Gestiona documents legals i consentiments

Els documents legals i els consentiments tenen funcions diferents. El document conté el text i les seves versions; el consentiment registra la resposta d’una persona autoritzada a una versió concreta.

Abans de començar

Valida el contingut amb la persona que correspongui al club i defineix quan s’ha de sol·licitar. Evita substituir una versió ja acceptada: crea’n una de nova per conservar la traçabilitat del que ha vist cada persona.

Pas a pas

1. Crea el document legal

A Documents legals, selecciona Afegeix un document. Tria’n el tipus, afegeix-hi el títol i defineix si l’acceptació als formularis serà Obligatòria o Opcional. Pots fer servir el format Markdown per estructurar encapçalaments, llistes i enllaços sense pujar cap fitxer extern.

Aquesta tria també s’aplica quan la família respon des de Documents a l’app del tutor: en un document opcional, a més de signar, es pot Rebutjar el document. Un document obligatori no es pot rebutjar.

2. Publica una versió vigent

Revisa el text a Vista prèvia i prem Afegeix un document. Per actualitzar-lo, fes servir Edita: la pantalla indica que en desar es publicarà una versió nova, per exemple Publica la v2. Les versions anteriors es conserven a l’historial; obre el comptador de versions per consultar-les.

Mostra el document obre el fitxer d’una versió en una pestanya nova. Al gestor necessites connexió per carregar-lo; en tancar la pestanya, se n’allibera la còpia temporal. Si decideixes desar-lo a Arxius o descarregar-lo, la còpia es queda al dispositiu i no s’elimina en tancar la sessió.

3. Sol·licita signatures a un equip

A Documents legals, prem Sol·licita signatures al document que necessitis. Tria l’Equip i revisa’n la versió i el resum: quants esportistes ja l’han signat, quants tenen una sol·licitud pendent i quants en rebran una de nova.

• Només s’hi inclouen esportistes actius que continuen a l’equip. La sol·licitud s’adreça al tutor principal de cadascun, tant si està actiu com si està convidat, i sempre que tingui correu electrònic.
• Obre Mostra els destinataris per comprovar-ne els noms. S’hi assenyalen els rebutjos, les revocacions i les signatures de versions anteriors. Tornar-ho a sol·licitar no canvia cap resposta anterior.
• Si apareix No hi ha cap tutor principal disponible, desplega els noms i assigna el tutor a cada fitxa abans de tornar-ho a provar. Aquests casos queden fora de l’enviament.
• Confirma-ho amb Envia N sol·licituds. Triar l’equip no envia res. Si ningú necessita una sol·licitud nova, el botó continua desactivat.

En confirmar-ho, Clybo’ torna a comprovar la versió, les signatures, les sol·licituds i els membres de l’equip. Omet els casos que ja no corresponen i mostra quantes sol·licituds ha creat. No afegeix automàticament les persones que s’han incorporat després de la revisió. Si la versió del document ha canviat, l’hauràs de revisar i confirmar una altra vegada.

Els tutors reben la sol·licitud a l’app i es programa un avís per correu i push. Si un avís falla, la sol·licitud continua disponible a Documents → Consentiments. Si repeteixes l’enviament, no es creen sol·licituds pendents duplicades. Pots fer servir aquest mateix flux per a incorporacions noves; l’entrada a un equip no activa un enviament automàtic.

És disponible per als gestors amb accés al club, a tots els països i sense cap activació addicional. El club ha de permetre les modificacions. A cada enviament s’admeten fins a 500 esportistes actius per equip; si un equip és més gran, apareix un avís i no se n’envia una part. Només s’ofereixen equips actius i documents no arxivats amb una versió disponible. Aquest flux sol·licita consentiments legals; els mandats bancaris es gestionen a la seva secció.

4. Consulta els consentiments per esportista

Obre la fitxa de l’esportista i entra a Consentiments. Comprova el document, la versió, el tutor responsable, la data i l’estat de cada sol·licitud.

Quan el tutor rebutja un document opcional, se’n conserva la resposta i la sol·licitud deixa d’estar pendent. Més endavant, la família pot obrir el document rebutjat i prémer Accepta el document: revisarà la versió vigent i confirmarà l’acceptació. Aquesta resposta nova conserva el rebuig anterior a l’historial.

5. Recorda o cancel·la les sol·licituds

Prem Reenvia quan la sol·licitud continuï vigent i pendent. Fes servir Cancel·la si s’ha enviat per error o ja no és necessària. No registris cap acceptació en nom de la família.

6. Puja documents o música a la fitxa d’una esportista

Amb el rol de gestor, obre Esportistes, selecciona la fitxa i entra a Documents. Prem Puja un document a la capçalera. S’obrirà una finestra on pots seleccionar el Fitxer i triar-ne la Visibilitat. Aquesta tria només afecta el fitxer nou, no els documents que ja apareixen a la fitxa:

• Privat · només gestors: només els gestors del club poden veure i obrir el fitxer. És l’opció inicial per a les noves pujades dels gestors.
• Compartit amb tutors: també el poden obrir els tutors vinculats a aquella esportista. No es publica a internet ni es comparteix amb altres famílies o clubs.

Pots pujar PDF, PNG, JPG o MP3, fins a 10 MB per fitxer. Seleccionar el fitxer no n’inicia la pujada: revisa’n la visibilitat i confirma-la amb Puja el document dins la finestra. Cada fitxer nou comença en privat. Cancel·la o la tecla Esc tanquen la finestra sense pujar res; durant la transferència, els controls i el tancament queden desactivats. Si falla, la finestra conserva el fitxer i la tria perquè ho puguis tornar a provar.

Cada fila mostra el nom, el tipus, la mida i la data. Un cadenat amb l’etiqueta Privat · només gestors identifica els fitxers privats; una icona de persones amb Compartit amb tutors identifica els compartits. La icona i el text descriuen l’estat d’aquell fitxer.

Fes servir Mostra el document per previsualitzar PDF i imatges. En un MP3, prem Escolta l’àudio: el reproductor s’obre dins de la seva pròpia fila. Quan s’hagi carregat, prem Reprodueix per escoltar-lo, posar-lo en pausa o avançar per l’enregistrament. També hi apareix Descarrega. Tanca el reproductor atura la reproducció i allibera l’àudio carregat; en obrir un altre MP3, es tanca l’anterior. Si falla la càrrega, tanca el reproductor i torna’l a obrir per reintentar-ho.

Prem Comparteix amb els tutors o Fes-lo privat per canviar-ne la visibilitat més endavant. Els fitxers anteriors conserven la que tenien. L’opció s’aplica als documents personals i mèdics, no a les fotos de perfil, els adjunts dels missatges ni els documents legals versionats. Per publicar un document legal, puja’l des de Documents legals; un fitxer que ja s’hagi fet servir en una versió legal no es pot fer privat des de la fitxa.

El canvi impedeix generar nous accessos per als tutors. Un enllaç que ja s’hagués obert pot continuar funcionant fins a 60 segons; no es pot retirar una còpia que ja s’hagi descarregat. Aquesta funció és disponible a tots els països, sense cap activació addicional.

7. Elimina fitxers personals obsolets

Als documents de la fitxa del tutor o de l’esportista, prem el botó de paperera Elimina el document quan tinguis permís i hi hagi un motiu vàlid. Confirma-ho només després de comprovar el nom i el propietari: l’esborrament és permanent. Aquesta acció no es fa servir per reescriure l’historial d’un document legal acceptat.

8. Arxiva documents legals retirats

Prem Arxiva el document quan deixi de fer-se servir. Passarà a Arxivats i deixarà d’oferir-se als formularis nous. Si torna a ser necessari, fes servir Restaura; se’n conserven les versions anteriors.

Si alguna cosa no funciona

• No apareix una acceptació: confirma que la família ha obert la sol·licitud i que correspon a la versió vigent.
• Cal canviar el document: crea’n una versió nova i decideix si n’has de sol·licitar una altra acceptació.
• No es pot descarregar un fitxer: torna a generar l’enllaç des de Clybo’; els accessos privats són temporals.
• Un esportista no rep una altra sol·licitud: comprova si ja ha signat la versió vigent o té una sol·licitud pendent. Per a aquesta última, fes servir Reenvia des de la seva fitxa.
• No apareix Elimina: revisa els permisos i el tipus de fitxer; alguns documents s’han de conservar o gestionar per versions.

Pas següent

Per revisar la resta de la informació individual, consulta Completa i mantén la fitxa d’un esportista. Les famílies poden fer servir Consulta i aporta documents.