Створюйте рахунки-фактури й квитанції та керуйте ними

У розділі «Рахунки» зібрано документи, які клуб видає клієнтам. Квитанції для звільнених від податку операцій і рахунки-фактури з податковим обліком проходять різні процеси; доступність залежить від налаштувань і податкових сервісів клубу в Іспанії.

Перш ніж почати

Заповніть податкові дані клубу й перевірте податковий режим операції. Перш ніж видавати документ, перевірте отримувача, призначення, податки й дати. Якщо потрібні зовнішні податкові сервіси, спершу переконайтеся, що їх увімкнено.

Покрокова інструкція

1. Відкрийте рахунки й виберіть період

Перейдіть до Рахунки, виберіть місяць і відфільтруйте за статусом. Індикатори підсумовують документи й можливі інциденти. У кожному рядку показано номер, клієнта-отримувача та, під призначенням, спортсменку, до якої належить платіж, якщо його створено за внеском чи реєстрацією. Для ручних документів, покупок у магазині або рахунків дорослій людині за себе вона не показується. Пошук підтримує номер рахунку чи квитанції, ім’я або NIF клієнта, призначення й ім’я спортсменки; діакритичні знаки та порядок слів не мають значення. Відкрийте будь-який рядок, щоб побачити подробиці й історію.

Поруч із номером у таблиці та мобільних картках показано спосіб зареєстрованої оплати:

• € або $ (залежно від валюти): готівка.
• Картка: оплата карткою.
• Банк: банківське платіжне доручення або переказ. Наведіть вказівник на значок, щоб побачити конкретний спосіб.
• Бали: інший спосіб, записаний клубом.

Індикатор використовує підтверджений спосіб оплати внеску, реєстрації чи замовлення, на підставі якого створено документ. Вибраний, але ще не оплачений спосіб не показується як здійснена оплата. У разі конвертації та коригування може відображатися початковий спосіб оплати, навіть якщо кошти пізніше повернули; значок не підтверджує, що їх збережено, і не вказує спосіб повернення. Для ручного документа чи платежу без записаного способу індикатор не відображається.

2. Створіть і перевірте документ

Виберіть Новий рахунок вручну. Якщо потрібно, укажіть ім’я чи юридичну назву отримувача, його NIF/CIF та електронну адресу. Додайте рядки з описом, кількістю й ціною за одиницю; підсумок змінюватиметься під час редагування. Перевірте Тип ПДВ і внутрішні примітки. Залежно від налаштованого режиму фінальна дія називатиметься Створити рахунок-фактуру або Видати квитанцію. Дату буде присвоєно під час створення документа; у цьому вікні її вибрати не можна.

3. Перевірте нумерацію та статус

Після видачі документ зберігає свій номер і знімки даних. Якщо використовується податковий сервіс, перевірте статус обробки й оновіть його, коли інтерфейс це дозволяє; не створюйте дублікат через тимчасове очікування. Для рахунку-фактури зі статусом очікування може з’явитися кнопка Повторно перевірити в AEAT: вона перевіряє наявний статус. Кнопка Повторно надіслати в AEAT доступна лише тоді, коли система дозволяє повторне надсилання.

Для квитанцій і рахунків-фактур, створених після сплати реєстраційного внеску, адресу отримувача копіюють із контактної адреси у формі: адреса, поштовий індекс, населений пункт і провінція. Якщо форма не запитувала ці дані, адреса залишиться порожньою. Подальша зміна адреси у профілі опікуна автоматично не оновлює вже видані документи.

4. Перегляньте й завантажте PDF

У деталях натисніть Переглянути PDF. Попередній перегляд відкриється на панелі або у встановленому застосунку; у ньому можна перемикати сторінки, збільшувати й зменшувати масштаб. Для відкриття потрібен інтернет. Якщо файл не відображається, натисніть Повторити; також можна вибрати Завантажити, щоб зберегти PDF, або Відкрити в новій вкладці, щоб переглянути окремо.

Скористайтеся кнопкою Завантажити PDF у деталях або Завантажити в попередньому перегляді, щоб надати документ погодженим каналом. На iPhone можуть відкритися параметри поширення чи попередній перегляд: якщо з’явиться відповідний пункт, виберіть Зберегти у Файлах. Перш ніж ділитися документом, перевірте, що файл збережено, а отримувач і суми правильні. Попередній перегляд у Clybo’ не зберігає копію на пристрої.

Квитанцію чи рахунок-фактуру вважають виданим лише після створення PDF. Поки його немає, у списку показується НЕМАЄ PDF, а в деталях зазначено, що документ іще не видано й не надіслано. Натисніть Створити PDF, щоб завершити процес: для документа, створеного за платежем, замовленням магазину чи формою, Clybo’ створить PDF і надішле його отримувачу. Якщо ви створили документ вручну, буде створено лише PDF. Крім того, кожні кілька хвилин Clybo’ перевіряє документи без PDF і створює їх автоматично, не надсилаючи повторно вже надісланий документ. Рахунки-фактури, що очікують рішення AEAT, отримують PDF після схвалення, тому кнопки в них немає.

У створених PDF використовується логотип, збережений у розділі Налаштування → Візуальний стиль: він відображається на білому тлі зі збереженням пропорцій. Те саме стосується об’єднаного PDF і PDF-файлів у ZIP бухгалтерського експорту. Якщо логотипу немає, показуються ініціали клубу. У верхній частині квитанцій зазначено Квитанція та її номер; пояснення податкового звільнення наведено внизу документа.

Можна використовувати прозорий PNG-логотип або JPEG. Завантажені через «Візуальний стиль» SVG, якщо можливо, перетворюються на PNG; якщо старий логотип не відображається, завантажте його ще раз у форматі PNG. Зміна логотипа не впливає на вже створені PDF.

5. Виправте документ за допомогою коригування

У рахунках-фактурах, які можна безпосередньо виправити, кнопки Редагувати отримувача й Редагувати рядки відкривають дозволені поля. Схвалений рахунок-фактура є незмінним: натисніть Видати коригувальний рахунок-фактуру й виберіть Скасувати й повернути кошти, Виправити суму або Виправити податкові дані. Перш ніж видати документ, перевірте причину, дані й підсумки; новий документ буде пов’язано з оригіналом. Повернення коштів здійснюється окремо. Не перезаписуйте податкову історію.

У виданій квитанції адресу можна виправити олівцем у розділі Отримувач (Редагувати отримувача). Збережіть адресу й дочекайтеся повторного створення PDF, перш ніж знову натискати Переглянути PDF. Адресу в профілі опікуна змінюють окремо в розділі Люди. Безпосередньо редагувати кредитові документи чи квитанції, для яких уже створено кредитовий документ або які перетворено на рахунок-фактуру, не можна.

Якщо щось не працює

• Не вдається видати документ: перевірте податкові дані, рядки, отримувача й доступність потрібного сервісу.
• Податковий статус досі очікує: оновіть його й перевірте подробиці, перш ніж повторювати спробу.
• PDF ще не готовий: дочекайтеся завершення створення та знову відкрийте попередній перегляд. Якщо документ і далі має статус НЕМАЄ PDF, натисніть Створити PDF у деталях.
• PDF створено, але попередній перегляд не працює: перевірте підключення й натисніть Повторити у переглядачі. Можна завантажити файл і відкрити у переглядачі пристрою. Якщо завантажити його теж не вдається, закрийте попередній перегляд і знову відкрийте Переглянути PDF; якщо проблема триває, повідомте підтримці номер документа.
• Отримувач неправильний: виправте чернетку або скористайтеся процедурою коригування вже виданого документа.
• У квитанції немає адреси, хоча вона є в профілі опікуна: натисніть Редагувати отримувача, укажіть адресу й збережіть, щоб створити PDF повторно. У профілі й квитанції дані зберігаються окремо.

Наступний крок

Спершу налаштуйте Податкові сервіси для клубів в Іспанії. Якщо виникла проблема з операцією, яка стала підставою для документа, перегляньте Керуйте платежами та проблемами з оплатою.