Reveja o registo de horas do pessoal

O registo de horas reúne as entradas e saídas do pessoal e as correções que fizer. O ecrã organiza os dados por turnos, e não por marcações isoladas: uma linha por pessoa e dia, com os períodos trabalhados, o total e o estado. Todas as correções mantêm o motivo e o respetivo histórico.

Antes de começar

Defina quem pode rever e corrigir turnos. Peça ao pessoal que utilize a própria conta e evite partilhar acessos. Reúna a justificação antes de adicionar ou alterar manualmente um registo.

As horas previstas são calculadas a partir do calendário de treinos e do horário de cada pessoa nas suas equipas: com Todo o horário, espera-se que trabalhe cada sessão completa; com Só alguns horários, apenas a parte que lhe está atribuída. Uma substituição ou uma alteração numa sessão concreta (Equipa da sessão no Calendário) aplica-se por cima: a pessoa substituída deixa de ter essa sessão prevista e quem a substitui passa a tê-la, mesmo que não esteja na equipa. Configura-o em Equipas, como explica Gira plantel, horários e treinadores de uma equipa. Se o clube não tiver treinadoras associadas a equipas com horários, o ecrã oculta as colunas de horas previstas e desvio, em vez de mostrar um zero que pareça um dado real. Antes da Data de registo na ficha de Pessoal de uma pessoa, e depois da sua saída, não se espera nenhum turno: esses dias não somam horas previstas nem aparecem como Dia sem marcação.

Passo a passo

1. Escolha a vista de que precisa

Abra Registo de horas. No topo, tem três vistas dos mesmos dados:

• Dia — uma linha por pessoa, com a linha temporal das 07:00 às 23:00, o total diário e o estado. A barra grená mostra o horário registado e a linha cinzenta tracejada por baixo indica o horário previsto segundo o calendário. Assim, pode ver num relance se alguém entrou ou saiu antes ou depois do esperado. É a vista predefinida.
• Semana — uma matriz de pessoa por dia; cada célula mostra as horas desse dia e muda de cor consoante a quantidade.
• Mês — o calendário de uma pessoa de cada vez, selecionada através dos chips no topo.

Toque numa célula da semana ou num dia do calendário para o abrir na vista Dia.

2. Veja o que precisa da sua atenção

O painel à direita reúne as ocorrências do mês. Existem exatamente três:

• Entrada sem saída — alguém marcou a entrada, mas não fechou o turno. Esse turno não soma horas.
• Turno superior a 12 h — um turno ultrapassa o limite de 12 horas consecutivas.
• Dia sem marcação — a pessoa tinha um turno previsto, mas não marcou entrada nem saída.

Cada ocorrência tem uma ação direta e uma ligação para abrir esse dia. O botão Só ocorrências na barra mostra apenas as linhas com ocorrências, incluindo dias sem nenhuma marcação.

Se rever um dia sem marcações ou um turno de mais de 12 horas e não houver nada a corrigir, carregue em Descartar no respetivo cartão. A ocorrência deixa de pedir atenção (um dia sem marcações passa a Revista; um turno longo continua como turno fechado), mas as horas previstas continuam a contar no desvio do mês, ao contrário de marcar o dia como não trabalhado. Pode reverter com Anular no aviso que aparece ou, mais tarde, com Restaurar aviso na linha desse dia. Uma entrada sem saída não pode ser descartada: tem de ser fechada. Também não se descarta um turno longo com um pedido de retificação pendente. Cada descarte e cada restauro ficam no registo de auditoria. Se depois alterar as marcações desse dia (adicionar, corrigir, anular ou fechar um turno), o descarte é retirado automaticamente e, se a ocorrência se mantiver, volta a aparecer.

Pedidos de retificação. A equipa pode propor na app a hora real de uma jornada sem saída ou com mais de 12 horas. Vê-os no cartão Pedidos de retificação, acima das incidências, e no sino; o menu Registo de horas mostra quantos estão pendentes. Cada pedido indica o registado, o que a pessoa propõe e o motivo:

• Aprovar regista as horas propostas como registos manuais.
• Rever abre o detalhe: pode ajustar a entrada e a saída antes de tocar em Aprovar e corrigir, com uma nota opcional.
• Rejeitar exige um motivo, que a pessoa recebe. A incidência continua aberta e pode enviar outra proposta.

A incidência ligada mostra Pedido pendente e Ver pedido. Se alterar a jornada por outra via (fechar, corrigir ou anular), o pedido fica marcado como substituído automaticamente; se a jornada já não tiver nada a retificar, só admite Marcar como substituído. Ninguém pode resolver o próprio pedido. A pessoa recebe um aviso com a decisão, o registo original é conservado e tudo fica no registo de auditoria.

3. Feche um turno esquecido

Toque em Fechar turno na ocorrência. Abre-se o mesmo formulário de Adicionar marcação manual, com a pessoa, o tipo Saída e a data desse turno já selecionados. Estes três campos ficam fixos para fechar a entrada correta; pode alterar a hora, o motivo e a nota opcional. A Clybo’ sugere uma hora de saída com base no turno previsto dessa pessoa; corrija-a se for diferente e escreva o motivo, que é obrigatório. Ao confirmar, é registada a saída em falta como marcação manual e a ocorrência desaparece.

A saída tem de ser posterior à entrada e no mesmo dia: um turno não atravessa a meia-noite. Se alguém trabalhou durante a noite, registe dois turnos. Se essa pessoa voltou a registar a entrada no mesmo dia, a saída tem de ser anterior a essa nova entrada. Se outra pessoa do painel já fechou o turno enquanto tinha o formulário aberto, a Clybo’ avisa que já tem saída e não regista uma segunda: recarregue o registo.

4. Corrija, anule ou adicione uma marcação

Por baixo dos turnos encontra o registo do dia: uma lista cronológica de marcações, com a hora, a pessoa e a indicação de que foram manuais. A partir daí, pode editar ou anular qualquer marcação, indicando o motivo.

Utilize Adicionar marcação manual, à direita da barra de pesquisa, das vistas Dia / Semana / Mês e Só ocorrências, quando faltar uma marcação legítima. Em ecrãs estreitos, o botão pode passar para a linha seguinte. Se um registo estiver incorreto, anule-o e explique a causa, em vez de criar movimentos compensatórios difíceis de interpretar: as marcações anuladas permanecem riscadas, nunca são eliminadas.

A Clybo’ verifica cada alteração manual em relação ao resto do dia dessa pessoa. Uma saída tem de fechar uma entrada aberta do mesmo dia: se faltar o turno inteiro, adicione primeiro a entrada e depois a saída. Também não é aceite uma alteração que afetaria outro turno do dia, como colocar uma entrada dentro de um turno já fechado ou mover uma saída para depois da entrada seguinte. Se duas pessoas do painel alterarem ao mesmo tempo as marcações da mesma pessoa, as alterações são aplicadas uma após a outra e a segunda recebe um aviso se já não encaixar. Para passar um turno inteiro para outro dia, anule as suas marcações e adicione-as no dia correto; corrigir só uma delas deixaria o turno incompleto. Uma saída e uma entrada à mesma hora são lidas como dois blocos seguidos: primeiro termina um e depois começa o outro.

5. Marque um dia como não trabalhado

Se a pessoa não tiver trabalhado, toque em Marcar como não trabalhado na ocorrência Dia sem marcação, ou no ícone de calendário riscado da respetiva linha na vista Dia. Esta ação exige permissões de gestor e está disponível para dias passados ou para o dia atual sem marcações válidas.

Escreva um motivo com pelo menos quatro caracteres — por exemplo, folga, assuntos pessoais, férias ou outra razão que justifique esse dia — e toque em Guardar.

O dia passa a Não trabalhado, mostra o motivo na vista Dia e deixa de constar como ocorrência. Não é criada nenhuma entrada nem saída, não soma horas trabalhadas e as horas previstas são descontadas do cálculo do registo. O calendário de treinos das equipas não se altera. Semana e Mês também identificam esse dia.

Pode voltar a abrir o ícone para corrigir o motivo; cada gravação mantém o autor, a data e o motivo no registo de auditoria. Se adicionar posteriormente uma marcação real, o registo volta a calcular o turno a partir das marcações e a justificação anterior permanece na auditoria.

6. Consulte o registo de auditoria

No painel à direita, Ver registo de auditoria mostra quem criou ou alterou cada marcação ou justificou um dia não trabalhado, quando o fez e por que motivo. É o registo apresentado à Inspeção do Trabalho quando esta pergunta sobre uma correção.

7. Gere a exportação

Quando precisar de entregar o registo, toque em Gerar exportação no mesmo cartão do Real Decreto 8/2019 e escolha o intervalo e as secções pedidos. Reveja o resultado antes de o partilhar e mantenha o acesso apenas durante o tempo necessário. As transferências anteriores continuam disponíveis em Exportações.

Como são calculadas as horas

• Todas as horas são apresentadas e introduzidas no fuso horário do clube, não no do seu dispositivo. Se consultar o registo noutro país, verá as mesmas horas que o relógio do clube registou; uma hora introduzida manualmente é guardada como hora do clube.
• Um turno soma a diferença entre a saída e a entrada. Os turnos por fechar não somam horas e contam como ocorrência.
• Um turno soma os minutos entre a hora de entrada e a de saída que vê (HH:MM), sem segundos: um turno das 17:00 às 18:00 são 60 min.
• O total mensal vai do dia 1 ao último dia do mês e corresponde sempre à soma das células do calendário dessa pessoa.
• Se uma pessoa treina duas equipas ao mesmo tempo, esse período conta uma só vez nas suas horas previstas: das 17:00 às 20:30 com uma equipa e das 18:00 às 21:00 com outra são 4 h previstas nesse dia, não 6,5 h. O mesmo se aplica às horas de cada dia na vista Semana da sua ficha e às suas Horas/semana.
• O desvio é a diferença, com sinal, entre as horas registadas e as previstas. É assinalado a vermelho quando a pessoa está muito abaixo do previsto.

Em Inspeção do Trabalho, escolha PDF ou CSV. A transferência será um ZIP com um ficheiro por trabalhador que tenha marcações no intervalo, mesmo que exista apenas um. Extraia o ZIP e partilhe apenas o ficheiro da pessoa correspondente. Os nomes incluem um número para distinguir trabalhadores com o mesmo nome.

Os PDFs utilizam as cores da Clybo’, mantêm os dados legais do clube e repetem a identificação do trabalhador e as colunas em todas as páginas. O período completo e as horas são apresentados no fuso horário configurado para o clube. As marcações corrigidas e anuladas continuam visíveis no histórico e não somam tempo de trabalho. Se não houver marcações, o ZIP inclui o aviso sin-fichajes.txt.

As exportações geradas anteriormente mantêm o formato original. Gere uma nova exportação para obter os ficheiros individuais.

Se algo não correr como esperado

• Falta uma pessoa: confirme que continua ativa no clube e tem uma ficha de pessoal. Quem saiu do clube continua a aparecer nos meses em que registou horas.
• Não consegue marcar um dia como não trabalhado: não pode ser uma data futura nem ter marcações válidas. Reveja e corrija as marcações erradas antes de justificar o dia.
• Não consegue fechar o turno: a hora de saída tem de ser posterior à entrada e no mesmo dia, e o motivo é obrigatório.
• Não vê horas previstas nem desvio: o clube não tem treinadoras associadas a equipas com horários nessa época, ou todas têm Só alguns horários sem nenhum marcado; associe-as em Equipas para que voltem a aparecer.
• As horas previstas de uma pessoa não batem certo: reveja o respetivo horário em cada equipa; com Só alguns horários, as restantes sessões e as sessões extra a que não foi adicionada não contam. Se cobriu ou deixou de dar uma sessão concreta, corrija-o em Equipa da sessão do Calendário, também em sessões passadas.
• A ocorrência continua a aparecer: atualize a consulta e confirme se alterou o registo correto.
• A exportação não aparece: consulte o histórico de exportações e o estado da geração.

O registo de horas tem de ser conservado durante quatro anos e estar disponível para a Inspeção do Trabalho (Real Decreto 8/2019).

Lembretes ao pessoal

O pessoal com notificações push ativas recebe avisos 5 minutos antes da parte dos treinos que lhe está atribuída (incluindo as sessões em que substitui alguém), se ainda não tiver registado a entrada, e 5 minutos depois da hora prevista de fim, se continuar a trabalhar. O aviso de saída repete-se de hora a hora até fechar o turno. Os treinos seguidos ou sobrepostos são agrupados; os intervalos separam turnos. São respeitados o fuso horário do clube, os cancelamentos, as alterações do calendário e os dias não trabalhados.

Mantenha atualizadas as associações e os horários das equipas: é daí que vem o turno previsto. O lembrete não cria nem corrige marcações. Uma saída esquecida deve ser corrigida com a hora real e o motivo. Consulte os requisitos e o exemplo em Registe o seu turno na app de staff.

Próximo passo

Partilhe com o pessoal Registe o seu turno na app de staff. Para outras transferências administrativas, consulte Gere e transfira exportações.