Completa y mantén la ficha de un deportista

La ficha individual es la referencia para entender la relación de una persona con el club. Mantenerla actualizada evita errores al crear equipos, enviar comunicaciones, solicitar consentimientos o generar cobros.

Antes de empezar

Confirma que estás en el club correcto y que no existe otra ficha para la misma persona. Los cambios de tutor principal, equipo o forma de pago pueden afectar operaciones pendientes; lee siempre el resumen de impacto.

Paso a paso

1. Revisa los datos personales

Abre Deportistas y localiza la ficha por nombre, apellidos o ambos. Puedes escribir eli zab para encontrar a Eli Zab, o fernandez para encontrar a Aitana Fernández. La búsqueda ignora mayúsculas, tildes y espacios sobrantes; también admite apellidos antes del nombre y partes de cada palabra. Se aplica a todos los resultados antes de cargar cada página y mantiene los filtros de estado y etiquetas. El buscador global del panel admite la misma búsqueda por nombre. Entra en la ficha. Comprueba identidad, edad y año de nacimiento, contacto y estado. Corrige solo información confirmada y archiva la ficha cuando la persona deje el club sin eliminar su historial.

2. Mantén tutores y relaciones

Añade o vincula tutores, define la relación y establece el contacto principal. Antes de cambiarlo, revisa qué cobros o autorizaciones pueden depender de la persona actualmente seleccionada.

3. Organiza equipos y actividad

Consulta los equipos actuales y añade al deportista cuando corresponda. Revisa también resultados y actividad para mantener un contexto completo sin crear registros separados.

4. Revisa la foto privada

La foto aparece únicamente si una familia la ha añadido con autorización de uso interno. La administración puede descargarla desde la ficha; utiliza esa copia solo para la finalidad autorizada. Para una plantilla completa, el equipo permite preparar un ZIP con fotos activas y autorizadas.

5. Controla consentimientos y documentos

En la sección de consentimientos puedes revisar solicitudes pendientes, enviar recordatorios o cancelarlas cuando ya no procedan. Los documentos obsoletos del tutor o deportista pueden eliminarse con confirmación; el borrado es permanente y no sustituye el archivo legal versionado.

6. Revisa cuotas, pagadores y forma de pago

En la pestaña Cobros, consulta las cuotas asignadas, descuentos y día de cobro. Pulsa el icono de edición de una cuota para revisar el reparto entre uno o dos tutores y su método de pago. El cambio se aplica al siguiente periodo no generado y no altera cargos existentes.

7. Consulta las notas y los registros

En los clubes con el espacio de entrenamiento activado, la pestaña Notas y registros reúne los apuntes internos del personal sobre el deportista. Nunca los ven las familias; no sirven para datos médicos, que van en la sección de salud.

• Notas: sus notas personales y las notas de grupo de las sesiones de sus equipos mientras estuvo en ellos. En Nueva nota escribes una nota para él (hasta 8000 caracteres) y pulsas Guardar nota.
• Registros: datos agrupados por Tipo de registro, como «Maillot» o «Control», con su fecha. Escribe el tipo (se sugieren los que ya usa el club), la Fecha, que por defecto es la de hoy en el club, y el texto, y pulsa Guardar registro. Filtra por tipo y pulsa Ver este tipo en todo el club para compararlo con el resto de deportistas.

El lápiz y la papelera aparecen en lo que puedes modificar: lo que has escrito tú y, si eres entrenador principal, también lo del resto del personal. Las notas y los registros también se crean desde la vista En pista, como se explica en Prepara el entrenamiento del día y entrena en pista. Si se borra la ficha, se borran también sus notas personales y sus registros; las notas de grupo se conservan.

Buscar por teléfono

En el buscador general del gestor, los listados de Deportistas y Tutores y los selectores de personas puedes escribir al menos cuatro dígitos seguidos de un teléfono. Por ejemplo, 63912 encuentra +24639123123. No hace falta escribir el número completo; se ignoran espacios, guiones y paréntesis, y puedes usar + o 00 para el prefijo internacional.

El teléfono de un tutor o de su contacto adicional permite encontrar al tutor y a sus deportistas vinculados. El teléfono propio de un deportista permite encontrar su ficha. Los resultados conservan tus permisos, el club activo y los filtros; un teléfono compartido puede mostrar varias fichas.

La función se habilita por club después de preparar sus datos, para usuarios con acceso al gestor. Si aparece «La búsqueda por teléfono aún no está disponible. Prueba con el nombre», busca por nombre o documento. En el buscador general, este aviso sustituye a «Sin resultados» mientras el teléfono no pueda consultarse; las coincidencias de otros campos siguen visibles. Con menos de cuatro dígitos, verás una indicación para completar el fragmento. Un teléfono antiguo con formato ambiguo o incompleto requiere revisión; su dato original no se modifica automáticamente. Fuera de España, usa números con prefijo internacional para evitar ambigüedades. El selector de prefijo del campo de teléfono de tutores y deportistas incluye todos los países del mundo; búscalo por nombre, código o prefijo, o pega el número completo con +. Esta búsqueda no se añade a la app de familias ni a la de entrenadores.

Si algo no sale bien

• La ficha está duplicada: detén nuevas operaciones y revisa cuál contiene el historial correcto.
• No aparece un equipo: comprueba temporada, estado y plazas del equipo.
• Un consentimiento sigue pendiente: confirma que la invitación llegó al tutor autorizado.
• No puedes cambiar el método: puede existir una solicitud pendiente o faltar un método válido para la familia.
• No puedes descargar una foto: solo la administración autorizada puede hacerlo y debe existir consentimiento interno vigente.
• Un documento no permite eliminarse: revisa el tipo, su origen y tus permisos; los documentos legales siguen su propio historial de versiones.
• No ves la pestaña Notas y registros: tu club no tiene activado el espacio de entrenamiento.
• Un día aparece Sin registro: nadie pasó lista en esa sesión; la asistencia se corrige en la propia sesión.

Consulta la asistencia

La tarjeta Asistencia, entre Etiquetas rápidas y Actividad reciente en Datos personales, muestra la asistencia del deportista mes a mes en todos los equipos del club en los que ha estado. No hace falta entrar en cada equipo.

• Cambia de mes con las flechas. Puedes retroceder hasta el primer mes con listas o con equipo; no se avanza más allá del mes actual.
• El porcentaje grande es el del mes que ves; a la derecha aparece el de la temporada activa (o el de los últimos 12 meses si no hay temporada activa). Cuenta Presente y Retraso sobre las sesiones con lista pasada; Ausente y Justificada cuentan como no asistidas.
• Cada día toma el color de su estado. Un borde discontinuo con ? es una sesión pasada Sin registro (si es hoy, Pendiente); el gris con un punto es una sesión prevista. Un día sin marcar no es una falta.
• Si ese mes hay sesiones de más de un equipo, filtra por equipo con el selector que aparece encima del calendario.
• Pulsa un día con sesión para ver el equipo, la hora, el estado y quién pasó lista. Si administras el club y tiene activado el espacio de entrenamiento, Abrir sesión te lleva a su preparación.

Las sesiones sin marcar solo aparecen mientras el deportista estuvo en el equipo; las listas ya pasadas se muestran siempre. La tarjeta es de consulta: la asistencia se corrige en la propia sesión, como se explica en Prepara el entrenamiento del día y entrena en pista. Para ver un equipo completo, consulta la asistencia del equipo descrita en Gestiona plantilla, horarios y entrenadores de un equipo.

Etiquetas rápidas del club

La tarjeta Etiquetas rápidas, encima de Asistencia en la sección de datos personales, permite clasificar al deportista con las etiquetas internas del club. El catálogo y sus asignaciones no son visibles para las familias.

Consulta Gestiona las etiquetas rápidas de deportistas para crear o editar el catálogo, asignar y retirar etiquetas, aplicar cambios en bloque y filtrar los listados del gestor o del staff.

Siguiente paso

Para organizar la actividad consulta Gestiona plantilla, horarios y entrenadores de un equipo. Para dividir próximos cobros continúa con Reparte una cuota entre dos pagadores.