Gestiona plantilla, horarios y entrenadores de un equipo

Cada equipo pertenece a una temporada y reúne actividad, plantilla, cuerpo técnico y horarios. Los horarios alimentan el calendario; la cuota sugerida facilita futuras inscripciones, pero no sustituye una asignación de cuota confirmada.

Antes de empezar

Crea la temporada y comprueba que los deportistas y entrenadores están activos. Decide la capacidad real, los horarios semanales y quién debe figurar como entrenador principal.

Paso a paso

1. Abre o edita el equipo

En Equipos, selecciona la temporada y entra en la ficha correspondiente. Revisa nombre, categoría, estado, color y capacidad. Puedes usar uno de los colores propuestos o elegir un color personalizado con +. Los equipos archivados conservan su historial pero limitan nuevas operaciones.

2. Gestiona la plantilla

La pestaña Roster reúne la plantilla. Abre Más acciones → Añadir deportista, busca la persona por nombre y apellidos y comprueba las plazas antes de confirmar. Los selectores de deportistas y entrenadores admiten nombre completo, apellidos antes del nombre y texto sin tildes; fernandez encuentra Fernández. Ordena la tabla por sus cabeceras —o desde el menú de orden en móvil— para revisar nombres, edad, año de nacimiento y licencias deportivas. Las fotos solo aparecen cuando existe autorización interna vigente.

Cambiar a una deportista de equipo

Abre la ficha de la deportista, entra en Equipos y pulsa Cambiar de equipo junto al equipo actual. Elige el Equipo de destino y decide qué hacer con la Cuota:

• Trasladar la cuota a… (opción por defecto si el equipo de destino tiene cuota sugerida): cierra la cuota del equipo actual y crea la del nuevo conservando los pagadores, el método de pago (también la remesa bancaria), el día de cobro y el descuento. Este mes se cobra con la cuota actual y la nueva empieza el mes siguiente, sin cobros duplicados.
• Cerrar la cuota del equipo actual: aparece si el equipo de destino no tiene cuota sugerida. La cuota actual deja de cobrarse a partir del mes siguiente.
• Solo cambiar de equipo: mueve a la deportista sin tocar su cuota.

Si alguno de los pagadores ya no es tutor de la deportista, la nueva cuota se crea en efectivo con el tutor principal y Clybo’ te avisa para que revises sus pagadores en Cobros. Si la deportista no tiene ningún tutor que pueda pagar, el cambio se bloquea hasta que vincules uno o elijas Solo cambiar de equipo.

No uses Quitar del equipo y Añadir a equipo → Equipo y cuota para cambiar de equipo: así la nueva cuota se crea siempre en efectivo y la deportista deja de aparecer en la remesa bancaria. El vídeo de esta guía no muestra todavía Cambiar de equipo ni el horario de cada entrenador.

3. Asigna el cuerpo técnico

En Cuerpo técnico, pulsa Vincular entrenador, busca personal activo, indica su función y añade a los entrenadores necesarios. Establece un responsable principal para que quede claro quién coordina la actividad.

Horario de cada entrenador

Al vincular a una persona, elige su Horario:

• Todo el horario: cubre todas las franjas del equipo, también las que añadas después y las sesiones extra. Es la opción por defecto.
• Solo algunas franjas: marca las franjas que da y, si solo cubre una parte, ajusta la hora de inicio y de fin dentro de la franja. Por ejemplo, el equipo entrena el lunes de 17:00 a 19:00 y la entrenadora de ballet solo de 17:00 a 18:00. En cada franja verás una barra con su parte, que puedes arrastrar por los extremos o ajustar con las horas de al lado (siempre en 24 h), lo que cubren otras personas y, rayado, lo que queda sin entrenador; Franja entera la vuelve a cubrir completa.

Cada fila de Cuerpo técnico muestra su horario y sus horas semanales, por ejemplo Lun 17:00–18:00 · 1 h/sem. Para cambiarlo, pulsa Editar horario (icono de reloj) en la fila; también puedes hacerlo desde Personal → ficha de la persona → Equipos, donde verás además sus Horas/semana en todos sus equipos.

Para ver la semana de un vistazo, pulsa Semana junto al título; Lista vuelve a las filas y la elección se recuerda en ese navegador. En Cuerpo técnico, cada franja muestra una columna por persona y, rayados, los tramos Sin entrenador, junto a las horas cubiertas del equipo. Pulsa a una persona para abrir su horario con esa franja resaltada, o un tramo sin entrenador para elegir en ¿Quién lo cubre? a quién se lo asignas: su horario se abre con ese tramo ya marcado y solo tienes que pulsar Guardar. En la ficha de la persona, Semana muestra el horario completo de cada equipo: relleno lo que da y con trazo discontinuo lo que no, cuántas horas cubre de cada equipo (por ejemplo 6 h de 8 h del equipo) y Se solapan cuando da dos equipos a la vez. Pulsa un bloque para editarlo o una franja que no da para añadirla a su horario.

Para afinar, acerca la semana con el pellizco del trackpad, ⌘ o Ctrl + rueda, o los botones − y +. Con el ratón, arrastra el borde superior o inferior de un bloque para cambiar su inicio o su fin, o el bloque entero para moverlo dentro de su franja: se ajusta a cuartos de hora (a 5 minutos con zoom), nunca sale de la franja del equipo, se guarda al soltar y el aviso permite Deshacer. Si la persona tenía Todo el horario, pasa a Solo algunas franjas, con el resto de franjas enteras. En pantallas táctiles, toca el bloque para abrir su horario.

Ese horario determina sus horas previstas en Registro horario, sus recordatorios de fichaje y las sesiones que ve en Inicio y Calendario de la app de staff. No limita su acceso al equipo: sigue pudiendo consultar la plantilla y pasar lista en cualquier sesión. Las sesiones extra cuentan para quien tiene Todo el horario y para quien marques en ¿Quién la da? al crearlas; con Solo algunas franjas y ninguna marcada, la persona sigue vinculada pero sin horas previstas.

Para una sustitución puntual, o para que alguien dé una sola sesión, no cambies este horario: usa Personal de la sesión en el Calendario, como explica Organiza el calendario de entrenamientos.

4. Define horarios y ubicación

Añade cada franja semanal con día, hora de inicio y fin y ubicación. Revisa que no haya duplicados ni horas invertidas. Estos horarios generan las sesiones recurrentes que verás en Calendario.

Al cambiar una franja, los entrenadores asignados a ella la conservan. Si el cambio quita una franja o deja fuera la parte que cubre alguien, antes de guardar verás Cambia el horario de entrenadoras con cada persona afectada: Pierde la franja o Se ajusta su parte. Pulsa Continuar para guardar o Volver para revisar el horario.

Si tu club tiene activado el espacio de entrenamiento y el nuevo horario deja sin sesión algún plan ya preparado, antes de guardar verás Planes de entrenamiento afectados con cuántos planes cambian. Ningún plan se borra: cuando ese día queda una única sesión del equipo sin plan, puedes marcar Moverlo a la sesión de esa hora; si no, se conserva como «Sin sesión» en la preparación de ese día. Pulsa Guardar horario para confirmar o Volver para revisar el horario. Si el nuevo horario quita sesiones con sustituciones u otros cambios de personal, el aviso previo indica cuántos dejarán de aplicarse; si no hay planes afectados, aparece solo esa línea con el título Cambios de personal afectados. No te impide guardar. Lo explicamos en Prepara el entrenamiento del día y entrena en pista.

Con el espacio de entrenamiento, la pestaña Programa guarda la semana tipo de bloques de cada franja del horario, como se explica en Programa la semana de entrenamiento de un equipo. Si quitas del horario una franja que tenía bloques en el programa, un aviso lo indica antes de guardar.

5. Descarga fotos solo cuando esté autorizado

La administración del club puede descargar una foto individual desde la ficha o un ZIP con las fotos activas y autorizadas de la plantilla. Trata el archivo como información privada, limita su acceso y elimina la copia local cuando deje de ser necesaria.

6. Revisa cuota y resultados

Selecciona una cuota sugerida si facilitará las inscripciones. En la ficha también puedes consultar los resultados del equipo y su historial, cuando el deporte y los eventos los utilicen.

7. Crea un cobro puntual para la plantilla

Como administrador del club, pulsa Crear cobro en la cabecera de un equipo activo. Se abre el mismo formulario de Cobros, con Equipo y la plantilla ya seleccionados. Indica el concepto —por ejemplo, un hotel—, el Precio por deportista (EUR), el periodo y la fecha programada.

Desmarca a quienes no participen y revisa el tutor principal y el método de cada persona. El importe es individual: 60 € para 12 deportistas genera 12 cargos y suma 720 €. Dos hermanos con el mismo tutor conservan un cargo por deportista. No se reparte un total ni se aplica automáticamente el reparto de pagadores de las cuotas recurrentes.

Pulsa Revisar cobros, comprueba el resumen y confirma con Programar N cobros. Irás a Cobros con el lote filtrado para seguir sus estados. Los cargos manuales se registran al recibirlos, las tarjetas se ejecutan a partir de la fecha programada y los cargos por remesa se incluyen después en Generar remesa bancaria. Si falta un tutor o un método, resuélvelo o excluye a esa persona antes de continuar. Máximo: 200 deportistas por lote.

Consulta Crear un gasto para todo un equipo para conocer los requisitos de cada método, la revisión y los reintentos sin duplicados.

8. Haz seguimiento de las faltas

En Equipos → ficha del equipo → Asistencia, revisa primero los deportistas que acumulan 2 ausencias sin justificar consecutivas al final del período o 3 en el período elegido. La vista empieza en Últimas 4 semanas; puedes ampliarla a Últimas 8 semanas. Está disponible en el panel para quienes ya tienen acceso a los equipos del club, en todos los países y sin activación adicional.

Cada fila muestra el porcentaje, las sesiones asistidas sobre las registradas, las últimas ocho sesiones y el motivo del aviso. Pulsa el nombre para abrir la ficha del deportista; pulsa el resto de la fila o la flecha para consultar su calendario; Ver sesiones despliega la fecha, la hora efectiva y el estado. Si hubo varias franjas el mismo día, se conservan todas. Ver toda la plantilla incluye también a quienes no tienen avisos o todavía no tienen registros.

Presente y Retraso cuentan como asistencia. Justificada cuenta como sesión registrada no asistida, pero no activa avisos de faltas. Una presencia, un retraso, una justificada o una sesión Sin registro interrumpen la racha. Sin registros se muestra Sin registros, nunca un 0 % de asistencia.

Solo se consideran sesiones ya iniciadas desde la incorporación actual al equipo. Las sesiones canceladas, los días de cierre y el origen de una sesión trasladada se excluyen, incluso si conservan marcas históricas. Las excepciones explícitas del calendario pueden habilitar una sesión durante un cierre. Los registros de sesiones cuyo horario se eliminó se conservan si la sesión no fue cancelada.

Los huecos se calculan a partir del horario actual: si se editó durante el período, una sesión sin registro puede interrumpir una racha anterior. Por eso un aviso es una ayuda para revisar el historial y no una conclusión automática sobre la regularidad. Las marcas guardadas sin conexión aparecen después de sincronizarse.

Esta vista es de consulta. Para corregir un estado, utiliza la sesión correspondiente en la app de staff; consulta Pasa lista, incluso sin conexión. En móvil, el calendario aparece debajo del resumen. Si falla la carga, pulsa Reintentar. El vídeo de esta guía muestra las operaciones anteriores; este apartado describe el nuevo seguimiento de asistencia.

Si algo no sale bien

• No puedes añadir a una persona: comprueba que esté activa y no figure ya en el equipo.
• No puedes cambiar a una deportista de equipo: el equipo de destino no puede estar archivado y la deportista debe seguir en el equipo de origen. Para trasladar la cuota necesita al menos un tutor vinculado.
• No aparece un entrenador: debe existir como personal activo y tener acceso compatible.
• No puedes guardar el horario de un entrenador: la parte elegida debe quedar dentro de la franja; el aviso indica entre qué horas.
• El calendario no muestra las sesiones: revisa temporada, horarios y estado del equipo.
• El equipo está lleno: valida la capacidad antes de ampliar plazas o admitir nuevas inscripciones.
• Falta una foto en el ZIP: solo se incluyen deportistas activos con foto y autorización interna vigentes.

Siguiente paso

Consulta Organiza el calendario de entrenamientos para gestionar excepciones. Para mover varias personas o aplicar la cuota predeterminada, utiliza Aplica acciones masivas a deportistas y tutores.