Resposta rápida
Em Exportações, escolha o tipo e o período, inicie a geração e acompanhe o estado. As inscrições exportam-se a partir de Formulários, com pré-visualização antes de gerar. Quando o ficheiro estiver pronto, descarregue-o no histórico e revogue o acesso se já não precisar dele.
As exportações convertem informações do clube em ficheiros para revisão, contabilidade ou conformidade. O conteúdo pode incluir dados pessoais ou económicos; por isso, deve ser partilhado com o menor acesso possível e para uma finalidade definida.
Antes de começar
Confirme o tipo de informação, o intervalo e o destinatário. Evite gerar períodos mais longos do que o necessário. Certifique-se de que a pessoa que vai descarregar tem permissões e um local seguro onde guardar o ficheiro.
Passo a passo
1. Abra Exportações
No painel, abra Exportações. Utilize os separadores Contabilidade, Inspeção do trabalho e Inscrições para consultar o histórico. As exportações de inscrições são geradas em cada formulário; o último separador apresenta o respetivo histórico.
2. Defina o período e o âmbito
Toque em Nova exportação, selecione o tipo de pacote, indique o período e o formato e preencha as opções necessárias. Confirme que o intervalo é válido e inclui apenas as informações solicitadas.
Em Inspeção do trabalho, escolha PDF ou CSV. A descarga será um ZIP com um ficheiro por trabalhador com registos de ponto no intervalo, mesmo que só haja um trabalhador. Descomprima o ZIP e partilhe apenas o ficheiro da pessoa correspondente. Os nomes incluem um número para distinguir trabalhadores com o mesmo nome.
Os PDFs utilizam as cores do Clybo’, mantêm os dados legais do clube e repetem a identificação do trabalhador e as colunas em cada página. O período completo e as horas são apresentados no fuso horário configurado para o clube. Os registos de ponto corrigidos e anulados continuam visíveis no histórico e não contam como tempo trabalhado. Se não houver registos, o ZIP inclui o aviso sin-fichajes.txt.
As descargas geradas anteriormente mantêm o formato original. Gere uma nova exportação para obter os ficheiros individuais.
3. Exporte as inscrições de um formulário
As inscrições não se exportam a partir de Nova exportação. Há dois acessos. O mais rápido está em Inscrições: o botão Exportar inscrições, junto ao seletor de formulário, abre a janela para o formulário escolhido no seletor. Se o seletor estiver em Todos os formulários, exporta todos os formulários com inscrições, um ficheiro por formulário, com todas as colunas e sem escolher colunas, ordenação nem pré-visualização. O seletor só lista formulários com inscrições, incluindo os arquivados, e o botão fica desativado se não houver nenhum. O outro acesso está em Formulários: abra o menu de ações da linha e escolha Exportar inscrições, ou selecione vários formulários e utilize Exportar na barra de ações, que também exporta cada formulário separadamente sem opções nem pré-visualização. Precisa de permissões de administração do clube.
A janela Exportar inscrições tem dois passos. No primeiro define as opções:
- Formato: Excel (XLSX) aparece primeiro, marcado como Recomendado e selecionado por predefinição; abre no Excel, no Numbers e no Google Sheets. CSV gera texto separado por vírgulas, para importar noutros programas. PDF cria uma lista para imprimir com o logótipo e as cores do clube.
- Colunas a exportar: marque as que precisa, agrupadas em Atleta, Tutor / contacto, Pagamento, Respostas do formulário, Consentimentos e Documentos. Os botões Todas e Nenhuma selecionam ou esvaziam o conjunto.
- Ordenar por: escolha Data de inscrição ou qualquer das colunas marcadas, por ordem Ascendente ou Descendente. As colunas de texto ordenam-se alfabeticamente sem distinguir acentos nem maiúsculas; os valores vazios ficam no fim.
- Adicionar uma caixa de seleção no início de cada linha: apenas em PDF. Imprime um quadrado vazio em cada linha para marcar presenças em papel.
- Incluir dados sensíveis (médicos, documento, telefone): são dados especialmente protegidos (RGPD art. 9.º). Ative esta opção apenas se o destinatário precisar deles.
- Filtrar por estado (opcional): Pendentes, Revistas, Aceites, Rejeitadas ou Abandonadas.
O PDF é horizontal. Até 7 colunas saem em tabela; com mais, uma ficha por inscrição, e a caixa aparece junto ao título de cada ficha. O cabeçalho inclui o logótipo guardado em Definições → Identidade visual; sem logótipo, tem apenas texto. O cabeçalho e os títulos da tabela usam a cor principal do clube quando é suficientemente escura para se ler sobre branco; caso contrário, usam a cor secundária e, se também não for legível, o preto. Os clubes sem cores de marca recebem o grená do Clybo’.
Toque em Ver pré-visualização. A Pré-visualização mostra as 15 primeiras linhas tal como sairão no ficheiro: os mesmos cabeçalhos de coluna em espanhol, a mesma ordem e a mesma formatação. Em CSV e Excel começa por Estado, Código, Fecha de inscripción e Revisada el; em PDF começa por Nº e, se a tiver ativado, a caixa de seleção. Verá o total de inscrições e o aviso «Mostram-se as 15 primeiras.» quando houver mais. Se incluiu dados sensíveis, aparecem ocultos na pré-visualização, mas são incluídos no ficheiro. Se nenhum registo cumprir os filtros, verá «Não há inscrições com estes filtros.» e não poderá gerar o ficheiro. Utilize Alterar opções para voltar atrás ou Gerar exportação para continuar.
A partir daí o fluxo é o mesmo das restantes exportações: o ficheiro é preparado em segundo plano, a janela oferece Transferir quando está pronto, a ligação expira ao fim de 7 dias e o histórico fica em Exportações → Inscrições.
4. Inicie a geração
Toque em Gerar exportação. Os ficheiros grandes são preparados em segundo plano; não repita o pedido se demorar alguns instantes. Consulte o estado no histórico.
5. Descarregue e valide
Quando aparecer como disponível, toque em Ver e depois em Descarregar. Reveja o conteúdo do pacote e a data de validade do link; descarregue o ficheiro e confirme linhas, datas, moeda e totais antes de o enviar a outra pessoa ou sistema.
Se precisar de entregar a exportação à contabilidade, descarregue o ficheiro e envie-o pelos seus próprios meios. O Clybo’ não o envia diretamente para a contabilidade.
No iPhone, a aplicação de gestão instalada pode abrir uma pré-visualização do ficheiro ou o Safari. Utilize as opções de partilha ou de gravação dessa janela; escolha Guardar em Ficheiros quando estiver disponível e confirme que a cópia foi guardada. Fechar a pré-visualização não confirma que o ficheiro foi guardado. Consulte Instale a aplicação de gestão do clube para rever estas opções e os limites da aplicação instalada.
6. Revogue o acesso quando deixar de ser necessário
Utilize a revogação para impedir novas descargas no Clybo’. A revogação não elimina as cópias já descarregadas; também deve aplicar a política interna do clube.
Se algo não correr bem
- A geração continua pendente: atualize o histórico e evite criar duplicados.
- O intervalo é rejeitado: confirme a ordem das datas e os limites indicados no formulário.
- Faltam registos: reveja os filtros, o período e o estado dos dados de origem.
- O ficheiro não abre corretamente: volte a descarregá-lo e utilize uma aplicação compatível com o formato.
- O PDF de inscrições sai sem a cor do clube: a cor principal não era legível sobre branco e usou-se a secundária ou o preto. Ajuste as cores em Definições → Identidade visual e gere uma nova exportação.
- O PDF de inscrições não mostra o logótipo: confirme que há um logótipo guardado em Definições → Identidade visual e que é PNG ou JPEG. Os PDF já gerados não mudam quando o atualiza.
Próximo passo
Para o registo laboral, utilize Reveja o registo de horário do pessoal. Para compreender os documentos económicos, consulte Emita e gira faturas ou recibos.