Gestiona documentos legales y consentimientos

Los documentos legales y los consentimientos cumplen funciones distintas. El documento contiene el texto y sus versiones; el consentimiento registra la respuesta de una persona autorizada a una versión concreta.

Antes de empezar

Valida el contenido con quien corresponda en el club y define cuándo debe solicitarse. Evita sustituir una versión ya aceptada: crea una nueva para conservar la trazabilidad de lo que vio cada persona.

Paso a paso

1. Crea el documento legal

En Documentos legales, selecciona Añadir documento. Elige el tipo, añade el título y define si la aceptación en formularios será Obligatoria u Opcional. Puedes utilizar formato Markdown para estructurar encabezados, listas y enlaces sin subir un archivo externo.

Esta elección también se aplica cuando la familia responde desde Documentos en la app del tutor: un documento opcional ofrece Rechazar documento además de la firma. Un documento obligatorio no permite rechazarlo.

2. Publica una versión vigente

Revisa el texto en Vista previa y pulsa Añadir documento. Para actualizarlo, usa Editar: la pantalla indica que al guardar se publicará una versión nueva, por ejemplo Publicar v2. Las anteriores se conservan en el historial; abre el contador de versiones para consultarlas.

Ver documento abre el archivo de una versión en una pestaña nueva. En el gestor necesitas conexión para cargarlo; al cerrar la pestaña se libera su copia temporal. Si decides guardarlo en Archivos o descargarlo, esa copia permanece en tu dispositivo y no se elimina al cerrar sesión.

3. Solicita firmas a un equipo

En Documentos legales, pulsa Solicitar firmas en el documento que necesites. Elige el Equipo y revisa la versión y el resumen: cuántos deportistas ya la tienen firmada, cuántos tienen una solicitud pendiente y cuántos recibirán una nueva.

• Solo se incluyen deportistas activos que siguen en el equipo. El envío se dirige al tutor principal de cada uno, activo o invitado y con email.
• Abre Ver destinatarios para comprobar los nombres. Se señalan los rechazos, las revocaciones y las firmas de versiones anteriores. Solicitar de nuevo no cambia ninguna respuesta anterior.
• Si aparece Sin tutor principal disponible, despliega los nombres y asigna el tutor en cada ficha antes de volver a intentarlo. Esos casos quedan fuera del envío.
• Confirma con Enviar N solicitudes. Elegir el equipo no envía nada. Si nadie necesita una solicitud nueva, el botón permanece deshabilitado.

Al confirmar, Clybo’ vuelve a comprobar la versión, las firmas, las solicitudes y los miembros del equipo. Omite los casos que ya no corresponden y muestra cuántas solicitudes ha creado. No añade automáticamente a personas que se incorporaron después de la revisión. Si cambió la versión del documento, tendrás que revisarla y confirmar otra vez.

Los tutores reciben la solicitud en la app y se programa un aviso por email y push. Si un aviso falla, la solicitud sigue disponible en Documentos → Consentimientos. No se duplican solicitudes pendientes al repetir el envío. Puedes usar este mismo flujo para nuevas incorporaciones; no se envía automáticamente al entrar en un equipo.

Disponible para gestores con acceso al club, en todos los países, sin activación adicional. El club debe permitir modificaciones. Se admiten hasta 500 deportistas activos por equipo en cada envío; un equipo mayor muestra un aviso y no se envía parcialmente. Solo se ofrecen equipos activos y documentos sin archivar con una versión disponible. Este flujo solicita consentimientos legales; los mandatos bancarios se gestionan en su apartado.

4. Consulta consentimientos por deportista

Abre la ficha del deportista y entra en Consentimientos. Comprueba el documento, versión, tutor responsable, fecha y estado de cada solicitud.

Cuando el tutor rechaza un documento opcional, se conserva su respuesta y la solicitud deja de estar pendiente. La familia puede abrir el documento rechazado y pulsar Aceptar documento más adelante: revisará la versión vigente y confirmará la aceptación. Esa nueva respuesta conserva el rechazo anterior en el historial.

5. Recuerda o cancela solicitudes

Pulsa Reenviar cuando la solicitud siga vigente y pendiente. Usa Cancelar si se envió por error o ya no resulta necesaria. No registres una aceptación en nombre de la familia.

6. Sube documentos o música a la ficha de una deportista

Con el rol de gestor, abre Deportistas, selecciona la ficha y entra en Documentos. Pulsa Subir documento en la cabecera. Se abrirá una ventana donde puedes seleccionar el Archivo y elegir su Visibilidad. Esta elección afecta únicamente al nuevo archivo, no a los documentos que ya aparecen en la ficha:

• Privado · solo gestores: únicamente los gestores del club pueden ver y abrir el archivo. Es la opción inicial para las nuevas subidas del gestor.
• Compartido con tutores: también pueden abrirlo los tutores vinculados a esa deportista. No se publica en Internet ni se comparte con otras familias o clubes.

Puedes subir PDF, PNG, JPG o MP3, hasta 10 MB por archivo. Seleccionar el archivo todavía no inicia la subida: revisa su visibilidad y confirma con Subir documento dentro de la ventana. Cada nueva subida empieza en privado. Cancelar o Escape cierran la ventana sin subir nada; durante la transferencia, los controles y el cierre quedan deshabilitados. Si falla, la ventana conserva el archivo y la elección para que puedas reintentarlo.

Cada fila muestra el nombre, tipo, tamaño y fecha. Un candado con la etiqueta Privado · solo gestores identifica los archivos privados; un icono de personas con Compartido con tutores identifica los compartidos. El icono y el texto describen el estado de ese archivo.

Usa Ver documento para previsualizar PDF e imágenes. En un MP3, pulsa Escuchar audio: el reproductor se abre dentro de su propia fila. Tras la carga, pulsa reproducir para escucharlo, pausarlo o avanzar por la grabación. También aparece Descargar. Cerrar reproductor detiene la escucha y libera el audio cargado; al abrir otro MP3 se cierra el anterior. Si la carga falla, cierra el reproductor y vuelve a abrirlo para reintentar.

Pulsa Compartir con tutores o Hacer privado para cambiarla después. Los archivos anteriores conservan la visibilidad que tenían. La opción se aplica a documentos personales y médicos, no a fotos de perfil, adjuntos de mensajes ni documentos legales versionados. Para publicar un documento legal, súbelo desde Documentos legales; un archivo ya utilizado en una versión legal no puede hacerse privado desde la ficha.

El cambio impide generar nuevos accesos para tutores. Un enlace que ya se hubiera abierto puede seguir funcionando hasta 60 segundos; una copia descargada previamente no se puede retirar. Esta función está disponible en todos los países, sin una activación adicional.

La videoguía muestra la gestión básica de documentos legales; el envío por equipo y las opciones de música y visibilidad se describen en estos pasos.

7. Elimina archivos personales obsoletos

En los documentos de la ficha de tutor o deportista, pulsa el botón de papelera Eliminar documento cuando tengas permiso y exista una razón válida. Confirma solo tras comprobar nombre y propietario: el borrado es permanente. Esta acción no se usa para reescribir el historial de un documento legal aceptado.

8. Archiva documentos legales retirados

Pulsa Archivar documento cuando deje de utilizarse. Pasará a Archivados y dejará de ofrecerse en nuevos formularios. Si vuelve a ser necesario, utiliza Restaurar; las versiones anteriores se conservan.

Si algo no sale bien

• No aparece una aceptación: confirma que la familia abrió la solicitud y que corresponde a la versión vigente.
• El documento debe cambiar: crea una versión nueva y determina si hay que solicitar otra aceptación.
• No se puede descargar un archivo: vuelve a generar el enlace desde Clybo’; los accesos privados son temporales.
• Un deportista no recibe otra solicitud: comprueba si ya firmó la versión vigente o tiene una solicitud pendiente. Para esta última, utiliza Reenviar desde su ficha.
• No aparece Eliminar: revisa permisos y tipo de archivo; algunos documentos deben conservarse o gestionarse por versiones.

Siguiente paso

Para revisar el resto de la información individual, consulta Completa la ficha de un deportista. Las familias pueden usar Consulta y aporta documentos.