Gestisci documenti legali e consensi

I documenti legali e i consensi hanno funzioni diverse. Il documento contiene il testo e le sue versioni; il consenso registra la risposta di una persona autorizzata a una versione specifica.

Prima di iniziare

Fai convalidare i contenuti dalla persona appropriata del club e definisci quando richiederli. Non sostituire una versione già accettata: creane una nuova per conservare la tracciabilità di quanto letto da ogni persona.

Procedura

1. Crea il documento legale

In Documenti legali, seleziona Aggiungi documento. Scegli il tipo, inserisci il titolo e indica se l’accettazione nei moduli sarà Obbligatoria o Facoltativa. Puoi usare Markdown per formattare titoli, elenchi e link senza caricare un file esterno.

Questa scelta vale anche quando la famiglia risponde da Documenti nell’app per i tutori: per un documento facoltativo compare Rifiuta documento oltre alla firma. Non è possibile rifiutare un documento obbligatorio.

2. Pubblica una versione attuale

Controlla il testo in Anteprima e tocca Aggiungi documento. Per aggiornarlo, usa Modifica: la schermata indica che il salvataggio pubblicherà una nuova versione, per esempio Pubblica v2. Le versioni precedenti restano nello storico; apri il contatore delle versioni per consultarle.

Vedi documento apre il file di una versione in una nuova scheda. Nel gestionale serve una connessione per caricarlo; chiudendo la scheda, la copia temporanea viene eliminata. Se scegli di salvarlo in File o di scaricarlo, la copia resta sul dispositivo e non viene eliminata quando esci dall’account.

3. Richiedi firme a una squadra

In Documenti legali, tocca Richiedi firme sul documento interessato. Scegli la Squadra e controlla versione e riepilogo: quanti atleti l’hanno già firmata, quanti hanno una richiesta in sospeso e quanti ne riceveranno una nuova.

• Vengono inclusi solo gli atleti attivi che fanno ancora parte della squadra. La richiesta viene inviata al tutore principale di ciascuno, attivo o invitato e con un indirizzo email.
• Apri Vedi destinatari per controllare i nomi. Sono segnalati rifiuti, revoche e firme di versioni precedenti. Una nuova richiesta non modifica le risposte precedenti.
• Se compare Nessun tutore principale disponibile, espandi i nomi e assegna un tutore a ogni scheda prima di riprovare. Queste persone sono escluse dall’invio.
• Conferma con Invia N richieste. Selezionare la squadra non invia nulla. Se nessuno ha bisogno di una nuova richiesta, il pulsante resta disabilitato.

Alla conferma, Clybo’ verifica di nuovo la versione, le firme, le richieste e i membri della squadra. Esclude i casi non più idonei e indica quante richieste ha creato. Non aggiunge automaticamente le persone che si sono unite dopo la revisione. Se la versione del documento è cambiata, dovrai ricontrollarla e confermare di nuovo.

I tutori ricevono la richiesta nell’app e vengono programmati avvisi via email e push. Se un avviso non viene recapitato, la richiesta resta disponibile in Documenti → Consensi. Ripetere l’invio non crea duplicati delle richieste in sospeso. Puoi usare la stessa procedura per i nuovi iscritti; l’ingresso in una squadra non invia richieste automaticamente.

La funzione è disponibile ai gestori con accesso al club, in tutti i paesi e senza attivazione aggiuntiva. Il club deve consentire le modifiche. Ogni invio include al massimo 500 atleti attivi per squadra; una squadra più grande mostra un avviso e non viene elaborata parzialmente. Sono proposte solo squadre attive e documenti non archiviati con almeno una versione disponibile. Questa procedura richiede consensi legali; i mandati bancari vengono gestiti nella sezione dedicata.

4. Consulta i consensi per atleta

Apri la scheda dell’atleta e vai su Consensi. Controlla il documento, la versione, il tutore responsabile, la data e lo stato di ogni richiesta.

Quando il tutore rifiuta un documento facoltativo, la risposta viene conservata e la richiesta non è più in sospeso. In seguito la famiglia può aprire il documento rifiutato e toccare Accetta documento: controllerà la versione attuale e confermerà l’accettazione. La nuova risposta mantiene il rifiuto precedente nello storico.

5. Ricorda o annulla le richieste

Tocca Invia di nuovo quando la richiesta è ancora valida e in sospeso. Usa Annulla se è stata inviata per errore o non è più necessaria. Non registrare un’accettazione al posto della famiglia.

6. Carica documenti o musica nella scheda di un’atleta

Con il ruolo di gestore, apri Atleti, seleziona una scheda e vai su Documenti. Tocca Carica documento nell’intestazione. Si apre una finestra in cui puoi selezionare il File e scegliere la Visibilità. La scelta riguarda solo il nuovo file, non i documenti già presenti nella scheda:

• Privato · solo gestori: solo i gestori del club possono vedere e aprire il file. È l’opzione iniziale per i nuovi caricamenti effettuati dal gestore.
• Condiviso con i tutori: possono aprirlo anche i tutori collegati all’atleta. Non viene pubblicato su Internet né condiviso con altre famiglie o club.

Puoi caricare PDF, PNG, JPG o MP3, fino a 10 MB per file. Selezionare il file non avvia ancora il caricamento: controlla la visibilità e conferma con Carica documento nella finestra. Ogni nuovo caricamento è inizialmente privato. Annulla o Esc chiudono la finestra senza caricare nulla; durante il trasferimento, i controlli e la chiusura vengono disabilitati. Se il caricamento non riesce, la finestra conserva il file e la scelta, così puoi riprovare.

Ogni riga mostra nome, tipo, dimensione e data. Un lucchetto con l’etichetta Privato · solo gestori identifica i file privati; un’icona di persone con Condiviso con i tutori identifica quelli condivisi. L’icona e il testo descrivono lo stato di quel file.

Usa Vedi documento per visualizzare PDF e immagini. Per un MP3, tocca Ascolta audio: il lettore si apre nella riga dedicata. Dopo il caricamento, premi play per ascoltare, mettere in pausa o avanzare nella registrazione. Compare anche Scarica. Chiudi lettore interrompe l’ascolto e libera l’audio caricato; aprendo un altro MP3, quello precedente si chiude. Se il caricamento non riesce, chiudi il lettore e riaprilo per riprovare.

Usa Condividi con i tutori o Rendi privato per modificare in seguito la visibilità. I file precedenti mantengono quella assegnata. L’opzione si applica ai documenti personali e medici, non alle foto del profilo, agli allegati dei messaggi o ai documenti legali con versioni. Per pubblicare un documento legale, caricalo da Documenti legali; un file già utilizzato in una versione legale non può essere reso privato dalla scheda.

La modifica impedisce di creare nuovi accessi per i tutori. Un link già aperto potrebbe continuare a funzionare fino a 60 secondi; non è possibile ritirare una copia già scaricata. La funzione è disponibile in tutti i paesi senza attivazioni aggiuntive.

La videoguida mostra la gestione di base dei documenti legali; l’invio per squadra e le opzioni relative a musica e visibilità sono descritte in questi passaggi. La videoguida è disponibile nel link all’articolo originale in spagnolo.

7. Elimina file personali obsoleti

Nei documenti della scheda di un tutore o di un atleta, tocca il pulsante del cestino Elimina documento se hai il permesso e un motivo valido. Conferma solo dopo aver controllato nome e proprietario: l’eliminazione è permanente. Non usare questa azione per modificare lo storico di un documento legale già accettato.

8. Archivia documenti legali ritirati

Tocca Archivia documento quando non viene più usato. Passa in Archiviati e non sarà più offerto nei nuovi moduli. Se torna a servire, usa Ripristina; le versioni precedenti vengono conservate.

Se qualcosa non funziona

• Non compare un’accettazione: controlla che la famiglia abbia aperto la richiesta e che si riferisca alla versione attuale.
• Il documento deve cambiare: crea una nuova versione e decidi se richiedere una nuova accettazione.
• Non riesci a scaricare un file: genera di nuovo il link da Clybo’; gli accessi privati sono temporanei.
• Un atleta non riceve una nuova richiesta: controlla se ha già firmato la versione attuale o ha una richiesta in sospeso. Per quest’ultima, usa Invia di nuovo dalla sua scheda.
• Non compare Elimina: verifica permessi e tipo di file; alcuni documenti devono essere conservati dal club o gestiti tramite versioni.

Passaggio successivo

Per controllare le altre informazioni personali, consulta Completa la scheda di un atleta. Le famiglie possono usare Consulta e invia documenti.