Générez et téléchargez des exports

Les exports transforment les informations du club en fichiers destinés à la vérification, à la comptabilité ou à la conformité. Leur contenu peut inclure des données personnelles ou financières ; ils doivent donc être partagés avec un accès limité et dans un objectif défini.

Avant de commencer

Confirmez le type d’informations, la période et le destinataire. Évitez de générer des périodes plus longues que nécessaire. Assurez-vous que la personne qui télécharge le fichier dispose des autorisations requises et d’un emplacement sécurisé pour le conserver.

Étapes à suivre

1. Ouvrez Exports

Dans le panneau, ouvrez Exports. Utilisez les onglets Comptabilité, Inspection du travail et Inscriptions pour consulter l’historique. Les exports d’inscriptions sont générés depuis chaque formulaire ; le dernier onglet affiche leur historique.

2. Définissez la période et la portée

Cliquez sur Nouvel export, sélectionnez le type de fichier, indiquez la période et le format, puis renseignez les options requises. Vérifiez que la période est valide et qu’elle ne contient que les informations demandées.

Dans Inspection du travail, choisissez PDF ou CSV. Le téléchargement sera un ZIP contenant un fichier par travailleur ayant des pointages pendant la période, même s’il n’y en a qu’un. Décompressez le ZIP et partagez uniquement le fichier de la personne concernée. Les noms comportent un numéro pour distinguer les travailleurs qui portent le même nom.

Les PDF utilisent les couleurs de Clybo’, conservent les informations légales du club et répètent l’identification du travailleur et les colonnes sur chaque page. La période entière et les horaires sont indiqués dans le fuseau horaire configuré pour le club. Les pointages corrigés et annulés restent visibles dans l’historique et ne sont pas comptabilisés comme temps travaillé. S’il n’y a aucun pointage, le ZIP contient un avis sin-fichajes.txt.

Les téléchargements générés auparavant conservent leur format d’origine. Générez un nouvel export pour obtenir les fichiers individuels.

3. Exportez les inscriptions d’un formulaire

Les inscriptions ne s’exportent pas depuis Nouvel export. Il existe deux accès. Le plus rapide se trouve dans Inscriptions : le bouton Exporter les inscriptions, à côté du sélecteur de formulaire, ouvre la fenêtre pour le formulaire choisi dans le sélecteur. Si le sélecteur est sur Tous les formulaires, il exporte tous les formulaires ayant des inscriptions, un fichier par formulaire, avec toutes leurs colonnes et sans choix de colonnes, de tri ni d’aperçu. Le sélecteur ne liste que les formulaires ayant des inscriptions, archivés compris, et le bouton est désactivé s’il n’y en a aucun. L’autre accès se trouve dans Formulaires : ouvrez le menu d’actions de la ligne et choisissez Exporter les inscriptions, ou sélectionnez plusieurs formulaires et utilisez Exporter dans la barre d’actions, qui exporte aussi chaque formulaire séparément sans options ni aperçu. Vous devez disposer des droits d’administration du club.

La fenêtre Exporter les inscriptions comporte deux étapes. Dans la première, vous définissez les options :

• Format : Excel (XLSX) apparaît en premier, marqué Recommandé et sélectionné par défaut ; il s’ouvre dans Excel, Numbers et Google Sheets. CSV produit un texte séparé par des virgules, pour l’importer dans d’autres programmes. PDF crée une liste à imprimer avec le logo et les couleurs du club.
• Colonnes à exporter : cochez celles dont vous avez besoin, regroupées en Athlète, Tuteur / contact, Paiement, Réponses du formulaire, Consentements et Documents. Les boutons Toutes et Aucune sélectionnent ou vident l’ensemble.
• Trier par : choisissez Date d’inscription ou l’une des colonnes cochées, en ordre Croissant ou Décroissant. Les colonnes de texte sont triées par ordre alphabétique, sans distinction d’accents ni de majuscules ; les valeurs vides vont à la fin.
• Ajouter une case à cocher au début de chaque ligne : uniquement en PDF. Une case vide est imprimée sur chaque ligne pour faire l’appel sur papier.
• Inclure les données sensibles (médicales, document, téléphone) : ce sont des données particulièrement protégées (RGPD art. 9). Activez cette option uniquement si le destinataire en a besoin.
• Filtrer par statut (facultatif) : En attente, Examinées, Acceptées, Refusées ou Abandonnées.

Le PDF est en paysage. Jusqu’à 7 colonnes s’affichent en tableau ; au-delà, une fiche par inscription, et la case apparaît à côté du titre de chaque fiche. L’en-tête inclut le logo enregistré dans Paramètres → Identité visuelle ; sans logo, il ne contient que du texte. L’en-tête et les titres de colonnes utilisent la couleur principale du club lorsqu’elle est assez foncée pour être lisible sur blanc ; sinon, la couleur secondaire, et à défaut, le noir. Les clubs sans couleurs de marque reçoivent le grenat de Clybo’.

Cliquez sur Voir l’aperçu. L’étape Aperçu affiche les 15 premières lignes telles qu’elles sortiront dans le fichier : les mêmes en-têtes de colonnes en espagnol, le même ordre et la même mise en forme. En CSV et Excel, elle commence par Estado, Código, Fecha de inscripción et Revisada el ; en PDF, elle commence par Nº et, si vous l’avez activée, la case à cocher. Vous verrez le nombre total d’inscriptions et l’avis « Les 15 premières sont affichées. » s’il y en a davantage. Si vous avez inclus des données sensibles, elles sont masquées dans l’aperçu, mais figurent bien dans le fichier. Si aucune inscription ne correspond aux filtres, le message « Aucune inscription ne correspond à ces filtres. » s’affiche et vous ne pouvez pas générer le fichier. Utilisez Modifier les options pour revenir en arrière ou Générer l’export pour continuer.

Ensuite, le flux est le même que pour les autres exports : le fichier est préparé en arrière-plan, la fenêtre propose Télécharger lorsqu’il est prêt, le lien expire au bout de 7 jours et l’historique reste dans Exports → Inscriptions.

4. Lancez la génération

Cliquez sur Générer l’export. Les fichiers volumineux sont préparés en arrière-plan ; ne répétez pas la demande si cela prend quelques instants. Consultez l’état dans l’historique.

5. Téléchargez et vérifiez

Lorsque le fichier est disponible, cliquez sur Voir, puis sur Télécharger. Vérifiez le contenu du fichier et la date d’expiration du lien ; téléchargez-le, puis contrôlez les lignes, les dates, la devise et les totaux avant de l’envoyer à une autre personne ou à un autre système.

Si vous devez transmettre l’export au cabinet comptable, téléchargez le fichier et envoyez-le par vos propres moyens. Clybo’ ne le transmet pas directement au cabinet.

Sur iPhone, l’application de gestion installée peut ouvrir un aperçu du fichier ou Safari. Utilisez les options de partage ou d’enregistrement de cette fenêtre ; choisissez Enregistrer dans Fichiers lorsque l’option est disponible et vérifiez que la copie a bien été enregistrée. Fermer l’aperçu ne confirme pas l’enregistrement du fichier. Consultez Installez l’application de gestion du club pour connaître ces options et les limites de l’application installée.

6. Révoquez l’accès quand il n’est plus nécessaire

Utilisez la révocation pour empêcher de nouveaux téléchargements depuis Clybo’. Elle ne supprime pas les copies déjà téléchargées ; vous devez également appliquer la politique interne du club.

En cas de problème

• La génération est toujours en attente : actualisez l’historique et évitez de créer des doublons.
• La période est refusée : vérifiez l’ordre des dates et les limites indiquées dans le formulaire.
• Des entrées manquent : vérifiez les filtres, la période et l’état des données sources.
• Le fichier ne s’ouvre pas correctement : téléchargez-le de nouveau et utilisez une application compatible avec son format.
• Le PDF des inscriptions sort sans la couleur du club : la couleur principale n’était pas lisible sur blanc et la couleur secondaire ou le noir a été utilisé. Ajustez les couleurs dans Paramètres → Identité visuelle et générez un nouvel export.
• Le PDF des inscriptions n’affiche pas le logo : vérifiez qu’un logo est enregistré dans Paramètres → Identité visuelle et qu’il est au format PNG ou JPEG. Les PDF déjà générés ne changent pas lorsque vous le mettez à jour.

Étape suivante

Pour le registre de travail, consultez Vérifiez le registre horaire du personnel. Pour comprendre les documents financiers, consultez Émettez et gérez les factures ou reçus.