Revisa el registro horario del personal

El registro horario reúne las entradas y salidas del personal y las correcciones que haces sobre ellas. La pantalla no razona por fichajes sueltos sino por jornadas: una fila por persona y día, con sus tramos trabajados, su total y su estado. Toda corrección conserva su motivo y su rastro.

Antes de empezar

Define quién puede revisar y corregir jornadas. Pide al personal que utilice su propia cuenta y evita compartir accesos. Reúne la justificación antes de añadir o modificar un registro manualmente.

Las horas previstas salen del calendario de entrenamientos y del horario de cada persona en sus equipos: con Todo el horario se espera de ella cada sesión entera; con Solo algunas franjas, solo la parte que tiene asignada. Una sustitución o un cambio en una sesión concreta (Personal de la sesión en el Calendario) se aplica encima: la persona sustituida deja de tener esa sesión prevista y quien la sustituye la tiene, aunque no esté en el equipo. Lo configuras en Equipos, como explica Gestiona plantilla, horarios y entrenadores de un equipo. Si tu club no tiene entrenadoras asignadas a equipos con horario, la pantalla oculta las columnas de previstas y desviación en lugar de mostrar un cero que parecería un dato real. Antes de la Fecha de alta de una persona en su ficha de Personal, y después de su baja, no se le espera ningún turno: esos días no suman horas previstas ni aparecen como Día sin fichar.

Paso a paso

1. Elige la vista que necesitas

Entra en Registro horario. Arriba tienes tres vistas sobre los mismos datos:

• Día — una fila por persona con su línea de tiempo de 07:00 a 23:00, el total del día y su estado. La barra granate muestra el horario registrado y la línea gris discontinua inferior, el horario previsto según el calendario. Así puedes ver de un vistazo si alguien entró o salió antes o después de lo esperado. Es la vista por defecto.
• Semana — una matriz de persona por día: cada celda lleva las horas de ese día y se tiñe según cuántas sean.
• Mes — el calendario de una persona cada vez, que eliges con los chips de arriba.

Pulsa cualquier celda de la semana o cualquier día del calendario para abrirlo en la vista Día.

2. Mira lo que requiere tu atención

El panel de la derecha reúne las incidencias del mes. Hay exactamente tres:

• Entrada sin salida — alguien fichó la entrada y no cerró la jornada. Esa jornada no suma horas.
• Turno de más de 12 h — una jornada supera el límite de 12 horas continuadas.
• Día sin fichar — la persona tenía turno previsto y no fichó ni entrada ni salida.

Cada una trae su acción directa y un enlace para abrir ese día. El botón Solo incidencias de la barra deja únicamente las filas con incidencia, incluidos los días sin ningún fichaje.

Si revisas un Día sin fichar o un Turno de más de 12 h y no hay nada que corregir, pulsa Descartar en su tarjeta. La incidencia deja de pedir atención (un día sin fichar pasa a Revisada; un turno largo sigue como jornada cerrada), pero las horas previstas siguen contando en la desviación del mes, a diferencia de marcar el día como no trabajado. Puedes deshacerlo con Deshacer en el aviso que aparece o, más tarde, con Restaurar aviso en la fila de ese día. Una Entrada sin salida no se puede descartar: hay que cerrarla. Tampoco se descarta un turno largo que tenga una solicitud de rectificación pendiente. Cada descarte y cada restauración quedan en el log de auditoría. Si después cambias los fichajes de ese día (añadir, corregir, anular o cerrar una jornada), el descarte se retira solo y, si la incidencia sigue, vuelve a aparecer.

Solicitudes de rectificación. El personal puede proponer desde su app la hora real de una jornada sin salida o de más de 12 horas. Las verás en la tarjeta Solicitudes de rectificación, encima de las incidencias, y en la campana; el menú Registro horario muestra cuántas hay pendientes. Cada solicitud indica lo registrado, lo que propone la persona y su motivo:

• Aprobar registra las horas propuestas como fichajes manuales.
• Revisar abre el detalle: puedes ajustar la entrada y la salida antes de pulsar Aprobar y corregir, con una nota opcional.
• Rechazar exige un motivo, que recibe la persona. La incidencia sigue abierta y puede enviar otra propuesta.

La incidencia enlazada muestra Solicitud pendiente y Ver solicitud. Si cambias la jornada por otra vía (la cierras, la corriges o la anulas), la solicitud se marca sola como sustituida; si la jornada ya no tiene nada que rectificar, solo admite Marcar como sustituida. Nadie puede resolver su propia solicitud. La persona recibe un aviso con la decisión, el fichaje original se conserva y todo queda en el log de auditoría.

3. Cierra una jornada olvidada

Pulsa Cerrar jornada en la incidencia. Se abre el mismo formulario de Añadir fichaje manual, con el trabajador, el tipo Salida y la fecha de esa jornada preseleccionados. Estos tres campos quedan fijados para cerrar la entrada correcta; puedes cambiar la hora, el motivo y la nota opcional. Clybo’ propone una hora de salida a partir del turno previsto de esa persona; corrígela si no fue así y escribe el motivo, que es obligatorio. Al confirmar se registra la salida que faltaba como fichaje manual y la incidencia desaparece.

La salida tiene que ser posterior a la entrada y del mismo día: una jornada no cruza la medianoche. Si alguien trabajó de noche, registra dos jornadas. Si esa persona volvió a fichar la entrada el mismo día, la salida tiene que ser anterior a esa nueva entrada. Si otra persona del panel ya cerró la jornada mientras tenías el formulario abierto, Clybo’ te avisa de que ya tiene salida y no registra una segunda: recarga el registro.

4. Corrige, anula o añade un fichaje

Debajo de las jornadas tienes el log del día: la lista cronológica de fichajes con su hora, la persona y si fueron manuales. Desde ahí puedes editar o anular cualquiera indicando el motivo.

Usa Añadir fichaje manual, a la derecha de la barra del buscador, las vistas Día / Semana / Mes y Solo incidencias, cuando falte un fichaje legítimo. En pantallas estrechas, el botón puede pasar a la siguiente línea. Si un registro es incorrecto, anúlalo explicando la causa en lugar de crear movimientos compensatorios difíciles de interpretar: los fichajes anulados se conservan tachados, nunca se borran.

Clybo’ comprueba cada cambio manual contra el resto del día de esa persona. Una salida tiene que cerrar una entrada abierta de ese mismo día: si falta la jornada entera, añade primero la entrada y después la salida. Tampoco se acepta un cambio que alteraría otra jornada del día, como meter una entrada dentro de una jornada ya cerrada o mover una salida más allá de la siguiente entrada. Si dos personas del panel cambian a la vez los fichajes de la misma persona, se aplican uno detrás de otro y el segundo recibe un aviso si ya no encaja. Para pasar una jornada entera a otro día, anula sus fichajes y añádelos en el día correcto; corregir solo uno de ellos dejaría la jornada incompleta. Una salida y una entrada a la misma hora se leen como dos bloques seguidos: primero termina uno y luego empieza el otro.

5. Marca un día como no trabajado

Si la persona no trabajó, pulsa Marcar como no trabajado en la incidencia Día sin fichar, o el icono de calendario tachado de su fila en la vista Día. Esta acción requiere permisos de gestor y está disponible para días pasados o de hoy sin fichajes vigentes.

Escribe un motivo de al menos cuatro caracteres: por ejemplo, día libre, asuntos propios, vacaciones u otra razón que justifique ese día, y pulsa Guardar.

El día pasa a No trabajado, muestra el motivo en la vista Día y deja de figurar como incidencia. No se crea ninguna entrada ni salida, no suma horas trabajadas y sus horas previstas se descuentan del cómputo del registro. El calendario de entrenamientos de los equipos no cambia. Semana y Mes identifican también ese día.

Puedes volver a abrir el icono para corregir el motivo; cada guardado conserva su autor, fecha y motivo en el log de auditoría. Si después añades un fichaje real, el registro vuelve a calcular la jornada a partir de los fichajes y la justificación anterior permanece en la auditoría.

6. Consulta el log de auditoría

En el panel de la derecha, Ver log de auditoría muestra quién creó o modificó cada fichaje o justificó un día no trabajado, cuándo y con qué motivo. Es lo que se pone delante de la Inspección de Trabajo cuando pregunta por una corrección.

7. Genera la exportación

Cuando necesites entregar el registro, pulsa Generar exportación en la misma tarjeta del Real Decreto 8/2019 y elige el intervalo y las secciones solicitadas. Revisa el resultado antes de compartirlo y conserva el acceso únicamente durante el tiempo necesario. Las descargas anteriores siguen disponibles en Exportaciones.

Cómo se cuentan las horas

• Todas las horas se muestran y se introducen en la zona horaria del club, no en la de tu dispositivo. Si consultas el registro desde otro país, verás las mismas horas que marcó el reloj del club, y una hora que escribas a mano se guarda como hora del club.
• Una jornada suma la diferencia entre su salida y su entrada. Las jornadas sin cerrar no suman horas y cuentan como incidencia.
• Una jornada suma los minutos entre la hora de entrada y la de salida que ves (HH:MM), sin contar segundos: una jornada de 17:00 a 18:00 son 60 min.
• El total del mes va del día 1 al último del mes, y coincide siempre con la suma de las celdas del calendario de esa persona.
• Si una persona entrena dos equipos a la vez, ese rato cuenta una sola vez en sus horas previstas: de 17:00 a 20:30 con un equipo y de 18:00 a 21:00 con otro son 4 h previstas ese día, no 6,5 h. Lo mismo vale para las horas de cada día en la vista Semana de su ficha y para sus Horas/semana.
• La desviación es la diferencia entre las horas registradas y las previstas, con su signo. Se marca en rojo cuando la persona va muy por debajo de lo previsto.

En Inspección de trabajo, elige PDF o CSV. La descarga será un ZIP con un archivo por trabajador que tenga fichajes en el intervalo, incluso si solo hay uno. Descomprime el ZIP y comparte únicamente el archivo de la persona correspondiente. Los nombres llevan un número para distinguir a trabajadores con el mismo nombre.

Los PDF usan los colores de Clybo’, mantienen los datos legales del club y repiten la identificación del trabajador y las columnas en cada página. El periodo completo y las horas se muestran en la zona horaria configurada del club. Los fichajes corregidos y anulados siguen visibles como histórico y no suman tiempo trabajado. Si no hay fichajes, el ZIP contiene un aviso sin-fichajes.txt.

Las descargas generadas anteriormente mantienen su formato original. Genera una nueva exportación para obtener los archivos individuales.

Si algo no sale bien

• Falta una persona: comprueba que siga activa en el club y tenga ficha de personal. Quien causó baja sigue apareciendo en los meses en los que fichó.
• No puedes marcar un día como no trabajado: no puede ser futuro ni tener fichajes vigentes. Revisa y corrige los fichajes erróneos antes de justificar el día.
• No puedes cerrar la jornada: la hora de salida debe ser posterior a la entrada y del mismo día, y el motivo es obligatorio.
• No ves horas previstas ni desviación: el club no tiene entrenadoras asignadas a equipos con horario en esa temporada, o todas tienen Solo algunas franjas sin ninguna marcada; asígnalas en Equipos y volverán a aparecer.
• Las horas previstas de una persona no cuadran: revisa su horario en cada equipo; con Solo algunas franjas no cuentan las demás sesiones ni las sesiones extra a las que no se la añadió. Si cubrió o dejó de dar una sesión concreta, corrígelo en Personal de la sesión del Calendario, también en sesiones pasadas.
• La incidencia continúa: actualiza la consulta y confirma que modificaste el registro correcto.
• La exportación no aparece: revisa el historial de exportaciones y el estado de generación.

El registro horario debe conservarse cuatro años y estar a disposición de la Inspección de Trabajo (Real Decreto 8/2019).

Recordatorios al personal

El personal con notificaciones push activadas recibe avisos 5 minutos antes de la parte de los entrenamientos que tiene asignada (incluidas las sesiones en las que sustituye a alguien) si no ha fichado y 5 minutos después del final previsto si sigue trabajando. El aviso de salida se repite cada hora hasta cerrar. Los entrenamientos seguidos o solapados se agrupan; los huecos separan turnos. Se respetan la zona horaria del club, las cancelaciones, los cambios del calendario y los días no trabajados.

Mantén al día las asignaciones y los horarios de los equipos: de ellos sale el turno previsto. El recordatorio no crea ni corrige fichajes. Una salida olvidada debe corregirse con su hora real y motivo. Consulta los requisitos y el ejemplo en Ficha tu jornada desde la app de staff.

Siguiente paso

Comparte con el personal Ficha tu jornada desde la app de staff. Para otras descargas administrativas consulta Genera y descarga exportaciones.