Genera e scarica le esportazioni

Le esportazioni trasformano le informazioni del club in file destinati alla revisione, alla contabilità o agli adempimenti. Possono includere dati personali o economici, perciò vanno condivise con accesso limitato e per uno scopo definito.

Prima di iniziare

Conferma il tipo di informazioni, l’intervallo e il destinatario. Evita di generare periodi più lunghi del necessario. Assicurati che chi scarica abbia le autorizzazioni e un luogo sicuro in cui conservare il file.

Procedura dettagliata

1. Apri Exports

Nel pannello, apri Exports. Utilizza le schede Contabilità, Ispezione del lavoro e Iscrizioni per consultare lo storico. Le esportazioni delle iscrizioni vengono generate da ogni modulo; l’ultima scheda ne mostra lo storico.

2. Definisci periodo e ambito

Tocca Nuova esportazione, seleziona il tipo di pacchetto, indica il periodo e il formato e completa le opzioni richieste. Controlla che l’intervallo sia valido e includa solo le informazioni richieste.

In Ispezione del lavoro, scegli PDF o CSV. Il download sarà un ZIP con un file per ogni lavoratore che ha registrazioni nell’intervallo, anche se ce n’è uno solo. Estrai lo ZIP e condividi soltanto il file della persona interessata. I nomi includono un numero per distinguere i lavoratori omonimi.

I PDF utilizzano i colori Clybo’, mantengono i dati legali del club e ripetono l’identificazione del lavoratore e le colonne su ogni pagina. L’intero periodo e gli orari sono mostrati nel fuso orario configurato per il club. Le registrazioni corrette o annullate restano visibili nello storico e non sommano ore lavorate. Se non ci sono registrazioni, lo ZIP contiene un avviso sin-fichajes.txt.

I download generati in precedenza mantengono il formato originale. Genera una nuova esportazione per ottenere i file individuali.

3. Esporta le iscrizioni di un modulo

Le iscrizioni non si esportano da Nuova esportazione. Ci sono due accessi. Il più rapido è in Iscrizioni: il pulsante Esporta iscrizioni, accanto al selettore del modulo, apre la finestra per il modulo scelto nel selettore. Se il selettore è su Tutti i moduli, esporta tutti i moduli con iscrizioni, un file per modulo, con tutte le colonne e senza scelta di colonne, ordinamento né anteprima. Il selettore elenca solo i moduli con iscrizioni, compresi quelli archiviati, e il pulsante è disattivato se non ce ne sono. L’altro accesso è in Moduli: apri il menu delle azioni della riga e scegli Esporta iscrizioni, oppure seleziona più moduli e usa Esporta nella barra delle azioni, che esporta anch’esso ogni modulo separatamente senza opzioni né anteprima. Servono i permessi di amministrazione del club.

La finestra Esporta iscrizioni ha due passaggi. Nel primo definisci le opzioni:

• Formato: Excel (XLSX) compare per primo, contrassegnato come Consigliato e selezionato per impostazione predefinita; si apre in Excel, Numbers e Google Sheets. CSV genera testo separato da virgole, per importarlo in altri programmi. PDF crea un elenco da stampare con il logo e i colori del club.
• Colonne da esportare: seleziona quelle che ti servono, raggruppate in Atleta, Tutore / contatto, Pagamento, Risposte del modulo, Consensi e Documenti. I pulsanti Tutte e Nessuna selezionano o svuotano l’insieme.
• Ordina per: scegli Data di iscrizione o una qualsiasi delle colonne selezionate, in ordine Crescente o Decrescente. Le colonne di testo si ordinano alfabeticamente senza distinguere accenti e maiuscole; i valori vuoti vanno in fondo.
• Aggiungi una casella all’inizio di ogni riga: solo in PDF. Stampa un riquadro vuoto su ogni riga per fare l’appello su carta.
• Includi dati sensibili (medici, documento, telefono): sono dati particolarmente protetti (GDPR art. 9). Attivalo solo se il destinatario ne ha bisogno.
• Filtra per stato (facoltativo): In attesa, Esaminate, Accettate, Rifiutate o Abbandonate.

Il PDF è orizzontale. Fino a 7 colonne escono in tabella; con di più, una scheda per iscrizione, e la casella compare accanto al titolo di ogni scheda. L’intestazione include il logo salvato in Impostazioni → Identità visiva; senza logo, contiene solo testo. L’intestazione e le intestazioni della tabella usano il colore principale del club quando è abbastanza scuro da leggersi su bianco; altrimenti usano il colore secondario e, se nemmeno quello è leggibile, il nero. I club senza colori del marchio ricevono il granato di Clybo’.

Tocca Vedi anteprima. Il passaggio Anteprima mostra le prime 15 righe esattamente come usciranno nel file: le stesse intestazioni di colonna in spagnolo, lo stesso ordine e la stessa formattazione. In CSV ed Excel inizia con Estado, Código, Fecha de inscripción e Revisada el; in PDF inizia con Nº e, se l’hai attivata, la casella. Vedrai il totale delle iscrizioni e l’avviso «Si mostrano le prime 15.» quando ce ne sono di più. Se hai incluso dati sensibili, nell’anteprima sono nascosti, ma nel file sono inclusi. Se nessun record soddisfa i filtri, vedrai «Nessuna iscrizione con questi filtri.» e non potrai generare il file. Usa Cambia opzioni per tornare indietro o Genera esportazione per continuare.

Da lì il flusso è lo stesso delle altre esportazioni: il file viene preparato in background, la finestra offre Scarica quando è pronto, il link scade dopo 7 giorni e lo storico resta in Exports → Iscrizioni.

4. Avvia la generazione

Tocca Genera esportazione. I file di grandi dimensioni vengono preparati in background; non inviare nuovamente la richiesta se impiega qualche istante. Controlla lo stato dallo storico.

5. Scarica e verifica

Quando il file risulta disponibile, tocca Visualizza e poi Scarica. Controlla il contenuto del pacchetto e la data di scadenza del link; scarica il file e verifica righe, date, valuta e totali prima di inviarlo a un’altra persona o sistema.

Se devi consegnare l’esportazione al commercialista, scarica il file e invialo autonomamente. Clybo’ non lo invia direttamente al commercialista.

Su iPhone, l’app di gestione installata può aprire un’anteprima del file o Safari. Utilizza le opzioni di condivisione o salvataggio disponibili nella finestra; scegli Salva su File quando è presente e controlla che la copia sia stata salvata. Chiudere l’anteprima non conferma che il file sia stato salvato. Consulta Installa l’app di gestione del club per ulteriori informazioni su queste opzioni e sui limiti dell’app installata.

6. Revoca quando non è più necessario

Utilizza la revoca per impedire nuovi download da Clybo’. Non elimina le copie già scaricate, quindi devi applicare anche la politica interna del club.

Se qualcosa non va

• La generazione è ancora in sospeso: aggiorna lo storico ed evita di creare duplicati.
• L’intervallo viene rifiutato: controlla l’ordine delle date e i limiti indicati nel modulo.
• Mancano registrazioni: verifica filtri, periodo e stato dei dati di origine.
• Il file non si apre correttamente: scaricalo di nuovo e usa un’applicazione compatibile con il formato.
• Il PDF delle iscrizioni esce senza il colore del club: il colore principale non era leggibile su bianco ed è stato usato il secondario o il nero. Regola i colori in Impostazioni → Identità visiva e genera una nuova esportazione.
• Il PDF delle iscrizioni non mostra il logo: controlla che ci sia un logo salvato in Impostazioni → Identità visiva e che sia in formato PNG o JPEG. I PDF già generati non cambiano quando lo aggiorni.

Prossimo passo

Per il registro delle ore, consulta Controlla il registro delle ore del personale. Per informazioni sui documenti economici, consulta Emetti e gestisci fatture o ricevute.