Gira documentos legais e consentimentos

Os documentos legais e os consentimentos têm finalidades diferentes. O documento contém o texto e as respetivas versões; o consentimento regista a resposta de uma pessoa autorizada a uma versão específica.

Antes de começar

Valide o conteúdo com a pessoa responsável no clube e defina quando deve ser pedido. Evite substituir uma versão já aceite: crie uma nova para manter o registo do que cada pessoa viu.

Passo a passo

1. Crie o documento legal

Em Documentos legais, selecione Adicionar documento. Escolha o tipo, adicione o título e defina se a aceitação nos formulários será Obrigatória ou Opcional. Pode utilizar Markdown para estruturar títulos, listas e links sem carregar um ficheiro externo.

Esta escolha também se aplica quando a família responde em Documentos na aplicação de tutor: num documento opcional, aparece Recusar documento além da assinatura. Um documento obrigatório não pode ser recusado.

2. Publique uma versão vigente

Reveja o texto em Pré-visualização e toque em Adicionar documento. Para o atualizar, utilize Editar: o ecrã indica que, ao guardar, será publicada uma nova versão, por exemplo, Publicar v2. As versões anteriores são mantidas no histórico; abra o contador de versões para as consultar.

Ver documento abre o ficheiro de uma versão num novo separador. No painel de gestão, precisa de ligação para o carregar; ao fechar o separador, a cópia temporária é libertada. Se decidir guardá-lo em Ficheiros ou descarregá-lo, essa cópia permanece no dispositivo e não é eliminada ao terminar sessão.

3. Peça assinaturas a uma equipa

Em Documentos legais, toque em Pedir assinaturas no documento pretendido. Escolha a Equipa e reveja a versão e o resumo: quantos atletas já a assinaram, quantos têm um pedido pendente e quantos receberão um novo pedido.

• Só são incluídos atletas ativos que ainda pertencem à equipa. O pedido é dirigido ao tutor principal de cada um, com conta ativa ou convite enviado e com email.
• Abra Ver destinatários para confirmar os nomes. São assinaladas as recusas, as revogações e as assinaturas de versões anteriores. Pedir novamente não altera qualquer resposta anterior.
• Se aparecer Sem tutor principal disponível, expanda os nomes e atribua o tutor na ficha de cada atleta antes de tentar novamente. Estes casos ficam fora do envio.
• Confirme com Enviar N pedidos. Escolher a equipa não envia nada. Se ninguém precisar de um novo pedido, o botão fica desativado.

Ao confirmar, o Clybo’ volta a verificar a versão, as assinaturas, os pedidos e os membros da equipa. Omite os casos que já não se aplicam e apresenta o número de pedidos criados. Não adiciona automaticamente as pessoas que entraram depois da verificação. Se a versão do documento tiver mudado, terá de a rever e confirmar novamente.

Os tutores recebem o pedido na aplicação e é programado um aviso por email e push. Se um aviso falhar, o pedido continua disponível em Documentos → Consentimentos. Repetir o envio não duplica pedidos pendentes. Pode utilizar o mesmo fluxo para novas inscrições; não é enviado automaticamente quando uma pessoa entra numa equipa.

Disponível para gestores com acesso ao clube, em todos os países e sem ativação adicional. O clube tem de permitir alterações. Cada envio aceita até 500 atletas ativos por equipa; se uma equipa for maior, aparece um aviso e o envio não é parcial. Só são disponibilizadas equipas ativas e documentos não arquivados com uma versão disponível. Este fluxo pede consentimentos legais; os mandatos bancários são geridos na respetiva secção.

4. Consulte os consentimentos por atleta

Abra a ficha do atleta e entre em Consentimentos. Confirme o documento, a versão, o tutor responsável, a data e o estado de cada pedido.

Quando o tutor recusa um documento opcional, a resposta é conservada e o pedido deixa de estar pendente. Mais tarde, a família pode abrir o documento recusado e tocar em Aceitar documento: revê a versão atual e confirma a aceitação. A nova resposta conserva a recusa anterior no histórico.

5. Lembre ou cancele pedidos

Toque em Reenviar quando o pedido ainda estiver válido e pendente. Utilize Cancelar se tiver sido enviado por engano ou já não for necessário. Não registe uma aceitação em nome da família.

6. Carregue documentos ou música na ficha de uma atleta

Com a função de gestor, abra Atletas, selecione a ficha e entre em Documentos. Toque em Carregar documento no cabeçalho. Abre-se uma janela onde pode escolher o Ficheiro e a respetiva Visibilidade. Esta escolha aplica-se apenas ao novo ficheiro, não aos documentos já apresentados na ficha:

• Privado · apenas gestores: só os gestores do clube podem ver e abrir o ficheiro. É a opção predefinida para novos carregamentos feitos pelo gestor.
• Partilhado com tutores: os tutores associados a essa atleta também podem abrir o ficheiro. Não é publicado na Internet nem partilhado com outras famílias ou clubes.

Pode carregar PDF, PNG, JPG ou MP3, até 10 MB por ficheiro. Selecionar o ficheiro não inicia o carregamento: reveja a visibilidade e confirme com Carregar documento na janela. Cada novo carregamento começa como privado. Cancelar ou Escape fecha a janela sem carregar; durante a transferência, os controlos e a opção de fechar ficam desativados. Se falhar, a janela mantém o ficheiro e a escolha para que possa tentar novamente.

Cada linha apresenta o nome, o tipo, o tamanho e a data. Um cadeado com a etiqueta Privado · apenas gestores identifica os ficheiros privados; um ícone de pessoas com Partilhado com tutores identifica os partilhados. O ícone e o texto descrevem o estado desse ficheiro.

Utilize Ver documento para pré-visualizar PDFs e imagens. Num MP3, toque em Ouvir áudio: o leitor abre na própria linha. Depois do carregamento, toque para reproduzir, fazer pausa ou avançar na gravação. Também aparece Descarregar. Fechar leitor interrompe a reprodução e liberta o áudio carregado; ao abrir outro MP3, o leitor anterior fecha. Se o carregamento falhar, feche o leitor e volte a abri-lo para tentar de novo.

Toque em Partilhar com tutores ou Tornar privado para alterar a visibilidade mais tarde. Os ficheiros anteriores mantêm a visibilidade que já tinham. A opção aplica-se a documentos pessoais e médicos, não a fotos de perfil, anexos de mensagens nem documentos legais com versões. Para publicar um documento legal, carregue-o em Documentos legais; um ficheiro já utilizado numa versão legal não pode ser tornado privado na ficha.

A alteração impede a criação de novos acessos para tutores. Um link já aberto pode continuar a funcionar durante até 60 segundos; não é possível retirar uma cópia descarregada anteriormente. Esta funcionalidade está disponível em todos os países, sem ativação adicional.

O guia em vídeo apresenta a gestão básica de documentos; o envio por equipa e as opções de música e visibilidade são descritos nestes passos.

7. Elimine ficheiros pessoais desatualizados

Nos documentos da ficha de tutor ou atleta, toque no botão do caixote do lixo Eliminar documento quando tiver permissão e houver um motivo válido. Confirme apenas depois de verificar o nome e o titular: a eliminação é permanente. Esta ação não deve ser utilizada para reescrever o histórico de um documento legal aceite.

8. Arquive documentos legais retirados

Toque em Arquivar documento quando deixar de ser utilizado. Passará para Arquivados e deixará de ser disponibilizado em novos formulários. Se voltar a ser necessário, utilize Restaurar; as versões anteriores são conservadas.

Se algo não correr bem

• Não aparece uma aceitação: confirme que a família abriu o pedido e que corresponde à versão atual.
• O documento precisa de ser alterado: crie uma versão nova e determine se é necessário pedir outra aceitação.
• Não consegue descarregar um ficheiro: volte a criar o link no Clybo’; os acessos privados são temporários.
• Um atleta não recebe outro pedido: confirme se já assinou a versão atual ou se tem um pedido pendente. Neste último caso, utilize Reenviar na ficha.
• A opção Eliminar não aparece: reveja as permissões e o tipo de ficheiro; alguns documentos têm de ser conservados ou geridos por versões.

Próximo passo

Para consultar as restantes informações individuais, veja Complete e mantenha a ficha de um atleta. As famílias podem utilizar Consulte e envie documentos.