Створюйте й завантажуйте експорти

Експорти перетворюють дані клубу на файли для перевірки, бухгалтерського обліку чи дотримання вимог. Вони можуть містити особисту або фінансову інформацію, тому надавайте доступ лише необхідним людям і для конкретної мети.

Перш ніж почати

Визначте тип інформації, період і одержувача. Не експортуйте періоди, ширші за потрібні. Переконайтеся, що людина, яка завантажує файл, має дозвіл і безпечне місце для його збереження.

Покрокова інструкція

1. Відкрийте розділ «Експорти»

У панелі відкрийте Експорти. На вкладках Бухгалтерія, Трудова інспекція та Записи можна переглянути історію. Експорти записів створюються з кожної форми; остання вкладка показує їхню історію.

2. Визначте період і охоплення

Натисніть Новий експорт, виберіть тип пакета, укажіть період і формат та заповніть потрібні параметри. Перевірте правильність дат і те, що експорт включає лише запитану інформацію.

У розділі Трудова інспекція виберіть PDF або CSV. Файл буде ZIP-архівом з окремим файлом для кожного працівника, який має записи за цей період, навіть якщо такий працівник лише один. Розпакуйте ZIP і передавайте лише файл відповідної людини. До імен файлів додається номер, щоб розрізняти працівників з однаковими іменами.

У PDF використано кольори Clybo’, збережено юридичні дані клубу, а ідентифікаційні дані працівника й заголовки стовпців повторюються на кожній сторінці. Увесь період і час відображаються в часовому поясі, налаштованому для клубу. Виправлені й анульовані позначки залишаються в історії, але не зараховуються як відпрацьований час. Якщо записів немає, у ZIP міститься файл sin-fichajes.txt із повідомленням.

Раніше створені експорти зберігають початковий формат. Створіть новий експорт, щоб отримати окремі файли.

3. Експортуйте заявки з форми

Заявки не експортуються через Новий експорт. Є два шляхи. Найшвидший у розділі Записи: кнопка Експорт заявок поруч із селектором форми відкриває вікно для форми, вибраної в селекторі. Якщо в селекторі вибрано Усі форми, експортуються всі форми із заявками, по одному файлу на форму, з усіма стовпцями та без вибору стовпців, сортування й попереднього перегляду. У селекторі є лише форми із заявками, зокрема архівні, а кнопка неактивна, якщо таких форм немає. Інший шлях у розділі Форми: відкрийте меню дій у рядку й виберіть Експортувати заявки або виберіть кілька форм і натисніть Експорт на панелі дій; у цьому випадку кожна форма також експортується окремо без параметрів і попереднього перегляду. Потрібні права адміністратора клубу.

Вікно Експорт заявок має два кроки. На першому ви задаєте параметри:

• Формат: Excel (XLSX) стоїть першим, позначений як Рекомендовано і вибраний за замовчуванням; відкривається в Excel, Numbers і Google Sheets. CSV створює текст, розділений комами, для імпорту в інші програми. PDF створює список для друку з логотипом і кольорами клубу.
• Стовпці для експорту: позначте потрібні; вони згруповані за розділами Спортсмен, Опікун / контакт, Оплата, Відповіді у формі, Згоди та Документи. Кнопки Усі та Жодного вибирають усі стовпці або очищають вибір.
• Сортувати за: виберіть Дата подання або будь-який із позначених стовпців, За зростанням або За спаданням. Текстові стовпці сортуються за алфавітом без урахування діакритичних знаків і регістру; порожні значення йдуть останніми.
• Додати клітинку для позначки на початку кожного рядка: лише для PDF. У кожному рядку друкується порожня клітинка, щоб відмічати присутність на папері.
• Додати чутливі дані (медичні дані, документ, телефон): це особливо захищені дані (ст. 9 GDPR). Вмикайте лише тоді, коли вони потрібні одержувачу.
• Фільтр за статусом (необов’язково): Очікують перевірки, Перевірені, Схвалені, Відхилені або Покинуті.

PDF в альбомній орієнтації. До 7 стовпців друкуються таблицею; якщо більше, по одній картці на заявку, а клітинка для позначки з’являється поруч із заголовком кожної картки. Заголовок містить логотип, збережений у Налаштування → Візуальний стиль; без логотипа він містить лише текст. Для заголовка й шапки таблиці використовується основний колір клубу, якщо він достатньо темний, щоб читатися на білому; інакше другорядний колір, а якщо й він надто світлий, чорний. Клуби без фірмових кольорів отримують гранатовий колір Clybo’.

Натисніть Переглянути. Крок Попередній перегляд показує перші 15 рядків саме так, як вони будуть у файлі: ті самі заголовки стовпців іспанською, той самий порядок і те саме форматування. Для CSV і Excel він починається зі стовпців Estado, Código, Fecha de inscripción і Revisada el; для PDF він починається зі стовпця Nº і, якщо ввімкнено, клітинки для позначки. Ви побачите загальну кількість заявок і повідомлення «Показано перші 15.», якщо їх більше. Якщо додано чутливі дані, у попередньому перегляді вони приховані, але у файлі вони є. Якщо жодна заявка не відповідає фільтрам, з’явиться «Немає заявок за цими фільтрами.» і створити файл буде неможливо. Натисніть Змінити параметри, щоб повернутися, або Створити експорт, щоб продовжити.

Далі процес такий самий, як для інших експортів: файл готується у фоновому режимі, вікно пропонує Завантажити, коли він готовий, посилання діє 7 днів, а історія зберігається в розділі Експорти → Записи.

4. Почніть формування

Натисніть Створити експорт. Великі файли готуються у фоновому режимі; не надсилайте запит повторно, якщо це займає кілька секунд. Перевірте статус в історії.

5. Завантажте й перевірте файл

Коли експорт стане доступним, натисніть Переглянути, а потім Завантажити. Перевірте вміст пакета й строк дії посилання; завантажте файл і перевірте рядки, дати, валюту та підсумки перед передаванням іншій людині або системі.

Якщо потрібно передати експорт бухгалтеру, завантажте файл і надішліть його самостійно. Clybo’ не передає його бухгалтеру безпосередньо.

На iPhone встановлений застосунок керування клубом може відкрити попередній перегляд або Safari. Скористайтеся параметрами поширення чи збереження в цьому вікні; коли доступно, виберіть Зберегти у Файлах і перевірте, чи збереглася копія. Закриття попереднього перегляду не підтверджує збереження. Про ці параметри й обмеження встановленого застосунку читайте в Установіть застосунок керування клубом.

6. Відкличте доступ, коли він більше не потрібен

Відкликання забороняє нові завантаження через Clybo’. Воно не видаляє вже завантажені копії, тому також дотримуйтеся внутрішніх правил клубу щодо файлів.

Якщо щось не працює

• Формування досі триває: оновіть історію й не створюйте дублікати.
• Період відхилено: перевірте порядок дат і обмеження у формі.
• Записів бракує: перевірте фільтри, період і статус вихідних даних.
• Файл не відкривається належним чином: завантажте його знову й відкрийте в сумісній програмі.
• PDF заявок виходить без кольору клубу: основний колір не читався на білому, тому використано другорядний або чорний. Налаштуйте кольори в Налаштування → Візуальний стиль і створіть новий експорт.
• PDF заявок не показує логотип: перевірте, чи збережено логотип у Налаштування → Візуальний стиль і чи він у форматі PNG або JPEG. Уже створені PDF не змінюються після його оновлення.

Наступний крок

Щоб переглянути трудові записи, відкрийте Перевіряйте облік робочого часу персоналу. Про фінансові документи читайте в Створюйте та ведіть рахунки-фактури й квитанції.