Genera i descarrega exportacions

Les exportacions converteixen informació del club en fitxers destinats a revisió, comptabilitat o compliment normatiu. El contingut pot incloure dades personals o econòmiques, per això només s’ha de compartir amb els accessos mínims i una finalitat definida.

Abans de començar

Confirma el tipus d’informació, l’interval i la persona destinatària. Evita generar períodes més amplis del necessari. Assegura’t que la persona que descarrega el fitxer té permís i un lloc segur on desar-lo.

Pas a pas

1. Obre Exports

Al tauler, entra a Exports. Fes servir les pestanyes Comptabilitat, Inspecció de treball i Inscripcions per consultar l’historial. Les exportacions d’inscripcions es generen des de cada formulari; aquesta última pestanya en mostra l’historial.

2. Defineix el període i l’abast

Prem Export nou, selecciona el tipus de paquet, indica el període i el format i completa les opcions necessàries. Comprova que l’interval sigui vàlid i que només inclogui la informació sol·licitada.

A Inspecció de treball, tria PDF o CSV. La descàrrega serà un ZIP amb un fitxer per cada treballador amb fitxatges dins de l’interval, encara que només n’hi hagi un. Descomprimeix el ZIP i comparteix només el fitxer de la persona corresponent. Els noms inclouen un número per distingir els treballadors amb el mateix nom.

Els PDF fan servir els colors de Clybo’, mantenen les dades legals del club i repeteixen la identificació del treballador i les columnes a cada pàgina. El període complet i les hores es mostren segons la zona horària configurada al club. Els fitxatges corregits i anul·lats continuen visibles com a historial, però no se sumen al temps treballat. Si no hi ha fitxatges, el ZIP conté un avís sin-fichajes.txt.

Les descàrregues generades anteriorment mantenen el seu format original. Genera una exportació nova per obtenir els fitxers individuals.

3. Exporta les inscripcions d’un formulari

Les inscripcions no s’exporten des d’Export nou. Hi ha dos accessos. El més ràpid és a Inscripcions: el botó Exporta inscripcions, al costat del selector de formulari, obre el modal per al formulari triat al selector. Si el selector és a Todos los formularios, exporta tots els formularis amb inscripcions, un fitxer per formulari, amb totes les columnes i sense triar columnes, ordre ni vista prèvia. El selector només llista formularis amb inscripcions, inclosos els arxivats, i el botó es desactiva si no n’hi ha cap. L’altre accés és a Formularis: obre el menú d’accions de la fila i tria Exporta inscripcions, o selecciona diversos formularis i prem Exporta a la barra d’accions, que també exporta cada formulari per separat sense opcions ni vista prèvia. Necessites permisos d’administració del club.

El modal Exporta inscripcions té dos passos. Al primer defineixes les opcions:

• Format: Excel (XLSX) apareix primer, marcat com a Recomanat i seleccionat per defecte; s’obre a Excel, Numbers i Google Sheets. CSV genera text separat per comes, per importar-lo en altres programes. PDF crea una llista per imprimir amb el logotip i els colors del club.
• Columnes a exportar: marca les que necessitis, agrupades en Esportista, Tutor / contacte, Pagament, Respostes del formulari, Consentiments i Documents. Els botons Totes i Cap seleccionen o buiden el conjunt.
• Ordena per: tria Data d’inscripció o qualsevol de les columnes marcades, en ordre Ascendent o Descendent. Les columnes de text s’ordenen alfabèticament sense distingir accents ni majúscules; els valors buits van al final.
• Afegeix una casella a l’inici de cada fila: només en PDF. Imprimeix un requadre buit a cada fila per passar llista en paper.
• Inclou dades sensibles (mèdiques, document, telèfon): són dades especialment protegides (RGPD art. 9). Activa-ho només si la persona destinatària les necessita.
• Filtra per estat (opcional): Pendents, Revisades, Acceptades, Rebutjades o Abandonades.

El PDF és apaïsat. Fins a 7 columnes surten en taula; amb més, una fitxa per inscripció, i la casella apareix al costat del títol de cada fitxa. La capçalera inclou el logotip desat a Configuració → Identitat visual; si no n’hi ha, només porta text. La capçalera i els encapçalaments de la taula fan servir el color principal del club quan és prou fosc per llegir-se sobre blanc; si no ho és, fan servir el color secundari, i si tampoc, el negre. Els clubs sense colors de marca reben el granat de Clybo’.

Prem Mostra la vista prèvia. La Vista prèvia mostra les 15 primeres files tal com sortiran al fitxer: els mateixos encapçalaments en castellà, el mateix ordre i el mateix format. En CSV i Excel comença per Estado, Código, Fecha de inscripción i Revisada el; en PDF comença per Nº i, si l’has activada, la casella. Veuràs el total d’inscripcions i l’avís «Es mostren les 15 primeres.» quan n’hi hagi més. Si has inclòs dades sensibles, apareixen ocultes a la vista prèvia, però sí que van al fitxer. Si cap registre compleix els filtres, veuràs «No hi ha inscripcions amb aquests filtres.» i no podràs generar el fitxer. Fes servir Canvia les opcions per tornar enrere o Genera export per continuar.

A partir d’aquí el flux és el mateix que a la resta d’exportacions: el fitxer es prepara en segon pla, el modal ofereix Descarrega quan està a punt, l’enllaç caduca al cap de 7 dies i l’historial queda a Exports → Inscripcions.

4. Inicia la generació

Prem Genera l’exportació. Els fitxers grans es preparen en segon pla; no repeteixis la sol·licitud si triga una estona. Consulta’n l’estat a l’historial.

5. Descarrega i valida

Quan aparegui com a disponible, prem Mostra i després Descarrega. Revisa el contingut del paquet i la data de caducitat de l’enllaç; descarrega el fitxer i comprova’n les files, les dates, la moneda i els totals abans d’enviar-lo a una altra persona o sistema.

Si has de lliurar l’exportació a la gestoria, descarrega el fitxer i envia’l pel teu compte. Clybo’ no l’envia directament a la gestoria.

A l’iPhone, l’app de gestió instal·lada pot obrir una vista prèvia del fitxer o Safari. Fes servir les opcions per compartir-lo o desar-lo d’aquella finestra; tria Desa a Arxius quan estigui disponible i comprova que se n’hagi desat una còpia. Tancar la vista prèvia no confirma que s’hagi desat el fitxer. Consulta Instal·la l’app de gestió del club per revisar aquestes opcions i els límits de l’app instal·lada.

6. Revoca-la quan ja no calgui

Fes servir la revocació per impedir noves descàrregues des de Clybo’. No elimina les còpies que ja s’hagin descarregat, per tant també has d’aplicar la política interna del club.

Si alguna cosa no funciona

• La generació continua pendent: actualitza l’historial i evita crear duplicats.
• Es rebutja l’interval: comprova l’ordre de les dates i els límits indicats al formulari.
• Falten registres: revisa els filtres, el període i l’estat de les dades d’origen.
• El fitxer no s’obre correctament: torna’l a descarregar i fes servir una aplicació compatible amb el format.
• El PDF d’inscripcions surt sense el color del club: el color principal no era llegible sobre blanc i s’ha fet servir el secundari o el negre. Ajusta els colors a Configuració → Identitat visual i genera un export nou.
• El PDF d’inscripcions no mostra el logotip: comprova que hi ha un logotip desat a Configuració → Identitat visual i que és PNG o JPEG. Els PDF ja generats no canvien en actualitzar-lo.

Pas següent

Per al registre laboral, fes servir Revisa el registre horari del personal. Per entendre els documents econòmics, consulta Emet i gestiona factures o rebuts.