовано чи прийнято у формі. У профілі опікуна ніколи не показується повний IBAN; за потреби його можна переглянути під час перевірки доручення, як описано нижче.

Щоб списувати внесок через доручення, для його платника має бути встановлено спосіб Банківське доручення. Створюючи внесок у профілі спортсменки через Записати в план, можна вибрати цей спосіб, якщо в опікуна-платника є чинне доручення. Щоб змінити спосіб наявного внеску, відкрийте Призначені внески → Редагувати розподіл. Якщо платіж за поточний місяць уже створено для іншого способу, але ще не стягнуто, виберіть Починаючи з поточного місяця, щоб додати його до доручення цього місяця.

3. Створіть доручення в розділі платежів

У розділі Платежі виберіть Створити банківське доручення. Виберіть період і відфільтруйте команди чи спортсменів. Також вирішіть, чи позначити Об’єднати платежі за платником (див. крок 4). Пропонуються лише сумісні з BANK_SEPA платежі з чинним дорученням; попередній перегляд показує списання, загальну суму та виключених людей із причинами.

Розділи Групи й Спортсмени показують лише тих, кого за цей період оплачують банківським дорученням; команда без таких людей не відображається. У кожній групі показано, скільки спортсменів із загальної кількості ввійдуть до доручення, наприклад 3/4 спортсмени. Якщо числа різняться, підсвічується лічильник: хтось із групи сплачує готівкою, карткою чи іншим прямим списанням або не має внеску за цей період. Використовуйте це для швидкої перевірки перед створенням файла. Щоб знайти людину у довгому списку, відкрийте меню праворуч від Спортсмени й виберіть команду: список покаже лише її спортсменів, не змінюючи вже зроблений вибір. Поверніться до Усі команди, щоб побачити повний список.

Щоб стягнути разову суму за реєстрацію, футболку чи інше, спершу створіть платіж у Платежі → Створити платіж → Спортсмен → Банківське доручення. Перевірте основного опікуна й замаскований рахунок, укажіть призначення, суму в євро та період, а потім натисніть Запланувати за дорученням. Під час створення доручення виберіть той самий період і спортсменку. Платіж відобразиться, навіть якщо в неї немає регулярного внеску. Для платежів безпосередньо Опікуну цей спосіб поки недоступний.

Для спільних витрат скористайтеся Створити платіж → Команда в розділі «Платежі» або кнопкою Створити платіж у профілі команди. Уведіть Ціну за спортсмена (EUR), виключіть тих, хто не бере участі, та виберіть Банківське доручення у відповідних рядках. Перш ніж натиснути Запланувати N платежів, перевірте платників, дату й суму. Усі платежі буде заплановано; пакет можна переглянути в розділі «Платежі».

Під час створення доручення список містить і разові платежі за вибраний період, навіть якщо спортсменка не має регулярного внеску. В Excel зберігається призначення витрати. Якщо ввімкнути Об’єднати платежі за платником, платежі одного опікуна й доручення групуються в одне списання; зв’язок кожного платежу зі спортсменкою зберігається. Ручні способи чи картки в інших рядках пакета проходять власним процесом і не потрапляють у банківський файл. Дивіться Платежі для всієї команди.

Платіж зберігає вибраних під час створення платника й доручення. Якщо пізніше змінити основного опікуна або замінити його доручення, платіж автоматично не перенаправляється на інший рахунок. Якщо початкове доручення перестає бути чинним, попередній перегляд виключить платіж і покаже причину. Платежі, створені через Ручну реєстрацію, зберігають свій спосіб.

4. Виберіть формат файла

У верхній частині Створити банківське доручення, у розділі Формат файла, виберіть формат свого банку. Спочатку Clybo’ вибирає останній формат, який використовував клуб.

• Cajamar: Excel з одним рядком на списання для імпорту в онлайн-банкінг із призначенням стовпців. Дата списання не запитується.
• BBVA: офіційний шаблон «Remesa Adeudos» для BBVA net cash із заповненими даними кредитора. Якщо даних кредитора бракує, варіант буде неактивний; заповнити дані можна кнопкою Заповнити дані кредитора. Для BBVA обов’язково вкажіть Дату списання — день, коли банк спише кошти; дата має бути пізнішою за сьогодні, значення за замовчуванням немає. Шаблон підтримує не більше ніж 201 списання: якщо вибрано більше, перевірка повідомить про це й заблокує створення файла, доки ви не розділите вибір за командами або не об’єднаєте платежі.

У кожному рядку шаблону BBVA є унікальне посилання на списання (наприклад, 2610-7F3A9C-001), яке також зберігається в історії; використовуйте його, щоб знайти платіж, якщо банк повідомить про повернення. Посилання на доручення — це збережений DNI, NIE або паспорт власника-опікуна; якщо в нього кілька доручень, для другого додається -2, для третього — -3 тощо. Після включення доручення до платіжного доручення його посилання не змінюється, навіть якщо документ пізніше виправлено. Якщо в опікуна немає документа, перевірка попередить про це, а для доручення буде використано ім’я та прізвище першої пов’язаної спортсменки, наприклад AITANA-PENA; як і будь-яке інше посилання, воно надалі не змінюється. Якщо потрібно використовувати документ, спершу додайте його до профілю опікуна. Якщо документа немає, у файлі Cajamar зберігається посилання, надане Clybo’.

5. Перевірте групування й створіть файл

Особливо перевірте платника, доручення та суму. Для кожного списання показано замаскований рахунок (перші й останні чотири символи). Щоб звірити його з паперовим дорученням, натисніть Показати повні рахунки над списком: повні IBAN відображатимуться, доки ви не натиснете Приховати рахунки, не зміните вибір або не закриєте вікно. Цю саму інформацію міститиме завантажений файл, і бачити її можуть лише адміністратори. За замовчуванням кожен платіж утворює окреме списання, навіть якщо кілька платежів належать одному платнику й дорученню: у Excel кожен платіж — окремий рядок, і якщо банк поверне одне списання, можна зареєструвати відхилення лише для нього.

Якщо сім’я має бачити в рахунку одне списання, під час вибору платежів позначте Об’єднати платежі за платником. Clybo’ об’єднає платежі того самого платника й доручення в одне списання із загальною сумою. Пам’ятайте: відхилення банком такого списання стосуватиметься всіх платежів у ньому. У попередньому перегляді показано кількість Списань з урахуванням параметра; якщо змінити його, перед створенням знову перевірте доручення.

Створіть доручення й завантажте файл для опрацювання через канал свого банку. У BBVA net cash додайте його як файл прямих списань: перед підписанням банк самостійно перевірить структуру й загальну суму.

У разі об’єднання призначення містить призначення платежів кожного списання, наприклад Реєстрація; Футболка (у шаблоні BBVA їх розділено комами й додано імена спортсменок). Раніше завантажені доручення зберігають початковий формат.

6. Вирішіть, коли позначати платежі як сплачені

За потреби ввімкніть Позначати платежі сплаченими під час створення відповідно до внутрішньої процедури або зареєструйте оплату пізніше, коли матимете підтвердження. Така позначка оновлює лише Clybo’; сама по собі вона не підтверджує, що банк завершив переказ.

Після позначення платежів як сплачених Clybo’ створює квитанцію (або рахунок-фактуру, якщо клуб виставляє рахунки) для кожного платежу, створює PDF і надсилає його електронною поштою опікуну-платнику. Якщо квитанція з PDF уже була створена, наприклад, для попереднього доручення, яке створюють повторно, її не надсилають вдруге; якщо PDF ще не було, його створять і надішлють тепер. Якщо документ не вдалося видати, платіж усе одно буде зареєстровано, а ви побачите попередження «потрібно перевірити один із податкових документів».

Якщо для платежу потрібен податковий сервіс, який клуб ще не ввімкнув, Clybo’ заблокує його позначення як сплаченого під час створення й в історії. Перш ніж підтверджувати оплату, виконайте вказівки податкового повідомлення.

7. Керуйте історією

В історії можна завантажити доручення повторно, позначити його платежі як сплачені, скасувати його, щоб звільнити платежі, або зареєструвати відхилення банку. Якщо ви знову створюєте доручення для платежів, використаних нещодавно, протягом наступних 25 днів Clybo’ попросить підтвердити дію, щоб зменшити ризик дублікатів. Добровільне повернення реєструється в платежі як повернення поза мережею.

Якщо після створення доручення ви змінили ціну внеску в розділі Внески, достатньо повторно створити його для того самого періоду: перевірка врахує чинну ціну, знижки й поточний розподіл, а Clybo’ оновить той самий платіж у Платежах, замість створення нового. Попереднє доручення залишиться в історії з файлом і сумами, які було експортовано. Суми вже сплачених або відхилених банком платежів не змінюються.

Скасуйте окремий платіж

Як адміністратор клубу, відкрийте платіж у Платежах і натисніть Скасувати платіж. Це можна зробити, поки його статус Заплановано й для нього не зареєстровано платежу, навіть якщо він уже є в одному чи кількох платіжних дорученнях, незалежно від статусу доручень. Виберіть причину, перегляньте попередження про банківський файл і підтвердьте Скасувати платіж. Платіж отримає статус Скасовано; скасовувати все доручення не потрібно.

Скасування зберігає історію доручень та їхні початкові файли. Clybo’ не змінює завантажений Excel і не надсилає банку скасування. Перш ніж надсилати файл, вилучіть із нього списання, яке не потрібно стягувати; якщо ви застосували Об’єднати платежі за платником, змініть суму й призначення згрупованого списання, щоб вилучити лише цей платіж. Якщо файл уже надіслано, оформіть скасування через канал банку й підтвердьте результат, перш ніж реєструвати операції в Clybo’.

Скасовані разові платежі не потрапляють до нових доручень. Повторне завантаження попереднього доручення збереже початковий файл. Якщо повторно створити регулярний внесок за цей період, може бути створено новий платіж: перш ніж створювати файл, перевірте вибрані платежі.

Якщо статус платежу вже Сплачено або платіж зареєстровано, скасувати його в такий спосіб не можна. Перевірте надходження й, за потреби, зареєструйте повернення в деталях платежу. Дивіться Скасовуйте чи повертайте кошти з контекстом.

Якщо щось не працює

• Сім’ї немає в списку: перевірте, чи активний BANK_SEPA, чи є чинне доручення та чи вказано опікуна платником.
• Після створення доручення змінено ціну внеску: знову відкрийте Створити банківське доручення для цього періоду; перевірка вже показує нову ціну й новий файл її врахує. Надішліть банку лише один із двох файлів. Якщо старий уже надіслано, зареєструйте різницю як разовий платіж за дорученням (Створити платіж → Спортсмен → Банківське доручення), а не створюйте внесок повторно.
• Кнопки «Додати рахунок для доручення» немає: вона доступна лише адміністраторам; банківське доручення має бути ввімкнене в Налаштування → Інтеграції, і відповідальність за зберігання має бути підтверджено.
• Команди немає або в групі менше спортсменів, ніж загалом (наприклад, 3/4): для внеску відсутньої людини не вибрано Банківське доручення за цей період або в неї немає активного внеску. Перевірте доручення опікуна в його профілі (Доручення → Банківське доручення); якщо його немає, додайте через Додати рахунок для доручення. Потім змініть спосіб у Призначені внески → Редагувати розподіл.
• Після зміни команди спортсменка зникла зі списку: якщо її вилучили, а потім знову додали через Команда й внесок, новий внесок створюється з оплатою готівкою. Доручення лишається чинним — змініть спосіб внеску на Банківське доручення. Для майбутніх змін скористайтеся Змінити команду → Перенести внесок, щоб зберегти платників і спосіб. Дивіться Керуйте складом, розкладом і тренерами команди.
• Варіант BBVA неактивний: бракує даних кредитора або вони неправильні. Перевірте їх у Налаштування → Інтеграції → Дані для BBVA; рахунок має бути в BBVA.
• Не вдається перевірити доручення BBVA: бракує Дати списання або вона не пізніша за сьогодні.
• Шаблон BBVA містить понад 201 списання: створіть кілька доручень, вибираючи різні групи, або позначте Об’єднати платежі за платником.
• Платіж виключено: прочитайте причину в попередньому перегляді й виправте спосіб, період, статус чи доручення.
• Банк повернув квитанцію: зареєструйте відхилення в дорученні, щоб відобразити проблему в історії.
• Доручення створено помилково: скасуйте його, перш ніж використовувати платежі повторно, і не надсилайте Excel банку.
• Потрібно скасувати лише один платіж із доручення: коли його статус Заплановано й платежів іще не зареєстровано, скористайтеся Скасувати платіж у деталях розділу «Платежі». Також вилучіть його з файла, який плануєте надіслати, або оформіть скасування в банку, якщо файл уже подано; скасування в Clybo’ не виконує цих дій.

Наступний крок

Щоб масово додати людей і доручення, перегляньте Імпортуйте спортсменів із CSV. Щоб опрацювати подальші проблеми, скористайтеся інструкцією Керуйте платежами та проблемами з оплатою.