Invita al personal del club

El módulo Personal mantiene en un solo lugar a las personas que trabajan en el club, su rol, sus permisos y su estado de acceso.

Antes de empezar

Necesitas el nombre, apellidos y email profesional de cada persona. Decide además:

• Qué función desempeña en el club.
• Si necesita acceso al panel de gestión.
• Qué áreas debe poder consultar o modificar.

Concede acceso solo a las funciones necesarias. Los permisos pueden revisarse más tarde desde la ficha de la persona.

Para crear, invitar o modificar el acceso de personal con rol Administración necesitas ser gestor o personal de Administración activo. Lo mismo se aplica a cambiar el email de cualquier persona o reparar su cuenta vinculada al reenviar una invitación. El acceso al panel de una entrenadora no concede estas facultades: así se protege el acceso a conversaciones técnicas privadas.

Paso a paso

1. Abre Personal

Entra en el club y abre Personal en el menú lateral. Pulsa Añadir personal para abrir la ficha de alta.

2. Completa los datos personales

Escribe nombre, apellidos y email. El teléfono y el documento son opcionales, salvo que el procedimiento interno del club los necesite.

Para guardar el teléfono, selecciona el prefijo del país y escribe el número. El selector incluye todos los países del mundo, con su bandera; escribe en el buscador el nombre del país, su código de dos letras o el prefijo para encontrarlo. También puedes pegar el número completo con + y su prefijo internacional: el selector cambia solo al país correspondiente.

Revisa especialmente el email: será la dirección de la invitación y la cuenta con la que entrará la persona.

3. Elige el rol

Selecciona la función que mejor representa su trabajo, por ejemplo entrenador principal, entrenador auxiliar o personal administrativo.

El rol propone un conjunto de permisos inicial. Puedes ajustar permisos concretos sin cambiar el rol si la responsabilidad de esa persona lo requiere.

La app de staff aplica los permisos resultantes de ese rol y de tus ajustes por persona. Sus accesos rápidos, herramientas y acciones dentro de las pantallas solo se ofrecen cuando están permitidos. Al recibir una actualización que retira un permiso, la app oculta el acceso o control aunque se hubiera consultado antes. Activar el panel de gestión no sustituye estos permisos.

Si el servidor confirma que la persona ya no tiene acceso al club activo, la app deja de mostrar sus pantallas y acciones. Puede volver a comprobar el acceso; al recargar, se actualizarán los clubes disponibles. Un error de conexión conserva el uso offline de los datos autorizados que estuvieran guardados.

Revisa cada función por separado: Enviar comunicados habilita el envío de anuncios, Enviar mensajes a familias habilita las conversaciones individuales y Registrar resultados habilita su registro y publicación. Una persona miembro de un grupo puede participar en ese grupo aunque no tenga permiso para mensajes individuales; la gestión de grupos tiene su propio permiso.

Ver contacto del tutor habilita teléfono, email y las acciones para contactar. Ver notas de deportistas permite consultar y escribir las Notas del coach en la app de staff, solo de deportistas de los equipos asignados. Con el espacio de entrenamiento activado, también da acceso a las notas de grupo y comunes del día de sus sesiones y a los Registros de esas deportistas, en solo lectura. Cada persona edita y borra sus propias notas; el rol de entrenador principal puede hacerlo también con las del resto. Viene activado para los roles de campo (entrenador principal, entrenador auxiliar, monitor y preparador físico) y desactivado para Administración y Voluntario; puedes cambiarlo por persona. Las notas son internas: nunca las ven las familias. Registrar cobros en efectivo permite trabajar en Cobros y abrir los datos básicos de una ficha desde un cargo, pero no concede el contacto del tutor ni la información de entrenamiento fuera de los equipos asignados. Consultar sesiones y plantillas depende de la asignación al equipo; mover o cancelar sesiones requiere además el permiso de calendario.

En Permisos, Gestionar tienda viene activado para Administración y Entrenador principal, y desactivado para los demás roles. Puedes marcarlo o desmarcarlo por persona y guardar la ficha; Restablecer al rol recupera los valores iniciales. Es independiente de Registrar cobros en efectivo y del acceso al panel: cambiar uno no cambia los otros. Al editar un permiso se conservan los demás, incluidas las excepciones que ya habías establecido para esa persona.

Con Gestionar tienda, la app de staff muestra Pedidos recibidos en Inicio → Accesos rápidos y, en tableta, en Herramientas. Permite consultar y operar los pedidos del club según su estado. El permiso está disponible en todos los países; la apertura del catálogo a las familias se configura por separado. Consulta Encuentra la tienda y consulta sus pedidos para los pasos y límites de cada acción.

4. Decide el acceso al panel

Activa Invitar al panel de administración únicamente para quien vaya a gestionar información en Clybo’. Al guardar una persona nueva con acceso, el sistema prepara su incorporación y el estado aparecerá como invitado hasta que complete el acceso.

Si solo necesita la app de staff, deja esta opción desactivada. También recibirá una invitación para crear su contraseña y entrar en la app, sin acceso al panel de gestión.

5. Guarda y comprueba el estado

Pulsa Añadir al equipo para guardar la ficha y volver al listado. Usa las pestañas y filtros para localizar personal activo, invitado o con avisos documentales. Puedes buscar por nombre y apellidos juntos, por email o por función. No necesitas tildes ni mayúsculas; fernandez aitana encuentra a Aitana Fernández. El mismo criterio para nombres se aplica en Registro horario y al seleccionar entrenadores de equipos.

La invitación se envía después de guardar la ficha. Si no se puede enviar, verás un aviso: la ficha está guardada y puedes abrirla para reenviar la invitación. No vuelvas a crear a la misma persona. Un fallo de envío no inicia el plazo de espera de 15 minutos; tras un envío aceptado, sí se aplica ese plazo.

Al activar después el acceso al panel desde Editar, también se envía una invitación con los dos accesos. Si falla ese correo, el cambio de acceso permanece guardado y puedes reenviarlo desde la ficha.

El estado Invitado indica que la incorporación sigue pendiente; por sí solo no confirma que el correo haya llegado. Abre la ficha para comprobar el email antes de reenviarlo.

Cambiar o quitar el teléfono

Abre la ficha de la persona desde Personal y pulsa Editar. El teléfono guardado aparece con su prefijo, aunque sea de un país distinto al del club. Modifica el número y pulsa Guardar cambios. Para quitarlo, vacía el campo y guarda. Al volver a abrir Editar, verás el valor guardado.

El teléfono es opcional y se guarda en la ficha de esa persona dentro del club. Si la aplicación indica que no es válido, revisa el prefijo y el número antes de guardar de nuevo.

Corregir el email de acceso

Desde Personal, abre la ficha, pulsa Editar, corrige el email y guarda. El acceso de esa ficha queda asociado a la cuenta del nuevo correo; se conservan su función, permisos, equipos e historial. Si ya existe una cuenta con ese correo, se utiliza esa cuenta.

Después, reenvía la invitación desde la ficha. Puedes hacerlo sin esperar el plazo del envío a la dirección anterior. La persona debe entrar con el correo corregido; si ya tenía abierta la pantalla Aún no tienes acceso, puede pulsar Reintentar.

La cuenta anterior deja de tener el acceso asociado a esta ficha y se cierran sus sesiones. Sus relaciones con otros clubes se conservan, aunque tendrá que volver a iniciar sesión. Las notificaciones de los dispositivos anteriores se retiran de esta ficha; la cuenta correcta podrá activarlas desde la app. Corregir el correo no reactiva a una persona suspendida o dada de baja ni concede acceso al panel si no lo tenía.

Si ese correo o esa cuenta ya están vinculados a otra ficha del mismo club, revisa ambas antes de continuar. No se fusionan fichas automáticamente. Si el cambio dejaría al club sin su último gestor activo, incorpora primero otro gestor. Este flujo está disponible en todos los países, sin una opción adicional que activar.

Si algo no sale bien

• La invitación no llega: si viste el aviso de fallo, abre la ficha y reenvíala. Si el envío se completó, revisa el email, pide a la persona que consulte spam y respeta el plazo de reenvío. Si el aviso persiste, contacta con soporte.
• Sigue apareciendo «Aún no tienes acceso» tras corregir el correo: comprueba que la persona ha entrado con el correo actual y reenvía la invitación para revisar su vinculación. Si está suspendida o de baja, el reenvío no restablece el acceso.
• El email ya está en uso: comprueba si esa persona ya pertenece al club o utiliza la cuenta en otro club; una misma cuenta puede participar en más de una entidad.
• La persona ve más áreas de las previstas: revisa el rol, los permisos específicos y el interruptor de acceso al panel.
• No aparece al crear un equipo: guarda primero la ficha como personal técnico y vuelve a abrir el selector de entrenadores.

Foto del personal

La foto que cada persona guarda desde Perfil en la app de staff se utiliza en su ficha y en los avatares de personal del panel, incluidos equipos, Protección, Registro horario, asignaciones de Mensajes y destinatarios de Anuncios. Es específica del club seleccionado y solo la propia persona puede cambiarla o quitarla. Si no tiene foto o la imagen no se puede cargar, se muestran sus iniciales.

Siguiente paso

Organiza el trabajo deportivo con Crea una temporada y tu primer equipo.