Invitez le personnel du club

Le module Personnel regroupe les personnes qui travaillent pour le club, leur rôle, leurs autorisations et leur état d’accès.

Avant de commencer

Préparez le prénom, le nom et l’adresse e-mail professionnelle de chaque personne. Décidez également :

• De son rôle dans le club.
• Si elle a besoin d’accéder au panneau de gestion.
• Des sections qu’elle doit pouvoir consulter ou modifier.

N’accordez que les accès nécessaires aux fonctions. Vous pourrez revoir les autorisations plus tard depuis la fiche de la personne.

Pour créer, inviter ou modifier l’accès d’un membre du personnel ayant le rôle Administration, vous devez être gestionnaire ou membre actif du personnel d’administration. Il en va de même pour modifier l’adresse e-mail de toute personne ou réparer son compte lié en renvoyant une invitation. L’accès d’une entraîneuse au panneau ne lui donne pas ces droits : cela protège l’accès aux conversations techniques privées.

Étapes à suivre

1. Ouvrez Personnel

Accédez au club et ouvrez Personnel dans le menu latéral. Cliquez sur Ajouter du personnel pour ouvrir la fiche de création.

2. Complétez les informations personnelles

Saisissez le prénom, le nom et l’adresse e-mail. Le téléphone et le document sont facultatifs, sauf si la procédure interne du club les exige.

Pour enregistrer le téléphone, sélectionnez l’indicatif du pays et saisissez le numéro. Le sélecteur inclut tous les pays du monde avec leur drapeau ; saisissez le nom du pays, son code à deux lettres ou l’indicatif dans la recherche pour le trouver. Vous pouvez également coller le numéro complet avec + et son indicatif international : le sélecteur passe automatiquement au pays correspondant.

Vérifiez particulièrement l’adresse e-mail : elle sera utilisée pour l’invitation et pour le compte de connexion de la personne.

3. Choisissez le rôle

Sélectionnez le rôle qui correspond le mieux à son travail, par exemple entraîneur principal, entraîneur adjoint ou personnel administratif.

Le rôle propose un premier ensemble d’autorisations. Vous pouvez modifier certaines autorisations sans changer le rôle si les responsabilités de la personne le nécessitent.

L’application staff applique les autorisations résultant du rôle et de vos réglages individuels. Les raccourcis, outils et actions dans les écrans ne sont proposés que si les autorisations le permettent. Lorsqu’une mise à jour retire une autorisation, l’application masque l’accès ou la commande même si elle avait été consultée auparavant. L’accès au panneau de gestion ne remplace pas ces autorisations.

Si le serveur confirme que la personne n’a plus accès au club actif, l’application cesse d’afficher ses écrans et ses actions. Elle peut vérifier de nouveau l’accès ; après actualisation, la liste des clubs disponibles est mise à jour. Une erreur de connexion conserve l’utilisation hors ligne des données autorisées déjà enregistrées.

Vérifiez chaque rôle séparément : Envoyer des annonces autorise l’envoi d’annonces, Envoyer des messages aux familles autorise les conversations individuelles et Enregistrer les résultats permet de les saisir et de les publier. Une personne membre d’un groupe peut y participer sans avoir l’autorisation d’envoyer des messages individuels ; la gestion des groupes possède sa propre autorisation.

Voir les coordonnées du tuteur donne accès au téléphone, à l’e-mail et aux commandes de contact. Voir les notes des athlètes permet de consulter et de rédiger les Notes de l’entraîneur dans l’application staff, uniquement pour les athlètes des équipes affectées. Lorsque l’espace d’entraînement est activé, elle donne aussi accès, en lecture seule, aux notes de groupe et aux notes communes du jour de ses séances, ainsi qu’aux Enregistrements de ces athlètes. Chaque personne modifie et supprime ses propres notes ; le rôle d’entraîneur principal peut aussi le faire pour celles des autres. Elle est activée par défaut pour les rôles de terrain (entraîneur principal, entraîneur adjoint, moniteur et préparateur physique) et désactivée pour Administration et Bénévole ; vous pouvez la modifier pour chaque personne. Les notes sont internes : les familles ne les voient jamais. Enregistrer les paiements en espèces permet d’utiliser Paiements et d’ouvrir les informations de base d’une fiche depuis un paiement, mais ne donne pas accès aux coordonnées du tuteur ni aux informations d’entraînement en dehors des équipes affectées. La consultation des séances et des effectifs dépend de l’affectation à une équipe ; déplacer ou annuler des séances nécessite également l’autorisation du calendrier.

Dans Autorisations, Gérer la boutique est activé pour les rôles Administration et Entraîneur principal, et désactivé pour les autres rôles. Vous pouvez l’activer ou le désactiver pour une personne et enregistrer la fiche ; Rétablir le rôle restaure les valeurs par défaut. Cette autorisation est indépendante de Enregistrer les paiements en espèces et de l’accès au panneau : modifier l’un ne change pas les autres. La modification d’une autorisation conserve toutes les autres, y compris les exceptions déjà définies pour cette personne.

Avec Gérer la boutique, l’application staff affiche Commandes reçues dans Accueil → Accès rapides et, sur tablette, dans Outils. Cette autorisation permet de consulter et de traiter les commandes du club selon leur état. Elle est disponible dans tous les pays ; l’ouverture du catalogue aux familles se configure séparément. Consultez Trouvez la boutique et consultez ses commandes pour connaître les étapes et les limites de chaque action.

4. Décidez de l’accès au panneau

Activez Inviter au panneau d’administration uniquement pour les personnes qui géreront des informations dans Clybo’. Lorsque vous enregistrez une nouvelle fiche avec cet accès, le système prépare son intégration et son état s’affiche comme invité jusqu’à ce que la personne termine la configuration.

Si elle a uniquement besoin de l’application staff, laissez cette option désactivée. Elle recevra également une invitation pour créer son mot de passe et accéder à l’application, sans accès au panneau de gestion.

5. Enregistrez et vérifiez l’état

Cliquez sur Ajouter à l’équipe pour enregistrer la fiche et revenir à la liste. Utilisez les onglets et les filtres pour retrouver le personnel actif, invité ou ayant des alertes relatives aux documents. Vous pouvez rechercher par prénom et nom ensemble, par e-mail ou par rôle. Les accents et les majuscules ne sont pas nécessaires ; fernandez aitana trouve Aitana Fernández. Le même critère de recherche de noms s’applique dans Registre horaire et lors du choix des entraîneurs d’une équipe.

L’invitation est envoyée après l’enregistrement de la fiche. Si l’envoi échoue, un avis s’affiche : la fiche est enregistrée et vous pouvez l’ouvrir pour renvoyer l’invitation. Ne créez pas une deuxième fiche pour la même personne. Un échec d’envoi ne démarre pas le délai d’attente de 15 minutes ; ce délai s’applique après un envoi accepté.

Si vous activez ensuite l’accès au panneau depuis Modifier, une invitation incluant les deux accès est également envoyée. Si cet e-mail échoue, la modification de l’accès reste enregistrée et vous pouvez le renvoyer depuis la fiche.

L’état Invité indique que l’intégration est en attente ; il ne confirme pas à lui seul que l’e-mail est arrivé. Ouvrez la fiche pour vérifier l’adresse avant de renvoyer l’invitation.

Modifiez ou supprimez le téléphone

Depuis Personnel, ouvrez la fiche et cliquez sur Modifier. Le numéro enregistré apparaît avec son indicatif, même si le pays diffère de celui du club. Modifiez-le puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Pour le supprimer, videz le champ et enregistrez. À la réouverture de Modifier, vous verrez la valeur enregistrée.

Le téléphone est facultatif et est enregistré dans la fiche de cette personne au sein du club. Si l’application indique que le numéro n’est pas valide, vérifiez l’indicatif et le numéro avant de réessayer.

Corrigez l’adresse e-mail de connexion

Dans Personnel, ouvrez la fiche, cliquez sur Modifier, corrigez l’adresse e-mail et enregistrez. L’accès de cette fiche est associé au compte de la nouvelle adresse ; le rôle, les autorisations, les équipes et l’historique sont conservés. Si un compte existe déjà avec cette adresse, ce compte est utilisé.

Renvoyez ensuite l’invitation depuis la fiche. Vous pouvez le faire sans attendre le délai d’envoi à l’ancienne adresse. La personne doit se connecter avec l’adresse corrigée ; si l’écran Vous n’avez pas encore accès est déjà ouvert, elle peut appuyer sur Réessayer.

L’ancien compte perd l’accès associé à cette fiche et ses sessions sont fermées. Ses relations avec d’autres clubs sont conservées, mais la personne devra se reconnecter. Les notifications des anciens appareils sont retirées de cette fiche ; le compte correct peut les activer dans l’application. Corriger l’adresse ne réactive pas une personne suspendue ou désactivée et ne donne pas accès au panneau si elle ne l’avait pas déjà.

Si cette adresse ou ce compte est déjà associé à une autre fiche du même club, vérifiez les deux fiches avant de continuer. Les fiches ne sont pas fusionnées automatiquement. Si la modification prive le club de son dernier gestionnaire actif, ajoutez d’abord un autre gestionnaire. Ce processus est disponible dans tous les pays, sans activation supplémentaire.

En cas de problème

• L’invitation n’arrive pas : si un avis d’échec s’est affiché, ouvrez la fiche et renvoyez-la. Si l’envoi a été effectué, vérifiez l’adresse e-mail, demandez à la personne de consulter les courriers indésirables et respectez le délai avant un nouvel envoi. Si l’avis persiste, contactez l’assistance.
• « Vous n’avez pas encore accès » apparaît toujours après la correction de l’adresse : vérifiez que la personne s’est connectée avec l’adresse actuelle et renvoyez l’invitation pour vérifier le lien au compte. Si elle est suspendue ou désactivée, le nouvel envoi ne rétablit pas l’accès.
• L’adresse e-mail est déjà utilisée : vérifiez si la personne appartient déjà au club ou utilise ce compte dans un autre club ; un même compte peut participer à plusieurs entités.
• La personne voit plus de sections que prévu : vérifiez le rôle, les autorisations individuelles et l’option d’accès au panneau.
• Elle n’apparaît pas lors de la création d’une équipe : enregistrez d’abord sa fiche comme personnel technique, puis rouvrez le sélecteur d’entraîneurs.

Photo du personnel

La photo que chaque personne enregistre depuis Profil dans l’application staff est utilisée dans sa fiche et dans les avatars du personnel du panneau, notamment dans les équipes, Protection, Registre horaire, les affectations de Messages et les destinataires des Annonces. Elle est propre au club sélectionné et seule la personne concernée peut la modifier ou la supprimer. Sans photo ou si l’image ne peut pas être chargée, ses initiales s’affichent.

Étape suivante

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