Controlla il registro orario del personale

Il registro orario riunisce entrate e uscite del personale e le correzioni che applichi. La schermata non ragiona per singole timbrature, ma per giornate: una riga per persona e giorno, con i relativi intervalli lavorati, il totale e lo stato. Ogni correzione conserva il motivo e la relativa traccia.

Prima di iniziare

Definisci chi può controllare e correggere le giornate. Chiedi al personale di usare il proprio account ed evita di condividere le credenziali. Raccogli la giustificazione prima di aggiungere o modificare manualmente un registro.

Le ore previste provengono dal calendario degli allenamenti e dall’orario di ciascuna persona nelle sue squadre: con Tutto l’orario ci si aspetta da lei ogni sessione intera; con Solo alcune fasce, solo la parte che le è stata assegnata. Una sostituzione o una modifica in una sessione specifica (Staff della sessione nel Calendario) si applica sopra: la persona sostituita non ha più quella sessione prevista e chi la sostituisce ce l’ha, anche se non fa parte della squadra. Lo configuri in Squadre, come spiega Gestisci rosa, orari e allenatori di una squadra. Se il tuo club non ha allenatrici assegnate a squadre con orari, la schermata nasconde le colonne delle ore previste e dello scostamento, invece di mostrare uno zero che sembrerebbe un dato reale. Prima della Data di registrazione indicata nella scheda Personale di una persona, e dopo la sua uscita, non è previsto alcun turno: quei giorni non aggiungono ore previste e non compaiono come Giorno senza timbrature.

Procedura

1. Scegli la vista che ti serve

Apri Registro orario. In alto trovi tre viste degli stessi dati:

• Giorno — una riga per persona con la sua linea temporale dalle 07:00 alle 23:00, il totale del giorno e il relativo stato. La barra bordeaux mostra l’orario registrato; la linea grigia tratteggiata in basso mostra quello previsto in base al calendario. Puoi vedere subito se qualcuno è entrato o uscito prima o dopo l’orario atteso. È la vista predefinita.
• Settimana — una matrice persona per giorno: ogni cella indica le ore di quel giorno e cambia colore in base alla loro quantità.
• Mese — il calendario di una persona alla volta, selezionabile con i pulsanti in alto.

Tocca una cella della settimana o un giorno del calendario per aprirlo nella vista Giorno.

2. Controlla cosa richiede la tua attenzione

Il pannello a destra raccoglie le anomalie del mese. Sono esattamente tre:

• Entrata senza uscita — una persona ha timbrato l’entrata senza chiudere la giornata. La giornata non totalizza ore.
• Turno superiore a 12 h — una giornata supera il limite di 12 ore consecutive.
• Giorno senza timbrature — la persona aveva un turno previsto e non ha timbrato né l’entrata né l’uscita.

Ogni anomalia include l’azione diretta e un link per aprire quel giorno. Il pulsante Solo anomalie nella barra mostra solo le righe con un’anomalia, compresi i giorni senza alcuna timbratura.

Se esamini un giorno senza timbrature o un turno di oltre 12 ore e non c’è nulla da correggere, premi Ignora nella sua scheda. L’anomalia smette di richiedere attenzione (un giorno senza timbrature passa a Verificata; un turno lungo resta una giornata chiusa), ma le ore previste continuano a contare nello scostamento del mese, a differenza di segnare il giorno come non lavorato. Puoi tornare indietro con Annulla nell’avviso che compare o, più tardi, con Ripristina avviso nella riga di quel giorno. Un’entrata senza uscita non si può ignorare: va chiusa. Non si può ignorare nemmeno un turno lungo con una richiesta di rettifica in sospeso. Ogni anomalia ignorata e ogni ripristino restano nel registro di audit. Se poi modifichi le timbrature di quel giorno (aggiunta, correzione, annullamento o chiusura di una giornata), l’anomalia ignorata viene ripristinata da sola e, se è ancora valida, ricompare.

Richieste di rettifica. Lo staff può proporre dalla sua app l’orario reale di una giornata senza uscita o di oltre 12 ore. Le trovi nella scheda Richieste di rettifica, sopra le anomalie, e nella campanella; il menu Registro ore mostra quante sono in sospeso. Ogni richiesta indica quanto registrato, la proposta della persona e il motivo:

• Approva registra gli orari proposti come timbrature manuali.
• Esamina apre il dettaglio: puoi modificare entrata e uscita prima di toccare Approva e correggi, con una nota facoltativa.
• Rifiuta richiede un motivo, che la persona riceve. L’anomalia resta aperta e può inviare un’altra proposta.

L’anomalia collegata mostra Richiesta in sospeso e Vedi richiesta. Se modifichi la giornata in altro modo (la chiudi, la correggi o la annulli), la richiesta viene segnata automaticamente come sostituita; se la giornata non ha più nulla da rettificare, resta solo Segna come sostituita. Nessuno può gestire la propria richiesta. La persona riceve un avviso con la decisione, la timbratura originale viene conservata e tutto resta nel registro di controllo.

3. Chiudi una giornata dimenticata

Tocca Chiudi giornata nell’anomalia. Si apre lo stesso modulo Aggiungi timbratura manuale, con il lavoratore, il tipo Uscita e la data della giornata già selezionati. Questi tre campi sono bloccati per chiudere l’entrata corretta; puoi modificare l’ora, il motivo e la nota facoltativa. Clybo’ propone un’ora di uscita in base al turno previsto della persona: correggila se non è corretta e indica il motivo, che è obbligatorio. Alla conferma viene registrata l’uscita mancante come timbratura manuale e l’anomalia scompare.

L’uscita deve essere successiva all’entrata e avvenire nello stesso giorno: una giornata non può oltrepassare la mezzanotte. Se qualcuno ha lavorato di notte, registra due giornate. Se quella persona ha timbrato di nuovo l’entrata lo stesso giorno, l’uscita deve essere precedente a quella nuova entrata. Se un’altra persona del pannello ha già chiuso la giornata mentre avevi il modulo aperto, Clybo’ ti avvisa che ha già un’uscita e non ne registra una seconda: ricarica il registro.

4. Correggi, annulla o aggiungi una timbratura

Sotto le giornate trovi il registro del giorno: l’elenco cronologico delle timbrature con ora, persona e indicazione se sono manuali. Da qui puoi modificarle o annullarle, specificando il motivo.

Usa Aggiungi timbratura manuale, a destra della barra di ricerca, delle viste Giorno / Settimana / Mese e di Solo anomalie, quando manca una timbratura legittima. Sugli schermi stretti il pulsante può andare a capo. Se un registro è errato, annullalo spiegando la causa invece di creare movimenti compensativi difficili da interpretare: le timbrature annullate restano visibili come barrate e non vengono mai eliminate.

Clybo’ controlla ogni modifica manuale rispetto al resto della giornata di quella persona. Un’uscita deve chiudere un’entrata aperta dello stesso giorno: se manca l’intera giornata, aggiungi prima l’entrata e poi l’uscita. Non viene accettata nemmeno una modifica che altererebbe un’altra giornata dello stesso giorno, come inserire un’entrata dentro una giornata già chiusa o spostare un’uscita oltre l’entrata successiva. Se due persone del pannello modificano contemporaneamente le timbrature della stessa persona, le modifiche vengono applicate una dopo l’altra e la seconda riceve un avviso se non è più compatibile. Per spostare un’intera giornata a un altro giorno, annulla le sue timbrature e aggiungile nel giorno giusto; correggerne solo una lascerebbe la giornata incompleta. Un’uscita e un’entrata alla stessa ora si leggono come due blocchi consecutivi: prima finisce uno e poi inizia l’altro.

5. Contrassegna un giorno come non lavorato

Se la persona non ha lavorato, tocca Contrassegna come non lavorato nell’anomalia Giorno senza timbrature, oppure l’icona del calendario barrato nella sua riga della vista Giorno. Questa azione richiede i permessi di gestore ed è disponibile per i giorni passati o per oggi, purché non ci siano timbrature valide.

Inserisci un motivo di almeno quattro caratteri, ad esempio giorno libero, motivi personali, ferie o un’altra ragione che giustifichi quel giorno, quindi tocca Salva.

Il giorno passa allo stato Non lavorato, mostra il motivo nella vista Giorno e non compare più tra le anomalie. Non viene creata alcuna entrata o uscita, non vengono conteggiate ore lavorate e le ore previste vengono sottratte dal calcolo del registro. Il calendario degli allenamenti delle squadre non cambia. Anche Settimana e Mese identificano quel giorno.

Puoi riaprire l’icona per correggere il motivo; ogni salvataggio conserva autore, data e motivo nel registro di audit. Se in seguito aggiungi una timbratura reale, la giornata viene ricalcolata in base alle timbrature e la giustificazione precedente resta nell’audit.

6. Consulta il registro di audit

Nel pannello a destra, Visualizza registro di audit mostra chi ha creato o modificato ogni timbratura o giustificato un giorno non lavorato, quando lo ha fatto e con quale motivo. È il documento da presentare all’Ispettorato del lavoro in caso di richiesta di chiarimenti su una correzione.

7. Genera l’esportazione

Quando devi consegnare il registro, tocca Genera esportazione nella stessa scheda del Real Decreto 8/2019 e scegli l’intervallo e le sezioni richiesti. Controlla il risultato prima di condividerlo e mantieni l’accesso solo per il tempo necessario. Le esportazioni precedenti restano disponibili in Esportazioni.

Come vengono conteggiate le ore

• Tutte le ore vengono visualizzate e inserite nel fuso orario del club, non in quello del dispositivo. Se consulti il registro da un altro Paese, vedrai gli stessi orari registrati dall’orologio del club; anche un orario inserito a mano viene salvato come orario del club.
• Una giornata totalizza la differenza tra uscita ed entrata. Le giornate non chiuse non totalizzano ore e sono considerate anomalie.
• Una giornata conta i minuti tra l’ora di entrata e quella di uscita che vedi (HH:MM), senza i secondi: una giornata dalle 17:00 alle 18:00 vale 60 min.
• Il totale del mese va dal giorno 1 all’ultimo giorno del mese e corrisponde sempre alla somma delle celle del calendario di quella persona.
• Se una persona allena due squadre contemporaneamente, quel tempo conta una sola volta nelle sue ore previste: dalle 17:00 alle 20:30 con una squadra e dalle 18:00 alle 21:00 con un’altra sono 4 h previste quel giorno, non 6,5 h. Lo stesso vale per le ore di ogni giorno nella vista Settimana della sua scheda e per le sue Ore/settimana.
• Lo scostamento è la differenza, con il relativo segno, tra le ore registrate e quelle previste. Viene contrassegnato in rosso quando la persona è molto al di sotto delle ore previste.

In Ispezione del lavoro, scegli PDF o CSV. Il download sarà uno ZIP con un file per ogni lavoratore con timbrature nell’intervallo, anche se ce n’è uno solo. Estrai lo ZIP e condividi soltanto il file della persona interessata. I nomi includono un numero per distinguere i lavoratori con lo stesso nome.

I PDF usano i colori di Clybo’, mantengono i dati legali del club e ripetono su ogni pagina l’identificazione del lavoratore e le colonne. L’intero periodo e le ore sono mostrati nel fuso orario configurato per il club. Le timbrature corrette e annullate restano visibili come storico e non sommano tempo lavorato. Se non ci sono timbrature, lo ZIP contiene un avviso sin-fichajes.txt.

I download generati in precedenza mantengono il formato originale. Genera una nuova esportazione per ottenere i file individuali.

Se qualcosa non funziona

• Manca una persona: controlla che sia ancora attiva nel club e che abbia una scheda del personale. Chi ha terminato il rapporto continua a comparire nei mesi in cui ha timbrato.
• Non puoi contrassegnare un giorno come non lavorato: non può essere futuro né contenere timbrature valide. Controlla e correggi le timbrature errate prima di giustificare il giorno.
• Non puoi chiudere la giornata: l’ora di uscita deve essere successiva all’entrata e dello stesso giorno; il motivo è obbligatorio.
• Non vedi le ore previste o lo scostamento: nella stagione il club non ha allenatrici assegnate a squadre con orari, oppure tutte hanno Solo alcune fasce senza nessuna selezionata; assegnale in Squadre e le colonne ricompariranno.
• Le ore previste di una persona non tornano: controlla il suo orario in ciascuna squadra; con Solo alcune fasce non contano le altre sessioni né le sessioni extra a cui non è stata aggiunta. Se ha coperto o ha smesso di tenere una sessione specifica, correggilo in Staff della sessione del Calendario, anche nelle sessioni passate.
• L’anomalia persiste: aggiorna la schermata e verifica di aver modificato il registro corretto.
• L’esportazione non compare: controlla lo storico delle esportazioni e lo stato della generazione.

Il registro orario deve essere conservato per quattro anni e messo a disposizione dell’Ispettorato del lavoro (Real Decreto 8/2019).

Promemoria al personale

Il personale con notifiche push attivate riceve un avviso 5 minuti prima della parte degli allenamenti che le è stata assegnata (comprese le sessioni in cui sostituisce qualcuno) se non ha timbrato, e 5 minuti dopo la fine prevista se sta ancora lavorando. L’avviso di uscita si ripete ogni ora finché la giornata non viene chiusa. Gli allenamenti consecutivi o sovrapposti vengono raggruppati; gli intervalli separano i turni. Si tiene conto del fuso orario del club, delle cancellazioni, delle modifiche al calendario e dei giorni non lavorati.

Mantieni aggiornate le assegnazioni e gli orari delle squadre: da lì deriva il turno previsto. Il promemoria non crea né corregge timbrature. Un’uscita dimenticata deve essere corretta con l’ora reale e il motivo. Consulta i requisiti e l’esempio in Registra la tua giornata dall’app staff.

Passo successivo

Condividi con il personale Registra la tua giornata dall’app staff. Per altri download amministrativi, consulta Genera e scarica esportazioni.