Genera y descarga exportaciones

Las exportaciones convierten información del club en archivos destinados a revisión, contabilidad o cumplimiento. Su contenido puede incluir datos personales o económicos, por lo que debe compartirse con mínimo acceso y una finalidad definida.

Antes de empezar

Confirma el tipo de información, intervalo y destinatario. Evita generar periodos más amplios de lo necesario. Asegúrate de que la persona que descarga tiene permisos y un lugar seguro donde guardar el archivo.

Paso a paso

1. Abre Exports

En el panel, entra en Exports. Utiliza las pestañas Contabilidad, Inspección de trabajo e Inscripciones para consultar el historial. Las exportaciones de inscripciones se generan desde cada formulario; esta última pestaña muestra su historial.

2. Define el periodo y alcance

Pulsa Nuevo export, selecciona el tipo de paquete, indica el periodo y el formato y completa las opciones requeridas. Revisa que el rango sea válido y que incluya solo la información solicitada.

En Inspección de trabajo, elige PDF o CSV. La descarga será un ZIP con un archivo por trabajador que tenga fichajes en el intervalo, incluso si solo hay uno. Descomprime el ZIP y comparte únicamente el archivo de la persona correspondiente. Los nombres llevan un número para distinguir a trabajadores con el mismo nombre.

Los PDF usan los colores de Clybo’, mantienen los datos legales del club y repiten la identificación del trabajador y las columnas en cada página. El periodo completo y las horas se muestran en la zona horaria configurada del club. Los fichajes corregidos y anulados siguen visibles como histórico y no suman tiempo trabajado. Si no hay fichajes, el ZIP contiene un aviso sin-fichajes.txt.

Las descargas generadas anteriormente mantienen su formato original. Genera una nueva exportación para obtener los archivos individuales.

3. Exporta las inscripciones de un formulario

Las inscripciones no se exportan desde Nuevo export. Hay dos accesos. El más rápido está en Inscripciones: el botón Exportar inscripciones, junto al selector de formulario, abre el modal para el formulario elegido en el selector. Si el selector está en Todos los formularios, exporta todos los formularios con inscripciones, un archivo por formulario, con todas sus columnas y sin elegir columnas, orden ni vista previa. El selector solo lista formularios con inscripciones, incluidos los archivados, y el botón se desactiva si no hay ninguno. El otro acceso está en Formularios: abre el menú de acciones de la fila y elige Exportar inscripciones, o selecciona varios formularios y pulsa Exportar en la barra de acciones, que también exporta cada formulario por separado sin opciones ni vista previa. Necesitas permisos de administración del club.

El modal Exportar inscripciones tiene dos pasos. En el primero defines las opciones:

• Formato: Excel (XLSX) aparece primero, marcado como Recomendado y seleccionado por defecto; se abre en Excel, Numbers y Google Sheets. CSV genera texto separado por comas para importar en otros programas. PDF crea una lista para imprimir con el logo y los colores del club.
• Columnas a exportar: marca las que necesites, agrupadas en Deportista, Tutor / contacto, Pago, Respuestas del formulario, Consentimientos y Documentos. Los botones Todas y Ninguna seleccionan o vacían el conjunto.
• Ordenar por: elige Fecha de inscripción o cualquiera de las columnas marcadas, en orden Ascendente o Descendente. Las columnas de texto se ordenan alfabéticamente sin distinguir acentos ni mayúsculas; los valores vacíos van al final.
• Añadir una casilla al inicio de cada fila: solo en PDF. Imprime un recuadro vacío en cada fila para pasar lista en papel.
• Incluir datos sensibles (médicos, documento, teléfono): son datos especialmente protegidos (RGPD art. 9). Actívalo solo si el destinatario los necesita.
• Filtrar por estado (opcional): Pendientes, Revisadas, Aceptadas, Rechazadas o Abandonadas.

El PDF es apaisado. Hasta 7 columnas salen en tabla; con más, una ficha por inscripción, y la casilla aparece junto al título de cada ficha. La cabecera incluye el logo guardado en Ajustes → Identidad visual; si no hay logo, solo lleva texto. La cabecera y los encabezados de la tabla usan el color principal del club cuando es suficientemente oscuro para leerse sobre blanco; si no lo es, usan el color secundario, y si tampoco, negro. Los clubes sin colores de marca reciben el granate de Clybo’.

Pulsa Ver vista previa. La Vista previa muestra las 15 primeras filas tal como saldrán en el archivo: los mismos encabezados en español, el mismo orden y el mismo formato. En CSV y Excel empieza por Estado, Código, Fecha de inscripción y Revisada el; en PDF empieza por Nº y, si la activaste, la casilla. Verás el total de inscripciones y el aviso «Se muestran las 15 primeras.» cuando haya más. Si incluiste datos sensibles, aparecen ocultos en la vista previa, pero sí van en el archivo. Si ningún registro cumple los filtros, verás «No hay inscripciones con estos filtros.» y no podrás generar el archivo. Usa Cambiar opciones para volver atrás o Generar export para continuar.

A partir de ahí el flujo es el mismo que en el resto de exportaciones: el archivo se prepara en segundo plano, el modal ofrece Descargar cuando está listo, el enlace caduca a los 7 días y el historial queda en Exports → Inscripciones.

4. Inicia la generación

Pulsa Generar export. Los archivos grandes se preparan en segundo plano; no repitas la solicitud porque tarde unos instantes. Consulta el estado desde el historial.

5. Descarga y valida

Cuando aparezca como disponible, pulsa Ver y después Descargar. Revisa el contenido del paquete y la fecha de caducidad del enlace; descarga el archivo y comprueba filas, fechas, moneda y totales antes de remitirlo a otra persona o sistema.

Si debes entregar el export a la gestoría, descarga el archivo y envíalo por tus propios medios. Clybo’ no realiza el envío directo a la gestoría.

En iPhone, la app de gestión instalada puede abrir una vista previa del archivo o Safari. Utiliza las opciones de compartir o guardar de esa ventana; elige Guardar en Archivos cuando esté disponible y comprueba que la copia se ha guardado. Cerrar la vista previa no confirma que el archivo esté guardado. Consulta Instala la app de gestión del club para revisar estas opciones y los límites de la app instalada.

6. Revoca cuando deje de ser necesario

Utiliza la revocación para impedir nuevas descargas desde Clybo’. La revocación no elimina copias que ya hayan sido descargadas, por lo que también debes aplicar la política interna del club.

Si algo no sale bien

• La generación sigue pendiente: actualiza el historial y evita crear duplicados.
• El rango se rechaza: comprueba orden de fechas y límites indicados en el formulario.
• Faltan registros: revisa filtros, periodo y estado de los datos de origen.
• El archivo no abre correctamente: vuelve a descargarlo y utiliza una aplicación compatible con su formato.
• El PDF de inscripciones sale sin el color del club: el color principal no era legible sobre blanco y se usó el secundario o el negro. Ajusta los colores en Ajustes → Identidad visual y genera un export nuevo.
• El PDF de inscripciones no muestra el logo: comprueba que hay un logo guardado en Ajustes → Identidad visual y que es PNG o JPEG. Los PDF ya generados no cambian al actualizarlo.

Siguiente paso

Para el registro laboral utiliza Revisa el registro horario del personal. Para comprender los documentos económicos consulta Emite y gestiona facturas o recibos.