Gérez les documents légaux et les consentements

Les documents légaux et les consentements remplissent des fonctions différentes. Le document contient le texte et ses versions ; le consentement enregistre la réponse d’une personne autorisée à une version précise.

Avant de commencer

Faites valider le contenu par la personne compétente du club et définissez quand il faut le demander. Évitez de remplacer une version déjà acceptée : créez-en une nouvelle afin de conserver une trace de ce que chaque personne a consulté.

Étapes à suivre

1. Créez le document légal

Dans Documents légaux, sélectionnez Ajouter un document. Choisissez le type, saisissez le titre et indiquez si l’acceptation dans les formulaires est Obligatoire ou Facultative. Vous pouvez utiliser le format Markdown pour structurer le texte avec des titres, des listes et des liens, sans importer de fichier externe.

Ce choix s’applique également lorsque la famille répond dans Documents, depuis l’application tuteur : un document facultatif propose Refuser le document en plus de la signature. Un document obligatoire ne peut pas être refusé.

2. Publiez une version en vigueur

Vérifiez le texte dans Aperçu et cliquez sur Ajouter un document. Pour le mettre à jour, utilisez Modifier : l’écran indique qu’une nouvelle version sera publiée lors de l’enregistrement, par exemple Publier v2. Les versions précédentes sont conservées dans l’historique ; ouvrez le compteur de versions pour les consulter.

Voir le document ouvre le fichier d’une version dans un nouvel onglet. Dans l’interface de gestion, une connexion est nécessaire pour le charger ; fermer l’onglet libère sa copie temporaire. Si vous choisissez de l’enregistrer dans Fichiers ou de le télécharger, cette copie reste sur votre appareil et n’est pas supprimée à la déconnexion.

3. Demandez des signatures à une équipe

Dans Documents légaux, cliquez sur Demander des signatures pour le document souhaité. Choisissez l’Équipe et vérifiez la version et le récapitulatif : le nombre d’athlètes qui l’ont déjà signée, ceux dont la demande est en attente et ceux qui recevront une nouvelle demande.

• Seuls les athlètes actifs qui font toujours partie de l’équipe sont inclus. La demande est adressée à leur tuteur principal, qu’il soit actif ou invité, et disposant d’une adresse e-mail.
• Ouvrez Voir les destinataires pour vérifier les noms. Les refus, révocations et signatures de versions antérieures sont signalés. Une nouvelle demande ne modifie aucune réponse précédente.
• Si le message Aucun tuteur principal disponible s’affiche, développez les noms et attribuez un tuteur dans chaque fiche avant de réessayer. Ces cas sont exclus de l’envoi.
• Confirmez avec Envoyer N demandes. Le choix de l’équipe n’envoie rien. Si personne n’a besoin d’une nouvelle demande, le bouton reste désactivé.

Au moment de la confirmation, Clybo’ vérifie à nouveau la version, les signatures, les demandes et les membres de l’équipe. Les cas qui ne sont plus concernés sont ignorés et le nombre de demandes créées est affiché. Les personnes qui rejoignent l’équipe après cette vérification ne sont pas ajoutées automatiquement. Si la version du document a changé, vous devez la vérifier et confirmer à nouveau.

Les tuteurs reçoivent la demande dans l’application ; un avis par e-mail et une notification push sont programmés. Si une notification échoue, la demande reste disponible dans Documents → Consentements. Les demandes en attente ne sont pas dupliquées lors d’un nouvel envoi. Vous pouvez utiliser ce flux pour les nouvelles inscriptions, mais aucune demande n’est envoyée automatiquement lorsqu’une personne rejoint une équipe.

Cette fonction est disponible dans tous les pays pour les gestionnaires ayant accès au club, sans activation supplémentaire. Le club doit autoriser les modifications. Chaque envoi accepte jusqu’à 500 athlètes actifs par équipe ; si l’équipe est plus grande, un avertissement s’affiche et l’envoi partiel n’est pas effectué. Seules les équipes actives et les documents non archivés disposant d’une version sont proposés. Ce flux concerne les consentements légaux ; les mandats bancaires sont gérés dans leur section.

4. Consultez les consentements par athlète

Ouvrez la fiche de l’athlète et accédez à Consentements. Vérifiez le document, la version, le tuteur responsable, la date et l’état de chaque demande.

Lorsque le tuteur refuse un document facultatif, sa réponse est conservée et la demande n’est plus en attente. La famille peut ouvrir le document refusé et cliquer plus tard sur Accepter le document : elle consulte alors la version en vigueur et confirme son acceptation. Cette nouvelle réponse conserve le refus précédent dans l’historique.

5. Rappelez ou annulez les demandes

Cliquez sur Renvoyer si la demande est toujours en vigueur et en attente. Utilisez Annuler si elle a été envoyée par erreur ou n’est plus nécessaire. N’enregistrez pas une acceptation au nom de la famille.

6. Importez des documents ou de la musique dans la fiche d’une athlète

Avec le rôle de gestionnaire, ouvrez Athlètes, sélectionnez la fiche et accédez à Documents. Cliquez sur Importer un document dans l’en-tête. Une fenêtre s’ouvre pour sélectionner le Fichier et choisir sa Visibilité. Ce choix ne concerne que le nouveau fichier, et non les documents déjà présents dans la fiche :

• Privé · gestionnaires uniquement : seuls les gestionnaires du club peuvent voir et ouvrir le fichier. C’est l’option par défaut pour les nouveaux imports effectués par un gestionnaire.
• Partagé avec les tuteurs : les tuteurs liés à cette athlète peuvent également l’ouvrir. Le fichier n’est publié ni sur Internet ni auprès d’autres familles ou clubs.

Vous pouvez importer un PDF, PNG, JPG ou MP3, jusqu’à 10 Mo par fichier. La sélection du fichier ne lance pas encore l’import : vérifiez sa visibilité et confirmez avec Importer un document dans la fenêtre. Chaque nouvel import est privé par défaut. Annuler ou Échap ferme la fenêtre sans rien importer ; pendant le transfert, les commandes et la fermeture sont désactivées. En cas d’échec, la fenêtre conserve le fichier et le choix pour vous permettre de réessayer.

Chaque ligne affiche le nom, le type, la taille et la date. Un cadenas et l’étiquette Privé · gestionnaires uniquement identifient les fichiers privés ; une icône de personnes et Partagé avec les tuteurs identifient les fichiers partagés. L’icône et le texte décrivent l’état de ce fichier.

Utilisez Voir le document pour prévisualiser les PDF et les images. Pour un MP3, cliquez sur Écouter l’audio : le lecteur s’ouvre dans sa propre ligne. Après le chargement, cliquez sur lecture pour écouter, mettre en pause ou avancer dans l’enregistrement. Télécharger est également proposé. Fermer le lecteur arrête la lecture et libère l’audio chargé ; l’ouverture d’un autre MP3 ferme le précédent. Si le chargement échoue, fermez le lecteur puis rouvrez-le pour réessayer.

Cliquez sur Partager avec les tuteurs ou Rendre privé pour modifier la visibilité ultérieurement. Les fichiers précédents conservent leur visibilité actuelle. Ce réglage s’applique aux documents personnels et médicaux, pas aux photos de profil, aux pièces jointes des messages ni aux documents légaux versionnés. Pour publier un document légal, importez-le depuis Documents légaux ; un fichier déjà utilisé dans une version légale ne peut pas être rendu privé depuis la fiche.

La modification empêche la création de nouveaux accès pour les tuteurs. Un lien déjà ouvert peut continuer à fonctionner pendant 60 secondes ; une copie déjà téléchargée ne peut pas être retirée. Cette fonction est disponible dans tous les pays, sans activation supplémentaire.

La vidéo de ce guide présente la gestion de base des documents légaux ; l’envoi par équipe ainsi que les options de musique et de visibilité sont décrits dans ces étapes. La vidéo est accessible depuis le lien vers l’article original en espagnol.

7. Supprimez les anciens fichiers personnels

Dans les documents de la fiche d’un tuteur ou d’un athlète, cliquez sur le bouton de corbeille Supprimer le document lorsque vous disposez de l’autorisation et qu’il existe une raison valable. Ne confirmez qu’après avoir vérifié le nom et le propriétaire : la suppression est définitive. Cette action ne sert pas à réécrire l’historique d’un document légal accepté.

8. Archivez les documents légaux retirés

Cliquez sur Archiver le document lorsqu’il n’est plus utilisé. Il passe dans Archivés et n’est plus proposé dans les nouveaux formulaires. S’il redevient nécessaire, utilisez Restaurer ; les versions précédentes sont conservées.

En cas de problème

• Une acceptation n’apparaît pas : vérifiez que la famille a ouvert la demande et qu’elle concerne la version en vigueur.
• Le document doit être modifié : créez une nouvelle version et déterminez s’il faut demander une nouvelle acceptation.
• Un fichier ne peut pas être téléchargé : générez à nouveau le lien depuis Clybo’ ; les accès privés sont temporaires.
• Un athlète ne reçoit pas une nouvelle demande : vérifiez s’il a déjà signé la version en vigueur ou si une demande est en attente. Dans ce dernier cas, utilisez Renvoyer depuis sa fiche.
• Le bouton Supprimer n’apparaît pas : vérifiez vos autorisations et le type de fichier ; certains documents doivent être conservés ou gérés par versions.

Étape suivante

Pour consulter les autres informations individuelles, voir Complétez la fiche d’un athlète. Les familles peuvent consulter Consultez et transmettez des documents.