Emet i gestiona factures o rebuts

Factures reuneix els documents que el club emet als seus clients. Els rebuts per a operacions exemptes i les factures amb tractament fiscal no segueixen exactament el mateix flux; la disponibilitat depèn de la configuració i dels serveis fiscals del club a Espanya.

Abans de començar

Completa les dades fiscals del club i revisa el tractament de l’operació. Comprova el destinatari, el concepte, els impostos i les dates abans d’emetre. Si necessites serveis fiscals externs, confirma primer que estan actius.

Pas a pas

1. Obre Factures i tria el període

Entra a Factures, selecciona el mes i filtra per estat. Els indicadors resumeixen els documents i les possibles incidències. Cada fila mostra el número, el client a qui s’emet el document i, sota el concepte, l’esportista a qui correspon el càrrec quan prové d’una quota o una matrícula; els documents manuals, de botiga o d’una persona adulta que s’autofactura no la mostren. El cercador admet el número de factura o de rebut, el nom o NIF del client, el concepte i el nom de l’esportista, sense distingir accents ni l’ordre de les paraules. Obre qualsevol fila per veure’n el detall i la traçabilitat.

Al costat del número apareix el mètode del pagament registrat, tant a la taula com a les targetes del mòbil:

• € o $ (segons la moneda): efectiu.
• Targeta: pagament amb targeta.
• Banc: remesa bancària o transferència. Passa el cursor per damunt de la icona per distingir el mètode concret.
• Punts: un altre mètode anotat pel club.

L’indicador utilitza el pagament confirmat del càrrec, la matrícula o la comanda que ha originat el document. Un mètode triat però que encara està pendent de cobrament no apareix com a pagat. En conversions i rectificatives pot mostrar el mètode del pagament original, encara que després s’haja retornat; la icona no certifica que estos diners es conservin ni descriu la forma de la devolució. Si el document és manual o no hi ha cap mètode registrat, no apareix cap indicador.

2. Crea i revisa el document

Selecciona Factura manual nova. Escriu el nom o la raó social del destinatari, el NIF/CIF i el correu electrònic quan correspongui. Afig les línies amb la descripció, la quantitat i el preu unitari; el total s’actualitza mentre edites. Revisa el Tipus d’IVA i les notes internes. L’acció final serà Crear factura o Emetre rebut, segons el tractament configurat. La data s’assigna en crear el document; este diàleg no permet triar-la.

3. Comprova la numeració i l’estat

Un cop emès, el document conserva el número i les dades congelades. Si utilitza un servei fiscal, consulta l’estat de processament i actualitza’l quan la interfície ho permeti; no dupliquis el document per una espera temporal. En una factura pendent pot aparèixer Torna a consultar l’AEAT: comprova l’estat existent. Torna a provar l’enviament a l’AEAT només apareix quan el sistema permet este reintent.

En els rebuts i les factures generats en pagar una matrícula d’inscripció, el domicili del destinatari es copia de l’adreça de contacte recollida al formulari: adreça, codi postal, localitat i província. Si el formulari no recull estes dades, el domicili queda buit. Si després canvies l’adreça a la fitxa del tutor, els documents ja emesos no s’actualitzen automàticament.

4. Consulta i baixa el PDF

Al detall, polsa Mostra el PDF. La vista prèvia s’obre dins del panell o de l’aplicació instal·lada i permet canviar de pàgina, ampliar i reduir el document. Necessites connexió per obrir el fitxer. Si no es pot mostrar, polsa Torna-ho a provar; també pots utilitzar Baixa per guardar el PDF o Obre en una pestanya nova per consultar-lo a part.

Fes servir Baixa el PDF al detall o Baixa a la vista prèvia per lliurar-lo pel canal acordat. A l’iPhone, el sistema pot obrir les opcions per compartir o una vista prèvia: tria Guarda a Fitxers quan aparegui. Comprova que el fitxer s’ha guardat i que el destinatari i els imports coincideixen abans de compartir-lo. La vista prèvia dins de Clybo’ no guarda cap còpia al dispositiu.

Un rebut o una factura només està emès quan té el PDF. Fins aleshores, la llista el marca amb SENSE PDF i el detall avisa que encara no s’ha emès ni enviat. Polsa Genera el PDF per completar-lo: si el document prové d’un cobrament, d’una comanda de la botiga o d’un formulari, Clybo’ genera el PDF i l’envia al destinatari. Si l’has creat manualment, només genera el PDF. Clybo’ també revisa cada pocs minuts els documents que s’han quedat sense PDF i els completa automàticament, sense enviar dues vegades un document que ja s’haja enviat. Les factures pendents de l’AEAT reben el PDF quan s’accepten, per açò no mostren este botó.

Els PDF generats inclouen el logotip guardat a Configuració → Identitat visual, sobre fons blanc i conservant-ne les proporcions. Açò també s’aplica al PDF combinat i als PDF de l’exportació comptable en ZIP. Si no hi ha cap logotip disponible, hi apareixen les inicials del club. Els rebuts s’identifiquen amb Rebut i el número a la capçalera; l’explicació de l’exempció figura al peu del document.

Pots utilitzar un logotip PNG amb transparència o JPEG. Si és possible, els SVG pujats des d’Identitat visual es converteixen a PNG; si un logotip antic no apareix, torna’l a pujar com a PNG. Si canvies el logotip, no es modifiquen els PDF que ja s’havien generat.

5. Corregeix mitjançant una rectificativa

En les factures que admeten una correcció directa, els botons Edita el destinatari i Edita les línies obren els camps permesos. Una factura acceptada és immutable: polsa Emet una rectificativa i tria Anul·la i retorna, Corregeix l’import o Corregeix les dades fiscals. Revisa el motiu, les dades i els totals abans d’emetre-la; el document nou queda vinculat a l’original. La devolució dels diners es gestiona per separat. No sobreescriguis l’historial fiscal.

En un rebut emès pots corregir el domicili amb el llapis de Destinatari (Edita el destinatari). Guarda l’adreça i espera que es torni a generar el PDF abans de tornar a obrir Mostra el PDF. Esta edició modifica el rebut; l’adreça de la fitxa del tutor es gestiona a Persones. No es permet l’edició directa d’abonaments ni de rebuts que ja tingan un abonament o s’hagen convertit en factura.

Si alguna cosa no va bé

• No pots emetre: revisa les dades fiscals, les línies, el destinatari i la disponibilitat del servei necessari.
• L’estat fiscal continua pendent: actualitza l’estat i consulta el detall abans de tornar-ho a provar.
• El PDF encara no està llest: espera que acabi la generació i torna a obrir la vista prèvia. Si el document continua marcat com a SENSE PDF, polsa Genera el PDF al detall.
• El PDF existeix però la vista prèvia falla: comprova la connexió i polsa Torna-ho a provar al lector. El pots baixar per consultar-lo amb el visor del dispositiu. Si tampoc no es pot baixar, tanca la vista prèvia i torna a obrir Mostra el PDF; si el problema persisteix, contacta amb el suport i indica el número del document.
• El destinatari és incorrecte: corregeix un esborrany o utilitza el procediment de rectificació indicat per a un document emès.
• El rebut no inclou el domicili tot i que la fitxa del tutor sí: obre Edita el destinatari, completa l’adreça i guarda-la perquè es torni a generar el PDF. La fitxa i el rebut conserven les dades per separat.

Pas següent

Configura primer Serveis fiscals per a clubs d’Espanya. Per a incidències del moviment que ha originat el document, consulta Gestiona els cobraments i les incidències de pagament.