Emetti e gestisci fatture o ricevute

Fatture raccoglie i documenti emessi dal club ai propri clienti. Le ricevute per le operazioni esenti e le fatture con trattamento fiscale non seguono esattamente la stessa procedura; la disponibilità dipende dalla configurazione e dai servizi fiscali del club in Spagna.

Prima di iniziare

Completa i dati fiscali del club e controlla il trattamento dell’operazione. Verifica destinatario, causale, imposte e date prima dell’emissione. Se hai bisogno di servizi fiscali esterni, assicurati prima che siano attivi.

Procedura

1. Apri Fatture e scegli il periodo

Apri Fatture, seleziona il mese e filtra per stato. Gli indicatori riassumono i documenti e gli eventuali problemi. Ogni riga mostra numero e cliente a cui è emesso il documento e, sotto la causale, l’atleta a cui si riferisce l’addebito quando deriva da una quota o da un’iscrizione; non lo mostra per i documenti manuali, del negozio o di una persona adulta che fattura a sé stessa. La ricerca accetta numero di fattura o ricevuta, nome o NIF del cliente, causale e nome dell’atleta, senza distinguere gli accenti o l’ordine delle parole. Apri una riga per consultare dettagli e tracciabilità.

Accanto al numero compare il metodo del pagamento registrato, sia nella tabella sia nelle schede mobile:

• € o $ (in base alla valuta): contanti.
• Carta: pagamento con carta.
• Banca: distinta bancaria o bonifico. Passa il puntatore sull’icona per distinguere il metodo specifico.
• Punti: un altro metodo annotato dal club.

L’indicatore usa il pagamento confermato dell’addebito, dell’iscrizione o dell’ordine che ha originato il documento. Un metodo selezionato ma non ancora riscosso non risulta come pagato. Nelle conversioni e nelle note di credito può comparire il metodo del pagamento originale anche dopo un rimborso; l’icona non certifica che il denaro sia ancora stato conservato né descrive il metodo di rimborso. Per i documenti manuali o senza metodo di pagamento registrato, non compare alcun indicatore.

2. Crea e controlla il documento

Seleziona Nuova fattura manuale. Inserisci nome o ragione sociale del destinatario, NIF/CIF ed email quando richiesti. Aggiungi le righe con descrizione, quantità e prezzo unitario; il totale si aggiorna mentre modifichi il modulo. Controlla il Tipo di IVA e le note interne. L’azione finale sarà Crea fattura o Emetti ricevuta, in base al trattamento configurato. La data viene assegnata alla creazione del documento; da questa finestra non è possibile selezionarla.

3. Controlla numerazione e stato

Dopo l’emissione, il documento conserva numero e dati registrati. Se usa un servizio fiscale, controlla lo stato di elaborazione e aggiornalo quando l’interfaccia lo consente; non creare un duplicato per una breve attesa. Per una fattura in sospeso potrebbe comparire Verifica di nuovo con AEAT: controlla lo stato esistente. Riprova invio ad AEAT compare solo quando il sistema consente un nuovo tentativo.

Per le ricevute e le fatture generate quando viene pagata un’iscrizione, l’indirizzo del destinatario viene copiato dall’indirizzo di contatto inserito nel modulo: via, codice postale, località e provincia. Se il modulo non richiede questi dati, l’indirizzo resta vuoto. Modificare in seguito l’indirizzo nella scheda del tutore non aggiorna automaticamente i documenti già emessi.

4. Consulta e scarica il PDF

Dal dettaglio tocca Vedi PDF. L’anteprima si apre nel pannello o nell’app installata e permette di cambiare pagina, ingrandire e ridurre il documento. Per aprire il file serve la connessione. Se non viene visualizzato, tocca Riprova; puoi anche usare Scarica per salvare il PDF oppure Apri in una nuova scheda per consultarlo a parte.

Usa Scarica PDF dal dettaglio o Scarica dall’anteprima per inviarlo tramite il canale concordato. Su iPhone il sistema potrebbe aprire le opzioni di condivisione o un’anteprima: seleziona Salva su File quando compare. Verifica che il file sia stato salvato e che destinatario e importi siano corretti prima di condividerlo. L’anteprima in Clybo’ non salva una copia sul dispositivo.

Una ricevuta o fattura è emessa solo quando dispone del PDF. Finché non lo ha, l’elenco la contrassegna con SENZA PDF e nei dettagli viene indicato che non è ancora stata emessa né inviata. Tocca Genera PDF per completarla: se il documento deriva da un addebito, un ordine del negozio o un modulo, Clybo’ genera il PDF e lo invia al destinatario. Se lo hai creato manualmente, viene generato solo il PDF. Ogni pochi minuti Clybo’ controlla anche i documenti rimasti senza PDF e li completa automaticamente, senza inviare di nuovo un documento già spedito. Le fatture in attesa dell’AEAT ricevono il PDF dopo l’accettazione e quindi non mostrano questo pulsante.

I PDF generati includono il logo salvato in Impostazioni → Identità visiva, su sfondo bianco e mantenendone le proporzioni. Questo vale anche per il PDF combinato e per i PDF dell’esportazione contabile ZIP. Se non c’è un logo disponibile, vengono mostrate le iniziali del club. Le ricevute riportano Ricevuta e il relativo numero nell’intestazione; la spiegazione dell’esenzione è nel piè di pagina.

Puoi usare un logo PNG trasparente o JPEG. Gli SVG caricati da Identità visiva vengono convertiti in PNG quando possibile; se un vecchio logo non compare, caricalo di nuovo in formato PNG. Cambiare il logo non modifica i PDF già generati.

5. Correggi tramite rettifica

Per le fatture che consentono modifiche dirette, i pulsanti Modifica destinatario e Modifica righe aprono i campi modificabili. Una fattura accettata è immutabile: fai clic su Emetti nota di credito e scegli Annulla e rimborsa, Correggi l’importo o Correggi i dati fiscali. Prima dell’emissione, controlla motivo, dati e totali; il nuovo documento viene collegato all’originale. Il rimborso del denaro viene gestito separatamente. Non sovrascrivere lo storico fiscale.

In una ricevuta emessa puoi correggere l’indirizzo con la matita accanto a Destinatario (Modifica destinatario). Salva l’indirizzo e attendi la rigenerazione del PDF prima di riaprire Vedi PDF. Questa modifica riguarda la ricevuta; l’indirizzo nella scheda del tutore si gestisce in Persone. Non è possibile modificare direttamente le note di credito né le ricevute che hanno già una nota di credito o sono state convertite in fattura.

Se qualcosa non funziona

• Non puoi emettere il documento: controlla dati fiscali, righe, destinatario e disponibilità del servizio necessario.
• Lo stato fiscale è ancora in sospeso: aggiorna lo stato e controlla i dettagli prima di riprovare.
• Il PDF non è pronto: attendi la fine della generazione e riapri l’anteprima. Se il documento risulta ancora SENZA PDF, tocca Genera PDF nei dettagli.
• Il PDF esiste ma l’anteprima non funziona: controlla la connessione e tocca Riprova nel lettore. Puoi scaricarlo e aprirlo con il visualizzatore del dispositivo. Se non si scarica, chiudi l’anteprima e riapri Vedi PDF; se il problema continua, contatta il supporto indicando il numero del documento.
• Il destinatario è errato: correggi la bozza oppure segui la procedura di rettifica indicata per un documento emesso.
• La ricevuta non include l’indirizzo ma la scheda del tutore sì: apri Modifica destinatario, completa l’indirizzo e salva per rigenerare il PDF. La scheda e la ricevuta conservano i propri dati separatamente.

Passaggio successivo

Configura prima Servizi fiscali per i club in Spagna. Per problemi relativi all’operazione che ha generato il documento, consulta Gestisci addebiti e problemi di pagamento.