Керуйте юридичними документами та згодами

Юридичні документи й згоди виконують різні функції. Документ містить текст і його версії; згода реєструє відповідь уповноваженої особи на певну версію.

Перш ніж почати

Узгодьте вміст із відповідальними особами клубу й визначте, коли потрібно запитувати згоду. Не замінюйте вже прийняту версію: створіть нову, щоб зберегти історію вмісту, який бачили люди.

Покрокова інструкція

1. Створіть юридичний документ

У розділі Юридичні документи виберіть Додати документ. Виберіть тип, укажіть назву й визначте, чи буде прийняття документа у формах Обов’язковим або Необов’язковим. Для структурування заголовків, списків і посилань можна використовувати Markdown, не завантажуючи зовнішній файл.

Цей вибір також застосовується, коли сім’я відповідає через розділ Документи в застосунку опікуна: для необов’язкового документа доступна кнопка Відхилити документ, а також підписання. Обов’язковий документ відхилити не можна.

2. Опублікуйте чинну версію

Перегляньте текст у Попередньому перегляді й натисніть Додати документ. Щоб оновити його, натисніть Редагувати: на екрані буде вказано, що збереження опублікує нову версію, наприклад Опублікувати v2. Попередні версії зберігаються в історії; натисніть лічильник версій, щоб їх переглянути.

Кнопка Переглянути документ відкриває файл версії в новій вкладці. У менеджері для його завантаження потрібен інтернет; після закриття вкладки тимчасову копію буде видалено. Якщо зберегти його у Файлах або завантажити, копія залишиться на пристрої й не видалиться після виходу з облікового запису.

3. Запитайте підписи команди

У розділі Юридичні документи натисніть Запитати підписи поруч із потрібним документом. Виберіть Команду й перегляньте версію та зведення: скільки спортсменів уже підписали документ, скільки мають незавершений запит і скільки отримають новий.

• Включаються лише активні спортсмени, які й далі входять до команди. Запит надсилається основному опікуну кожного з них — активному користувачу або запрошеній особі з електронною адресою.
• Натисніть Переглянути адресатів, щоб перевірити імена. Позначаються відхилення, відкликання й підписи попередніх версій. Повторний запит не змінює попередніх відповідей.
• Якщо з’явиться Немає доступного основного опікуна, розгорніть список і призначте опікуна в кожному профілі, перш ніж повторити спробу. Такі записи не буде включено до надсилання.
• Підтвердьте дію кнопкою Надіслати N запитів. Сам вибір команди нічого не надсилає. Якщо новий запит нікому не потрібен, кнопка буде неактивною.

Після підтвердження Clybo’ повторно перевірить версію, підписи, запити й учасників команди. Невідповідні записи буде пропущено, а вам покажуть кількість створених запитів. Людей, які приєдналися після перевірки, автоматично не додадуть. Якщо версія документа змінилася, перегляньте її й підтвердьте дію ще раз.

Опікуни отримають запит у застосунку, а електронне й push-сповіщення буде заплановано. Якщо сповіщення не надійшло, запит і далі буде доступний у розділі Документи → Згоди. Повторне надсилання не створює дублікатів незавершених запитів. Цей процес можна використовувати для нових учасників, але автоматично після приєднання до команди запит не надсилається.

Функція доступна менеджерам із доступом до клубу в усіх країнах без додаткового ввімкнення. Клуб має дозволяти внесення змін. За одне надсилання підтримується до 500 активних спортсменів у команді; для більшої команди з’явиться попередження, і частково надсилати запити не можна. Доступні лише активні команди й неархівовані документи з наявною версією. Цей процес стосується юридичних згод; банківські доручення оформлюються в окремому розділі.

4. Перегляньте згоди спортсмена

Відкрийте профіль спортсмена й перейдіть до Згоди. Перевірте документ, версію, відповідального опікуна, дату й статус кожного запиту.

Якщо опікун відхилив необов’язковий документ, відповідь зберігається, а запит більше не очікує. Пізніше сім’я може відкрити відхилений документ і натиснути Прийняти документ: буде перевірено чинну версію й підтверджено прийняття. Попереднє відхилення збережеться в історії разом із новою відповіддю.

5. Нагадайте про запит або скасуйте його

Якщо запит іще чинний і очікує, натисніть Надіслати повторно. Натисніть Скасувати, якщо його надіслано помилково або він більше не потрібен. Не реєструйте прийняття від імені сім’ї.

6. Додайте документи чи музику до профілю спортсменки

З роллю менеджера відкрийте Спортсмени, виберіть профіль і перейдіть до Документи. У верхній частині натисніть Завантажити документ. Відкриється вікно, де можна вибрати Файл і налаштувати його Видимість. Цей вибір стосується лише нового файла, а не документів, які вже є у профілі:

• Приватно · лише менеджери: файл можуть переглядати й відкривати лише менеджери клубу. Це початкове значення для нових завантажень менеджера.
• Надати доступ опікунам: файл також можуть відкривати опікуни, пов’язані з цією спортсменкою. Його не опубліковано в інтернеті й не поширено з іншими сім’ями чи клубами.

Можна завантажувати PDF, PNG, JPG або MP3 розміром до 10 MB кожен. Вибір файла ще не починає завантаження: перевірте видимість і натисніть Завантажити документ у вікні. Кожен новий файл спершу має приватний доступ. Кнопка Скасувати або клавіша Escape закриває вікно без завантаження; під час передавання кнопки й закриття вимкнено. Якщо сталася помилка, вікно зберігає файл і вибрані параметри, щоб можна було повторити спробу.

У кожному рядку показано назву, тип, розмір і дату. Приватні файли позначено замком і текстом Приватно · лише менеджери; спільні — значком людей і текстом Надати доступ опікунам. Значок і напис описують статус саме цього файла.

Натисніть Переглянути документ, щоб відкрити PDF і зображення. Для MP3 натисніть Прослухати аудіо: програвач відкриється в рядку цього файла. Після завантаження натисніть відтворення, щоб слухати, призупиняти або переміщатися записом. Також буде кнопка Завантажити. Закрити програвач припиняє відтворення й звільняє завантажене аудіо; відкриття іншого MP3 закриває попередній. Якщо завантаження не вдається, закрийте програвач і відкрийте його знову.

Щоб змінити видимість, натисніть Надати доступ опікунам або Зробити приватним. Для попередніх файлів зберігається їхня видимість. Цей параметр застосовується до особистих і медичних документів, але не до фотографій профілю, вкладень повідомлень чи версій юридичних документів. Щоб опублікувати юридичний документ, завантажте його через розділ Юридичні документи; файл, уже використаний у юридичній версії, не можна зробити приватним із профілю.

Зміна забороняє створення нових посилань доступу для опікунів. Посилання, яке вже відкрили, може працювати до 60 секунд; раніше завантажену копію відкликати неможливо. Функція доступна в усіх країнах без додаткового ввімкнення.

7. Видаліть застарілі особисті файли

У документах профілю опікуна чи спортсмена натисніть кнопку кошика Видалити документ, якщо маєте дозвіл і поважну причину. Перш ніж підтвердити, перевірте назву й власника: видалення остаточне. Цю дію не можна використовувати для переписування історії прийнятого юридичного документа.

8. Архівуйте вилучені юридичні документи

Натисніть Архівувати документ, коли він більше не використовується. Документ переміститься до Архівовані й більше не пропонуватиметься в нових формах. Якщо він знову знадобиться, натисніть Відновити; попередні версії збережуться.

Якщо щось не працює

• Підпису немає: перевірте, чи сім’я відкрила запит і чи стосується він чинної версії.
• Документ потрібно змінити: створіть нову версію й визначте, чи потрібно запитати нове прийняття.
• Файл не завантажується: створіть нове посилання в Clybo’; приватні посилання тимчасові.
• Спортсмен не отримує повторний запит: перевірте, чи вже підписано чинну версію або чи є незавершений запит. Для останнього скористайтеся кнопкою Надіслати повторно в профілі.
• Кнопки «Видалити» немає: перевірте дозволи й тип файла; деякі документи потрібно зберігати або керувати ними за версіями.

Наступний крок

Щоб переглянути решту індивідуальної інформації, відкрийте Заповніть картку спортсмена. Сім’ї можуть скористатися інструкцією Переглядайте документи й додавайте файли.