Emita e gira faturas ou recibos

Faturas reúne os documentos emitidos pelo clube aos seus clientes. Os recibos de operações isentas e as faturas sujeitas a tratamento fiscal não seguem exatamente o mesmo processo; a disponibilidade depende da configuração e dos serviços fiscais do clube em Espanha.

Antes de começar

Preencha os dados fiscais do clube e reveja o tratamento da operação. Confirme o destinatário, o conceito, os impostos e as datas antes da emissão. Se precisar de serviços fiscais externos, confirme primeiro que estão ativos.

Passo a passo

1. Abra Faturas e escolha o período

Abra Faturas, selecione o mês e filtre por estado. Os indicadores resumem os documentos e possíveis ocorrências. Cada linha mostra o número, o cliente a quem o documento é emitido e, por baixo do conceito, a atleta a que corresponde a cobrança quando esta resulta de uma quota ou inscrição; os documentos manuais, da loja ou de uma pessoa adulta que paga a própria fatura não apresentam esse nome. O campo de pesquisa aceita o número da fatura ou do recibo, o nome ou NIF do cliente, o conceito e o nome da atleta, sem distinguir acentos nem a ordem das palavras. Abra qualquer linha para consultar os detalhes e o histórico.

Junto ao número aparece o método de pagamento registado, tanto na tabela como nos cartões do telemóvel:

• € ou $ (consoante a moeda): numerário.
• Cartão: pagamento com cartão.
• Banco: remessa bancária ou transferência. Coloque o cursor sobre o ícone para distinguir o método concreto.
• Pontos: outro método registado pelo clube.

O indicador utiliza o pagamento confirmado da cobrança, inscrição ou encomenda que deu origem ao documento. Um método escolhido, mas ainda não cobrado, não aparece como pago. Nas conversões e notas de crédito, pode mostrar o método do pagamento original, mesmo que o montante tenha sido devolvido posteriormente; o ícone não certifica que o dinheiro ainda esteja na posse do clube nem descreve a forma de devolução. Se o documento for manual ou não houver um método registado, não aparece nenhum indicador.

2. Crie e reveja o documento

Selecione Nova fatura manual. Escreva o nome ou a denominação social do destinatário, o respetivo NIF/CIF e email, quando aplicável. Adicione linhas com descrição, quantidade e preço unitário; o total é atualizado durante a edição. Reveja o Tipo de IVA e as notas internas. A ação final será Criar fatura ou Emitir recibo, consoante o tratamento configurado. A data é atribuída quando o documento é criado; esta janela não permite escolhê-la.

3. Confirme a numeração e o estado

Depois de emitido, o documento mantém o número e os dados registados no momento da emissão. Se utilizar um serviço fiscal, consulte o estado de processamento e atualize-o quando a interface o permitir; não duplique o documento devido a uma espera temporária. Numa fatura pendente, pode aparecer Consultar novamente a AEAT: verifique o estado existente. Tentar novamente o envio à AEAT só aparece quando o sistema permite uma nova tentativa.

Nos recibos e faturas gerados ao pagar uma inscrição, a morada do destinatário é copiada da morada de contacto recolhida no formulário: rua, código postal, localidade e província. Se o formulário não pedir esses dados, a morada fica vazia. Uma alteração posterior da morada na ficha do tutor não atualiza automaticamente documentos já emitidos.

4. Consulte e transfira o PDF

Nos detalhes, toque em Ver PDF. A pré-visualização abre no painel ou na app instalada e permite mudar de página, ampliar e reduzir o documento. Precisa de ligação para abrir o ficheiro. Se não for possível apresentá-lo, toque em Tentar novamente; também pode utilizar Transferir para guardar o PDF ou Abrir num novo separador para o consultar em separado.

Utilize Transferir PDF nos detalhes ou Transferir na pré-visualização para o enviar através do canal acordado. No iPhone, o sistema pode abrir as opções de partilha ou uma pré-visualização: escolha Guardar em Ficheiros, quando aparecer. Confirme que o ficheiro foi guardado e que o destinatário e os montantes estão corretos antes de o partilhar. A pré-visualização na Clybo’ não guarda uma cópia no dispositivo.

Um recibo ou uma fatura só são emitidos quando têm PDF. Enquanto isso não acontecer, a lista apresenta SEM PDF e os detalhes avisam que ainda não foi emitido nem enviado. Toque em Gerar PDF para o concluir: se o documento resultar de uma cobrança, de uma encomenda da loja ou de um formulário, a Clybo’ gera o PDF e envia-o ao destinatário. Se o tiver criado manualmente, apenas gera o PDF. A Clybo’ também verifica de poucos em poucos minutos os documentos que ficaram sem PDF e conclui-os automaticamente, sem enviar duas vezes um documento já enviado. As faturas pendentes na AEAT recebem o PDF quando são aceites, por isso não apresentam este botão.

Os PDFs gerados incluem o logótipo guardado em Definições → Identidade visual, sobre fundo branco e mantendo as proporções. Isto também se aplica ao PDF combinado e aos PDFs da exportação contabilística em ZIP. Se não houver um logótipo disponível, aparecem as iniciais do clube. Os recibos são identificados com Recibo e o respetivo número no cabeçalho; a explicação da isenção aparece no rodapé do documento.

Pode utilizar um logótipo PNG com transparência ou JPEG. Os SVG carregados em Identidade visual são convertidos para PNG quando possível; se um logótipo antigo não aparecer, volte a carregá-lo como PNG. Alterar o logótipo não modifica os PDFs já gerados.

5. Corrija através de uma retificação

Nas faturas que permitem correção direta, os botões Editar destinatário e Editar linhas abrem os campos permitidos. Uma fatura aceite é imutável: toque em Emitir nota de crédito e escolha Anular e devolver, Corrigir o montante ou Corrigir dados fiscais. Reveja o motivo, os dados e os totais antes de emitir; o novo documento fica associado ao original. A devolução do dinheiro é tratada em separado. Não substitua o histórico fiscal.

Num recibo emitido, pode corrigir a morada com o lápis de Destinatário (Editar destinatário). Guarde a morada e aguarde que o PDF seja gerado novamente antes de voltar a abrir Ver PDF. Esta edição altera esse recibo; a morada da ficha do tutor é gerida em Pessoas. Não é permitida a edição direta de notas de crédito nem de recibos que já tenham uma nota de crédito ou tenham sido convertidos em fatura.

Se algo não correr como esperado

• Não consegue emitir: reveja os dados fiscais, as linhas, o destinatário e a disponibilidade do serviço necessário.
• O estado fiscal continua pendente: atualize o estado e consulte os detalhes antes de tentar novamente.
• O PDF ainda não está pronto: aguarde que a geração termine e volte a abrir a pré-visualização. Se o documento continuar marcado como SEM PDF, toque em Gerar PDF nos respetivos detalhes.
• O PDF existe, mas a pré-visualização falha: confirme a ligação e toque em Tentar novamente no leitor. Pode transferi-lo e consultá-lo no leitor do dispositivo. Se também não conseguir transferi-lo, feche a pré-visualização e volte a abrir Ver PDF; se o problema persistir, contacte o suporte e indique o número do documento.
• O destinatário está incorreto: corrija um rascunho ou utilize o processo de retificação indicado para um documento emitido.
• O recibo não inclui a morada, embora esta conste da ficha do tutor: abra Editar destinatário, preencha a morada e guarde para gerar novamente o PDF. A ficha e o recibo mantêm os dados separados.

Próximo passo

Configure primeiro os Serviços fiscais para clubes de Espanha. Para problemas com o movimento que deu origem ao documento, consulte Gira cobranças e ocorrências de pagamento.