Complétez et tenez à jour la fiche d'un athlète

La fiche individuelle est la référence pour comprendre la relation d’une personne avec le club. La tenir à jour évite les erreurs lors de la création d’équipes, de l’envoi de communications, des demandes de consentement et de la génération de paiements.

Avant de commencer

Vérifiez que vous êtes dans le bon club et qu’il n’existe pas déjà une fiche pour la même personne. Les changements de tuteur principal, d’équipe ou de moyen de paiement peuvent affecter des opérations en attente ; lisez toujours le récapitulatif des conséquences.

Étapes à suivre

1. Vérifiez les données personnelles

Ouvrez Athlètes et recherchez la fiche par prénom, nom ou les deux. Vous pouvez saisir eli zab pour trouver Eli Zab, ou fernandez pour trouver Aitana Fernández. La recherche ignore les majuscules, les accents et les espaces superflus ; elle accepte aussi les noms avant les prénoms et des parties de chaque mot. Elle s’applique à tous les résultats avant le chargement de chaque page et conserve les filtres d’état et d’étiquettes. Le moteur de recherche général du panneau accepte la même recherche par nom. Ouvrez la fiche. Vérifiez l’identité, l’âge et l’année de naissance, les coordonnées et l’état. Ne corrigez que les informations confirmées et archivez la fiche lorsque la personne quitte le club, sans supprimer son historique.

2. Tenez à jour les tuteurs et les liens familiaux

Ajoutez ou associez les tuteurs, définissez le lien familial et désignez le contact principal. Avant de le modifier, vérifiez les paiements ou autorisations qui peuvent dépendre de la personne sélectionnée.

3. Organisez les équipes et l’activité

Consultez les équipes actuelles et ajoutez l’athlète à l’équipe appropriée. Vérifiez également les résultats et l’activité afin de disposer d’un contexte complet sans créer d’enregistrements séparés.

4. Vérifiez la photo privée

La photo apparaît uniquement si une famille l’a ajoutée avec l’autorisation d’usage interne. L’administration peut la télécharger depuis la fiche ; utilisez cette copie uniquement dans le cadre autorisé. Pour un effectif complet, l’équipe peut préparer un ZIP contenant les photos actives et autorisées.

5. Gérez les consentements et les documents

Dans la section des consentements, vous pouvez consulter les demandes en attente, envoyer des rappels ou les annuler lorsqu’elles ne sont plus pertinentes. Les anciens documents du tuteur ou de l’athlète peuvent être supprimés après confirmation ; la suppression est définitive et ne remplace pas l’archivage légal versionné.

6. Vérifiez les cotisations, les payeurs et le moyen de paiement

Dans l’onglet Paiements, consultez les cotisations attribuées, les réductions et le jour de prélèvement. Cliquez sur l’icône de modification d’une cotisation pour vérifier sa répartition entre un ou deux tuteurs et le moyen de paiement de chacun. La modification s’applique à la prochaine période qui n’a pas encore été générée et ne change pas les paiements existants.

7. Consultez les notes et les enregistrements

Dans les clubs où l’espace d’entraînement est activé, l’onglet Notes et enregistrements réunit les remarques internes du personnel sur l’athlète. Les familles ne les voient jamais ; elles ne servent pas aux données médicales, qui se trouvent dans la section santé.

• Notes : ses notes personnelles et les notes de groupe des séances de ses équipes pendant qu’il en faisait partie. Dans Nouvelle note, rédigez une note le concernant (jusqu’à 8000 caractères) et cliquez sur Enregistrer la note.
• Enregistrements : données regroupées par Type d’enregistrement, comme « Justaucorps » ou « Contrôle », avec leur date. Saisissez le type (ceux que le club utilise déjà sont proposés), la Date, qui correspond par défaut à la date du jour dans le club, et le texte, puis cliquez sur Sauvegarder l’enregistrement. Filtrez par type et cliquez sur Voir ce type dans tout le club pour le comparer avec les autres athlètes.

Le crayon et la corbeille apparaissent sur ce que vous pouvez modifier : ce que vous avez écrit vous-même et, si vous êtes entraîneur principal, également ce qu’ont écrit les autres membres du personnel. Les notes et les enregistrements peuvent aussi être créés depuis la vue En piste, comme expliqué dans Préparez l’entraînement du jour et entraînez-vous en piste. Si la fiche est supprimée, ses notes personnelles et ses enregistrements le sont aussi ; les notes de groupe sont conservées.

Recherchez par téléphone

Dans le moteur de recherche général du gestionnaire, les listes Athlètes et Tuteurs ainsi que les sélecteurs de personnes acceptent au moins quatre chiffres consécutifs d’un numéro de téléphone. Par exemple, 63912 trouve +24639123123. Il n’est pas nécessaire de saisir le numéro complet ; les espaces, tirets et parenthèses sont ignorés, et vous pouvez utiliser + ou 00 pour l’indicatif international.

Le téléphone d’un tuteur ou de son contact supplémentaire permet de trouver le tuteur et les athlètes qui lui sont liés. Le numéro personnel d’un athlète permet de trouver sa fiche. Les résultats respectent vos autorisations, le club actif et les filtres ; un numéro partagé peut faire apparaître plusieurs fiches.

Cette fonction est activée par club après la préparation de ses données, pour les utilisateurs ayant accès au gestionnaire. Si le message « La recherche par téléphone n’est pas encore disponible. Essayez avec le nom » apparaît, recherchez par nom ou document. Dans le moteur général, cet avis remplace « Aucun résultat » tant que le téléphone n’est pas consultable ; les correspondances des autres champs restent visibles. Si le fragment contient moins de quatre chiffres, une indication vous invite à le compléter. Un ancien numéro au format ambigu ou incomplet doit être vérifié ; sa donnée d’origine n’est pas modifiée automatiquement. En dehors de l’Espagne, utilisez les numéros avec l’indicatif international pour éviter toute ambiguïté. Le sélecteur d’indicatif du champ téléphonique des tuteurs et athlètes comprend tous les pays du monde ; recherchez par nom, code ou indicatif, ou collez le numéro complet avec +. Cette recherche n’est pas disponible dans les applications des familles et des entraîneurs.

En cas de problème

• La fiche est en double : arrêtez les nouvelles opérations et vérifiez laquelle contient le bon historique.
• Une équipe n’apparaît pas : vérifiez la saison, l’état et les places disponibles de l’équipe.
• Un consentement est toujours en attente : confirmez que l’invitation est arrivée au tuteur autorisé.
• Vous ne pouvez pas modifier le moyen de paiement : une demande peut être en attente ou aucun moyen de paiement valide n’est disponible pour la famille.
• Vous ne pouvez pas télécharger une photo : seule l’administration autorisée peut le faire et un consentement interne valide doit exister.
• Un document ne peut pas être supprimé : vérifiez son type, sa provenance et vos autorisations ; les documents légaux suivent leur propre historique de versions.
• Vous ne voyez pas l’onglet Notes et enregistrements : votre club n’a pas activé l’espace d’entraînement.
• Un jour indique Non enregistrée : personne n’a fait l’appel pour cette séance ; la présence se corrige dans la séance elle-même.

Consultez la présence

La carte Présence, entre Étiquettes rapides et Activité récente dans Données personnelles, affiche la présence de l’athlète mois par mois dans toutes les équipes du club où il a été. Inutile d’ouvrir chaque équipe.

• Changez de mois avec les flèches. Vous pouvez remonter jusqu’au premier mois avec un appel ou une équipe ; il n’est pas possible d’aller au-delà du mois en cours.
• Le grand pourcentage est celui du mois affiché ; à droite figure celui de la saison active (ou des 12 derniers mois s’il n’y a pas de saison active). Il compte Présent et Retard sur les séances où l’appel a été fait ; Absent et Justifiée comptent comme non suivies.
• Chaque jour prend la couleur de son statut. Une bordure en pointillés avec ? est une séance passée Non enregistrée (aujourd’hui, En attente) ; le gris avec un point est une séance prévue. Un jour sans marque n’est pas une absence.
• Si ce mois compte des séances de plusieurs équipes, filtrez par équipe avec le sélecteur au-dessus du calendrier.
• Sélectionnez un jour avec séance pour voir l’équipe, l’heure, le statut et qui a fait l’appel. Si vous administrez le club et que l’espace d’entraînement est activé, Ouvrir la séance mène à sa préparation.

Les séances sans marque n’apparaissent que pendant le passage de l’athlète dans l’équipe ; les appels déjà faits s’affichent toujours. La carte est en lecture seule : la présence se corrige dans la séance elle-même, comme expliqué dans Préparez l’entraînement du jour et entraînez-vous en piste. Pour une équipe entière, consultez la présence de l’équipe décrite dans Gérer l’effectif, les horaires et les entraîneurs d’une équipe.

Étiquettes rapides du club

La carte Étiquettes rapides, au-dessus de Présence dans les données personnelles, permet de classer l’athlète à l’aide des étiquettes internes du club. Le catalogue et les attributions ne sont pas visibles par les familles.

Consultez Gérez les étiquettes rapides des athlètes pour créer ou modifier le catalogue, attribuer et retirer des étiquettes, appliquer des modifications groupées et filtrer les listes du gestionnaire ou du staff.

Étape suivante

Pour organiser l’activité, consultez Gérez l’effectif, les horaires et les entraîneurs d’une équipe. Pour répartir les prochains paiements, consultez Répartissez une cotisation entre deux payeurs.