Organizza il calendario degli allenamenti

Il calendario del club viene creato a partire dalla stagione e dagli orari definiti per ogni squadra. Le modifiche apportate a una data specifica sono eccezioni: non cambiano automaticamente le altre sessioni ricorrenti.

Prima di iniziare

Verifica che esista una stagione attiva e che ogni squadra abbia almeno un orario. Se vuoi modificare tutte le settimane, modifica l’orario della squadra; usa il calendario per modifiche occasionali, festività o sessioni aggiuntive.

Ciò che succede quando premi un giorno o una sessione dipende dallo spazio di allenamento, disponibile in tutti i club a meno che Clybo’ non lo disattivi temporaneamente o per un club specifico. Senza di esso, tutto funziona come sempre: premendo una sessione si apre la sua gestione. Con lo spazio attivato, premendo un giorno o una sessione si apre Prepara allenamento, e l’orario di ogni sessione si gestisce dal suo pulsante ⋯.

Il video di questa guida mostra il calendario senza lo spazio di allenamento attivato: per questo, premendo una sessione, se ne apre direttamente la gestione.

Procedura

1. Seleziona la stagione e la vista

Apri Calendario, scegli la stagione e passa da Mese a Settimana o Agenda. Sul cellulare troverai un mini calendario e l’agenda del giorno, per evitare una griglia troppo stretta.

2. Individua una sessione

Cerca la sessione nel giorno corrispondente. Controlla squadra, data e ora prima di agire. Il colore della squadra e la legenda aiutano a distinguere i calendari con molte attività. Senza lo spazio di allenamento, premi la sessione per aprire Gestisci allenamento.

Con lo spazio di allenamento attivato:

• Premi la scheda di una sessione per aprire Prepara allenamento di quel giorno con la sessione in evidenza. Una sessione spostata, premuta nella data originale, apre la preparazione del giorno di destinazione.
• Premi il giorno per preparare tutte le sue sessioni: in Mese, il numero del giorno o lo spazio libero della cella; in Settimana, l’intestazione del giorno; in Agenda, la data. Sul cellulare, usa il pulsante Prepara accanto al giorno selezionato.
• Torna con il percorso Calendario per ritrovare il mese, la vista e la stagione in cui ti trovavi.

I passaggi della preparazione sono spiegati in Prepara l’allenamento del giorno e usa i modelli.

3. Gestisci un’eccezione

Senza lo spazio di allenamento, agisci dal dettaglio della sessione. Con lo spazio attivato, premi il pulsante ⋯ accanto alla sessione e scegli Sposta a un’altra data, Cambia orario o Annulla sessione: si apre Gestisci allenamento direttamente su quell’azione. Se la sessione è passata, annullata, extra o ha già una modifica applicata, il menu offre solo Vedi dettaglio, da cui puoi consultarla e, se opportuno, annullare la modifica.

Scrivi un motivo chiaro e decidi se inviare una notifica. La modifica riguarda solo l’occorrenza selezionata. Le sessioni passate non si modificano e le chiusure si gestiscono in Festività.

4. Cambia chi tiene una sessione

Usa Staff della sessione per una sostituzione occasionale, oppure per rimuovere o aggiungere qualcuno in una sola sessione. L’orario di ogni allenatrice nella squadra non cambia: passata quella data, tutto torna come prima.

Senza lo spazio di allenamento, premi la sessione e, in Gestisci allenamento, premi Staff della sessione. Con lo spazio attivato, premi il pulsante ⋯ della sessione e scegli Staff della sessione. È disponibile nelle sessioni programmate ed extra, anche in quelle passate.

La finestra mostra chi tiene la sessione in base al suo orario, con la sua parte se non la copre per intero. Da ogni riga puoi:

• Sostituisci: scegli un’altra persona del club. Per impostazione predefinita copre la stessa parte della persona che sostituisce; puoi anche scegliere Tutta la sessione o Una parte e indicare Da e A all’interno dell’orario della sessione. La persona sostituita appare barrata con Sostituita da e il nome.
• Rimuovi da questa sessione: quando nessuno la sostituisce. Riaggiungi annulla la modifica.
• Aggiungi qualcuno: aggiunge un’altra persona solo per questa sessione, per intero o per una parte.

Se scegli qualcuno che non fa parte della squadra, vedrai Non fa parte della squadra: potrà aprire solo questa sessione, fino a 7 giorni dopo. Quella persona vede la sessione nella sua app staff, fa l’appello e scrive note della sessione, ma non vede il resto della squadra, le sue schede né i suoi messaggi. L’accesso termina da solo, o prima se annulli la modifica o la sessione.

Premi Salva. Nelle sessioni future, le persone che entrano o escono ricevono un avviso nell’app staff e puoi spuntare Avvisa le famiglie con un messaggio. Nelle sessioni passate non viene inviato alcun avviso: serve a correggere chi l’ha tenuta e a far quadrare le sue ore previste nel registro orario. Le sessioni con modifiche mostrano un’icona dello staff nel calendario.

5. Aggiungi una sessione extra

Apri Aggiungi → Aggiungi sessione quando l’allenamento non fa parte dell’orario abituale. Seleziona squadra, data, ora e motivo. In Chi la tiene? vedrai chi la copre sempre perché ha tutto l’orario e potrai spuntare altre persone del club. La sessione extra apparirà insieme alle altre attività del club.

Per togliere una sessione extra, apri il suo dettaglio e premi Rimuovi questa sessione. Se aveva già un piano di allenamento, compare prima l’avviso Piani di allenamento interessati. Quando in quel giorno resta un’unica sessione dello stesso gruppo senza piano, viene proposta l’opzione Spostalo nella sessione delle con quell’orario, selezionata per impostazione predefinita. Premi Rimuovi sessione extra per confermare o Indietro per non fare nulla. Se non lo sposti, il piano resta Senza sessione nella preparazione di quel giorno. Non viene mai eliminato. Se la sessione extra aveva modifiche del personale, l’avviso indica anche quante smetteranno di applicarsi, ad esempio «1 modifica del personale di una sessione specifica smetterà di applicarsi». Se non aveva un piano, compare solo questa riga, con il titolo Modifiche del personale interessate. Non impedisce di rimuoverla.

Lo stesso avviso compare quando salvi in Squadre una modifica dell’orario abituale che lascia dei piani senza la loro sessione. Indica quanti piani sono interessati e si conferma con Salva orario. Avvisa anche, senza bloccare la modifica, delle modifiche del personale di sessioni specifiche che smetteranno di applicarsi perché la loro sessione scompare dall’orario.

6. Imposta chiusure e festività

In Altre azioni, apri Festività per accedere a Festività e chiusure. Aggiungi le date in cui il club non svolgerà attività e controlla come incidono sulle sessioni previste di tutte le squadre.

Se qualcosa non funziona

• Il calendario è vuoto: controlla la stagione selezionata e gli orari della squadra.
• Devi modificare tutte le settimane: modifica la squadra; un’eccezione nel calendario cambia una sola data.
• Una persona non può modificare: il personale senza permessi amministrativi potrebbe avere solo la vista di consultazione.
• La modifica non compare: aggiorna la vista e verifica di essere ancora nella stagione e nel mese corretti.
• Premendo una sessione si apre la preparazione: il tuo club ha attivato lo spazio di allenamento. Per spostare, cambiare l’ora o annullare, usa il pulsante ⋯ della sessione.
• Il menu ⋯ offre solo Vedi dettaglio: la sessione è passata, annullata, extra o ha già una modifica applicata. Staff della sessione resta disponibile tranne nelle sessioni annullate o spostate.
• Compare Nessuno copre questa sessione: hai rimosso tutte le persone. Puoi salvare comunque o aggiungere qualcuno.
• Compare Senza effetto: una parte assegnata non rientra più nella sessione, ad esempio dopo averne cambiato l’ora. Al salvataggio viene scartata; aggiungi di nuovo la persona se deve restare.

Passaggio successivo

Per definire gli orari ricorrenti, consulta Gestisci la struttura, gli orari e gli allenatori di una squadra. Per pianificare i blocchi di ogni sessione, segui Prepara l’allenamento del giorno e usa i modelli. Le competizioni e le convocazioni sono spiegate in Crea un evento e gestisci le convocazioni.