Перевірте облік робочого часу персоналу

Облік робочого часу містить початок і завершення роботи персоналу та виправлення, які ви вносите. Екран показує не окремі записи, а зміни: один рядок на людину за день, із відпрацьованими проміжками, загальною тривалістю та статусом. Для кожного виправлення зберігаються причина й історія.

Перш ніж почати

Визначте, хто може перевіряти та виправляти зміни. Попросіть персонал використовувати власні облікові записи й не передавати доступ іншим. Перш ніж додавати чи змінювати запис вручну, зберіть обґрунтування.

Запланований час визначається за календарем тренувань і розкладом кожної людини в її командах: з Увесь розклад від неї очікується кожне заняття повністю; з Лише деякі проміжки — лише призначена їй частина. Заміна або зміна в окремому занятті (Персонал заняття у Календарі) накладається зверху: людина, яку замінили, більше не має цього заняття в плані, а той, хто її замінює, має його, навіть якщо він не належить до команди. Це налаштовується в розділі «Команди», як пояснено в інструкції Керуйте складом, розкладом і тренерами команди. Якщо в клубі тренерів не призначено до команд із розкладом, екран приховує стовпці запланованого часу й відхилення, а не показує нуль, який міг би сприйматися як справжнє значення. До Дати приєднання в картці працівника та після звільнення жодна зміна не очікується: ці дні не додають запланованих годин і не позначаються як Не зареєстровано день.

Покрокова інструкція

1. Виберіть потрібне подання

Відкрийте Облік робочого часу. Угорі є три подання тих самих даних:

• День — один рядок на людину з часовою шкалою від 07:00 до 23:00, загальною тривалістю дня та статусом. Темно-бордова смуга показує зареєстрований час, а нижня сіра пунктирна лінія — запланований час за календарем. Так одразу видно, чи людина почала або завершила роботу раніше чи пізніше. Це подання відкривається за замовчуванням.
• Тиждень — таблиця людей і днів; у кожній клітинці показано години цього дня, а колір залежить від їхньої кількості.
• Місяць — календар однієї людини, яку можна вибрати за допомогою чипів угорі.

Натисніть будь-яку клітинку тижня або день у календарі, щоб відкрити його в поданні «День».

2. Перегляньте те, що потребує уваги

Праворуч на панелі зібрано інциденти за місяць. Їх рівно три:

• Початок без завершення — людина зареєструвала початок, але не завершила зміну. Така зміна не додає годин.
• Зміна понад 12 год — безперервна зміна перевищила ліміт 12 годин.
• Не зареєстровано день — людина мала заплановану зміну, але не зареєструвала ані початок, ані завершення.

Для кожного інциденту є пряма дія та посилання на відповідний день. Кнопка Лише інциденти залишає рядки з інцидентами, включно з днями без жодної реєстрації.

Якщо ви переглянули день без реєстрацій або зміну понад 12 годин і нічого не потрібно виправляти, натисніть Відхилити на її картці. Інцидент більше не потребує уваги (день без реєстрацій отримує статус Переглянуто; довга зміна лишається закритою), але заплановані години й далі враховуються у відхиленні за місяць, на відміну від позначення дня як неробочого. Це можна скасувати кнопкою Скасувати у сповіщенні, що з’явиться, або пізніше кнопкою Відновити сповіщення в рядку цього дня. Початок без завершення відхилити не можна: його потрібно закрити. Також не можна відхилити довгу зміну, для якої є запит на виправлення, що очікує розгляду. Кожне відхилення й кожне відновлення зберігаються в журналі аудиту. Якщо згодом ви зміните записи цього дня (додавання, виправлення, скасування чи закриття зміни), відхилення знімається автоматично, і, якщо інцидент лишається, він знову з’являється.

Запити на виправлення. Працівники можуть запропонувати у своєму застосунку реальний час зміни немає завершення або зміни понад 12 годин. Ви побачите їх у картці Запити на виправлення над проблемами та в дзвіночку; пункт меню Облік робочого часу показує, скільки запитів очікує розгляду. Кожен запит показує записаний час, пропозицію працівника та причину:

• Схвалити записує запропонований час як ручні записи.
• Переглянути відкриває подробиці: перед тим як натиснути Схвалити й виправити, можна змінити початок і завершення та додати примітку.
• Відмовити вимагає причини, яку отримає працівник. Проблема залишається відкритою, і він може надіслати іншу пропозицію.

Пов’язана проблема показує Запит на розгляді та Переглянути запит. Якщо змінити зміну іншим способом (закрити, виправити чи скасувати), запит автоматично позначається як замінений; якщо виправляти вже нічого, доступно лише Позначити як замінений. Ніхто не може розглянути власний запит. Працівник отримує сповіщення про рішення, початковий запис зберігається, а все залишається в журналі аудиту.

3. Закрийте забуту зміну

Натисніть Завершити зміну в картці інциденту. Відкриється та сама форма Додати запис вручну, де вже вибрано працівника, тип Завершення та дату цієї зміни. Ці три поля закріплено, щоб завершити потрібний запис; час, причину та необов’язкову примітку можна змінити. Clybo’ пропонує час завершення на основі запланованої зміни цієї людини; виправте його, якщо фактичний час був іншим, і вкажіть обов’язкову причину. Після підтвердження буде додано відсутній запис завершення вручну, а інцидент зникне.

Завершення має бути пізніше за початок і в межах того самого дня: зміна не переходить через північ. Якщо людина працювала вночі, зареєструйте дві зміни. Якщо ця людина того ж дня знову зареєструвала початок, завершення має бути раніше за цей новий початок. Якщо інша людина в панелі вже закрила зміну, поки у вас була відкрита форма, Clybo’ повідомить, що завершення вже є, і не зареєструє друге: оновіть реєстр.

4. Виправте, скасуйте або додайте запис

Під змінами є Журнал дня — хронологічний список записів із часом, людиною та позначкою, чи додано їх вручну. Звідти можна редагувати або скасовувати будь-який запис, указавши причину.

Якщо бракує справжнього запису, натисніть Додати запис вручну праворуч від панелі пошуку, подань День / Тиждень / Місяць і параметра Лише інциденти. На вузькому екрані кнопка може перейти на наступний рядок. Якщо запис неправильний, скасуйте його з поясненням замість створення складних для тлумачення компенсувальних записів: скасовані записи залишаються перекресленими, їх не видаляють.

Clybo’ перевіряє кожну ручну зміну з рештою дня цієї людини. Завершення має закривати відкритий початок того самого дня: якщо бракує всієї зміни, спершу додайте початок, а потім завершення. Також не приймається зміна, яка вплинула б на іншу зміну того дня, наприклад початок усередині вже закритої зміни або завершення, перенесене за наступний початок. Якщо дві людини в панелі одночасно змінюють записи тієї самої людини, зміни застосовуються по черзі, а друга отримає попередження, якщо вона вже не підходить. Щоб перенести всю зміну на інший день, скасуйте її записи й додайте їх у правильний день; виправлення лише одного з них залишить зміну неповною. Завершення й початок в один і той самий час читаються як два послідовні блоки: спершу закінчується один, потім починається інший.

5. Позначте день як неробочий

Якщо людина не працювала, натисніть Позначити як неробочий в інциденті Не зареєстровано день або значок перекресленого календаря в її рядку подання День. Для цієї дії потрібні права менеджера; вона доступна для минулих або поточного днів без чинних записів.

Укажіть причину завдовжки щонайменше чотири символи — наприклад, вихідний, особисті справи, відпустка або інше обґрунтування — й натисніть Зберегти.

День набуде статусу Неробочий, причина відобразиться в поданні «День», і він перестане вважатися інцидентом. Записів початку чи завершення не створюється, відпрацьовані години не додаються, а заплановані години віднімаються від розрахунку обліку. Календар тренувань команд не змінюється. У поданнях «Тиждень» і «Місяць» цей день також буде позначено.

Значок можна знову відкрити й виправити причину; для кожного збереження в журналі аудиту фіксуються автор, дата й причина. Якщо пізніше додати справжній запис робочого часу, зміна розраховуватиметься за записами, а попереднє обґрунтування залишиться в журналі аудиту.

6. Перегляньте журнал аудиту

Праворуч на панелі кнопка Переглянути журнал аудиту показує, хто й коли створив або змінив запис чи обґрунтував неробочий день і з якої причини. Саме цей журнал надають Інспекції праці, коли вона запитує про виправлення.

7. Створіть експорт

Щоб надати облік, натисніть Створити експорт у тій самій картці Королівського декрету 8/2019 та виберіть потрібний період і розділи. Перегляньте результат перед поширенням і надавайте доступ лише на потрібний час. Попередні завантаження й далі доступні в розділі Експорти.

Як розраховуються години

• Усі години відображаються й вводяться в часовому поясі клубу, а не пристрою. Якщо ви переглядаєте записи з іншої країни, побачите ті самі показання годинника клубу; час, введений вручну, також зберігається за часовим поясом клубу.
• Тривалість зміни — це різниця між часом завершення й початку. Незавершені зміни не додають годин і вважаються інцидентом.
• Зміна враховує хвилини між часом початку й завершення, які ви бачите (ГГ:ХХ), без секунд: зміна з 17:00 до 18:00 — це 60 хв.
• Підсумок місяця охоплює період від дня 1 до останнього дня місяця й завжди дорівнює сумі клітинок календаря цієї людини.
• Якщо людина тренує дві команди одночасно, цей час зараховується в заплановані години лише один раз: з 17:00 до 20:30 з однією командою і з 18:00 до 21:00 з іншою — це 4 год запланованих того дня, а не 6,5 год. Те саме стосується годин кожного дня у поданні Тиждень у профілі та показника Годин/тиждень.
• Відхилення — це різниця зі знаком між зареєстрованими й запланованими годинами. Воно позначається червоним, коли людина відпрацювала значно менше запланованого.

У розділі Інспекція праці виберіть PDF або CSV. Завантаження буде ZIP-архівом з окремим файлом для кожного працівника, який має записи за цей період, навіть якщо працівник один. Розпакуйте ZIP й поширюйте лише файл відповідної людини. До назв додано число, щоб відрізняти працівників з однаковими іменами.

У PDF використовуються кольори Clybo’, зберігаються юридичні дані клубу, а ідентифікація працівника й стовпці повторюються на кожній сторінці. Весь період і час показано в налаштованому часовому поясі клубу. Виправлені й скасовані записи залишаються в історії, але не додають відпрацьованого часу. Якщо записів немає, у ZIP міститься файл із повідомленням sin-fichajes.txt.

Раніше створені завантаження зберігають початковий формат. Створіть новий експорт, щоб отримати окремі файли.

Якщо щось не працює

• Людини немає в списку: переконайтеся, що вона й далі активна в клубі й має профіль персоналу. Люди, які вже залишили клуб, залишаються в місяцях, за які вони реєстрували робочий час.
• Не вдається позначити день як неробочий: він не може бути майбутнім або містити чинні записи. Перш ніж обґрунтувати день, перевірте й виправте неправильні записи.
• Не вдається завершити зміну: час завершення має бути пізнішим за початок у межах того самого дня, а причина обов’язкова.
• Не відображаються заплановані години чи відхилення: у клубі немає тренерів, призначених до команд із розкладом цього сезону, або в усіх вибрано Лише деякі проміжки без жодного позначеного; призначте їх у розділі «Команди», і показники з’являться.
• Заплановані години людини не збігаються: перевірте її розклад у кожній команді; з Лише деякі проміжки інші заняття та додаткові заняття, до яких її не додано, не враховуються. Якщо вона підмінила або перестала проводити окреме заняття, виправте це в Персонал заняття у Календарі, також для минулих занять.
• Інцидент залишається: оновіть дані й перевірте, чи змінили правильний запис.
• Експорт не відображається: перевірте історію експортів і статус створення.

Облік робочого часу потрібно зберігати чотири роки й надавати Інспекції праці (Королівський декрет 8/2019).

Нагадування персоналу

Працівники з увімкненими push-сповіщеннями отримують нагадування за 5 хвилин до призначеної їм частини тренувань (зокрема занять, на яких вони когось замінюють), якщо ще не зареєстрували початок, і через 5 хвилин після запланованого завершення, якщо вони досі працюють. Повідомлення про завершення надходить щогодини, доки зміну не закрито. Послідовні або накладені тренування об’єднуються; перерви розділяють зміни. Враховуються часовий пояс клубу, скасування, зміни календаря та неробочі дні.

Оновлюйте призначення й розклад команд: саме вони визначають запланований час. Нагадування не створює й не виправляє записи. Забуте завершення потрібно виправити, указавши фактичний час і причину. Вимоги й приклад наведено в інструкції Реєструйте робочий час у застосунку staff.

Наступний крок

Поділіться з персоналом інструкцією Реєструйте робочий час у застосунку staff. Про інші адміністративні завантаження дивіться в інструкції Створюйте й завантажуйте експорти.